Pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro (SharePoint Server 2010)

Si applica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

In questo argomento vengono descritti i tipi di contenuto e i flussi di lavoro e vengono fornite indicazioni su come pianificarne l'integrazione nella soluzione di gestione dei documenti di Microsoft SharePoint Server 2010.

Contenuto dell'articolo:

• Pianificare i tipi di contenuto

• Pianificare i flussi di lavoro

• Fogli di lavoro

Pianificare i tipi di contenuto

Contenuto della sezione:

• Che cosa sono i tipi di contenuto?

• Integrazione delle proprietà con Office 2010

• Modelli di colonna

• Tipi di contenuto per cartelle

• Pianificazione dei tipi di contenuto documento

• Pianificazione dei tipi di contenuto elenco

• Pianificazione delle conversioni dei documenti

Che cosa sono i tipi di contenuto?

Un tipo di contenuto definisce gli attributi di un elemento di elenco, di un documento o di una cartella. Ogni tipo di contenuto può specificare quanto segue:

• Proprietà da associare a elementi del tipo.

• Metadati da associare a elementi del tipo.

• Flussi di lavoro che possono essere avviati da elementi del tipo.

• Criteri di gestione delle informazioni da associare a elementi del tipo.

• Modelli di documento, per tipi di contenuto per documenti.

• Conversioni di documenti da rendere disponibili (per tipi di contenuto per documenti).

• Caratteristiche personalizzate.

È possibile associare un tipo di contenuto a un elenco o a una raccolta. In tal modo, si specifica che l'elenco o la raccolta può includere elementi di quel tipo di contenuto e che il comando Nuovo nell'elenco o nella raccolta consentirà di creare nuovi elementi di quel tipo.

Le raccolte documenti e gli elenchi possono includere più tipi di contenuto. Una raccolta può ad esempio contenere sia i documenti che gli elementi grafici relativi a un progetto. Quando un elenco o una raccolta include più tipi di contenuto, si verifica quanto segue:

• Per impostazione predefinita, il comando Nuovo nell'elenco o nella raccolta consente agli utenti di scegliere fra tutti i tipi di contenuto disponibili quando creano un nuovo elemento. I proprietari di tipi di contenuto possono configurare il comando Nuovo in modo che vengano visualizzati solo alcuni tipi di contenuto.

• Vengono visualizzate le colonne associate a tutti i tipi di contenuto disponibili.

È possibile definire tipi di contenuto personalizzati nella raccolta tipi di contenuto di un sito. Un tipo di contenuto personalizzato deve derivare, direttamente o indirettamente, da un tipo di contenuto di base, ad esempio documento o elemento. Dopo averlo definito in un sito, un tipo di contenuto personalizzato è disponibile in tale sito e in tutti i siti dipendenti da esso. Per rendere un tipo di contenuto più ampiamente disponibile all'interno di una raccolta siti, definirlo nella raccolta tipi di contenuto del sito principale. È inoltre possibile creare un tipo di contenuto personalizzato in un hub del tipo di contenuto definito in un'istanza del servizio metadati gestiti. Quando viene creato nel relativo hub, il tipo di contenuto è disponibile per le altre raccolte siti che fanno parte delle applicazioni Web associate all'istanza del servizio metadati gestiti in questione.

Se ad esempio nell'organizzazione viene utilizzato un determinato modello di contratto, nella raccolta tipi di contenuto del sito principale di una raccolta siti è possibile creare un tipo di contenuto che definisce i metadati per tale contratto, il relativo modello, i flussi di lavoro necessari per esaminare e completare il contratto, i criteri che impongono il controllo delle azioni relative al contratto, un periodo di conservazione per il contratto ed etichette da inserire nelle versioni stampate del contratto. In tal modo, tutte queste caratteristiche saranno incluse in qualsiasi raccolta documenti della raccolta siti a cui si associa il tipo di contenuto Contratto e gli autori potranno creare nuovi contratti sulla base del modello.

