Informazioni sulla ricerca su più cassette postali

Si applica a: Exchange Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2010-01-20

Se l'organizzazione aderisce ai requisiti di presentazione del materiale probatorio (relativi alla politica dell'organizzazione, ai requisiti di conformità o ai processi), Ricerca in più cassette postali di Exchange Server 2010 consente di eseguire ricerche di individuazione del contenuto all'interno delle cassette postali di Exchange.

Ricerca in più cassette postali utilizza gli indici del contenuto creati da Ricerca di Exchange. Il Pannello di controllo di Exchange offre un'interfaccia di ricerca semplice da utilizzare per gli utenti non tecnici, ad esempio i responsabili dei record e gli addetti al settore legale e delle risorse umane. Il controllo dell'accesso basato sui ruoli consente al gruppo del ruolo di gestione Gestione individuazione di delegare le attività di individuazione agli utenti non tecnici, senza la necessità di fornire privilegi elevati che potrebbero consentire all'utente di apportare modifiche operative alla configurazione di Exchange.

Sommario

Utilizzi di Ricerca in più cassette postali

Ricerca di Exchange

Ruoli di gestione e gruppo del ruolo Discovery Management

Cassette postali di individuazione

Esecuzione di una ricerca di individuazione

Visualizzazione dei risultati della ricerca

Registrazione delle ricerche di individuazione

Esibizione e sospensione legale

Utilizzi di Ricerca in più cassette postali

Di seguito sono riportati alcuni utilizzi di Ricerca in più cassette postali:

• **Presentazione di documenti probatori   **Essere conformi alle richieste di esibizione di documenti probatori per i record di messaggistica sta diventando una delle attività più importanti per le organizzazioni coinvolte in cause legali. Senza uno strumento apposito, la ricerca dei record di messaggistica all'interno di diverse cassette postali, che potrebbero trovarsi in database delle cassette postali diversi, può richiedere molto tempo e numerose risorse. Ricerca in più cassette postali consente di cercare un gran numero di messaggi di posta elettronica archiviati in cassette postali su uno o più server Exchange 2010, possibilmente in percorsi diversi.
• Indagini interne   Ricerca in più cassette postali consente di semplificare le richieste da parte di responsabili o dell'ufficio legale nell'ambito di indagini interne.
• Monitoraggio delle risorse umane   Ricerca in più cassette postali consente di semplificare le richieste da parte dell'ufficio delle risorse umane, indipendentemente dal fatto che si tratti di requisiti di monitoraggio di posta elettronica standard o di una ricerca specifica.

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Ricerca di Exchange

Ricerca in più cassette postali utilizza gli indici del contenuto creati da Ricerca di Exchange. Per fornire la funzionalità di ricerca avanzata richiesta da Ricerca in più cassette postali, sono state aggiunte nuove funzionalità in Ricerca di Exchange. Con un unico motore di indicizzazione del contenuto, nessuna risorsa aggiuntiva viene utilizzata per eseguire la ricerca per indicizzazione e per indicizzare i database delle cassette postali per Ricerca in più cassette postali quando le richieste di individuazione vengono ricevute dai reparti IT.

Per ulteriori informazioni sulla funzionalità Ricerca di Exchange, vedere Informazioni sulla ricerca di Exchange.

Ricerca in più cassette postali utilizza anche la sintassi di ricerca avanzata, la nota sintassi di ricerca utilizzata da Windows Search e Ricerca immediata in Microsoft Outlook 2007 e versioni successive. Gli utenti che utilizzano la sintassi di ricerca avanzata possono creare facilmente query di ricerca potenti per cercare gli indici del contenuto.

Per ulteriori informazioni sulla sintassi di ricerca avanzata, vedere Sintassi si ricerca avanzata.

Ruoli di gestione e gruppo del ruolo Discovery Management

Per fare in modo che gli utenti eseguano le ricerche di individuazione, è necessario aggiungerli al gruppo di ruoli RBAC Gestione individuazione. Questo ruolo comprende due ruoli di gestione: il ruolo Ricerca cassette postali, che consente ad un utente di eseguire la ricerca di individuazione e il ruolo Sospensione legale, che consente ad un utente di sospendere legalmente una cassetta postale. Per ulteriori informazioni sul gruppo di ruoli RBAC Gestione individuazione, vedere Gestione individuazione. Per ulteriori informazioni su RBAC, vedere Informazioni sul controllo di accesso basato sui ruoli.

