Implémentation et gouvernance de l’architecture des informations (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

En planifiant et en régissant l’architecture des informations d’une entreprise, vous garantissez que les solutions basées sur Microsoft SharePoint Server 2010 répondront aux besoins de l’organisation. Une architecture des informations efficace permet aux utilisateurs de solutions de rechercher et de stocker facilement des informations et améliore la qualité de ces informations et leur facilité d’accès. Cet article apporte de l’aide sur les points suivants :

• Il présente le concept d’architecture des informations.

• Il fournit des recommandations sur la façon de régir une architecture des informations SharePoint Server.

• Il indique des ressources qui permettent aux architectes des informations de l’organisation de planifier et d’implémenter une architecture des informations dans SharePoint Server 2010

• Il présente une étude de cas qui illustre l’efficacité d’une architecture des informations pour la promotion de la collaboration au sein d’une entreprise.

Dans cet article :

• Qu’est-ce que l’architecture des informations ?

• Gouvernance de l’architecture des informations

• Ressources pour la planification de l’architecture des informations

• Étude de cas : gouvernance de l'architecture des informations pour éliminer le chaos lié au contenu

Qu’est-ce que l’architecture des informations ?

L’architecture des informations dans SharePoint Server est l’organisation des informations dans une entreprise (ses documents, listes, sites Web et pages Web) de telle sorte que soient optimisées les possibilités d’utilisation et de gestion des informations. Les facteurs suivants contribuent à la réussite de l’implémentation de l’architecture des informations :

• la facilité de la recherche des informations ;

• le mode de stockage et de récupération des informations ;

• la façon dont les utilisateurs accèdent aux informations ;

• le degré de redondance ou de chevauchement des informations ;

• les métadonnées disponibles pour chaque type d’informations ;

• les modèles utilisés pour la création des informations ;

• la qualité de la gouvernance de l’architecture des informations ;

• l’intégration des sites Mon site à l’architecture des informations.

Les objectifs et l’implémentation de l’architecture des informations varient suivant le type de solution que vous créez. Exemples :

• Si vous concevez l’architecture des informations du site portail intranet d’une entreprise, vous pouvez vous concentrer sur les points suivants :

  • la façon dont les métadonnées seront utilisées pour caractériser le contenu du site ;

  • l’organisation du contenu dans les sites et dans les bibliothèques de documents ;

  • la disponibilité de ce contenu dans les sites portail ;

  • les modèles à utiliser pour la création du contenu.

  Notez que la recherche est une fonctionnalité essentielle pour les utilisateurs de sites intranet.

• Lorsque vous concevez l’architecture des informations d’un site Web de présence Internet, vous pouvez vous concentrer sur les points suivants :

  • l’organisation du site en une hiérarchie de sous-sites et de pages Web ;

  • l’exposition de la hiérarchie dans les fonctionnalités de navigation du site ;

  • la facilité de la recherche de contenu sur le site.

Les décisions en matière d’architecture des informations peuvent également avoir une incidence sur le flux des informations. Par exemple, dans un site portail intranet, les informations peuvent initialement être rédigées dans des sites qui sont inaccessibles à la plupart des membres d’une organisation. Pour que ces informations soient détectables, utiles et exploitables dans l’organisation, la conception de l’architecture des informations peut faire appel à des méthodes et à des directives permettant d’exposer les informations à des emplacements accessibles à tous les utilisateurs.

Suivant la taille d’une organisation, vous devez envisager le recours à un architecte des informations responsable de la conception et de l’implémentation des solutions basées sur SharePoint Server au sein de votre équipe. Les architectes des informations ont un savoir-faire en matière de structuration des informations dans les environnements Web étendus tels que les sites portail intranet.

Gouvernance de l’architecture des informations

L’architecture des informations dans une entreprise doit être régie afin que les conditions suivantes soient remplies :

• Dans une organisation, le service informatique peut gérer les informations en spécifiant les modalités d’implémentation et de gestion de cette architecture des informations.