Nei siti basati su SharePoint Server 2010 ogni elemento di elenco o di raccolta predefinito, ad esempio un contatto, un'attività o un documento, ha un tipo di contenuto di base corrispondente nella raccolta tipi di contenuto del sito. Quando si pianificano i tipi di contenuto, è possibile utilizzare queste definizioni di tipo di contenuto di base come punti di partenza e basare i nuovi tipi di contenuto su quelli esistenti a seconda delle esigenze specifiche del caso o modificare i tipi di base.

I tipi di contenuto sono organizzati in una gerarchia che consente a un tipo di contenuto di ereditare le caratteristiche da un altro tipo di contenuto. Grazie a tale ereditarietà, le classi di documenti possono condividere le caratteristiche all'interno di un'organizzazione, mentre i team possono personalizzare tali caratteristiche per siti o elenchi specifici.

Tutti i documenti relativi ai prodotti finiti per i clienti di un'organizzazione possono ad esempio richiedere un insieme di metadati quali il numero di conto, il numero di progetto e il manager di progetto. Creando un tipo di contenuto Prodotti finiti al cliente di livello principale dal quale ereditano tutti gli altri tipi di documento relativi ai prodotti finiti al cliente, si garantisce che le informazioni necessarie, quali i numeri di conto e i numeri di progetto, vengano associate a tutte le varianti dei documenti relativi ai prodotti finiti al cliente dell'organizzazione. Si noti che, se il proprietario di tipi di contenuto aggiunge un'altra colonna obbligatoria al tipo di contenuto Prodotti finiti al cliente di livello principale, il proprietario del tipo di contenuto potrà propagare le modifiche a tutti i tipi di contenuto che ereditano da questo, aggiungendo così la nuova colonna a tutti i documenti relativi ai prodotti finiti al cliente.

Integrazione delle proprietà con Office 2010

In Microsoft Office System, quando si modifica un documento da un server Document Management di SharePoint Server 2010, nella parte superiore del documento viene visualizzato un riquadro informazioni documento. In tale riquadro è visualizzato un modulo modificabile con le proprietà del documento nel server.

SharePoint Server 2010 semplifica la personalizzazione del modulo delle proprietà di un tipo di contenuto. Quando si configura un tipo di contenuto, è possibile avviare Microsoft InfoPath 2010, che genera un modulo delle proprietà predefinito basato sulle proprietà del tipo di contenuto. Il modulo predefinito include i controlli, il layout e lo schema che verrebbero utilizzati da InfoPath 2010 se non fosse definito alcun modulo personalizzato. È quindi possibile personalizzare e distribuire il modulo con le stesse modalità utilizzate per gli altri moduli di InfoPath 2010. È ad esempio possibile aggiungere a un modulo il logo, i tipi di carattere e la combinazione di colori della società, connettere il modulo a un'origine dati personalizzata, aggiungere logica condizionale e creare le caratteristiche del modulo disponibili per gli utenti in base ai relativi ruoli.

Oltre a modificare le proprietà nel riquadro informazioni documento, gli autori che utilizzano Microsoft Word 2010 possono inserire nei documenti le proprietà definite nel server. Se ad esempio le proprietà del documento includono il nome di un manager di progetto, tale nome può essere inserito nella pagina titolo, nel piè di pagina o in qualsiasi altra parte del documento in cui tale nome viene utilizzato. Se viene assegnato un nuovo manager a un progetto specifico, è possibile aggiornare la proprietà Manager di progetto nel server Document Management. Il nome aggiornato verrà quindi utilizzato in ogni istanza della proprietà inserita in un documento.

Utilizzo dei metadati con i tipi di contenuto

I metadati, ovvero le colonne, sono informazioni relative a un documento che vengono utilizzate per suddividere in categorie e classificare il contenuto. I metadati sono associati a un tipo di contenuto sotto forma di colonna e possono fornire informazioni contestuali sui documenti associandovi un autore, un oggetto, un gruppo di destinatari, una lingua e così via. A differenza delle proprietà, i metadati sono archiviati come colonne ed è possibile indicizzarli ed eseguirvi ricerche solo tramite il motore di ricerca di SharePoint.

