Conception de la gestion des enregistrements sur place

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Dans Microsoft SharePoint Server 2010, vous pouvez gérer les enregistrements dans une archive ou vous pouvez utiliser la gestion des enregistrements sur place, qui consiste à gérer les enregistrements dans le même référentiel de documents que les documents actifs. Lorsque vous utilisez la gestion des enregistrements sur place et que vous déclarez qu’un document est un enregistrement, celui-ci demeure dans le même emplacement, mais SharePoint Server 2010 le gère désormais en tant qu’enregistrement.

En utilisant la gestion des enregistrements sur place dans SharePoint Server 2010, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

1. Définir les actions transformant un document actif en un enregistrement. Par exemple, un utilisateur peut sélectionner une option pour déclarer un document comme étant un enregistrement, un flux de travail peut s’exécuter après un événement spécifique et convertir un document actif en un enregistrement ou vous pouvez définir une stratégie de rétention qui convertit un document actif en un enregistrement au terme d’une certaine durée.

2. Limiter les personnes habilitées à effectuer des opérations liées aux enregistrements. Par exemple, vous pouvez spécifier que tout utilisateur peut déclarer un document comme étant un enregistrement, mais que seuls les responsables d’enregistrements peuvent modifier ou supprimer un enregistrement.

3. Limiter les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur les enregistrements. Par exemple, vous pouvez empêcher les utilisateurs de supprimer des enregistrements ou de les modifier et de les supprimer.

4. Spécifier une stratégie de rétention pour les documents actifs et une autre stratégie de rétention pour les enregistrements.

Pour plus d’informations sur le choix d’utiliser la gestion des enregistrements sur place ou une archive d’enregistrements, voir Utilisation d’une archive d’enregistrements ou gestion des enregistrements sur place (SharePoint Server 2010).

Cet article explique comment prendre les décisions nécessaires pour la planification avant d’implémenter la gestion des enregistrements sur place. Il n’explique pas comment implémenter les décisions que vous prenez. Avant de parcourir les étapes indiquées dans cet article, vous devez avoir déjà créé un plan de gestion de fichiers.

Si vous utilisez la gestion des enregistrements sur place, cela suppose que vous utilisiez également SharePoint Server à une autre fin, par exemple pour des sites de collaboration d’équipe. (Si ce n’est pas le cas, envisagez d’utiliser une archive d’enregistrements.) Par conséquent, vous devez déjà connaître les types de contenu et la hiérarchie de dossiers utilisés par votre solution existante ou les définir en même que vous concevez votre solution de gestion d’enregistrements si votre autre solution SharePoint Server est développée en même temps.

Dans cet article :

1. Vue d’ensemble de la planification de la gestion des enregistrements sur place

2. Dossiers ou types de contenu

3. Définition des types de contenu

4. Définition des types de contenu

5. Tâches de planification générales de la gestion des enregistrements

6. Feuilles

Vue d’ensemble de la planification de la gestion des enregistrements sur place

Vous pouvez configurer des stratégies de rétention pour les enregistrements basées sur les types de contenu ou sur le dossier dans lequel un document est stocké. L’organisation des enregistrements en fonction du type de contenu ou de l’emplacement est la décision principale que vous devez prendre lorsque vous planifiez la gestion des enregistrements sur place. Après avoir déterminé le mode d’organisation des enregistrements, vous concevez les types de contenu ou la hiérarchie de dossiers. Ensuite, vous définissez les autres aspects de la gestion des enregistrements, tels que les stratégies d’audit. Enfin, vous décidez des opérations qui peuvent être réalisées avec un document une fois qu’il est déclaré comme étant un enregistrement.

Si votre solution est appelée à utiliser la gestion des enregistrements sur place et une archive d’enregistrements, vous n’avez pas besoin de planifier les deux aspects en même temps. Par exemple, si vous basez votre plan de gestion des enregistrements sur place sur les types de contenu, vous n’avez pas besoin d’organiser les enregistrements dans l’archive en fonction des types de contenu.

Dossiers ou types de contenu

Vous pouvez définir des stratégies de rétention en fonction du type de contenu d’un élément ou du dossier dans lequel un élément se trouve. Pour toute bibliothèque, vous devez sélectionner l’un ou l’autre de ces critères ; vous ne pouvez pas baser les stratégies de rétention sur une combinaison de types de contenu et de dossiers au sein de la même bibliothèque. Votre choix aura une incidence significative sur la façon dont vous configurerez le site et dont les utilisateurs se serviront de celui-ci. Il est généralement plus simple de baser les stratégies de rétention sur les types de contenu ; privilégiez cette approche si votre situation le permet.