Per impostazione predefinita, il gruppo di ruoli Gestione individuazione è inizialmente vuoto. Le autorizzazioni necessarie ad eseguire le attività di individuazione non vengono assegnata a qualsiasi utente. Inoltre, per impostazione predefinita, anche gli amministratori di Exchange non dispongono delle autorizzazioni per eseguire una ricerca di individuazione. Il controllo delle modifiche al ruolo RBAC consente di mantenere i record adeguati per verificare l'assegnazione del gruppo di ruoli Gestione individuazione. Per i dettagli, vedere Panoramica sulla registrazione controlli dell'amministratore.

Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di utenti al gruppo di ruoli Gestione individuazione, vedere Aggiunta di un utente al gruppo di ruolo di gestione dell'individuazione (Discovery management).

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Cassette postali di individuazione

Quando si esegue una ricerca di individuazione, è necessario specificare una cassetta postale di destinazione in cui archiviare i risultati della ricerca. Una cassetta postale di individuazione è un tipo speciale di cassetta postale di Exchange 2010 che offre le seguenti funzionalità:

• Selezione sicura e più semplice della cassetta postale di destinazione   Quando si utilizza ECP per creare una ricerca di individuazione, solo le cassette postali di individuazione saranno disponibili per archiviare i risultati della ricerca. Non è necessario esaminare un elenco lungo di cassette postali disponibili nell'organizzazione. In questo modo un utente non selezionerà accidentalmente un altra cassetta postale o una cassetta postale non protetta in cui archiviare il contenuto riservato dei messaggi.
• Quota superiore di archiviazione della cassetta postale   La cassetta postale di destinazione deve essere in grado di archiviare un gran numero di messaggi che potrebbero essere restituiti da una ricerca di individuazione. Per impostazione predefinita, le cassette postali di individuazione dispongono di una quota di archiviazione delle cassette postali di 50 gigabyte (GB). È possibile modificare la quota per soddisfare le specifiche esigenze.
• Sicurezza per impostazione predefinita   Come tutti i tipi di cassette postali, una cassetta postale di individuazione ha un account utente di Active Directory associato. Tuttavia, questo account è disabilitato per impostazione predefinita. Solo gli utenti autorizzati ad accedere alla cassetta postale di individuazione, potranno utilizzarlo. Ai membri del gruppo di ruoli Gestione individuazione vengono assegnate le autorizzazioni di accesso completo per la cassetta postale di individuazione predefinita. Le autorizzazioni di accesso alla cassetta postale non verranno assegnate a qualsiasi utente di altre cassette postali di individuazione create.
• Recapito messaggi di posta elettronica disabilitato   Anche se visibili negli elenchi indirizzi di Exchange Server, gli utenti non possono inviare messaggi di posta elettronica a una cassetta postale di individuazione. Il recapito di messaggi di posta elettronica alle cassette postali di individuazione è proibito utilizzando le restrizioni di recapito. In questo modo viene mantenuta l'integrità dei risultati della ricerca.

Il programma di installazione di Exchange 2010 crea una cassetta postale di individuazione con il nome Cassetta postale di individuazione. È possibile utilizzare Shell per creare altre cassette postali di individuazione. Per impostazione predefinita, le altre cassette postali di individuazione create non avranno assegnate le autorizzazioni di accesso alle cassette postali. Per informazioni su come creare una cassetta postale di individuazione, vedere Creazione di una cassetta postale di individuazione.

Ricerca in più cassette postali utilizza anche una cassetta postale di sistema con il nome SystemMailbox{e0dc1c29-89c3-4034-b678-e6c29d823ed9} per conservare i metadati di Ricerca in più cassette postali. Le cassette postali di sistema non sono visibili in Exchange Management Console (EMC) o negli elenchi indirizzi di Exchange. Prima di rimuovere un database delle cassette postali in cui si trova la cassetta postale di sistema di Ricerca in più cassette postali, è necessario spostare la cassetta postale in un altro database delle cassette postali.

