Gestire gruppi di destinatari
I gruppi di destinatari consentono di assegnare il contenuto di Microsoft Office SharePoint Server 2007 a utenti e gruppi in base al ruolo che ricoprono in un'organizzazione, alle appartenenze in gruppi e liste di distribuzione o al valore delle proprietà nei rispettivi profili utente.
I responsabili dei gruppi di destinatari creano e gestiscono i gruppi di destinatari dalle rispettive pagine di amministrazione del sito Amministrazione servizi condivisi. Dopo essere stati creati, tali gruppi possono essere utilizzati dagli Information Worker per assegnare web part, elenchi e altro contenuto nonché da altri amministratori del servizio condiviso per assegnare collegamenti a siti di personalizzazione, collegamenti a una posizione attendibile dell'host di siti personali e collegamenti pubblicati nelle applicazioni client Office. Per ulteriori informazioni sull'assegnazione di contenuto a gruppi di destinatari, vedere Personalizzazione del contenuto.
Contenuto dell'articolo:
Selezione del responsabile dei gruppi di destinatari
Gestione dei gruppi di destinatari e delle regole per i gruppi di destinatari
Assegnazione di contenuto a gruppi di destinatari
Requisiti per l'attività
Selezione del responsabile dei gruppi di destinatari
I responsabili dei gruppi di destinatari sono utenti che dispongono almeno dell'autorizzazione Solo visualizzazione per il sito Amministrazione servizi condivisi e dell'autorizzazione Gestione gruppi di destinatari attivata. Durante l'installazione, tale autorizzazione viene concessa automaticamente all'account utilizzato per creare la raccolta siti Provider di servizi condivisi. In molte organizzazioni, l'utente dell'account o un responsabile delle autorizzazioni selezionato dall'utente attiva l'autorizzazione Gestione gruppi di destinatari per uno o più utenti a cui viene assegnata inoltre almeno l'autorizzazione Solo visualizzazione per il sito Amministrazione servizi condivisi.
I responsabili dei gruppi di destinatari possono accedere a tutte le pagine di amministrazione dei gruppi di destinatari.
Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni alla personalizzazione, vedere Amministrazione delle autorizzazioni di personalizzazione.
Gestione dei gruppi di destinatari e delle regole per i gruppi di destinatari
I gruppi di destinatari sono definiti da apposite regole. Durante la creazione di un gruppo di destinatari, vengono create anche una o più regole che utilizzano query semplici per includere o escludere gli utenti dall'appartenenza a un gruppo di destinatari. Ogni regola include gli elementi seguenti:
L'operando identifica l'utente o la proprietà che si desidera includere nella query per la regola.
L'operatore determina se gli utenti messi a confronto con il valore sono inclusi o esclusi dal gruppo di destinatari.
Il valore è il termine di confronto utilizzato dalla query.
Un gruppo di destinatari può avere una o più regole. I gruppi di destinatari con più regole utilizzano uno dei set di logica seguenti:
Soddisfano tutte le regole: equivale a un AND logico tra ogni regola. Ogni regola aggiunta a un gruppo di destinatari con questa logica è restrittiva, in quanto gli utenti devono corrispondere a tutte le regole assegnate dal gruppo di destinatari. Le regole aggiunte tendono a ridurre le dimensioni delle appartenenze del gruppo di destinatari.
Soddisfano una delle regole: equivale a un OR logico tra ogni regola. Ogni regola aggiunta a un gruppo di destinatari con questa logica espande le appartenenze in quanto gli utenti che corrispondono a una delle regole sono assegnati dal gruppo di destinatari. Le regole aggiunte tendono ad aumentare le dimensioni delle appartenenze al gruppo di destinatari.
Le regole complesse, ovvero le regole che includono sei o più elementi utilizzati in combinazione tra loro, così come i gruppi di destinatari con più regole che utilizzano una logica più complessa di Soddisfano tutte le regole o Soddisfano una delle regole, devono essere creati mediante il modello a oggetti di Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Prima di poter essere utilizzati per assegnare contenuto a utenti e gruppi, i gruppi di destinatari devono essere compilati. Per ulteriori informazioni sulla compilazione dei gruppi di destinatari, vedere la sezione "Compilazione dei gruppi di destinatari" più avanti in questo articolo.
