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Guida di orientamento alla gestione dei documenti

  • Articolo

Contenuto dell'articolo:

  • Prima di iniziare

  • Creare tipi di contenuto

  • Creare raccolte documenti

  • Associare tipi di contenuto a raccolte documenti

  • Aggiungere contenuto a raccolte documenti

  • Gestire le autorizzazioni del contenuto

Le caratteristiche di gestione dei documenti di Microsoft Office SharePoint Server 2007 consentono di controllare il ciclo di vita dei documenti all'interno dell'organizzazione, compresa la modalità di creazione, revisione e utilizzo, nonché la relativa eliminazione o conservazione finale. Un sistema di gestione dei documenti ben progettato presenta le caratteristiche seguenti:

  • Consente di organizzare il contenuto in modo logico.

  • Semplifica la standardizzazione delle operazioni di creazione e presentazione del contenuto all'interno di un'azienda.

  • Consente agli utenti di individuare e condividere informazioni con facilità.

  • Semplifica le operazioni di amministrazione del contenuto.

In questa guida di orientamento vengono forniti collegamenti ad articoli Web, white paper, corsi di formazione, post di blog e strumenti utili per implementare le caratteristiche di gestione dei documenti dei siti basati su Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Le risorse presentate in questa pagina sono organizzate nella stessa sequenza in cui è necessario implementare le caratteristiche di gestione documenti del sito:

  1. Creare tipi di contenuto.

  2. Creare raccolte documenti.

  3. Associare tipi di contenuto a raccolte documenti.

  4. Aggiungere contenuto.

Oltre alle risorse presentate in questa pagina, utilizzare la guida di orientamento seguente per informazioni su altre caratteristiche che possono contribuire alla soluzione di gestione dei documenti:

  • Workflows roadmap

    I flussi di lavoro consentono di implementare i processi aziendali relativi a documenti di Microsoft Office SharePoint Server 2007. Per informazioni sulla progettazione e sull'implementazione di flussi di lavoro, vedere questa guida di orientamento.

  • Guida di orientamento ai siti e ai siti secondari

    L'architettura delle informazioni viene implementata come serie di raccolte documenti in un gruppo di siti e siti secondari. Per informazioni sull'implementazione della struttura del sito, utilizzare le risorse presentate in questa pagina.

  • Pagina di consultazione per la gestione dei record

    In questa pagina di consultazione vengono forniti collegamenti ad articoli Web, white paper, corsi di formazione, post di blog e strumenti utili per implementare le caratteristiche di gestione dei record di Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a implementare le caratteristiche di gestione dei documenti nel sito di SharePoint, consultare i seguenti argomenti introduttivi, in cui vengono descritte le caratteristiche di gestione dei documenti e le opzioni di personalizzazione disponibili per architetti, designer, creatori e sviluppatori di siti in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Creare tipi di contenuto

I tipi di contenuto consentono di gestire i metadati e i comportamenti di un tipo di documento o di elemento di elenco in modo centralizzato e riutilizzabile. Un insieme di tipi di contenuto accuratamente progettato favorisce la coerenza tra i documenti dell'intera organizzazione e consente di applicare regole business ai documenti, ad esempio per specificare la modalità di approvazione di un tipo di documento per la pubblicazione e la modalità di controllo delle azioni eseguite sui documenti.

Per creare tipi di contenuto efficaci:

  1. Definire l'insieme di metadati che si desidera utilizzare per i tipi di contenuto. Per ogni proprietà univoca dei metadati definire una colonna in Raccolta colonne del sito. La centralizzazione delle definizioni di colonna favorisce la coerenza dei metadati all'interno del sito.

  2. Determinare la gerarchia dei tipi di contenuto da implementare.

  3. Aggiungere colonne a ogni tipo di contenuto.

  4. Aggiungere criteri di gestione delle informazioni a ogni tipo di contenuto. È possibile definire un insieme globale di criteri oppure aggiungere direttamente i criteri ai tipi di contenuto.

