Planifier l’architecture des informations pour la gestion de contenu Web (SharePoint Server 2010)

Article
02/05/2017

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2011-02-03

L’architecture de l’information d’un site Web détermine la façon dont les informations de ce site (ses pages Web, documents, listes et données) sont organisées et présentées aux utilisateurs du site. L’architecture des informations est souvent enregistrée sous la forme d’une liste hiérarchique de contenus de site, de mots clés de recherche, de types de données, de métadonnées et autres concepts.

L’analyse des informations à présenter dans un site Web Internet ou intranet est une étape initiale importante du processus de planification du site et cette étape constitue la base de la planification des aspects suivants :

la façon dont le site sera structuré et subdivisé en sous-sites ;
la façon dont les données seront présentées dans le site ;
la façon dont les utilisateurs du site navigueront dans le site ;
la façon dont les informations seront ciblées sur des audiences spécifiques ;
la façon dont le contenu sera balisé et dont les métadonnées seront gérées ;
la détermination de la source d’autorité pour les termes ;
la façon dont la recherche sera configurée et optimisée.

Bien que cet article contienne de l’aide sur l’analyse des contraintes de votre site intranet ou Internet SharePoint en termes d’architecture des informations, vous pouvez intégrer un architecte des informations ou un analyste à l’équipe de planification et de conception de votre site Web pour que les plans ayant trait à celui-ci prennent complètement en compte les besoins de votre organisation en matière d’architecture des informations.

Dans cet article :

Recommandations générales pour la planification
Planifier la structure de votre site
Planifier l’informatique sociale et la collaboration
Planifier les métadonnées gérées
Planifier l'aide à la décision et les données métiers
Planifier la recherche

Recommandations générales pour la planification

La série de phases suivantes permet d’analyser méthodiquement les informations liées à la planification du site Web :

Analyser le contenu et la structure du site Web existants Votre site Internet ou intranet actuel reflète l’architecture des informations sur laquelle il repose. Analysez et notez la façon dont les informations et le contenu sont organisés dans vos sites et sous-sites actuels. Consultez les journaux ou autres outils d’analyse pour déterminer le contenu le plus visité et celui le moins visité.
Analyser les besoins des utilisateurs Analysez les utilisateurs actuels du site et les utilisateurs auxquels il est destiné, puis notez les types d’informations qu’ils créent ou utilisent. Quelles sont les informations dont ils ont besoin au cours de leur travail quotidien ? Sont-ils en mesure de rechercher ces informations facilement ? La structure actuelle du site Web leur permet-elle de comprendre les relations entre les différents types d’informations contenus dans le site ? Des informations font-elles défaut ? Notez tous les problèmes qu’engendre l’architecture actuelle du site lorsque les utilisateurs recherchent ou utilisent des informations.
Analyser les besoins de l’entreprise Menez une enquête parmi les responsables des divisions ou de l’organisation pour lesquelles le site Web est conçu. Quels sont les besoins du site du point de vue de l’entreprise ? Les unités ou les divisions de l’entreprise doivent-elles être reflétées dans l’architecture des informations du site ? Comment les informations seront-elles partagées parmi les divisions ? Seront-elles isolées au sein d’une unité ? Si le site est ciblé sur des clients, quelles sont les informations qu’il convient de leur présenter en premier ? Comment exploreront-ils les informations sur les produits ou services ?

Utilisez votre analyse pour créer un plan détaillé des besoins de votre organisation en termes de contenu.

Planifier la structure de votre site

Votre architecture des informations déterminera la structure de votre site Internet ou intranet. En subdivisant l’architecture des informations en processus d’entreprise, projets ou regroupements de contenu volumineux et en utilisant ces sous-parties pour décrire une hiérarchie de sites et le contenu de chaque site, vous pouvez planifier l’emplacement des informations au sein de cette hiérarchie. Pour plus d’informations sur la planification de la structure de sites basés sur Microsoft SharePoint Server 2010, voir Planifier des sites et des collections de sites (SharePoint Server 2010).

Planifier l’informatique sociale et la collaboration

Les fonctionnalités d’informatique sociale et de collaboration dans Microsoft SharePoint Server 2010 sont créées d’après une base de données de propriétés qui intègre des informations sur les personnes à partir de nombreux types d’applications métiers et de services d’annuaire. La recherche sur votre architecture des informations doit inclure les informations sur les utilisateurs. Ces informations peuvent provenir des produits et technologies Microsoft, tels que Microsoft Exchange Server, le service d’annuaire Active Directory et Microsoft SQL Server. Elles peuvent également provenir d’annuaires de suivi de personnes établis dans des formats standard, tels que Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), ou d’applications métiers, telles que SAP.

En collectant les informations sur les utilisateurs, vous pouvez créer des profils utilisateur unifiés et cohérents à l’échelle de l’organisation. Cela vous permet de planifier des sites Mon site, sites SharePoint spéciaux qui fournissent un ensemble complet de fonctionnalités de mise en réseau et de collaboration personnalisées pour chaque utilisateur. La création de sites libre-service permet aux utilisateurs de créer leurs propres sites Mon site. Lorsque vous planifiez les fonctionnalités de collaboration telles que les sites Mon site, déterminez si vous devez autoriser la création de sites libre-service. Quels sont les utilisateurs qui doivent être autorisés à créer des sites ? Y aura-t-il une application Web dédiée à la création des sites Mon site ? Quels sont les types de quotas requis ? Pour plus d’informations sur les sites Mon site, voir Planifier les sites Mon site (SharePoint Server 2010).

