Pianificare la raccolta dei record (Office SharePoint Server)

Contenuto dell'articolo:

• Tecniche per lo spostamento di file nel sito Centro record

• Completamento del piano

Dopo aver sviluppato un piano di file e aver progettato il sito Centro record, è necessario pianificare gli spostamenti dei documenti cartacei ed elettronici attivi dell'organizzazione nel sito Centro record. In questo articolo vengono esaminate le tecniche che è possibile utilizzare per spostare il contenuto nel sito Centro record e viene suggerito un metodo per pianificare la trasformazione degli elementi del piano del file in record.

Tecniche per lo spostamento di file nel sito Centro record

Per spostare i file nel sito Centro record, è possibile utilizzare le tecniche seguenti:

• Invio manuale del contenuto da un sito Web basato su Microsoft Office SharePoint Server 2007.

• Utilizzo di cartelle di posta elettronica gestite in Microsoft Exchange Server 2007.

• Utilizzo di una soluzione personalizzata basata sul modello a oggetti Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, ad esempio un flusso di lavoro personalizzato.

Invio manuale del contenuto al sito Centro record

Se un file è archiviato in una raccolta documenti di un sito Web basato su Microsoft Office SharePoint Server 2007, un Information Worker può dichiararla come record inviandone una copia al sito Centro record tramite il comando Invia a Centro record. Quando un amministratore della raccolta siti configura la connessione al sito Centro record, questo comando diventa disponibile in tutti i documenti attivi nella raccolta siti. Oltre a inviare una copia del documento al sito Centro record, il comando Invia a Centro record invia i metadati del documento, nonché la cronologia di controllo e il relativo percorso nel server Document Management attivo. Gli eventuali metadati aggiuntivi necessari per il sito Centro record dovranno essere specificati dall'utente. L'invio manuale di record al sito Centro record non costituisce una soluzione pratica adottabile su vasta scala, tuttavia può essere utilizzato a complemento di altri metodi per lo spostamento di contenuto nel sito Centro record.

Utilizzo di cartelle di posta elettronica gestite di Microsoft Exchange Server 2007 per l'invio di messaggi di posta elettronica e file al sito Centro record

Exchange Server 2007 include caratteristiche dei criteri simili a quelle implementate tramite Microsoft Office SharePoint Server 2007. In Exchange Server 2007 gli amministratori possono configurare una cartella di Exchange in modo tale che, quando un utente vi sposta un messaggio di posta elettronica, tale messaggio viene copiato nel sito Centro record utilizzando il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

I messaggi di posta elettronica copiati da Microsoft Office SharePoint Server 2007 e ricevuti nel sito Centro record vengono gestiti in modo analogo a qualsiasi altro file inviato al sito Centro record, ovvero vengono spostati nella raccolta documenti appropriata in base alla voce corrispondente nella tabella di routing dei record. Per ulteriori informazioni sulla tabella di routing dei record, vedere Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server).

Le caratteristiche di conservazione dei record e dei criteri descritte in precedenza corrispondono alle cartelle di posta elettronica gestite introdotte in Exchange Server 2007. Le cartelle di posta elettronica gestite consentono agli amministratori di Exchange di definire le cartelle destinate a scopi aziendali specifici, ad esempio problemi inerenti al personale, pianificazione dei prodotti o contratti. Assegnando criteri a tali cartelle gestite, gli amministratori possono garantire la corretta scadenza del contenuto, configurare connessioni ad altri server, come nel caso di un sito Centro record in Microsoft Office SharePoint Server 2007, oppure avviare eventuali azioni personalizzate configurate in Exchange Server 2007. L'utilizzo delle cartelle di posta elettronica gestite può essere imposto tramite regole, come nel caso dei messaggi che vengono spostati in altre cartelle in base all'oggetto. L'utilizzo delle cartelle può inoltre essere volontario, nel qual caso gli Information Worker dovranno spostare manualmente i messaggi di posta elettronica nelle cartelle appropriate. Per una descrizione completa dell'implementazione delle cartelle di posta elettronica gestite e di altre caratteristiche di Exchange Server 2007, vedere il manuale dell'amministratore di Exchange Server 2007.