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Esecuzione di una ricerca di individuazione

Gli utenti che sono stati aggiunti al gruppo di ruoli Gestione individuazione possono eseguire ricerche di individuazione. Per ulteriori informazioni sul gruppo di ruoli Gestione individuazione, vedere la sezione Ruoli di gestione e gruppo del ruolo Discovery Management descritta in precedenza.

È possibile eseguire una ricerca di individuazione utilizzando l'interfaccia basata sul WEb in ECP, come mostrato nella figura seguente. Ciò facilita l'utilizzo di Ricerca in più cassette postali da parte di utenti non tecnici, ad esempio responsabili di record, responsabili della conformità o addetti al settore legale e delle risorse umane. È possibile anche utilizzare Shell per eseguire ricerche di individuazione.

Interfaccia della ricerca di individuazione

Quando si esegue una ricerca, viene creato un oggetto di ricerca in Exchange 2010. È possibile manipolare questo oggetto per avviare, interrompere, modificare e rimuovere la ricerca. Gli elementi restituiti da una ricerca di individuazione vengono copiati nella cassetta postale di individuazione selezionata come cassetta postale di destinazione per la ricerca. Possono essere eseguite contemporaneamente più ricerche.

Gli elementi seguenti sono validi per una ricerca di individuazione:

• Parole chiave   È possibile specificare parole chiave e frasi per cercare contenuto dei messaggi. È possibile anche utilizzare gli operatori logici AND, OR e NOT. Per cercare la corrispondenza esatta di una frase, è necessario racchiudere la frase fra virgolette. Ad esempio, la ricerca della frase "piano e competizione" restituirà i messaggi contenenti la corrispondenza esatta della frase, mentre se si specifica piano e competizione verranno restituiti i messaggi contenenti le parole piano e competizione presenti in qualsiasi punto del messaggio. È inoltre possibile utilizzare la sintassi di ricerca avanzata. Per i dettagli, vedere Sintassi di ricerca avanzata. Per ulteriori informazioni sulle ricerche avanzate per parola chiave, vedere Ricerca per parole chiave avanzata.

  Nota

  Ricerca in più cassette postali non supporta le espressioni regolari.

• Mittenti e destinatari   Per restringere una ricerca, è possibile specificare i mittenti o i destinatari dei messaggi. È possibile utilizzare indirizzi di posta elettronica, nomi visualizzati o il nome di un dominio per cercare elementi inviati da o verso qualsiasi utente del dominio. Ad esempio, per trovare messaggi di posta elettronica inviati da utenti in Contoso, Ltd, specificare @contoso.com nel campo Da in ECP. È anche possibile specificare @contoso.com nel parametro Senders in Shell.

• Intervallo date   Per impostazione predefinita, Ricerca in più cassette postali non limita le ricerche per un intervallo di date. Per ricercare i messaggi inviati entro un intervallo di date specifico, è possibile restringere la ricerca specificando la data di inizio e di fine. Se non si specifica una data di fine, la ricerca restituirà i risultati più recenti ogni volta che viene riavviata.

• Cassette postali   Ricerca in più cassette postali è in grado di eseguire la ricerca in tutte le cassette postali che si trovano sui server Cassette postali di Exchange 2010 nell'organizzazione Exchange. Altrimenti è possibile specificare le cassette postali in cui cercare. È possibile anche specificare un gruppo di distribuzione per includere gli utenti della cassetta postale, membri del gruppo.

• Archivio personale   Per impostazione predefinita, se l'archivio personale è abilitato per un utente cassetta postale, Ricerca in più cassette postali esegue la ricerca anche nella cassetta postale di archiviazione. Non è disponibile alcuna opzione in ECP per annullare l'operazione. Per escludere le cassette postali di archiviazione, è necessario utilizzare Shell per creare o modificare la ricerca.

• Tipi di messaggio   Per impostazione predefinita, vengono cercati solo i messaggi di posta elettronica. Tuttavia, è inoltre possibile includere nella ricerca i seguenti tipi di messaggio: contatti, documenti, conversazioni di messaggistica immediata, journal, riunioni e note.