En outre, les concepts liés aux personnes enregistrés avec votre architecture des informations vous permettront de déterminer comment créer un groupe d’utilisateurs de site basé sur les processus d’entreprise auxquels ils participent, sur les listes de diffusion et les réseaux sociaux auxquels ils appartiennent, sur le contenu qu’ils sont susceptibles de créer ou d’afficher ou sur la structure organisationnelle dans laquelle ils travaillent. Pour plus d’informations sur la planification de l’informatique sociale et de la collaboration, voir Planifier en vue de l’interaction sociale et de la collaboration (SharePoint Server 2010).

Planifier les métadonnées gérées

Les métadonnées gérées constituent une collection hiérarchique de termes gérés de façon centralisée, que vous pouvez définir, puis utiliser comme attributs d’éléments dans SharePoint Server 2010. Lorsque vous planifiez votre architecture des informations, déterminez les ensembles de termes devant permettre de classer les éléments SharePoint tels que les colonnes personnalisées associées aux documents et listes ou les colonnes de choix ou de recherche dans un site SharePoint Server existant. Pour plus d’informations sur les ensembles de termes et sur les métadonnées gérées, voir Planifier des termes et des ensembles de termes (SharePoint Server 2010). Vous pouvez utiliser la navigation par métadonnées pour améliorer la navigation en mode Liste. La navigation par métadonnées étend les fonctionnalités des affichages de liste qui, combinés à un contrôle Filtres de touche, permettent aux utilisateurs de rechercher plus facilement du contenu en filtrant un affichage de documents de manière à obtenir un sous-ensemble basé sur un ou plusieurs filtres de navigation. Lorsque vous planifiez votre architecture des informations, déterminez dans quelle mesure les utilisateurs seront susceptibles de s’appuyer sur la hiérarchie de site pour naviguer dans les bibliothèques de documents, en plus de recourir aux filtres leur permettant d’affiner les données affichées dans les affichages de liste de bibliothèque. Pour plus d’informations sur la navigation par métadonnées, voir Vue d’ensemble de la navigation par métadonnées (SharePoint Server 2010).

Planifier l’aide à la décision et les données métiers

Votre architecture des informations comprend l’aide à la décision et les données métiers utilisées par votre entreprise. Les applications et outils d’aide à la décision vous permettent d’organiser votre vision des objectifs organisationnels, des processus et des contraintes de performances de manière utile et de présenter ces données sous la forme d’informations significatives. En utilisant SharePoint Server 2010, vous pouvez présenter les données métiers dans le contexte de la structure de votre site, de manière à les mettre à la disposition des audiences qui en ont besoin. Par exemple, sur le site intranet d’une entreprise, les données relatives aux salaires des employés, qui doivent être accessibles à l’échelle de l’entreprise, pourraient être présentées sur le site central de l’entreprise afin que les employés puissent voir les données qui les concernent.

Les données utilisées par une audience limitée pourraient être présentées dans les sites auxquels recourt cette audience. Par exemple, une équipe de support technique pourrait afficher les incidents signalés au support technique et interagir avec ceux-ci dans un site utilisé uniquement par cette équipe, tandis qu’une équipe commerciale pourrait afficher les données des clients dans un site dédié à la gestion des relations client. De même, l’équipe d’assistance technique d’une entreprise pourrait utiliser les fonctionnalités d’aide à la décision pour afficher les mesures des dossiers d’assistance technique, telles que le nombre de dossiers affectés par technicien, le nombre de dossiers ouverts ou résolus et le niveau de satisfaction des clients.

Lorsque vous planifiez votre architecture des informations, déterminez les outils d’aide à la décision dont votre entreprise a besoin et l’emplacement auquel les données de vos applications métiers existantes doivent être exposées dans les sites Internet et intranet de votre entreprise de manière à être accessibles aux utilisateurs qui en ont besoin. Pour plus d’informations sur la planification de l’aide à la décision, voir Planification d’aide à la décision. Pour plus d’informations sur la planification des données métiers, voir Planification des données métiers et des processus d’entreprise (SharePoint Server 2010).

Planifier la recherche

Lorsque vous planifiez votre architecture des informations, dans le cadre d’une enquête portant sur celle-ci, notez les concepts, les termes de recherche et les propriétés auxquels recourent les utilisateurs de votre site lorsqu’ils recherchent des informations sur celui-ci. Ces données vous seront utiles lorsque vous créerez le schéma de recherche pour le site.

Gardez à l’esprit que les utilisateurs peuvent rechercher du contenu en recourant à des termes conceptuels larges en guise de critères. L’enquête portant sur l’architecture des informations s’avérera utile pour établir une correspondance entre, d’une part, la terminologie et les concepts des utilisateurs et, d’autre part, les informations sous-jacentes qu’ils recherchent.