• L’architecture des informations satisfait à la règlementation, aux exigences de confidentialité et aux objectifs de sécurité de l’entreprise.

• L’architecture des informations satisfait aux objectifs métier d’une organisation. Gardez à l’esprit qu’une architecture des informations conçue et régie de façon médiocre peut porter préjudice à l’efficacité d’une organisation, alors qu’une architecture des informations correctement conçue et régie peut décupler cette efficacité.

Gouvernance du contenu

Lorsque vous créez un plan de gouvernance de contenu dans un environnement, envisagez les meilleures pratiques suivantes :

• Utilisez des flux de travail et une procédure d’approbation pour les centres de documents et les pages de site, partout où de la documentation officielle est stockée.

• Utilisez l’historique des versions et le contrôle de version pour gérer un historique et un document maître.

• Utilisez des types de contenu avec procédures d’audit et d’expiration pour les bibliothèques de documents afin de gérer le cycle de vie des documents.

• Utilisez la confirmation et la suppression de l’utilisation de sites pour gérer les cycles de vie des collections de sites.

• Identifiez les biens et les sites d’entreprise importants qui contiennent des informations identifiables personnellement et assurez-vous qu’ils sont correctement sécurisés et audités.

• Intégrez l’architecture des informations à la stratégie de recherche de l’environnement. Tirez parti des fonctionnalités de recherche d’entreprise telles que les suivantes :

  • Meilleurs résultats

  • Recherche de personnes

  • Sources de contenu

  • Connecteurs pour contenu externe

  • Pages de référence

  • Mots clés

  • Étendues

  • Dictionnaires de synonymes

  • Taxonomie et évaluations

Lorsque vous créez un plan de gouvernance, déterminez les règles ou stratégies à mettre en place pour les types d’éléments suivants :

• Pages

• Listes

• Documents

• Enregistrements

• Contenu multimédia enrichi

• Wikis

• Blogs

• Commentaires anonymes

• Accès anonyme

• Termes et ensembles de termes

• Données externes

Lorsque vous vous penchez sur le contenu, comparez les facteurs suivants et déterminez celui qui est le plus prioritaire pour chaque type de contenu :

• Disponibilité   Le contenu doit être disponible lorsque les utilisateurs en ont besoin et ceux-ci doivent savoir où le trouver et comment y accéder.

• Redondance  L’exposition d’une seule copie de contenu à plusieurs emplacements plutôt que la duplication du contenu réduit la redondance et offre une version unique de la vérité.

• Accès  Déterminez qui a accès au contenu. Le cas échéant, assurez-vous que celui-ci est effectivement sécurisé.

Définissez le cycle de vie de contenu à privilégier. Quelles sont les étapes à suivre lorsqu’un élément de liste, un document ou une page est créé, mis à jour ou supprimé ? Pour obtenir les meilleurs résultats, penchez-vous d’abord sur ce que vous souhaitez utiliser à long terme plutôt que sur une solution temporaire.

Dans le cadre d’un plan de gouvernance, déterminez qui fait quoi. Par exemple, qui crée des sites, qui contrôle les mots clés dans la recherche ou qui gère les métadonnées et vérifie qu’elles sont correctement appliquées ?

La majeure partie de ces informations doit être expliquée par les plans de gestion des enregistrements et des documents, mais déterminez également les coûts de stockage du contenu. Évaluez les limites de la planification de la capacité pour les documents et les éléments, sans perdre de vue les critères de performance et d’échelle.

Gouvernance de l’accès aux informations

Un autre aspect de la gestion des informations consiste à déterminer qui a accès au contenu : comment celui-ci est-il disponible en interne et en externe et à qui est-il accessible ? Veillez à vous pencher sur l’accès au contenu lorsque vous concevez une solution et des sites. Cela empiète sur la gouvernance des technologies de l’information lorsque vous envisagez la totalité de l’environnement. Posez-vous les questions suivantes :

• Autorisations et audiences

  • Comment dois-je structurer les autorisations dans un site ?

  • Comment dois-je cibler le contenu sur des audiences spécifiques ?

