Microsoft Project Server : votre guide de gestion Project Server

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Les guides de rôles Microsoft Project Server font leur grand retour et offrent un éclairage qui permet à différents publics de faire leur travail.

Efren Edwards et Joshua Hoffman

Apprendre à gérer, à déployer et à entretenir de nouvelles applications ou un nouveau matériel est un défi constant pour les professionnels de l’informatique. Même lorsque vous connaissez très bien les technologies actuelles, vous devez constamment entretenir vos compétences à mesure que de nouvelles versions sont publiées et que les méthodes recommandées évoluent et changent.

Cela est particulièrement vrai pour une plateforme multifacette, telle que Microsoft Project Server. En tant que solution de gestion de projet, elle s’adresse de fait à différentes catégories d’utilisateurs. Heureusement, il y a des ressources qui vous aident à suivre le processus de déploiement, d’intégration et de gestion de la version la plus récente de Project Server.

Le guide « Microsoft Project Server 2010 Administrator’s Guide » (Guide de l’administrateur Microsoft Project Server 2010) publié récemment est le début d’un processus de retour vers les très estimés guides de rôles Project Server qui étaient populaires auprès des abonnés Project Server 2003. La série d’origine des guides de rôles Project Server 2003 a fourni la documentation couvrant toutes les procédures et techniques qui sont communes aux utilisateurs dans des rôles spécifiques. Lorsque Project Server 2003 a été publié, des guides de rôles étaient disponibles pour les administrateurs, les responsables de projet, les cadres administratifs, les gestionnaires de ressources, les responsables de portefeuille, les chefs d’équipe et les membres d’équipe.  

Microsoft a reçu beaucoup de retours de la part d’abonnés demandant à revenir aux guides de rôles pour Project Server 2010. C’est donc que les guides de rôles sont des ressources importantes pour tous les membres d’équipe qui utilisent Project Server. Pour Keshav Puttaswamy, responsable de groupe de l’équipe Microsoft Project Product, « La solution Microsoft EPM (Gestion de projets d’entreprise) a de nombreuses fonctionnalités. » « Même avec un déploiement unique, il y a plusieurs publics : des professionnels de l’informatique aux responsables de projet jusqu’aux utilisateurs finaux. Chaque public s’occupe de différents aspects et a des préoccupations spécifiques. Les guides de rôles ont été très utiles en donnant le bon éclairage qui permet à un public particulier d’accéder à l’information dont ils ont besoin pour faire leur travail. »

L’essentiel des retours portant sur la série initiale des guides de rôles portait sur trois aspects particuliers :

  • l’aspect téléchargeable : Les guides de rôles doivent être faciles à télécharger et à imprimer. L’impression d’une série d’articles en ligne (tels qu’exigée par le format de Project Server 2007) était trop compliquée pour certains.
  • l’aspect graphique : Il doit y avoir des captures d’écran de l’interface utilisateur de Project Web App pour faciliter la navigation à travers les différentes procédures. Les coûts de traduction pour recréer les captures d’écran de l’interface utilisateur ne permettent pas d’en utiliser beaucoup dans les contenus en ligne.
  • l'aspect personnalisable : Pour faciliter la personnalisation, les guides de rôles doivent être disponibles non seulement dans le format Adobe PDF, mais aussi en tant que fichiers Microsoft Word. Cela vous permet de personnaliser facilement le contenu selon vos propres besoins pour une formation interne et une consultation rapide.

Le « Guide de l’administrateur Microsoft Project Server 2010 » est disponible en téléchargement aux formats PDF, DOCX et XPS. Vous pouvez directement télécharger et imprimer ce guide, ou le commander en tant qu’ouvrage relié sur Amazon.com (cela sera disponible bientôt).

L’équipe de rédaction d’Office User Assistance Project Server IT Pro travaille actuellement à la production du prochain guide de rôles : le « Microsoft Project Server 2010 Project Manager’s Guide » (Guide des gestionnaires Microsoft Project Server 2010). Il sera également disponible dans les prochains mois. Le groupe va publier un guide des gestionnaires de portefeuille vers la fin de l’année.

Le « Guide de l’administrateur Microsoft Project Server 2010 » est organisé de la même manière qu’un administrateur de serveur de projets qu’une page de configuration de Project Web App Server. Chaque chapitre couvre une partie de la page de Configuration du serveur (Sécurité, Données d’entreprise, Base de données, Administration, etc.) Il informe sur les tâches et les procédures correspondantes que vous pouvez exécuter dans chaque partie. Les annexes incluent des documents de référence, tels que les définitions d’autorisations globales et de catégories de Project Server 2010, les autorisations accordées aux groupes de sécurité et aux catégories par défaut, et les autorisations de catégories et les catégories par défaut.

Pour vous donner un aperçu du genre d’indications et de notions de base que le guide peut fournir, examinons un exemple de thread de tâches basé sur un sujet qui est essentiel pour tout utilisateur ou administrateur de Project Server : la gestion des calendriers d’entreprise.

Calendriers d’entreprise

Les calendriers d’entreprise rassemblent les heures de travail prédéfinies d’une entreprise, les congés et autres détails programmés. On les utilise pour standardiser le temps de travail pour tous les projets de l’entreprise. Dans Project Web App, vous pouvez afficher une liste des calendriers existants, sélectionner un calendrier à modifier, ou créer un nouveau calendrier. Néanmoins, pour créer ou modifier totalement un calendrier, vous devez aussi avoir Project Professionnel 2010 installé sur l’ordinateur que vous utilisez pour accéder à Project Web App.

Créer un nouveau calendrier

Project Server utilise un calendrier d’entreprise standard pour l’entreprise. Certaines entreprises peuvent utiliser plusieurs calendriers. Par exemple, si certains des employés de votre entreprise travaillent dans un autre pays, ces salariés vont probablement avoir des congés différents. Il vous faudra un autre calendrier d’entreprise pour organiser le travail sur les projets. Vous pouvez créer un nouveau calendrier vierge en utilisant Project Web App et Project Professionnel 2010.

Pour créer un nouveau calendrier vierge, procédez de la façon suivante :

  1. dans le menu Lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Sur la page Paramètres du serveur, sous Données d’entreprise, cliquez sur Calendriers.

  3. Sur la page Calendriers d’entreprise, cliquez sur Nouveau calendrier (voir Figure 1).

    Figure 1 La fonction de création d’un nouveau calendrier est clairement indiquée dans la barre des tâches.

  4. Dans la boîte de dialogue Sécurité de Windows, tapez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter à Project Server par le biais de Project Professionnel 2010, puis cliquez sur OK. Si vous utilisez une authentification Windows intégrée et que vos paramètres Internet Explorer sont configurés pour vous connecter automatiquement, ou si Project est déjà connecté à un serveur avec le profil adéquat, vous n’aurez pas à fournir vos informations d’identification.

  5. Tapez un nom pour le nouveau calendrier dans la boîte Pour calendrier.

  6. Utilisez le calendrier avec des onglets Exceptions et Semaines de travail pour modifier les temps de travail et de congés de votre entreprise.

  7. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Modifier le temps de travail pour enregistrer le nouveau calendrier dans Project Server.

Copier un calendrier existant

Si un calendrier existant a plusieurs jours de congés et d’autres éléments que vous souhaitez utiliser dans le nouveau calendrier, vous pouvez baser le nouveau calendrier sur le calendrier existant. Vous allez copier le calendrier existant dans Project Web App, puis modifier la copie dans Project Professionnel 2010. Par exemple, si le calendrier standard de votre entreprise rassemble tous les congés et événements uniques, mais qu’il vous faut un calendrier différent pour refléter un emploi du temps 24h/24, vous pouvez copier le calendrier standard et le modifier avec l’emploi du temps de 24h/24.

Pour créer un nouveau calendrier en tant que copie d’un calendrier existant, procédez de la façon suivante :

  1. dans le menu Lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.
  2. Sur la page Paramètres du serveur, sous Données d’entreprise, cliquez sur Calendriers.
  3. Cliquez sur la ligne contenant le calendrier que vous souhaitez copier, puis cliquez sur Copier le calendrier (voir Figure 2).
  4. Dans la boîte de dialogue Copier le calendrier, tapez un nom pour le nouveau calendrier dans la case Nom, puis cliquez sur OK. Project va ajouter le calendrier à la liste sur la page Calendriers d’entreprise.
  5. Cliquez sur la ligne contenant le nouveau calendrier copié, puis cliquez sur Modifier le calendrier. (Si la boîte de dialogue Sécurité de Windows apparaît, connectez-vous à Project Server.)

Figure 2 La copie de calendrier est une commande de la barre des tâches relativement simple.

Modifier un calendrier existant

Lors de la configuration initiale de Project Server, vous pouvez modifier le calendrier d’entreprise standard par défaut pour prendre en compte les jours de travail et de congés de votre entreprise. Vous pouvez modifier tous les calendriers d’entreprise à tout moment en sélectionnant le calendrier dans Project Web App et en reconfigurant Project Professionnel 2010.

Pour modifier un calendrier d’entreprise existant, procédez de la façon suivante :

  1. dans le menu Lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.
  2. Sur la page Paramètres du serveur, sous Données d’entreprise, cliquez sur Calendriers.
  3. Cliquez sur la ligne contenant le calendrier que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier le calendrier (voir Figure 3). (Si la boîte de dialogue Sécurité de Windows apparaît, connectez-vous à Project Server.)

Figure 3 La fonction de modification de calendrier suit un format cohérent.

Supprimer un calendrier

Si votre entreprise n’utilise pas un calendrier spécifique, vous pouvez facilement le supprimer dans Project Web App. Pour supprimer un calendrier d’entreprise :

  1. dans le menu Lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.
  2. Sur la page Paramètres du serveur, sous Données d’entreprise, cliquez sur Calendriers.
  3. Cliquez sur la ligne contenant le calendrier que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer le calendrier (voir Figure 4).
  4. Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur OK pour supprimer le calendrier sélectionné.

Figure 4 Supprimer un calendrier est une commande similaire à Nouveau, Modifier ou Copier.

Ceci est un bref aperçu présentant comment le « Guide de l’administrateur Microsoft Project Server 2010 » et les guides de rôles à venir peuvent vous aider à déployer et gérer votre installation de Project Server.

Efren Edwards

Efren Edwards*, PMP, faite partie de l’équipe des rédacteurs de Project Server IT Pro du groupe Microsoft Office User Assistance. Il a travaillé chez Microsoft pendant plus de six ans et a rédigé des articles Microsoft TechNet pour Project Server 2003, Project Server 2007 et Project Server 2010. Il vit à Kirkland, dans l’état de Washington.*

Joshua Hoffman

Joshua Hoffmanest l’ancien rédacteur en chef de TechNet Magazine*. À présent auteur et consultant indépendant, il conseille ses clients sur la technologie et le marketing orienté public. M. Hoffman est également rédacteur en chef de ResearchAccess.com, un site consacré à faire croître la communauté de recherche du marché et à l'enrichir. Il habite à New York.*

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