I metadati aggiunti a livello di raccolta siti possono essere associati ai tipi di contenuto. L'utilizzo dei metadati con i tipi di contenuto consente a tutti i tipi di contenuto successivi di ereditare alcuni o tutti i metadati derivati dal tipo di contenuto padre a livello di raccolta siti. È quindi possibile aggiungere ulteriori metadati a un livello inferiore, ad esempio a livello di documento.

Modelli di colonna

Ogni elemento di metadati associato a un tipo di contenuto è una colonna, ovvero una posizione all'interno di un elenco in cui archiviare le informazioni. Le raccolte o gli elenchi vengono spesso visualizzati graficamente come colonne di informazioni. A seconda della visualizzazione associata all'elenco, le colonne possono tuttavia essere visualizzate in altri formati, ad esempio come giorni in una visualizzazione calendario. Nei moduli associati a un elenco o a una raccolta le colonne vengono visualizzate come campi.

È possibile definire colonne da utilizzare in più tipi di contenuto. A tale scopo, è necessario crearle in una raccolta modelli di colonna. È disponibile una raccolta di questo genere in ogni sito di una raccolta siti. Come nel caso dei tipi di contenuto, le colonne definite nella raccolta modelli di colonna di un sito sono disponibili in tale sito e in tutti i siti dipendenti da esso.

Tipi di contenuto per cartelle

I tipi di contenuto per cartelle definiscono i metadati associati a una cartella in un elenco o in una raccolta. Quando si applica un tipo di contenuto per cartelle a un elenco o a una raccolta, il comando Nuovo nell'elenco o nella raccolta includerà il tipo di contenuto per cartelle, consentendo agli utenti di creare cartelle di quel tipo.

In un elenco o in una raccolta è possibile definire visualizzazioni che siano disponibili solo nelle cartelle di un determinato tipo di contenuto. Tale funzionalità è utile se si desidera che in una cartella sia incluso solo un particolare tipo di documento e che le visualizzazioni in tale cartella mostrino solo le colonne rilevanti per il tipo di documento contenuto nella cartella.

Utilizzando il modello a oggetti di SharePoint Server 2010, è possibile personalizzare il comando Nuovo per un tipo di contenuto per cartelle in modo che, alla creazione di una nuova cartella di quel tipo da parte di un utente, nella cartella vengano inseriti automaticamente diversi file e documenti basati sui modelli archiviati nel server. Tale funzionalità ad esempio è utile per implementare un tipo di documento composto che richiede più file per contribuire a un singolo documento relativo ai prodotti finali.

Set di documenti è una nuova funzionalità di SharePoint Server 2010 che consente di utilizzare Microsoft Office 2010 per gestire i prodotti di lavoro che si estendono su più documenti. I set di documenti sono speciali tipi di cartelle che vengono utilizzati per gestire un singolo prodotto finale, o prodotto di lavoro, in cui possono essere inclusi più documenti provenienti da più percorsi diversi. È possibile creare set di documenti utilizzando modelli estendibili forniti con SharePoint Server 2010. È inoltre possibile personalizzare i modelli di set di documenti per rappresentare i prodotti di lavoro rilevanti per l'organizzazione. I set di documenti includono inoltre il controllo delle versioni, che consente di acquisire lo stato dell'intero set di documenti in diversi momenti del relativo ciclo di vita.

Pianificazione dei tipi di contenuto documento

Pianificare i tipi di contenuto documento per la soluzione utilizzando il foglio di lavoro Analyze document usage worksheet, completato nell'articolo Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti. Utilizzare il foglio di lavoro Content type worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x410) per registrare le decisioni su ogni nuovo tipo di contenuto.