• Accès

  • Comment dois-je rendre ce contenu accessible aux utilisateurs internes ?

  • Comment dois-je rendre ce contenu accessible aux utilisateurs externes ?

Équipe de gouvernance

La gouvernance de l’architecture des informations requiert la participation de tous les groupes qui prennent part à sa réussite. Une équipe de gouvernance doit comprendre les membres principaux suivants :

• Architectes de l’information ou taxonomistes

  Dans la mesure du possible, incluez un architecte des informations professionnel dans l’équipe de planification et faites-le participer à l’équipe de gouvernance.

• Agents préposés aux règlements

  Vous devez également inclure des agents préposés aux règlements ou d’autres personnes ayant pour tâche de vérifier que les exigences juridiques ou de conformité sont satisfaites.

• Travailleurs de l’information influents

  Incluez des travailleurs de l’information influents afin de vous assurer que les processus et la structure configurés par l’équipe sont utilisables.

• Informaticiens et responsables informatiques

  Des représentants du service informatique doivent être inclus.

• Responsables de division

  L’objectif ultime de l’architecture des informations étant de répondre aux besoins de l’entreprise, il est essentiel que des représentants des divisions de l’entreprise jouent un rôle principal dans cette équipe de gouvernance.

• Parties prenantes de la direction

  Les parties prenantes de la direction constituent une composante essentielle de l’équipe de gouvernance. Bien que ces personnes puissent ne pas assister à toutes les sessions de l’équipe de gouvernance, il est nécessaire d’inclure ce rôle pour que l’équipe de gouvernance demeure responsable face à sa mission. En outre, le sponsor exécutif permet de s’assurer que des tests d’évaluation sont utilisés pour évaluer la progression de l’effort continu de gouvernance de l’architecture des informations.

Outre ces parties prenantes principales, suivant le type d’entreprise, vous pouvez décider d’inclure d’autres participants, tels que les suivants :

• Responsables de développement

• Formateurs

• Responsables informatiques

• Parties prenantes financières

La meilleure façon de gérer l’équipe de gouvernance de l’architecture des informations consiste à s’appuyer sur la culture et sur les méthodologies d’une entreprise. Toutefois, voici quelques conseils généraux :

• Réunissez-vous régulièrement et suffisamment longtemps, notamment au cours des premières sessions, pour analyser chaque question.

• Appliquez les bonnes pratiques de la gouvernance de l’architecture des informations dans les délibérations. Par exemple, vous pouvez utiliser un site de collaboration correctement conçu pour enregistrer les délibérations et gérer les artefacts.

• Informez l’ensemble de l’organisation (et recueillez ses besoins) à l’aide d’un site Web et d’enquêtes en ligne.

• Gérez un ensemble de jalons et un calendrier partagé.

• Envisagez le pilotage des pratiques de la gouvernance de l’architecture des informations dans certaines divisions de l’organisation et l’utilisation de cette expérience pour améliorer progressivement ces pratiques dans l’ensemble de l’organisation.

Ressources pour la planification de l’architecture des informations

Le tableau suivant présente des ressources qui permettent aux architectes de l’information de planifier l’architecture des informations de votre solution SharePoint Server :

Ressources pour l’architecture des informations

Étude de cas : gouvernance de l’architecture des informations pour éliminer le chaos lié au contenu

Fabrikam, Inc. est un constructeur et exportateur mondial de pièces détachées d’automobile telles que les pompes à carburant, les pompes à eau, les amortisseurs, les plaquettes de frein et diverses pièces de moteur. La société compte 13 000 employés dans le monde et plus de cinquante sites de production répartis sur plusieurs secteurs géographiques. L’organisation informatique de Fabrikam assure le déploiement, l’exploitation et la prise en charge des technologies de l’information telles que la messagerie, la gestion des fichiers et la technologie Internet, ainsi que le développement de solutions informatiques, telles que le site Web d’entreprise.