• Allegati   Ricerca in più cassette postali esegue la ricerca negli allegati supportati da Ricerca di Exchange. Il supporto per ulteriori tipi di file può essere aggiunto installando i filtri di ricerca (conosciuti come iFilter) per il tipo di file sui server Cassette postali.

• Elementi non ricercabili   Gli elementi non ricercabili sono elementi della cassetta postale che non possono essere indicizzati da Ricerca di Exchange. Tra le possibile cause vi è la mancanza di un filtro di ricerca installato per un file allegato, un errore di filtro e la presenza di messaggi crittografati. Quando si crea una ricerca di individuazione, è possibile includere gli elementi non ricercabili nei risultati della ricerca.

• Elenco indirizzi attendibili   Alcuni tipi di file non contengono dati che è possibile indicizzare, di conseguenza non vengono indicizzati da Ricerca di Exchange. Questi tipi di file vengono aggiunti ad un elenco di indirizzi attendibili creando un valore di filtro null nel Registro di sistema. Il programma di installazione di Exchange crea un valore di filtro null nel Registro di sistema per diversi tipi di file. Gli elementi della cassetta postale contenenti questi tipi di file non vengono restituiti nell'elenco degli elementi con errore. Per un elenco dei filtri di ricerca e dei valori di filtro null predefiniti, vedere Filtri predefiniti per la ricerca di Exchange.

• Elementi crittografati   Dal momento che i messaggi crittografati con S/MIME non vengono indicizzati da Ricerca di Exchange, Ricerca in più cassette postali non ricerca questi messaggi. Se si decide di includere nei risultati della ricerca gli elementi con errore, i messaggi crittografati con S/MIME vengono restituiti come elementi con errore.

• Elementi protetti con IRM   I messaggi protetti con Information Rights Management (IRM) vengono indicizzati da Ricerca di Exchange e inclusi nei risultati della ricerca di individuazione. I messaggi devono essere protetti utilizzando un server Active Directory Rights Management Services (AD RMS) nella stessa foresta di Active Directory del server Cassette postali di Exchange 2010. Per ulteriori informazioni su IRM, vedere Protezione dei diritti.

  Importante

  Quando Ricerca di Exchange non riesce ad eseguire l'indicizzazione di un messaggio protetto con IRM, a causa di un errore di decrittografia o perché IRM è disabilitato, il messaggio protetto non viene aggiunto all'elenco degli elementi con errore. Se si decide di includere nei risultati della ricerca gli elementi con errore, i risultati potrebbero non includere i messaggi protetti che non è stato possibile decrittografare.
  Per includere i messaggi protetti con IRM in una ricerca, è possibile creare un'altra ricerca di individuazione per restituire i messaggi con gli allegati .rpmsg. È possibile utilizzare la stringa di ricerca attachment:rpmsg per cercare tutti i messaggi protetti. Verranno restituiti tutti i messaggi protetti con IRM dalle cassette postali ricercate, indipendentemente dal fatto che siano o meno indicizzati. Ciò potrebbe causare la copia dei risultati della ricerca in scenari in cui una ricerca restituisce i messaggi che corrispondono ai criteri di ricerca, compresi i messaggi protetti non indicizzati correttamente. La ricerca non restituisce i messaggi protetti che non è stato possibile indicizzare. Durante l'esecuzione di una seconda ricerca per tutti i messaggi protetti vengono inclusi anche i messaggi protetti correttamente indicizzati e restituiti dalla prima ricerca. Inoltre, è possibile che i messaggi protetti restituiti dalla seconda ricerca non corrispondano ai criteri di ricerca, ad esempio parole chiave utilizzate per la prima ricerca.

Per informazioni relative all'esecuzione di una ricerca di individuazione, vedere Creazione di una ricerca di individuazione.

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Visualizzazione dei risultati della ricerca

I risultati della ricerca vengono copiati nella cassetta postale di individuazione selezionata come cassetta postale di destinazione per la ricerca. Se si utilizza una cassetta postale di destinazione invece di una cassetta postale di individuazione, è necessario assegnare le autorizzazioni di accesso alla cassetta postale agli utenti autorizzati. In questo modo, potranno accedere alla cassetta postale di individuazione. Gli utenti autorizzati possono accedere alla cassetta postale mediante Applicazione Web Outlook o Outlook.