Ogni tipo di contenuto documento dovrebbe ereditare le relative impostazioni direttamente dal tipo di contenuto Documento di base o da un tipo di contenuto che deriva da tale tipo. In questo modo, si garantisce la presenza delle colonne di base, quali Titolo e Creato da, ed è possibile associare un modello al tipo di contenuto.

La prima fase della pianificazione dei tipi di contenuto documento consiste nell'esaminare ogni tipo di documento elencato nel foglio di lavoro Analyze document usage worksheet per determinare se un tipo di contenuto esistente è adatto per i documenti di quel tipo. Se è sufficiente un tipo di contenuto di base (ad esempio Documento), immettere il nome del tipo di contenuto nella colonna Content Type del foglio di lavoro Analyze document usage worksheet.

Dopo aver esaminato l'elenco dei tipi di documento per determinare quali possano utilizzare i tipi di contenuto di base, pianificare i nuovi tipi di contenuto documento eseguendo la procedura seguente. Per ogni tipo di contenuto da pianificare, completare un foglio di lavoro Content type worksheet distinto.

1. Immettere il tipo di documento incluso nel foglio di lavoro Analyze document usage worksheet.

2. Immettere l'URL del sito in cui sarà definito il nuovo tipo di contenuto. Tenere presente che i tipi di contenuto sono disponibili nel sito in cui vengono definiti e in tutti i siti dipendenti da esso.

3. Determinare il tipo di contenuto padre Immettere tale tipo di contenuto nel campo Parent Content Type del foglio di lavoro Content type worksheet. Sarà necessario indicare un tipo di contenuto di base o un tipo personalizzato già pianificato.

4. Determinare le colonne Nella tabella Plan Columns del foglio di lavoro Content type worksheet eseguire le operazioni seguenti:

   1. Immettere ogni colonna ereditata dal tipo di contenuto padre. Nella colonna New? digitare No per ogni voce.

   2. Per ogni colonna aggiuntiva, immettere il nome di una colonna predefinita o di una colonna che verrà creata. Il nome di una colonna è importante perché ne indica lo scopo. Pertanto, anche se una colonna di un tipo necessario è già definita nella raccolta colonne della raccolta siti, è possibile decidere di definire una colonna simile utilizzando un nome più significativo per l'applicazione. Insieme ai nomi delle colonne aggiuntive, specificare i relativi tipi e indicare se sono nuovi o meno.

5. Determinare il modello   Nella sezione Plan Template del foglio di lavoro immettere il nome del modello da associare a questo tipo di contenuto, nonché il relativo tipo (ad esempio .docx) e una breve descrizione dello scopo del modello. Se il modello non viene ereditato dal tipo di contenuto padre, nel campo New? digitare No.

6. Determinare i flussi di lavoro I flussi di lavoro associano la regola business ai documenti e agli elementi di elenco. A un tipo di contenuto è possibile associare qualsiasi flusso di lavoro disponibile. Il flusso di lavoro può quindi essere avviato su qualsiasi documento di tale tipo di contenuto. Dopo aver esaminato i flussi di lavoro e aver determinato quali siano disponibili, immettere ogni flusso di lavoro da associare al tipo di contenuto nella tabella Plan Workflows del foglio di lavoro Content type worksheet. Se il flusso di lavoro non viene ereditato dal tipo di contenuto padre, immettere tali informazioni nella colonna New?.

7. Determinare i criteri I criteri sono un insieme di regole per un tipo di contenuto e sono costituiti da caratteristiche che forniscono i dettagli di ogni regola, ad esempio se gli elementi del tipo di contenuto possono essere stampati o quali azioni relative all'elemento è necessario controllare. È possibile applicare i criteri a qualsiasi tipo di contenuto personalizzato, ma non ai tipi di contenuto di base. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei criteri, vedere Pianificazione dei criteri di gestione delle informazioni (SharePoint Server 2010). Dopo aver esaminato i criteri e aver determinato quali caratteristiche e modelli di criteri siano disponibili, nella sezione Plan a Policy del foglio di lavoro Content type worksheet eseguire le operazioni seguenti:

   1. Se per il tipo di contenuto padre sono presenti impostazioni dei criteri, queste verranno applicate senza alcuna modifica al nuovo tipo di contenuto. In questo modo si garantisce l'applicazione dei criteri a tutti i tipi di contenuto pertinenti. Se il tipo di contenuto corrente eredita le impostazioni dei criteri dal tipo padre, nella sezione Plan a Policy del foglio di lavoro Content type worksheet rispondere Yes (Sì) alla domanda "Is the policy defined in the parent content type?".