Au sein de Fabrikam, le contenu était traditionnellement stocké dans des répertoires de fichiers partagés répartis entre des serveurs de fichiers locaux sur les différents sites de la société. Cette approche a fini par rendre le contenu chaotique. Du fait de la duplication en masse de contenu clé, il devint difficile de déterminer la version « officielle » d’un fichier. La taxonomie des métadonnées de contenu était très limitée et était tributaire de ce que le système de fichiers pouvait prendre en charge. Étant donné que les divisions de l’entreprise créaient des modèles uniques et personnalisés pour les documents courants tels que les ordres de fabrication, les propositions commerciales ou les documents sur les ressources humaines, il était difficile de comparer les documents entre les divisions.

Face à l’hétérogénéité manifeste de l’architecture des informations basée sur les partages de fichiers, des responsables au sein de Fabrikam rendirent obligatoire l’adoption de nouvelles technologies de portail et ce, dans le but d’atteindre les objectifs suivants :

• moderniser leur architecture des informations ;

• déplacer le contenu des partages de fichiers vers des bibliothèques dans des sites portail ;

• fournir un accès central au contenu et aux applications telles que les soumissions de notes de frais ;

• fournir une page d’accueil permettant aux employés de Fabrikam de prendre connaissance des communications centrales.

La phase suivante de l’évolution de l’architecture des informations de Fabrikam était en route.

Le diagramme suivant illustre l’architecture initiale du portail Fabrikam. Un portail d’entreprise au sommet de l’architecture fournissait un emplacement central à partir duquel étaient diffusées des informations générales sur l’entreprise. Au niveau suivant, quelques sites fournissaient des ressources partagées à l’organisation, à l’image des ressources humaines, des services juridiques et des services financiers.

Dans l’architecture Fabrikam, sous le niveau des ressources partagées se trouvaient des portails de division pour les différents bureaux régionaux de Fabrikam. Initialement, l’Amérique du Nord, l’Europe et l’Asie de l’Est étaient les régions pilotées. Progressivement, d’autres portails de division furent ajoutés : Australie, Afrique et Amérique du Sud. Chaque portail de division contenait des référentiels pour ses stratégies, ses conceptions de produit, ses activités de recherche et développement et ses données client.

Le résultat du passage de la collaboration basée sur des partages de fichiers à la collaboration basée sur des portails était décevant, tant du point de vue des promoteurs de la solution reposant sur les portails que de celui de la force de travail de Fabrikam. Le « chaos lié au contenu » n’avait pas été atténué, mais était simplement passé des partages de fichiers aux sites portail.

Étant donné que les fonctions clés au sein de Fabrikam, telles que l’achat de matières, la relation client, la conception et la spécification des pièces et même certains processus de ressources humaines, intervenaient au niveau de la division, chaque division avait développé du contenu local pour prendre en charge ces fonctions. Les instructions de stratégie, les projets et spécifications de pièces, les documents personnels, les documents liés à la relation client et le contenu similaire étaient créés et gérés localement. Les modèles et les métadonnées de ces documents divergeaient d’un portail de division à l’autre. Les métadonnées devenant de plus en plus spécifiques à chaque division, la recherche de contenu d’une division à l’autre s’avéra plus difficile. Lorsqu’un document était trouvé parmi des divisions, il était souvent copié à partir du portail d’une autre division pour qu’il soit plus accessible. En raison de la prolifération des doublons, il devint de plus en plus difficile de rechercher la version « officielle » d’un document. En outre, certains documents dans les portails de division étaient sécurisés de telle sorte que les employés des autres divisions ne pouvaient pas les afficher. Bien que cela fût approprié lorsqu’un document était en cours d’élaboration, il n’existait pas de directive stipulant le moment à partir duquel un document devait être consultable à l’échelle de l’entreprise ni les modalités de cette mise à disposition.

Pour traiter le mécontentement grandissant à l’égard du portail, la société constitua une équipe de stratégie, composée de responsables issus des différentes divisions de Fabrikam, de membres de l’équipe informatique centrale et d’architectes de portail. Les tâches de l’équipe étaient les suivantes :

• évaluer l’état actuel du déploiement du portail SharePoint Server ;

• recommander des modifications à apporter au portail ;

• déterminer comment mesurer l’amélioration dans le temps.