Gestione dei gruppi di destinatari
La pagina Gestisci gruppi di destinatari rappresenta il livello principale di amministrazione per i gruppi di destinatari ed è al suo interno che il responsabile del gruppo di destinatari può creare e visualizzare gruppi di destinatari, pianificarne la compilazione ed effettuare la compilazione vera e propria. La pagina include inoltre un elenco di statistiche relative ai gruppi di destinatari, tra cui:
Numero di gruppi di destinatari: numero totale di gruppi di destinatari nel provider di servizi condivisi corrente.
Gruppi di destinatari non compilati: numero dei gruppi di destinatari non ancora compilati.
Stato compilazione: indica se i gruppi di destinatari sono inattivi o in fase di compilazione.
Data/ora compilazione: indica l'ora di inizio della compilazione corrente o l'ora di fine della compilazione più recente.
Pianificazione di compilazione: visualizza la pianificazione della compilazione come un collegamento alla pagina Imposta pianificazione di compilazione. Se la pianificazione non è stata attivata, il testo del collegamento riporta "Disattivata (fare clic per configurare)".
Errori di compilazione: in questa sezione sono elencati gli eventuali errori verificatisi durante la compilazione più recente.
Quando si crea un gruppo di destinatari, viene selezionato anche un proprietario, ovvero la persona che conosce i motivi per cui il gruppo è stato creato e che può essere contattata in caso di problemi. Spesso corrisponde al creatore del gruppo, sebbene il contatto possa essere qualsiasi utente, non necessariamente il responsabile di un gruppo di destinatari. Disporre di un contatto del genere può risultare utile in organizzazioni di grandi dimensioni che includono un gran numero di gruppi di destinatari creati da diversi responsabili.
I gruppi di destinatari sono elencati nella pagina Visualizza gruppo di destinatari. Se i gruppi sono numerosi, è possibile eseguire una ricerca in base ai caratteri iniziali del nome del gruppo, o anche scegliere di visualizzare solo i gruppi di destinatari compilati o non compilati. Da questa pagina, i responsabili dei gruppi di destinatari possono creare, modificare, eliminare e compilare gruppi di destinatari e visualizzarne le proprietà e le appartenenze.
Tutti i membri di ogni gruppo di destinatari sono elencati nella pagina Visualizza appartenenze al gruppo di destinatari, a cui è possibile accedere dal menu per ogni gruppo di destinatari nella pagina Visualizza gruppi di destinatari. Per gruppi di destinatari numerosi che includono molti utenti, è possibile eseguire una ricerca degli utenti in base al nome dell'account, al nome preferito o all'indirizzo di posta elettronica.
I responsabili dei gruppi di destinatari possono modificare il nome, la descrizione o il proprietario di un gruppo di destinatari. È inoltre possibile scegliere se i gruppi di destinatari devono soddisfare tutte o una delle regole dei gruppi di destinatari.
I responsabili dei gruppi di destinatari possono anche eliminare i gruppi di destinatari non più necessari.
Gestione delle regole per i gruppi di destinatari
Le regole per i gruppi di destinatari sono gestite dalla sezione Regole gruppo di destinatari della pagina Visualizza proprietà gruppo di destinatari a cui si accede scegliendo Visualizza proprietà dal menu per ogni gruppo di destinatari nella pagina Visualizza gruppi di destinatari. I responsabili dei gruppi di destinatari possono modificare i gruppi di destinatari attraverso l'aggiunta di nuove regole o la modifica di quelle esistenti. Le modifiche in genere vengono effettuate quando le appartenenze effettive di un gruppo di destinatari non corrispondono a quelle desiderate o quando le esigenze aziendali per il gruppo sono cambiate.
Aggiunta di regole per i gruppi di destinatari
Le nuove regole per i gruppi di destinatari consentono ai responsabili di modificare le appartenenze di un gruppo esistente per concentrarsi su un minor numero di utenti o per espandere il numero di utenti assegnati. I responsabili dei gruppi di destinatari aggiungono regole per i gruppi quando non è possibile modificare una regola esistente per ottenere lo stesso effetto.
L'aggiunta di regole per i gruppi di destinatari è particolarmente indicata nelle situazioni seguenti:
Nuovo valore per l'operando Utente: l'assegnazione di un gruppo di destinatari viene effettuata in base alle appartenenze o alla struttura gerarchica e si desidera aggiungere utenti inclusi in una lista di distribuzione diversa o che dipendono da un altro responsabile.
Nuovo operatore per l'operando Utente: l'assegnazione al momento viene effettuata in base alla struttura gerarchica e si desidera invece effettuarla in base alle appartenenze di una lista di distribuzione.