Prenez en considération les genres d’enregistrements que vous avez identifiés dans votre plan de gestion de fichiers. Utilisez les heuristiques suivantes pour déterminer si l’organisation doit reposer sur les types de contenu ou sur l’emplacement. Suivez la première heuristique qui s’applique à votre situation.

1. Tous les enregistrements de même type sont-ils soumis à la même stratégie de rétention ? Si tel est le cas, effectuez une organisation basée sur les types de contenu.

2. La plupart des types d’enregistrements se composent-ils d’enregistrements soumis à la même stratégie de rétention ? Existe-t-il rarement pour type d’enregistrement des enregistrements soumis à différentes stratégies de rétention ? Si tel est le cas, pouvez-vous facilement et logiquement créer des sous-types afin que la même stratégie de rétention s’applique à chaque enregistrement d’un même sous-type ? Si tel est le cas, effectuez une organisation basée sur les types de contenu.

   Par exemple, si les accords de non-divulgation, les baux et les contrats d’association sont respectivement conservés pendant 5, 10 et 15 ans, mais que vous les avez tous classés en tant qu’accords juridiques, tous les accords juridiques n’ont pas la même période de rétention. Par contre, si vous subdivisiez les accords juridiques en trois types distincts d’enregistrements d’accord juridique (accords de non-divulgation, baux et contrats d’association), tous les enregistrements de même genre possèderaient la même période de rétention.

3. Tous les enregistrements auront-ils des attributs, ou des métadonnées, communs qui déterminent la stratégie de rétention ? Si tel est le cas, effectuez une organisation basée l’emplacement.

   Par exemple, si chaque enregistrement possède un attribut « client » et que les enregistrements liés aux clients relevant d’une administration publique ne sont pas soumis à la même stratégie de rétention que les enregistrements liés aux clients relevant d’une entreprise, effectuez une organisation basée sur l’emplacement.

4. Votre organisation possède-t-elle déjà une structure de dossiers à laquelle les utilisateurs sont habitués ? La même stratégie de rétention s’applique-t-elle à tous les enregistrements dans un dossier ? Pensez-vous que les utilisateurs sont à même de stocker les documents au bon endroit dans la structure de dossiers ? Si toutes ces conditions sont vérifiées, effectuez une organisation basée sur l’emplacement.

Si aucune des heuristiques précédentes ne s’applique, votre situation ne se prête probablement pas à une implémentation de la gestion des enregistrements sur place. Déterminez s’il n’est pas préférable d’utiliser une archive d’enregistrements. Si vous utilisez une approche sur place, vous disposez de deux options. La première option consiste à créer des types de contenu supplémentaires dont la seule vocation est de différencier les éléments en fonction de leur période de rétention. La seconde option consiste à organiser autant que possible les éléments dans des dossiers, puis à utiliser des sous-dossiers dans lesquels les éléments seront stockés en fonction de leur période de rétention. Ces deux options sont susceptibles d’être source de confusion pour les utilisateurs.

Si votre organisation utilise déjà SharePoint pour gérer les documents et que vous commencez maintenant à utiliser la fonctionnalité Gestion des enregistrements, des types de contenu et une structure de dossiers existent déjà. Si aucun de ces deux dispositifs n’est en adéquation correcte avec les stratégies de rétention, vous devrez convertir certains éléments en nouveaux types de contenu ou déplacer certains éléments vers de nouveaux dossiers.

Définition des types de contenu

Pour chaque genre d’enregistrement dans votre plan de gestion de fichiers, déterminez le ou les types de contenu qui pourraient être associés aux enregistrements de ce genre. Vous pouvez entrer ces informations sous l’onglet sur les enregistrements et les types de contenu de la feuille de calcul relative à la planification des enregistrements sur place.

À présent, penchez-vous sur chaque type de contenu. Si des documents du type de contenu considéré sont susceptibles de devenir des enregistrements, notez la stratégie de rétention qui s’applique aux enregistrements de ce type de contenu. Vous pouvez à cette fin utiliser l’onglet sur les types de contenu et la rétention de la feuille de calcul. Si votre solution est appelée à utiliser une archive d’enregistrements en plus de la gestion des enregistrements sur place, notez uniquement la partie de la stratégie de rétention qui s’applique à l’enregistrement avant qu’il soit déplacé vers l’archive d’enregistrements. Lorsqu’un élément est envoyé à une archive d’enregistrements, les stratégies de l’élément sont effacées et l’élément est soumis aux stratégies spécifiées dans l’archive d’enregistrements.

Si la tâche précédente a abouti à un type de contenu auquel sont associées plusieurs stratégies de rétention, vous devez fractionner le type de contenu. Déterminez comment fractionner le type de contenu de façon logique en plusieurs sous-types, de manière que chaque sous-type ne puisse posséder qu’une seule stratégie de rétention. Mettez à jour le mappage des enregistrements sur les types de contenu afin qu’il reflète les nouveaux types de contenu.