L’équipe qui développa la stratégie de portail conclut que l’organisation en divisions de la taxonomie de portail actuelle était la racine du problème. Chaque division dupliquait des processus et stockait du contenu sans tirer parti du savoir-faire et des meilleures pratiques développés dans les divisions homologues. Cela favorisa l’appauvrissement de la collaboration, le gaspillage des ressources et la formation d’un chaos lié au contenu. L’équipe en déduisit qu’il convenait de passer à une organisation plus « opérationnelle » pour le portail d’entreprise. Les ressources partagées telles que la technologie des informations et les finances étaient alors exposées dans la taxonomie de portail au-dessus de toutes les divisions (et visibles de toutes celles-ci). L’équipe qui développa la stratégie de portail conclut que les autres disciplines opérationnelles, telles que la relation client, la relation fournisseur, la configuration des sites de production, ainsi que la recherche et la conception devaient être déplacées depuis les silos de division vers le même niveau que les ressources partagées dans la hiérarchie du site. Les métadonnées associeraient des informations aux différentes divisions, et non à l’emplacement du contenu.

L’illustration suivante représente l’architecture révisée du portail Fabrikam :

La réorganisation du portail Fabrikam de la sorte permit de faire collaborer des parties de l’entreprise qui avaient des responsabilités similaires, mais qui n’étaient pas habituées à travailler ensemble sur des standards et des processus. Par exemple, le stockage de fichiers de conception dans un référentiel central obligea les différentes divisions à travailler à la normalisation d’un outil de conception de pièces d’automobile. Ce changement permet d’économiser de l’argent et de réduire les temps de formation. En outre, les ingénieurs bénéficièrent de meilleures pratiques conceptuelles à l’échelle de l’entreprise, sur lesquelles ils purent s’appuyer pour la mise en œuvre de nouveaux projets de conception.

Voici un récapitulatif des avantages procurés par l’architecture de portail repensée :

• Elle offre un accès central aux informations.

• Elle réduit la duplication de contenu.

• Elle met en évidence la version officielle de chaque élément de contenu.

• Elle normalise les métadonnées.

• Elle normalise les modèles.

• Elle favorise la collaboration et le partage des meilleures pratiques.

La refonte et la réimplémentation du portail n’étaient qu’un début. L’équipe qui développa la stratégie de portail fut chargée par la direction d’assurer la gouvernance du portail. Par conséquent, le groupe prit en charge les besoins des utilisateurs du portail en développant des stratégies et des standards. Cela permit de promouvoir la responsabilisation au sein de l’organisation et favorisa l’émergence d’un forum pour l’évaluation et l’élaboration du portail, tant pour améliorer les fonctionnalités de celui-ci que pour optimiser le retour sur investissement de l’entreprise dans la technologie SharePoint Server. Le corps de gouvernance supervisa les éléments suivants :

• standards des métadonnées ;

• standards des modèles ;

• directives indiquant à quel moment rendre disponibles les informations dans l’ensemble de l’entreprise ;

• conformité aux réglementations de l’entreprise et gouvernementales ;

• standards de formation ;

• standards de personnalisation pour le contenu.

Fabrikam constata rapidement un important retour sur l’investissement dans son portail. Un an après le lancement du projet, l’équipe de stratégie fit un inventaire du contenu et s’aperçut que sur 500 000 documents seuls 230 étaient des doublons. La société évalua à plusieurs millions de dollars les économies réalisées grâce à la centralisation des efforts. En outre, une enquête menée auprès des employés montra une augmentation sensible de la satisfaction à l’égard du portail. La collaboration était saine au sein de Fabrikam.

See Also

Concepts

Gouvernance de sites et de solutions (SharePoint Server 2010)
Vue d’ensemble de la gouvernance ? (SharePoint Server 2010)
Planifier l’architecture des informations pour la gestion de contenu Web (SharePoint Server 2010)

Other Resources

Centre de ressources pour la gouvernance (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais)