Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server)
Contenuto dell'articolo:
Informazioni sul sito Centro record
Pianificazione di raccolte documenti per la conservazione di record
Pianificazione di metadati
Pianificazione della tabella di routing dei record
Per gestire record in Microsoft Office SharePoint Server 2007, gli addetti alla progettazione dei siti e alla gestione dei record pianificano e implementano un sito Centro record. Tale sito, basato sul modello Centro record, include funzionalità che consentono di implementare il proprio piano di file e di gestire i record mentre vengono conservati.
Progettare il sito Centro record in quattro passaggi:
In base al proprio piano di file, pianificare le raccolte documenti necessarie per la memorizzazione dei record.
Pianificare i metadati per ogni tipo di record e definire colonne nelle raccolte documenti per includere e visualizzare i metadati.
Per ogni tipo di record pianificare criteri per definire i periodi di conservazione e le specifiche di controllo che consentano di soddisfare le normative dell'organizzazione.
In base all'analisi del contenuto attivo che verrà trasformato in record, pianificare la tabella di routing dei record, che esegue il mapping di ogni tipo di record alla raccolta appropriata nel sito Centro record. Quando un record viene inviato al sito Centro record, a livello di programmazione o mediante l'interfaccia utente, questa tabella consente di determinare come classificare il documento all'interno del piano di file.
Informazioni sul sito Centro record
Il modello del sito Centro record di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è progettato per implementare la gestione e la conservazione dei record.
Grazie alla combinazione di funzionalità standard di Microsoft Office SharePoint Server 2007 e funzionalità specializzate di gestione dei record, il sito Centro record offre le funzionalità seguenti:
Routing dei record Quando un documento viene inviato al sito Centro record tramite un metodo predefinito quale il comando Invia a Centro record o tramite l'interfaccia programmabile, il record viene indirizzato alla raccolta documenti appropriata sulla base del relativo tipo. La correlazione tra i tipi di record in ingresso e le rispettive raccolte documenti viene gestita nella tabella di routing dei record, come illustrato più avanti in questo articolo nella sezione Pianificazione della tabella di routing dei record.
Quando un record viene inviato al sito Centro record, insieme al record vengono inviate altre informazioni, quali la cronologia controllo del record, memorizzata in un file con estensione XML, e tutti i rispettivi metadati, memorizzati sia in un file con estensione XML che in colonne di metadati nel sito Centro record.
Applicazione dei criteri Microsoft Office SharePoint Server 2007 include le funzionalità seguenti relative ai criteri, che risultano utili per la gestione dei record:
Controllo Registra eventi e operazioni eseguite sui documenti. Nel contesto della gestione dei record, questa funzionalità risulta utile per registrare quali utenti visualizzano e accedono alle informazioni disponibili nel sito Centro record.
Scadenza Specifica per quanto tempo dovrà essere conservato il record e indica l'azione da intraprendere al termine del periodo di conservazione, ad esempio l'avvio di un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione. Nel contesto della gestione dei record, il periodo di conservazione inizia in genere quando il record viene memorizzato nel sito Centro record.
Codici a barre Associa a ogni record un'immagine e un valore numerico univoci relativi al codice a barre. Il valore del codice a barre viene memorizzato e indicizzato insieme alla versione elettronica del record. Nel contesto della gestione dei record, i codici a barre risultano utili per conservare i record fisici e per tenerne traccia. Quando per i record inclusi in una raccolta sono disponibili versioni su stampa, i codici a barre consentono di associare le versioni su stampa alle versioni elettroniche corrispondenti. Per informazioni sulla pianificazione della conservazione dei record fisici, vedere Pianificare la conservazione dei record fisici.
Interfaccia programmabile Una soluzione completa per la gestione dei record consente il passaggio dei record da tutte le origini di record dell'organizzazione nel sistema di gestione dei record. L'interfaccia programmabile del Centro record offre un metodo per inviare un file, i relativi metadati associati e la relativa cronologia controllo al sito Centro record come parte di un processo aziendale. L'utilizzo di questo metodo consente di configurare qualsiasi sistema di gestione dei documenti per l'invio di file al sito Centro record. È inoltre possibile aggiungere moduli che consentono di estendere la classificazione dei record in ingresso, ad esempio per classificare i record in base ai valori dei relativi metadati.
Oltre a estendere l'interfaccia per lo spostamento dei record nel sito Centro record, è possibile estendere altri aspetti del sito Cento record. Ad esempio, è possibile progettare funzionalità dei criteri aggiuntive che soddisfino i requisiti specifici dell'organizzazione.
EsenzioneIl sito Centro record di Microsoft Office SharePoint Server 2007 offre una soluzione per sospendere i criteri di scadenza di un record. Include infatti la funzionalità esenzione che consente ai responsabili della gestione dei record di creare "esenzioni" denominate per proteggere determinati record dalla scadenza e dall'eliminazione definitiva. Ad esempio, in caso di controllo interno o di controversie legali, l'applicazione dell'esenzione ai record rilevanti consente di assicurare che tali record, che potrebbero dover essere presentati, restino disponibili fino al completamento del controllo o della controversia legale.
Pianificazione di raccolte documenti per la conservazione di record
L'approccio più semplice alla pianificazione di raccolte documenti per la conservazione di record, nonché l'approccio consigliato in questo manuale sulla pianificazione, consiste nel creare una raccolta documenti per ogni tipo di record presente nel proprio piano di file (vedere Sviluppare il piano di file (Office SharePoint Server)). È ad esempio possibile memorizzare in una raccolta distinta ogni record del piano di file di esempio seguente:
| Records | Description | Media | Record category | Retention | Disposition | Contact |
|---|---|---|---|---|---|---|
401K plan |
Descrizione del piano per i benefici ai dipendenti. |
Web pages |
Employee Benefit Plans |
X anni |
None |
Giorgio Cavaglieri |
Insurance plan |
Descrizione del piano assicurativo per i dipendenti. |
Electronic documents |
Employee Benefit Plans |
X anni |
None |
Giorgio Cavaglieri |
Press releases |
Comunicati su prodotti e servizi. |
Electronic documents |
Public Relations Information |
X anni |
Archive |
Adriana Giorgi |
Newspaper articles |
Notizie su prodotti e servizi. |
Public Relations Information |
X anni |
Archive |
Adriana Giorgi |
| Azione nel foglio di lavoro |
|---|
Per agevolare la pianificazione di raccolte documenti per la conservazione dei record, elencare tutti i tipi di record e assegnare ogni tipo a una raccolta documenti. Per registrare informazioni sulla raccolta, ad esempio i criteri da applicare e le colonne di metadati da aggiungere, utilizzare il foglio di lavoro Document library for retaining records worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per ogni raccolta. |
Pianificazione di metadati
Dopo avere pianificato le raccolte documenti per la conservazione dei record, è necessario determinare quali metadati definire per ogni raccolta. Esistono due categorie dei metadati da considerare:
Metadati dei record
Metadati aggiuntivi
Pianificazione dei metadati dei record
I metadati dei record sono i metadati forniti insieme a un record quando tale record viene inviato al sito Centro record. La determinazione dei metadati ottimali per un tipo di record dipende da tale tipo di record. Potrebbero essere necessarie consultazioni tra i responsabili della gestione dei record e i responsabili del contenuto sui server attivi. Dopo avere verificato che i metadati appropriati vengono generati e memorizzati per un determinato tipo di record, è possibile configurare la raccolta documenti di destinazione per tale tipo di record, in modo da conservare i metadati insieme al record. Quando un record viene inviato nella raccolta documenti di destinazione:
I nomi e i valori di ogni colonna di metadati associata vengono salvati con il record in un file XML all'interno di una cartella nascosta _properties creata nella raccolta di destinazione.
I valori dei metadati vengono copiati nelle colonne corrispondenti nella raccolta di destinazione.
Per ogni colonna di metadati per un tipo di record, definire una colonna nella raccolta documenti di destinazione che corrisponde al nome e tipo della colonna in ingresso. Per specificare che la colonna deve essere inviata insieme al record e che un valore di dati deve essere associato a tale colonna, configurare la colonna nell'interfaccia utente di Microsoft Office SharePoint Server 2007 in modo da rendere obbligatori i dati. Per eseguire questa operazione, selezionare l'opzione La colonna deve contenere informazioni. Se ad esempio i record di origine includono una colonna "Reparto" di tipo "Una riga di testo", definire una colonna con tale nome e tale tipo nella raccolta documenti di destinazione.
Nota
Se un record viene inviato per la conservazione e i metadati necessari non sono presenti (perché non è stato specificato alcun dato o perché la colonna manca completamente), i metadati mancanti verranno richiesti all'utente che ha inviato il record. Se i metadati non vengono forniti, il record non verrà accettato per la conservazione. Se il documento viene inviato a livello di programmazione, invece che dall'interfaccia utente, il file verrà inserito in un'area di sospensione temporanea e le informazioni verranno rinviate al programma chiamante che deve essere gestito a livello di programmazione per fornire le informazioni di colonna mancanti prima dell'aggiunta del record alla raccolta documenti.
| Azione nel foglio di lavoro |
|---|
Nel foglio di lavoro Document library for retaining records worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) registrare il nome e il tipo di ogni colonna di metadati di record che si desidera memorizzare insieme al record e quindi specificare se la colonna deve essere obbligatoria. |
Pianificazione dei metadati aggiuntivi
Oltre a visualizzare colonne di metadati associati ai record conservati, è possibile che si desideri aggiungere altre colonne di informazioni da visualizzare nelle raccolte documenti per la gestione dei record. È ad esempio possibile che si desideri aggiungere una colonna "Responsabile gestione record" per visualizzare il nome della persona del team responsabile per la gestione dei record memorizzati nella raccolta documenti. Si noti che, analogamente alle colonne inviate insieme ai record, se si specifica che tali colonne aggiuntive sono obbligatorie, i metadati mancanti verranno richiesti all'utente che invia il record e il record non verrà accettato senza i relativi metadati. Se non si desidera che i valori di metadati aggiuntivi vengano richiesti all'utente che invia il record, non configurare le colonne in modo da rendere obbligatori i dati.
Nota
È possibile definire le colonne per l'utilizzo in più raccolte documenti. A tale scopo, è possibile crearli nella raccolta di modelli di colonna associata al sito Centro record.
| Azione nel foglio di lavoro |
|---|
Nel foglio di lavoro Document library for retaining records worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) registrare il nome e il tipo di ogni colonna di metadati di record che si desidera memorizzare insieme al record e quindi specificare se la colonna deve essere obbligatoria. |
Pianificazione dei criteri
I criteri di gestione delle informazioni sono un insieme di regole per un tipo di contenuto. Ogni regola in un criterio è una "caratteristica dei criteri". Ad esempio, una caratteristica dei criteri di gestione delle informazioni può specificare per quanto tempo deve essere conservato un tipo di contenuto o quali azioni sul contenuto devono essere controllate. I criteri di gestione delle informazioni consentono di controllare gli utenti che possono accedere alle informazioni sull'organizzazione, quali operazioni possono essere eseguite su tali informazioni e per quanto tempo devono essere conservate. È necessario che i criteri in un sistema di gestione dei record vengano configurati dai responsabili della gestione dei record, in modo da riflettere le normative dell'organizzazione.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 include le caratteristiche dei criteri seguenti, utili per la gestione di record nel sito Centro record:
Controllo, per dimostrare che i record vengono gestiti in modo appropriato.
Scadenza, per controllare il tempo di conservazione dei record nel sito Centro record.
Codici a barre, per tenere traccia dei record fisici.
In base alle proprie esigenze di gestione dei record, è inoltre possibile acquisire o sviluppare caratteristiche dei criteri personalizzate correlate alla gestione e non incluse in Microsoft Office SharePoint Server 2007, ad esempio criteri per la firma digitale di record o per la conversione dei record in un formato fisso.
Esistono due opzioni consigliate per la pianificazione di criteri per la gestione dei record:
Se gli stessi criteri verranno applicati a più tipi di record, ad esempio poiché si trovano nella stessa categoria di record, creare un criterio della raccolta siti distinto per ogni insieme di tipi di record. Associare ogni criterio della raccolta siti alle raccolte documenti rilevanti.
Azione nel foglio di lavoro Nell'argomento Sviluppare il piano di file (Office SharePoint Server) sono state determinate le categorie dei record mediante il foglio di lavoro Record Categories worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) . Per ogni categoria di record che rende obbligatorio un criterio, creare e configurare il criterio nella raccolta Criteri della raccolta siti, aggiungendo caratteristiche dei criteri e configurandole. Per informazioni più generali sui criteri e sulla pianificazione dei criteri, inclusi collegamenti a fogli di lavoro relativi alla pianificazione dei criteri, vedere l'argomento Pianificare i criteri di gestione delle informazioni.
Se un tipo di record rende obbligatorio un insieme univoco di impostazioni dei criteri, associare le caratteristiche dei criteri rilevanti direttamente nella raccolta documenti per tale tipo di record e configurare le caratteristiche dei criteri in modo appropriato per tale raccolta.