Organisation des dossiers pour la gestion des enregistrements sur place

Il est probable que vous organisiez les dossiers différemment selon que les utilisateurs déterminent où ils souhaitent stocker les documents ou que vous utilisiez l’organisateur de contenu pour router les documents vers l’emplacement adéquat. Ces options sont décrites dans les sections suivantes.

Option 1 : les utilisateurs décident où ils souhaitent stocker les documents

Si les utilisateurs décident dans quel dossier stocker leurs documents, la hiérarchie de dossiers doit leur permettre de placer facilement les documents à l’emplacement adéquat. Commencez avec la structure de dossiers utilisée par votre solution SharePoint Server actuelle ou avec la structure de dossiers que vous concevez pour les autres parties de votre solution SharePoint Server. Pour chaque dossier susceptible de contenir des enregistrements, déterminez les genres d’enregistrements pouvant figurer dans le dossier. Utilisez les types d’enregistrements et votre plan de gestion de fichiers pour déterminer les stratégies de rétention applicables aux éléments du dossier. Vous pouvez entrer ces informations sous l’onglet sur les dossiers et la rétention de la feuille de calcul.

Si la tâche précédente a abouti à un dossier contenant plusieurs stratégies de rétention, vous devrez créer des sous-dossiers. Pour chaque dossier pouvant contenir des éléments auxquels sont associées différentes stratégies de rétention, créez un sous-dossier pour chaque stratégie de rétention. Dans la mesure où les utilisateurs détermineront où ils souhaitent stocker les documents, il doit exister une façon simple de leur expliquer ce qu’ils doivent placer dans chaque sous-dossier. Si ce n’est pas le cas, envisagez d’interdire aux utilisateurs de choisir où ils souhaitent stocker les documents et d’utiliser l’organisateur de contenu à la place. Mettez à jour votre mappage de types d’enregistrements sur les dossiers afin qu’il reflète les nouveaux sous-dossiers.

Si vous disposez d’une solution SharePoint Server, vous devrez probablement déplacer certains documents existants vers les dossiers détenant les stratégies de rétention appropriées.

Déterminez comment vous allez apprendre aux utilisateurs à stocker les documents à l’emplacement adéquat et si vous procéderez à l’audit des emplacements auxquels les documents sont stockés. Pour que l’application des stratégies de rétention soit couronnée de succès, il est nécessaire que les enregistrements soient stockés dans le dossier adéquat.

Option 2 : utiliser l’organisateur de contenu pour déterminer où stocker les documents

Si vous envisagez d’utiliser l’organisateur de contenu pour router les documents vers le dossier adéquat, l’aisance de la navigation dans la hiérarchie de dossiers revêt moins d’importance pour les utilisateurs. Vous pouvez masquer la structure de dossiers aux utilisateurs et créer des vues qu’ils peuvent utiliser pour naviguer. Étant donné que l’organisateur de contenu route les documents en fonction de leurs métadonnées, une combinaison unique de métadonnées doit s’appliquer à chaque dossier appelé à contenir des documents.

Examinez votre plan de gestion de fichiers et déterminez la combinaison d’attributs qui correspond à chaque stratégie de rétention. Il est acceptable que différentes combinaisons de métadonnées possèdent la même stratégie de rétention. Toutefois, chaque combinaison unique de métadonnées ne peut correspondre qu’à une seule stratégie de rétention. Si ce n’est pas le cas, déterminez des métadonnées supplémentaires permettant de différencier les stratégies de rétention. Vous pouvez entrer ces informations dans les deux premières colonnes de l’onglet sur les métadonnées et les dossiers de la feuille de calcul relative aux enregistrements sur place.

Ensuite, identifiez un dossier correspondant à chaque ensemble de métadonnées. Entrez le nom du dossier dans la troisième colonne de l’onglet sur les métadonnées et les dossiers de la feuille de calcul. Vous aurez besoin de ces informations pour créer les règles permettant à l’organisateur de contenu de router les documents vers l’emplacement adéquat. Vous devrez également permettre à l’organisateur de contenu d’imposer l’acheminement de tous les documents téléchargés et nouveaux vers la bibliothèque de remise.

Si vous disposez d’une solution SharePoint Server, vous devrez probablement déplacer certains documents existants vers les dossiers détenant les stratégies de rétention appropriées.

Déterminez comment vous allez apprendre aux utilisateurs à appliquer les métadonnées appropriées aux documents. Pour que l’application des stratégies de rétention soit couronnée de succès, il est nécessaire que tous les documents possèdent les métadonnées adéquates.