Nuovo operando: l'assegnazione di un gruppo di destinatari al momento viene effettuata in base alle appartenenze o alla struttura gerarchica e si desidera espandere o ridurre le appartenenze in base a una proprietà del profilo utente.
Nuovo operando Proprietà: l'assegnazione di un gruppo di destinatari viene effettuata in base a una sola proprietà e si desidera espandere o ridurre le appartenenze in base a una proprietà aggiuntiva.
Esempio
Diversi utenti che dipendono dallo stesso responsabile utilizzano un sito di personalizzazione per una visualizzazione personalizzata dei principali dati business. Per rendere più accessibile il sito di personalizzazione, un amministratore ha utilizzato un gruppo di destinatari basato sull'operando Utente e sull'operatore Dipende da per assegnare un collegamento di tale sito al gruppo che lo utilizza. Il gruppo di destinatari è configurato per essere assegnato a utenti che soddisfano una delle regole. Con il passare del tempo, man mano che l'utilizzo del sito aumenta, è possibile che vengano aggiunte nuove regole per il gruppo di destinatari, nel modo seguente:
Quando un altro gruppo inizia a utilizzare il sito, viene aggiunta una seconda regola basata sull'operando Utente e su un diverso valore Dipende da.
Con il passare del tempo, anche diversi utenti nell'organizzazione iniziano a utilizzare il sito di personalizzazione e viene quindi aggiunta una nuova regola per il gruppo di destinatari, basata sull'operando Utente e sull'operatore Membro di, con il valore di una lista di distribuzione composta dagli utenti aggiuntivi.
Successivamente, l'amministratore decide che è necessario assegnare tutti gli utenti in una determinata succursale e crea una nuova regola per il gruppo di destinatari con l'operando Proprietà utilizzando la proprietà Ufficio.
Viene aggiunta ancora un'altra regola per il gruppo di destinatari, basata sulla proprietà Titolo, quando l'amministratore decide che tutti coloro che ricoprono una determinata posizione chiederanno l'accesso al sito anche se non sono stati già assegnati dal gruppo di destinatari.
In pratica, spesso risulta più agevole creare gruppi di destinatari più semplici basati su una singola regola e quindi aggiungere o rimuovere gruppi di destinatari in base alle mutate esigenze aziendali, soprattutto nel caso di gruppi di destinatari che possono soddisfare una qualsiasi delle regole. Nell'esempio precedente, quindi, potrebbe risultare più semplice utilizzare cinque gruppi di destinatari diversi. Se un gruppo di destinatari con più regole deve soddisfare tutte le regole, in genere non è possibile sostituire quel singolo gruppo di destinatari con più gruppi di destinatari. Altre considerazioni potrebbero includere il numero totale di gruppi di destinatari in un provider di servizi condivisi.
Modifica delle regole per i gruppi di destinatari
Il responsabile dei gruppi di destinatari può anche cambiare le appartenenze di un gruppo di destinatari modificando una regola esistente per tale gruppo. La modifica delle regole consente di adattare le dimensioni delle appartenenze del gruppo e di conservare al tempo stesso gran parte degli elementi della regola. In genere, non ha senso modificare tutte le proprietà di una regola in quanto l'aggiunta di una nuova regola e l'eliminazione di quella corrente produrrebbero lo stesso effetto.
La modifica di una regola per un gruppo di destinatari risulta particolarmente indicata nelle situazioni seguenti:
Operando: questa è la modifica meno probabile in quanto è quasi sempre preferibile aggiungere una nuova regola. È tuttavia possibile modificare un operando Utente basato sulla struttura gerarchica o sull'appartenenza a una lista di distribuzione in un operando Proprietà basato su responsabile, posizione o su un'altra proprietà finalizzata alla creazione di un gruppo di destinatari con appartenenze simili ma più mirate.
Operatore: è possibile modificare l'operatore se le appartenenze effettive dell'elenco sono troppo ristrette o troppo ampie, passando, ad esempio, dall'operatore = (è uguale a) all'operatore Contiene per ampliare le appartenenze del gruppo di destinatari.
Valore: è possibile modificare il valore di destinazione per la regola per un gruppo di destinatari se si sta valutando l'operando o la proprietà dell'utente più adatta, ma le appartenenze sono maggiori o minori del previsto o ci sono utenti o gruppi che si desidera includere o escludere in base alle mutate esigenze aziendali. Se la proprietà è multivalore, è possibile aggiungere uno o più valori aggiuntivi.