Azione nel foglio di lavoro Nel foglio di lavoro Document library for retaining records worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per una raccolta registrare le decisioni prese in merito alla configurazione dei criteri:
Per associare un criterio della raccolta siti alla raccolta documenti in base alla categoria di record del contenuto memorizzato nella raccolta documenti, nella sezione del foglio di lavoro relativa ai criteri registrare il nome del modello di criteri per tale categoria di record.
Per associare caratteristiche dei criteri univoche direttamente alla raccolta documenti, nella sezione del foglio di lavoro relativa ai criteri immettere ogni caratteristica dei criteri insieme alle note di configurazione relative a tali caratteristica.
Pianificazione della tabella di routing dei record
La tabella di routing dei record è un elenco nel sito Centro record che contiene ogni ogni tipo di record che può essere inviato al sito Centro record e in cui viene indicata la raccolta appropriata per la memorizzazione di ogni record. Quando i file vengono inviati al sito Centro record mediante il comando Invia a Centro record oppure mediante l'interfaccia programmabile, tale elenco consente di indirizzare il file in ingresso alla posizione appropriata.
Ogni voce nella tabella di routing dei record è una voce dell'elenco della serie di record che indica:
Titolo e descrizione della serie di record. Il nome di una serie di record indica un tipo di elemento che può essere inviato al sito Centro record per la serie di record attiva. Se i file vengono inviati al sito Centro record da un server basato su Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, il nome deve corrispondere a un nome di tipo di contenuto presente nella raccolta che include il record attivo. Se i file vengono inviati da un'origine diversa, il nome deve corrispondere al tipo di documento che può essere inviato da tale origine file mediante l'interfaccia programmabile.
Posizione (raccolta documenti) in cui devono essere salvati i record della serie di record corrente.
Un elenco di tipi di record denominati alias. Si tratta di nomi alternativi per i record che possono essere inviati al sito Centro record per questa serie di record. Se ad esempio l'organizzazione include più reparti che utilizzano nomi diversi per lo stesso tipo di record sottostante (ad esempio "contratti" e "accordi"), è possibile definire alias per ogni nome utilizzato per lo stesso tipo di record.
Se i record vengono inviati al sito Centro record da un server basato su Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, gli alias corrisponderanno a tipi di contenuto. Se i record vengono inviati da un'origine file diversa, gli alias devono corrispondere ai tipi che possono essere specificati per tale origine record nell'interfaccia programmabile.
Una serie record nella tabella di routing dei record deve specificare la raccolta documenti predefinita. Quando un sito Centro record riceve un file che non corrisponde a un alias nell'elenco di routing dei record, tale file viene spostato nel percorso predefinito specificato, dove potrà essere memorizzato manualmente da un responsabile della gestione dei record. Il modello del sito Centro record include una raccolta documenti e una serie di record Record non classificati come percorso predefinito iniziale. È consigliabile mantenere tale serie di record come impostazione predefinita.
Un approccio valido alla pianificazione della tabella di routing dei record è il seguente:
Pianificare la creazione di una voce nella tabella di routing dei record per ogni raccolta documenti creata nel sito Centro record.
Assegnare a una serie di record lo stesso titolo del tipo primario di record da conservare utilizzando tale serie di record.
In base a un'analisi dei documenti attivi nella propria azienda, ottenere un elenco di tutti i tipi di contenuto o di altri tipi di record che potrebbero essere inviati per la serie di record attiva. Tali informazioni devono essere elencate nel piano di file e costituiranno gli alias per la serie di record. Se ad esempio in un sito Centro record delle risorse umane si decide di conservare tutti i piani pensionistici, i piani assicurativi e i piani previdenziali in una raccolta documenti Piani per i benefici ai dipendenti, tutti questi tipi di record devono essere specificati come alias nella voce della serie di record per la raccolta documenti Piani per i benefici ai dipendenti.
Determinare quale serie di record impostare come predefinita.
| Azione nel foglio di lavoro |
|---|
Utilizzare Records routing table il (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) per registrare le decisioni in merito a ogni serie di record che si prevede di creare nella tabella di routing dei record. Si noti che è necessaria una serie di record per ogni raccolta documenti nel sito Centro record. |
Fogli di lavoro
Per agevolare la pianificazione della distribuzione, utilizzare i foglio di lavoro seguenti insieme al presente articolo:
Foglio di lavoro Document library for retaining records worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Foglio di lavoro Record categories worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Foglio di lavoro Records routing table worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).