Lync Server 2010: Establecimiento del vínculo con Microsoft Office
Las capacidades de presencia y coautoría integradas en Microsoft Lync simplifican el proceso de colaboración.
William Van Winkle
En el entorno corporativo de hoy, el trabajo se realiza en grupos. Aunque sólo sea un vendedor que prepara una presentación de PowerPoint, cada elemento de contenido procede de una fuente o creador distinto. Hay texto de relaciones con la prensa, imágenes de marketing y hojas de cálculo de contabilidad. Mientras este vendedor está haciendo los detalles finales en su presentación, eventualmente tendrá dudas que consultar a otros miembros del equipo. Debe seguir y administrar cada cambio y revisión.
En otros (no tan buenos) tiempos, era más difícil hacer seguimiento de los colaboradores de un documento. Sin embargo, con Office 2010, se pueden revisar las pantallas Archivo | Información de cualquier archivo Word, Excel o PowerPoint y activar “Personas asociadas”. Esto indicará los autores y editores conocidos del documento.
El botón Enviar ahora enviará a cada colaborador la versión actual del documento mediante la mensajería instantánea de Lync (MI). También puede decidir mostrarles el documento mediante uso de aplicación compartida con el botón Compartir ahora.
Al usar Microsoft Lync Server junto con las aplicaciones de Microsoft Office, podrá crear contenido más útil en menos tiempo y compartir este contenido más eficientemente con miembros del equipo. Las estrategias de colaboración tradicionales involucraban la contribución de miembros del equipo en diferentes partes o secciones. Generalmente una persona combinaba todo el contenido. Al usar Lync Server y Office 2010, los coautores pueden ver a todos los que tienen el documento abierto y trabajar en él en tiempo real.
El poder de la presencia
Con Lync Server, puede confirmar la disponibilidad en línea de contribuyentes pasados y presentes mediante los botones de "presencia", clasificados por color, que se encuentran junto a sus nombres (ver la figura 1). Estos botones indican si un colega está disponible, ocupado, fuera de la oficina, etc.
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Figura 1 Ver quién editó pasajes y si están disponibles para resolver dudas ahorra valioso tiempo
Por ejemplo, digamos que Bob y Doug están editando un documento en Word 2010. Bob está ubicado en Duluth, Minnesota y Doug en Dublin, Irlanda. Ninguno quiere generar gastos por costos de llamadas internacionales ni lidiar con la confusión de zona horaria. Las herramientas de coautoría en Word 2010 muestran a Bob cuando Doug está editando su documento abierto. También indican el estado de presencia de Doug y el párrafo que bloqueó actualmente para editarlo.
Este tipo de contacto de colaboración es más eficiente y permite una producción expedita. Si Doug tiene un párrafo bloqueado por 15 minutos, pero es muy importante que Bob haga cambios en esa sección, Bob podrá ver si Doug está recibiendo una llamada y usar Lync para enviar un mensaje instantáneo pidiéndole a Doug que libere ese párrafo. Segundos más tarde, Bob puede continuar con su tarea. Sin la integración de Lync con Word 2010, esos segundos se pueden transformar fácilmente en minutos, o incluso en retrasos más prolongados.
Lync con Outlook, Exchange y SharePoint
No seguirá siendo necesario que salga de una reunión importante a la primera instancia posible para revisar su correo de voz. Con Lync, recibirá una transcripción automática del correo de voz.
Los mensajes de voz se pasan por un motor de transcripción de habla a texto que Microsoft se ha tomado años en refinar (consulte la figura 2). Posteriormente, se muestra un mensaje de correo electrónico que muestra al emisor, toda la información de contacto del emisor, su función en la compañía y de su trabajo y su presencia en Lync.
La precisión de la transcripción de habla a texto ronda entre el 80 y el 95 por ciento. No es perfecta, pero es suficientemente buena como para conservar el significado, urgencia y el tono de respuesta necesario para el orador. Puede realizar esto sin siquiera dejar su asiento o hacer un solo ruido en la reunión.
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Figura 2 Las capacidades de correo de voz de audio en Lync Server 2010 le permiten escuchar mensaje cuando está ocupado en otras tareas
El elemento “cómo responder” de la retroalimentación de Lync es fundamental. Muchos profesionales poseen mucha información y son muy competentes, pero carecen de tiempo, de manera que las herramientas que pueden ayudarle a compartir datos inmediatamente son vitales para la productividad y competitividad de una compañía. Ésta es la razón por la cual los elementos de contacto y presencia integrados que Lync muestra en Outlook son tan importantes. Estos dan acceso casi instantáneo a la persona correcta, en el momento adecuado.
La información de presencia que se muestra en Outlook proviene de las tarjetas de contacto de Lync (ver la figura 3). Las tarjetas de contacto contienen números, direcciones, estados de presencia, la ubicación de la persona, la función de trabajo y los períodos de disponibilidad basado en el calendario de Exchange. La ficha Organización es otro aspecto de las tarjetas de contacto. Esta vista muestra a los miembros del equipo o a los administradores junto a su presencia y disponibilidad (ver la figura 4).
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Figura 3 Cada contacto de Lync cuenta con una tarjeta de contacto emergente, cargada con los metadatos individuales y de la organización
Existe una profunda integración directa entre Office 2010 y SharePoint Server, de manera que es difícil hablar de uno sin mencionar al otro. Los equipos de negocios habitualmente crean sitios de SharePoint en los cuales almacenar documentos, programaciones y otros recursos.
Los miembros de un equipo aparecen con sus sitios respectivos del equipo. Al usar las capacidades de presencia de Lync, la información de presencia de cada persona se muestra automáticamente. Mediante SharePoint y Lync, los miembros de equipo pueden simplemente arrastrar y colocar a los otros en mensajería instantánea ad hoc, llamadas de voz basadas en Internet, charlas por vídeo, pizarras y sesiones de uso de pantalla compartida.
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Figura 4 Lync inserta el estado de “presencia” en varias aplicaciones, indicando si los usuarios están o no disponibles
“El sacar provecho a Lync con Office y SharePoint se trata de captar bien los detalles, de manera que los proyectos se realicen más fácilmente", indica Douglas Splinter, ex CTO de Convergent. La compañía de Splinter usaba Comunicaciones unificadas de Microsoft en sus operaciones diarias y creaba aplicaciones para que se ejecutaran en su sistema de UC.
“Solíamos tomarnos entre cinco a siete días para enviar una propuesta. Había mucho intercambio de contenido", comenta. “Hemos visto una reducción a dos a tres días. Esto es de un enorme impacto para una firma consultora. Los representantes de ventas están recibiendo esos documentos en alrededor de un tercio del tiempo que era necesario antes. La diferencia en nuestros procedimientos de almacenamiento es aún mayor, puesto que es muy difícil coordinar a los ingenieros apropiados. Lo que solía tomar una semana y media ahora se redujo a un par de días”.
Lync Server reveló una verdad sencilla sobre el trabajo en el siglo 21: nadie es un ermitaño. Somos interdependientes. Entre más provecho saquemos a nuestras conexiones personales, más eficaces y eficientes nos volveremos. Lync Server permite a los trabajadores empresariales modernos hacer un salto cuántico en la explotación de herramientas de productividad como Office.
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William Van Winklees el ex editor de administración de Reseller Advocate Magazine*. Él es un escritor independiente de tecnología desde 1997 y ha contribuido a* PC Magazine, CPU, Smart Computing, Processor, Tom’s Hardware y a muchas más. Disfruta haciendo publicaciones en su blog acerca del impacto de la tecnología en la vida cotidiana. Reside en Hillsboro, justo a las afueras de Portland, Oregón.