   2. Se il tipo di contenuto corrente eredita i criteri in base al tipo di contenuto padre, nel campo Record the Policy Name della sezione Plan a Policy digitare il nome del modello di criteri. Analogamente, se il tipo di contenuto corrente non eredita i criteri e si desidera applicare un modello di criteri, nel campo Record the Policy Name della sezione Plan a Policy digitare il nome del modello di criteri.

   3. Se il tipo di contenuto corrente eredita una o più caratteristiche dei criteri dal tipo di contenuto padre, immettere ogni caratteristica nella tabella Feature della sezione Plan a Policy del foglio di lavoro. Se invece il tipo di contenuto corrente non eredita i criteri e si desidera associare le caratteristiche dei criteri a tale tipo di contenuto, immettere le caratteristiche nella tabella Feature. Si noti che non è possibile associare criteri e singole caratteristiche dei criteri per nome a un tipo di contenuto.

8. Determinare le conversioni dei documentiSharePoint Server 2010 supporta l'installazione dei componenti di conversione dei documenti nel server che converte i documenti da un formato all'altro. Per informazioni sulle conversioni dei documenti, vedere Pianificazione delle conversioni dei documenti più avanti in questo articolo.

   È possibile associare uno o più convertitori di documenti a un tipo di contenuto. Ad esempio, se un tipo di contenuto è associato a un modello di tipo .docx, è possibile associare al tipo di contenuto il convertitore Da documento di Word a pagina Web incluso in SharePoint Server 2010. In questo modo gli autori possono creare documenti con il tipo di contenuto in Microsoft Office Word 2007 e quindi convertirli in pagine Web per la pubblicazione.

Nella sezione Plan Document Conversions del foglio di lavoro Content type worksheet registrare ogni convertitore di documenti da associare al tipo di contenuto, specificare se si tratta di un nuovo convertitore (ed è pertanto necessario installarlo) e aggiungere note supplementari.

Pianificazione dei tipi di contenuto elenco

Gli elementi di un tipo di contenuto elenco includono le colonne dei metadati associati al tipo di contenuto con i flussi di lavoro che è possibile eseguire sugli elementi di quel tipo di contenuto elenco. Utilizzare un tipo di contenuto elenco per definire un tipo di elemento di elenco specifico per la soluzione. Ad esempio, in una soluzione per call center in cui gli addetti effettuano indagini e risolvono i problemi tecnici dei clienti è possibile utilizzare un tipo di contenuto elenco per standardizzare i dati di ogni intervento tecnico e per tenere traccia dell'intervento mediante un flusso di lavoro.

Pianificazione delle conversioni dei documenti

SharePoint Server 2010 supporta l'installazione dei componenti di conversione dei documenti nel server che converte i documenti da un formato all'altro. Le conversioni possono essere eseguite sia dall'interfaccia utente sia a livello di programmazione, ad esempio da un flusso di lavoro personalizzato. La relazione tra i documenti di origine e le relative controparti convertite viene mantenuta. In SharePoint Server 2010 sono inclusi convertitori che creano pagine Web da documenti di Microsoft Office Word 2007 e da moduli di Microsoft Office InfoPath 2007.

Oltre a fornire l'infrastruttura necessaria nel server per installare ed eseguire i convertitori di documenti, SharePoint Server 2010 include un servizio di bilanciamento del carico che è possibile configurare per ottimizzare l'utilizzo delle risorse del server. L'ottimizzazione della server farm per il bilanciamento del carico durante la conversione dei documenti è parte integrante della pianificazione delle conversioni dei documenti.