Per informazioni su come assegnare ad un utente le autorizzazioni di accesso completo alla cassetta postale, vedere Gestisci autorizzazioni accesso completo.

Nella cassetta postale di destinazione viene creata una nuova cartella con lo stesso nome della ricerca. Per archiviare i messaggi restituiti dalla cassetta postale, viene creata una sottocartella per ogni cassetta postale in cui viene eseguita la ricerca. Il nome della cartella comprende il nome visualizzato dell'utente della cassetta postale e la data e l'ora in cui è stata creata la ricerca. I messaggi vengono copiati in una cartella con lo stesso nome del percorso nella cassetta postale in cui è stata eseguita la ricerca. Ad esempio, se il nome della ricerca è Discovery-ProjectContoso e viene restituito un messaggio che si trova nella cartella Posta in arrivo della cassetta postale principale di Paul Shen, la gerarchia della cartella creata nella cassetta postale di individuazione sarà Discovery-ProjectContoso -> Paul Shen-9/9/2009 3:57:10 -> Cassetta postale principale > Posta in arrivo. Viene mantenuto qualsiasi flag dei messaggi, compresi i flag di completamento e i flag relativi allo stato Letto/Da leggere.

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Registrazione delle ricerche di individuazione

Esistono due tipi di registrazione per le ricerche di individuazione:

• Registrazione di base   La registrazione di base viene abilitata per impostazione predefinita per tutte le ricerche nelle cassette postali. Include informazioni sulla ricerca e sull'utente che l'ha eseguita. Tali informazioni vengono visualizzate nel corpo del messaggio di posta elettronica inviato alla cassetta postale in cui vengono archiviati i risultati della ricerca. Questo messaggio si trova nella cartella creata per archiviare i risultati della ricerca.
• Registrazione completa   La registrazione completa include informazioni relative a tutti i messaggi restituiti dalla ricerca. Tali informazioni sono contenute in un file con valori delimitati da virgole (.csv) allegato al messaggio di posta elettronica che contiene le informazioni sulla registrazione di base. Il nome della ricerca viene utilizzato per denominare il file .csv. Queste informazioni potrebbero essere necessarie per la conformità o per il mantenimento dei record. Per abilitare la registrazione completa, è necessario selezionare Abilita registrazione completa in EMC o specificare il livello di registrazione utilizzando il parametro LoggingLevel in Shell.

Per i dettagli, vedere Registrazione della ricerca in più cassette postali.

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Esibizione e sospensione legale

Come parte delle richieste di esibizione di documenti probatori, all'utente potrebbe essere richiesto di mantenere il contenuto della cassetta postale fino al termine di una causa legale. Per conservare il contenuto della cassetta postale, devono essere conservati anche i messaggi eliminati o modificati dall'utente cassetta postale. In Exchange 2010, ciò viene eseguito dalla cartella Elementi ripristinabili.

Quando viene eseguita la sospensione legale di una cassetta postale, vengono conservati nella cartella Elementi ripristinabili i messaggi e altri elementi della cassetta postale eliminati dall'utente e tutte le istanze delle modifiche apportate agli elementi della cassetta postale. Gli elementi eliminati che hanno superato il periodo di ripristino per gli elementi eliminati, configurato per il database delle cassette postali o per l'utente della cassetta postale, vengono nascosti dall'utente ma conservati nella cartella Elementi ripristinabili. In questo modo tali elementi e tutte le istanze delle modifiche apportate agli elementi della cassetta postale vengono restituiti in una ricerca di individuazione.

Per ulteriori informazioni sulla sospensione legale, vedere Informazioni sulla conservazione a fini giudiziari. Per ulteriori informazioni su come eseguire la sospensione legale di una cassetta postale, vedere Conservazione di una cassetta postale a fini giudiziari.

Per ulteriori informazioni sugli elementi ripristinabili, vedere Understanding Recoverable Items.

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