Tâches de planification générales de la gestion des enregistrements

Une fois que vous avez planifié la structuration du contenu pour la gestion des enregistrements sur place, la plupart des autres tâches de planification ressemblent à celles que vous suivriez pour une archive d’enregistrements. Penchez-vous sur les décisions suivantes relatives à la gestion des enregistrements.

Comment un document deviendra un enregistrement  Un document peut devenir un enregistrement de plusieurs façons :

1. Vous pouvez définir une stratégie de rétention sur les documents actifs qui convertit automatiquement un document actif en un enregistrement au terme d’une certaine durée.

2. Vous pouvez créer un flux de travail qui convertit un document actif en un enregistrement et qui se déclenche dès que des événements spécifiques se produisent.

3. Un utilisateur peut déclarer manuellement un document comme étant un enregistrement.

4. Vous pouvez configurer une bibliothèque de telle sorte que chaque document placé dans celle-ci soit converti en un enregistrement.

Comment les documents actifs deviendront-ils des enregistrements dans votre solution ? Si un document doit devenir un enregistrement au terme d’une durée spécifique après sa création ou sa modification, l’utilisation d’une stratégie de rétention est une bonne solution. Par exemple, vous pouvez spécifier qu’un document doit devenir un enregistrement six mois après sa dernière modification. Les utilisateurs n’auront pas besoin d’intervenir pour convertir les documents en enregistrements ; cette opération aura lieu automatiquement.

Si aucune durée standard ne détermine le moment auquel les documents deviennent des enregistrements dans votre organisation, deux possibilités s’offrent à vous. Si vous pouvez spécifier les règles stipulant les conditions dans lesquelles un document devient un enregistrement, vous pouvez créer un flux de travail qui évalue un document donné par rapport aux règles et déclare le document comme étant un enregistrement lorsque cela est approprié. Vous pouvez alors créer une stratégie de rétention qui démarre le flux de travail régulièrement. Toutefois, si seuls les utilisateurs d’un document savent à quel moment un document doit devenir un enregistrement, vous devez mettre à leur disposition un procédé leur permettant de déclarer manuellement un document comme étant un enregistrement.

Qui peut déclarer des enregistrements et annuler leur déclaration Vous pouvez spécifier que toute personne peut déclarer des documents comme étant des enregistrements, ou que seuls les administrateurs ou des actions de stratégie peuvent effectuer cette opération. Si vous sélectionnez « Les actions de stratégie uniquement », les utilisateurs ne peuvent pas déclarer manuellement un document comme étant un enregistrement. Les documents ne peuvent être convertis en enregistrements que par une règle dans une stratégie de rétention.

Les mêmes options sont disponibles pour définir qui peut annuler la déclaration d’un enregistrement.

Actions réalisables par les utilisateurs sur les enregistrements Vous pouvez restreindre les actions réalisables par les utilisateurs sur les enregistrements sans limiter les opérations qu’ils peuvent effectuer sur les documents actifs dans la même bibliothèque. Les trois niveaux de restriction que vous pouvez définir sont les suivants :

• Aucune restriction. Les utilisateurs peuvent réaliser sur les enregistrements les mêmes actions que sur les documents actifs.

• Bloquer la suppression. Les enregistrements peuvent être modifiés, mais ils ne peuvent pas être supprimés.

• Bloquer la modification et la suppression. Les enregistrements ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.

Stratégies de rétention Vos stratégies de rétention doivent avoir été déjà définies dans le plan de gestion de fichiers.

Audit  Les mêmes stratégies d’audit s’appliquent aux enregistrements et aux documents actifs. Déterminez les actions que les utilisateurs peuvent réaliser sur un document et dont vous souhaitez effectuer le suivi. Vous pouvez définir la stratégie d’audit au niveau des dossiers ou par types de contenu. La définition des stratégies d’audit en fonction des types de contenu aboutit généralement à la journalisation d’un nombre moins élevé d’événements superflus.

Flux de travail Utiliserez-vous des flux de travail pour effectuer le suivi d’actions propres à la gestion des enregistrements ? Si tel est le cas, déterminez les opérations que réaliseront les flux de travail et le type d’éléments auquel ils seront appliqués. Par exemple, vous pouvez utiliser un flux de travail sollicitant l’approbation d’un responsable d’enregistrements lorsqu’un utilisateur essaie de déclarer un élément comme étant un enregistrement.

Feuilles

Conjointement à cet article, vous pouvez utiliser la feuille de calcul suivante relative à la planification des enregistrements sur place pour planifier la gestion des enregistrements sur place :

• Feuille de calcul relative à la planification des enregistrements sur place (éventuellement en anglais) https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0x40C

See Also

Concepts

Utilisation d’une archive d’enregistrements ou gestion des enregistrements sur place (SharePoint Server 2010)