Determinare gli obiettivi dei siti

Contenuto dell'articolo:

• Identificare gli obiettivi principali dei siti

• Identificare gli ambienti principali dei siti

• Foglio di lavoro

Prima di progettare i siti basati su Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è necessario identificare gli scopi che si desidera raggiungere. In questo articolo viene illustrata la metodologia per identificare alcuni obiettivi principali dei siti di SharePoint e valutare gli ambienti in cui i siti verranno utilizzati.

Identificare gli obiettivi principali dei siti

I siti di SharePoint sono flessibili e consentono di raggiungere numerosi scopi diversi. Affinché un sito o un gruppo di siti sia veramente efficace e utile, è tuttavia necessario che sia dedicato ad alcuni obiettivi principali. In altri termini, è necessario sapere quale scopo si intende raggiungere con un sito prima di progettarlo. Ad esempio:

• Si desidera comunicare con altri membri dell'organizzazione mediante l'inserimento di bollettini o annunci e la raccolta dei commenti che ne derivano?

• Si desidera incoraggiare la collaborazione all'interno di un team fornendo ai diversi membri un'area in cui condividere le idee e lavorare insieme ai progetti?

I siti di SharePoint consentono di realizzare entrambi questi obiettivi. Se si stabiliscono più obiettivi, è consigliabile creare più siti, eventualmente correlati. Può tuttavia accadere di dover raggiungere più scopi mediante un unico sito. Se si è limitati all'utilizzo di un solo sito, organizzarlo in modo che gli utenti alla ricerca di un punto di comunicazione possano trovarlo immediatamente e gli utenti che desiderano condividere informazioni e idee oppure memorizzare documenti sappiano quale area poter utilizzare.

Esaminare gli obiettivi illustrati di seguito e valutare quale di essi meglio risponde alle esigenze da soddisfare per ogni sito da progettare.

Memorizzazione dei documenti

La memorizzazione dei documenti e l'utilizzo di un flusso di lavoro sono funzioni chiave di molti siti, anche nel caso di siti utilizzati principalmente per la comunicazione o la collaborazione. Talvolta potrebbe tuttavia essere necessario un sito dedicato alla memorizzazione dei documenti all'interno dell'organizzazione. La necessità di disporre di un sito speciale per la memorizzazione dei documenti dipende da numerosi fattori, ad esempio dal numero di documenti da memorizzare, dal numero di persone che contribuiscono ai documenti, dal numero di persone che eseguono operazioni sui documenti e così via. In una fase successiva del processo di pianificazione sarà possibile definire la struttura per la memorizzazione dei documenti. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare le raccolte documenti (Windows SharePoint Services).

Nei siti per la memorizzazione dei documenti o nelle sezioni di altri siti dedicate a tale attività spesso sono incluse le funzionalità seguenti:

• Funzionalità per l'archiviazione o l'estrazione dei documenti, il rilevamento delle modifiche apportate ai documenti e la conservazione di più versioni dei documenti.

• Funzionalità per l'invio dei documenti all'approvazione o a processi specifici prima di pubblicarli per un gruppo di destinatari più ampio.

  Nota

  In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 è inclusa una funzionalità che consente di creare un flusso di lavoro personalizzato per inviare i documenti all'approvazione.

• Funzionalità per contrassegnare i documenti con metadati, in modo da consentirne un ordinamento e una gestione più efficienti.

Comunicazione

Un sito di comunicazione consente di trasmettere informazioni a un gruppo di persone e di raccogliere informazioni o commenti da tale gruppo. L'obiettivo principale dei siti di comunicazione è la distribuzione di informazioni, dati e documenti ad altre persone. Una società di grandi dimensioni potrebbe disporre ad esempio di un sito centrale per la trasmissione di informazioni a livello di organizzazione, quale un sito per le risorse umane o un sito per gli eventi relativi alla società.

Molti siti di comunicazione vengono inoltre utilizzati per la raccolta e la condivisione di informazioni. Un servizio BBS per la comunità ad esempio è principalmente un sito di comunicazione. Gli utenti della comunità accedono al sito per leggere elementi o inserirli in modo da consentirne la lettura ad altri utenti.

Nei siti di comunicazione spesso sono incluse sezioni per le funzionalità seguenti:

• Descrizione, pubblicizzazione o annuncio di eventi o altre informazioni.

• Visualizzazione delle informazioni relative ai calendari o agli eventi.

• Lettura di documenti o di articoli editoriali.

• Inserimento o caricamento di informazioni o documenti.

Collaborazione

Un sito di collaborazione consente ai membri di un team o di un'organizzazione di lavorare insieme. Gli obiettivi principali dei siti di collaborazione sono la condivisione di informazioni e documenti, la formulazione di idee, la risposta a suggerimenti di altre persone e la verifica dello stato di avanzamento verso il raggiungimento di uno scopo.

I siti di collaborazione possono variare in base al tipo di team, alle dimensioni, alla complessità o all'obiettivo. Ad esempio, le esigenze di un team di piccole dimensioni che lavora su progetto a breve termine, quale l'organizzazione di un evento futuro o la pianificazione del lancio di un nuovo prodotto, saranno diverse da quelle di un team di dimensioni maggiori che lavora su una serie di progetti a lungo termine, quale un reparto di ricerche di un'azienda produttrice o il personale di una casa editrice. I membri di un'organizzazione che lavorano insieme per organizzare un evento, ad esempio un evento di beneficenza, o per promuovere la partecipazione all'organizzazione, ad esempio una comunità o un istituto scolastico, avranno altresì esigenze specifiche.

Nei siti di collaborazione spesso sono incluse sezioni per le funzionalità seguenti:

• Condivisione delle informazioni e dei dati.

• Condivisione dei documenti.

• Condivisione delle informazioni relative ai calendari o agli eventi.

• Formulazione e discussione delle idee relative a un progetto.

• Aggiunta, assegnazione e rilevamento delle attività.

Identificare gli ambienti principali dei siti

Per pianificare in modo efficace i siti, è necessario identificare gli ambienti per i quali verranno utilizzati. I siti Internet spesso infatti sono caratterizzati da obiettivi e requisiti molto diversi da quelli dei siti Intranet. Ad esempio, per un sito Internet utilizzato per commercializzare un prodotto in genere non è consigliabile limitare la visualizzazione del contenuto, bensì controllare severamente quali utenti possono aggiungere contenuto al sito. Al contrario, per un sito Intranet destinato alla collaborazione dei team, la maggior parte degli utenti deve poter contribuire al contenuto e un numero esiguo di persone può occasionalmente visualizzarlo. Per alcuni ambienti le dimensioni dell'organizzazione possono essere un fattore che influisce sulle scelte da intraprendere. Per altri ambienti il fattore determinante può essere la combinazione di tipi di utenti che interagiscono all'interno dell'ambiente.

Valutare quali degli ambienti illustrati nella tabella seguente sono applicabili per i propri siti.

Foglio di lavoro

Per determinare gli obiettivi dei siti, utilizzare il foglio di lavoro seguente:

• Site Objectives and Environments (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73269&clcid=0x410)