Affinché sia disponibile per gli utenti, un convertitore deve essere installato nella server farm e quindi attivato da un amministratore del server. Dopo l'attivazione di un convertitore per un server, questo è disponibile per l'esecuzione nei documenti di origine in tale server.

Per configurare i convertitori di documenti, utilizzare la procedura seguente:

1. Nell'analisi dei dati di utilizzo dei documenti eseguita in Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti identificare i candidati per la conversione, ovvero i documenti creati in un formato che devono però essere pubblicati o archiviati in un altro formato. 

2. Per ogni conversione necessaria per i documenti, individuare i programmi di conversione che è possibile utilizzare per implementare la conversione nei server.

3. Se necessario, installare i programmi di conversione nei server applicazioni (livello intermedio) della farm.

4. Configurare il servizio avvio e il servizio di bilanciamento del carico nei server Web o nei server applicazioni (livello intermedio).

5. Identificare i punti nel ciclo di vita dei documenti in corrispondenza dei quali eseguire le conversioni.

6. Identificare la modalità di implementazione delle conversioni, manuale o mediante soluzioni personalizzate che avviano le conversioni.

Pianificare i flussi di lavoro

I flussi di lavoro implementano i processi aziendali relativi a documenti, pagine Web, moduli ed elementi di elenco in SharePoint Server 2010. Possono essere associati a raccolte, elenchi o tipi di contenuto.

Nella gestione dei documenti utilizzare i flussi di lavoro per inviare documenti da un utente all'altro in modo che ognuno possa completare le attività di gestione di propria competenza, ad esempio la revisione dei documenti, l'approvazione della pubblicazione o la gestione dell'eliminazione. Utilizzare inoltre flussi di lavoro personalizzati per spostare i documenti da un sito a un altro o da una raccolta all'altra. È ad esempio possibile progettare un flusso di lavoro per copiare un documento da un sito all'altro quando il documento è pianificato per l'archiviazione.

In SharePoint Server 2010 sono disponibili flussi di lavoro che soddisfano le esigenze di gestione dei documenti seguenti:

• Raccolta commenti e suggerimenti   Consente di inviare un documento per la revisione.

• Approvazione   Consente di inviare un documento per l'approvazione. Questa operazione spesso costituisce un prerequisito per la pubblicazione.

• Eliminazione   Consente di gestire la scadenza e l'eliminazione dei documenti.

• Raccolta firme   Consente di inviare un documento per le firme.

• Traduzione   Consente di gestire la traduzione di un documento in una o più lingue.

• Approvazione documenti in lingue asiatiche   Consente di inviare un documento per l'approvazione utilizzando firme timestamp e un processo di consenso orientato al gruppo.

Associare un flusso di lavoro a un tipo di contenuto se si desidera renderlo disponibile ogni volta che tale tipo di contenuto è in uso. Il tipo di contenuto di un ordine di acquisto ad esempio può richiedere l'approvazione di un responsabile prima del completamento della transazione. Per garantire che il flusso di lavoro di approvazione sia sempre disponibile quando viene avviato un ordine di acquisto, creare un tipo di contenuto Ordine di acquisto e associare a questo il flusso di lavoro di approvazione. Aggiungere quindi il tipo di contenuto Ordine di acquisto a qualsiasi raccolta documenti in cui verranno archiviati ordini di acquisto.

Per pianificare i flussi di lavoro per la soluzione di gestione dei documenti, analizzare ogni tipo di contenuto per documenti che si prevede di implementare e identificare i processi aziendali e i flussi di lavoro che devono essere disponibili per l'esecuzione di tale contenuto.

Di seguito è riportata una tabella di esempio in cui vengono analizzati i flussi di lavoro per un contenuto di tipo contratto:

Fogli di lavoro

Utilizzare i fogli di lavoro seguenti per registrare le informazioni trattate in questo articolo:

• Content type worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x410)

• Analyze document usage worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x410)