Eliminazione di regole per i gruppi di destinatari
I responsabili dei gruppi di destinatari possono eliminare le regole quando le esigenze aziendali di assegnazione del contenuto mutano per un gruppo all'interno di un gruppo di destinatari ma non per l'intero gruppo di destinatari assegnati.
Le regole vengono spesso eliminate per espandere o ridurre il numero di utenti assegnati da un gruppo di destinatari. L'eliminazione di regole per i gruppi di destinatari può espandere o ridurre le appartenenze in base alla necessità da parte di un gruppo di destinatari di soddisfare tutte le regole o una qualsiasi delle regole. Se un gruppo di destinatari deve soddisfare tutte le regole, l'eliminazione di una regola espande le appartenenze. Se un gruppo può soddisfare una qualsiasi delle regole, l'eliminazione di una regola riduce le appartenenze.
Quando l'esigenza aziendale di assegnare contenuto agli utenti e ai gruppi assegnati da un gruppo di destinatari non sussiste più, è possibile eliminare il gruppo di destinatari.
Compilazione di gruppi di destinatari
Ogni gruppo di destinatari deve essere compilato prima di poter assegnare il contenuto. La compilazione identifica le appartenenze in un gruppo di destinatari attraverso una ricerca per indicizzazione dei dati importati più recentemente dai servizi directory. Gli utenti che corrispondono alle regole per il gruppo di destinatari vengono inclusi nel gruppo di destinatari. Quando tentano di visualizzare una web part o un elenco assegnato, le relative identità vengono autenticate e il contenuto viene visualizzato solo per i membri del gruppo di destinatari. Gli utenti non assegnati non sono autorizzati a vedere il contenuto e quest'ultimo non viene visualizzato.
È preferibile compilare con frequenza i gruppi di destinatari, per far sì che le modifiche ai servizi directory possano essere utilizzate per aggiornare le appartenenze al gruppo di destinatari. I responsabili dei gruppi di destinatari possono pianificare la compilazione per tutti i gruppi di destinatari, per far sì che l'operazione venga eseguita automaticamente, ma possono anche compilare gruppi di destinatari in qualsiasi momento e decidere se compilare tutti o un solo gruppo di destinatari.
Assegnazione di contenuto ai gruppi di destinatari
Gli amministratori del sito, i progettisti e altri Information Worker con le autorizzazioni appropriate possono assegnare contenuto ai gruppi di destinatari. Per assegnare web part o elenchi, gli utenti devono disporre dell'autorizzazione Progettazione per il sito, l'elenco o la web part in questione. L'assegnazione di contenuto è un'attività riservata agli Information Worker. I responsabili dei gruppi di destinatari e altri utenti che dispongono dell'accesso al sito Amministrazione servizi condivisi in genere non assegnano contenuto a meno che non siano anche amministratori del sito o progettisti.
Il sito Amministrazione servizi condivisi offre tre elenchi di collegamenti che chiunque disponga almeno dell'autorizzazione Solo visualizzazione al sito può assegnare ai gruppi di destinatari: i collegamenti a posizioni attendibili dell'host di siti personali, i collegamenti pubblicati per applicazioni client Office e i collegamenti al sito di personalizzazione. In pratica, l'utente che assegna questi collegamenti potrebbe essere un responsabile di profili utente, un responsabile di gruppi di destinatari o semplicemente un amministratore con funzioni generiche per il provider di servizi condivisi.
Importante
Per essere inclusi nei gruppi di destinatari e visualizzare il contenuto assegnato, gli utenti devono disporre dell'autorizzazione dei servizi Utilizzo caratteristiche personali per i servizi di profilo attivata.
Per ulteriori informazioni sull'assegnazione dei collegamenti, vedere Gestire i collegamenti assegnati.
Requisiti per l'attività
Per eseguire le procedure relative a quest'attività, è necessario che:
I responsabili dei gruppi di destinatari dispongano dell'accesso in lettura al sito di amministrazione del provider di servizi condivisi.
I responsabili dei gruppi di destinatari dispongano dell'autorizzazione Gestione gruppi di destinatari attivata.
Per gestire i gruppi di destinatari, è possibile eseguire le procedure seguenti:
Vedere anche
Concetti
Gestire i collegamenti assegnati
Pianificare i gruppi di destinatari