Utilizzo di una soluzione personalizzata per l'invio di file al sito Centro record

È possibile inviare file e messaggi di posta elettronica al sito Centro record da file server e server di posta elettronica a livello di programmazione, indipendentemente dal fatto che siano basati su Microsoft Office SharePoint Server 2007 o su Exchange Server 2007. A tale scopo, sviluppare e installare programmi che si interfacciano con i metodi di gestione dei record implementati nel modello a oggetti Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 e quindi integrarli nei processi di gestione dei documenti o dei messaggi di posta elettronica.

Il modello a oggetti Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 consente di determinare l'elenco dei tipi di record definiti nella tabella di routing dei record di un sito Centro record e quindi di inviare un file, inclusi il contenuto, le proprietà e la cronologia di controllo, a una serie di record specifica. Per una descrizione completa della programmazione del modello a oggetti Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, vedere Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

È possibile utilizzare il modello a oggetti Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 per creare un flusso di lavoro personalizzato per la copia dei file nel sito Centro record. È quindi possibile integrare nel sistema di gestione dei documenti un flusso di lavoro per l'invio dei file al sito Centro record nell'ambito di un flusso di lavoro per la gestione del ciclo di vita di un documento. Per i tipi di documento con un ciclo di vita prevedibile, ad esempio le note spese, è possibile implementare un flusso di lavoro per la gestione del documento nelle varie fasi e che termina con l'invio di una copia del documento al sito Centro record. Il flusso di lavoro può essere attivato dalla creazione di un nuovo documento.

Completamento del piano

Dopo aver sviluppato il piano di file come descritto in Sviluppare il piano di file (Office SharePoint Server) e aver esaminato i metodi per lo spostamento del contenuto nel sito Centro record, è possibile completare il piano determinando il metodo di invio di ogni tipo di record al sito Centro record. I fattori da prendere in considerazione sono i seguenti:

• La conformità è imposta o volontaria?

• È possibile contare sulla collaborazione di Information Worker all'interno dell'organizzazione per garantire la conformità ai processi di gestione dei record? In generale, è preferibile evitare processi manuali. Se tuttavia sono necessari, approntare una formazione adeguata e misure di monitoraggio appropriate per garantire la conformità del team.

• Il contenuto verrà archiviato in server Document Management di Microsoft Office SharePoint Server 2007?

• I messaggi di posta elettronica verranno archiviati in server di posta elettronica di Exchange Server 2007? Se i messaggi di posta elettronica sono archiviati in server di posta Exchange Server 2007, è possibile utilizzare meccanismi predefiniti, quali le cartelle di posta elettronica gestite, per implementare la connessione al sito Centro record. Se i messaggi di posta elettronica vengono archiviati su altri server di posta elettronica, è possibile utilizzare il modello a oggetti Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 per progettare e implementare metodi personalizzati per l'invio dei file al sito Centro record.

• Si intende mantenere il contenuto fisico? La gestione del contenuto fisico attivo, ad esempio documenti cartacei o CD-ROM, e il relativo invio a una cassaforte dei record per la conservazione (unitamente alla gestione del record in un sito Centro record) richiede una speciale pianificazione non illustrata nel presente argomento. Se ad esempio non esiste nessuna versione elettronica di un documento cartaceo, potrebbe essere necessario tenere traccia dell'elemento utilizzando un elenco e i relativi criteri e flussi di lavoro associati. Per una descrizione completa delle strategie e delle tecniche per la gestione di un record fisico, sia mentre è attivo che quando viene inviato al sito Centro record, vedere l'argomento Pianificare la conservazione dei record fisici.

Nella tabella seguente vengono illustrati gli spostamenti di alcuni record di un piano di file in un sito Archivio record:

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

• Pianificare siti e caratteristiche, parte 1 (informazioni in lingua inglese)

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).