  5. Associare i flussi di lavoro ai tipi di contenuto.

  6. Per i tipi di contenuto per documenti, aggiungere un modello predefinito per ciascun tipo di documento.

Per informazioni sulle tecniche di creazione dei tipi di contenuto, vedere le risorse seguenti:

Definire le colonne

Definire le colonne da utilizzare nella raccolta siti tramite Raccolta colonne del sito nel sito di livello superiore della raccolta siti. Per informazioni sulle tecniche di definizione delle colonne, vedere le risorse seguenti:

Aggiungere metadati

È possibile aggiungere metadati a un tipo di contenuto mediante l'aggiunta di colonne da Raccolta colonne del sito oppure mediante la creazione di nuove colonne direttamente nella definizione del tipo di contenuto. Per informazioni sulle tecniche di definizione dei metadati in un tipo di contenuto, vedere le risorse seguenti:

Aggiungere criteri di gestione delle informazioni

Un criterio di gestione delle informazioni è un insieme di regole per un tipo di contenuto. Ogni regola di un criterio è una caratteristica dei criteri. Una caratteristica dei criteri di gestione delle informazioni, ad esempio, può specificare la durata di conservazione di un tipo di contenuto oppure specificare il controllo dei documenti. È possibile definire criteri di gestione delle informazioni nella raccolta Criteri raccolta siti e quindi applicarli ai tipi di contenuto oppure è possibile specificare un criterio di gestione delle informazioni direttamente in una definizione del tipo di contenuto.

Per informazioni sulle tecniche di definizione dei criteri di gestione delle informazioni, vedere le risorse seguenti:

Associare flussi di lavoro

Associando un flusso di lavoro con un tipo di contenuto, è possibile garantire che il flusso di lavoro sia disponibile per l'utilizzo su qualsiasi elemento di quel tipo. Per informazioni sulle tecniche per l'associazione di un flusso di lavoro con un tipo di contenuto, vedere le risorse seguenti:

Nota

È inoltre possibile associare direttamente un flusso di lavoro a una raccolta documenti. Quando si esegue questa operazione, il flusso di lavoro è disponibile per l'utilizzo sugli elementi di qualsiasi tipo presenti nella raccolta documenti.

Per informazioni sulla progettazione e sull'implementazione di flussi di lavoro, vedere Workflows roadmap.

Creare raccolte documenti

Le raccolte documenti sono posizioni di un sito in cui gli utenti possono creare, raccogliere, aggiornare e gestire i documenti. È possibile progettare e implementare raccolte documenti per gestire l'archiviazione del contenuto e per migliorare l'architettura delle informazioni in base alle specifiche esigenze del sito. Per informazioni sulle tecniche di creazione delle raccolte documenti, vedere le risorse seguenti:

Associare tipi di contenuto a raccolte documenti

È possibile associare più tipi di contenuto a una raccolta documenti. In tal modo, si specifica che la raccolta può includere elementi di quel tipo di contenuto e che il comando Nuovo nella raccolta consentirà di creare nuovi elementi di quel tipo. Per informazioni sulle tecniche per l'associazione di un tipo di contenuto a una raccolta documenti, vedere le risorse seguenti:

Aggiungere contenuto a raccolte documenti

Per informazioni sulle tecniche per l'aggiunta di contenuto a una o più raccolte documenti, vedere le risorse seguenti:

Gestire le autorizzazioni del contenuto

Per informazioni sulle tecniche per il controllo dell'accesso al contenuto del sito, vedere le risorse seguenti:

Scaricare questo manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable books for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese) (informazioni in lingua inglese).

Vedere anche

Concetti

Pianificare Information Rights Management

Altre risorse

Creare o modificare un riquadro informazioni documento personalizzato da Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese)
Blog di Joel Oleson su SharePoint (informazioni in lingua inglese)
Blog del team Prodotti e tecnologie SharePoint (informazioni in lingua inglese)
Community Prodotti e tecnologie SharePoint (informazioni in lingua inglese)
Blog del team della soluzione di gestione del contenuto aziendale (ECM) Microsoft (informazioni in lingua inglese)