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Panoramica della gestione delle risorse digitali (SharePoint Server 2010)

  • Articolo

 

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

In questo articolo vengono descritte le risorse digitali, note anche come risorse multimediali elaborate, e vengono definiti i termini chiave utilizzati in relazione alla gestione delle risorse digitali in Microsoft SharePoint Server 2010. Vengono inoltre illustrati gli aspetti della gestione delle risorse digitali mediante l'utilizzo della raccolta risorse in SharePoint Server 2010, vengono descritti gli utenti principali di una raccolta risorse e vengono delineati scenari comuni per l'utilizzo della raccolta risorse in SharePoint Server 2010.

Per ulteriori informazioni su come pianificare una soluzione per la gestione delle risorse digitali, vedere Pianificare le raccolte risorse digitali (SharePoint Server 2010).

Un numero sempre maggiore di utenti che lavorano in ufficio si trova a creare o riutilizzare immagini e altre risorse multimediali elaborate come parte delle proprie attività quotidiane. Spesso, tuttavia, non è disponibile un archivio comune a livello di reparto o di azienda ottimizzato per l'archiviazione di queste risorse. Un archivio comune consente agli utenti di individuare e riutilizzare in modo semplice risorse multimediali elaborate già create da altri utenti. La raccolta risorse di SharePoint Server 2010 consente a un'organizzazione di risparmiare tempo e altre risorse, offrendo un archivio specializzato per l'archiviazione e la gestione delle risorse digitali. Gli utenti non devono più cercare le risorse in più percorsi nella rete o ricrearle da zero. Grazie all'utilizzo di un archivio centralizzato per la gestione delle risorse digitali, le organizzazioni possono inoltre esercitare maggiore controllo sul contenuto personalizzato e garantire che vengano rese disponibili per gli utenti appropriati solo le risorse approvate per i prodotti.

Contenuto dell'articolo:

  • Informazioni sulla gestione delle risorse digitali

  • Utenti di una raccolta risorse

  • Gestione delle risorse digitali in SharePoint Server 2010

  • Scenari per l'utilizzo della raccolta risorse

Informazioni sulla gestione delle risorse digitali

Una risorsa digitale è un'immagine, un file audio o video o un altro frammento di contenuto elaborato riutilizzabile che un'organizzazione utilizza in più applicazioni all'interno dell'azienda. La raccolta risorse disponibile in SharePoint Server 2010 consente agli utenti di creare, individuare e riutilizzare in modo semplice risorse digitali esistenti all'interno dell'organizzazione.

In SharePoint Server 2010 è possibile utilizzare una raccolta risorse per archiviare le risorse digitali e condividerle con gli utenti. La raccolta risorse è un modello di raccolta di SharePoint Server 2010 personalizzato per l'utilizzo di tipi di contenuto progettati appositamente per archiviare e catalogare risorse multimediali elaborate.

Una soluzione per la gestione delle risorse digitali efficace specifica quanto segue:

  • I metadati da fornire per ogni tipo di risorsa

  • La quantità di spazio di archiviazione necessario per le risorse e i problemi relativi alle prestazioni da considerare per rendere disponibili le risorse per gli utenti

  • La posizione in cui archiviare le risorse in ogni fase del relativo ciclo di vita

  • Le modalità di controllo dell'accesso a una risorsa in ogni fase del relativo ciclo di vita

  • Le modalità di spostamento delle risorse all'interno dell'organizzazione man mano che i membri del team partecipano alle fasi di creazione, revisione, approvazione, pubblicazione ed eliminazione delle risorse stesse

  • I criteri da applicare alle risorse in modo che sia possibile controllare le azioni a esse correlate, mantenere o eliminare correttamente le risorse e proteggere le risorse importanti per l'organizzazione

  • Le modalità di gestione delle risorse come registrazioni dell'organizzazione da mantenere in conformità ai requisiti e alle linee guida aziendali

Per informazioni su come pianificare una soluzione per risorse digitali tramite SharePoint Server 2010, vedere Pianificare le raccolte risorse digitali (SharePoint Server 2010).

Utenti di una raccolta risorse

Gli utenti di una raccolta risorse in SharePoint Server 2010 rientrano in genere in una di tre categorie:

  • Autori delle risorse Questo gruppo include gli utenti che creano singole risorse, ad esempio grafici, produttori video o creativi e che inviano le risorse alla raccolta risorse. Un grafico può ad esempio creare il logo di un prodotto con diverse risoluzioni e dimensioni, sia a colori che in bianco e nero, e quindi caricare tutte le versioni del logo nella raccolta risorse per consentirne l'utilizzo da parte di altri membri di un team di marketing del prodotto.

  • Responsabili delle risorse Questo gruppo include gli utenti che gestiscono le risorse nella raccolta. Queste persone sono responsabili del flusso end-to-end dal momento in cui una risorsa viene inviata, fino alle fasi di pubblicazione e, infine, alla scadenza della risorsa. Sono inoltre responsabili della gestione e dell'organizzazione delle risorse nella raccolta. Un responsabile delle risorse potrebbe ad esempio classificare in modo appropriato più versioni del logo di un prodotto nella raccolta e aggiungere metadati importanti, come parole chiave, nonché impostare una data dopo la quale non è più possibile utilizzare una risorsa.

  • Utenti delle risorse Questo gruppo include gli utenti che devono trovare le risorse nella raccolta e utilizzarle per creare altri prodotti di lavoro. I designer Web possono ad esempio utilizzare il logo di un prodotto incluso nella raccolta risorse per creare pagine di marketing per i siti Web dedicati al prodotto.

In base allo scenario, potrebbero esserci sovrapposizioni tra questi gruppi di utenti. Gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per caricare le risorse nella raccolta, ad esempio, potrebbero disporre anche dell'autorizzazione per classificare e gestire le risorse inviate all'archivio. Gli autori delle risorse possono essere anche utenti delle risorse, se cercano e utilizzano risorse aggiunte ad altri prodotti di lavoro, caricate come risorse distinte. Un produttore video potrebbe ad esempio utilizzare il logo di un prodotto durante la creazione di un video di marketing per tale prodotto e quindi caricare il video nella raccolta come risorsa distinta.

Gestione delle risorse digitali in SharePoint Server 2010

In SharePoint Server 2010 è disponibile un modello di raccolta, denominato Raccolta risorse, personalizzato per l'utilizzo di nuovi tipi di contenuto audio, video e immagini e progettato appositamente per archiviare e catalogare le risorse multimediali elaborate. Questi nuovi tipi di contenuto prevedono l'utilizzo di nuovi tipi di colonne, come Anteprima, Dimensioni immagine, Data creazione immagine e Durata (secondi), che contribuiscono ai metadati per una risorsa specifica. La raccolta risorse dispone inoltre di una modalità di anteprima che consente di visualizzare una miniatura e parte dei metadati al passaggio del puntatore su una risorsa. È possibile assegnare parole chiave aziendali alle risorse per semplificarne l'individuazione tramite query di ricerca. Le parole chiave possono essere assegnate dagli autori delle risorse al momento del caricamento di una nuova risorsa oppure possono essere aggiunte in un secondo momento da un responsabile delle risorse. Gli utenti possono classificare le risorse, fornendo ulteriori metadati per la risorsa stessa. I metadati possono essere quindi utilizzati quando le risorse vengono visualizzate in una web part. Se ad esempio si dispone di una raccolta di video di formazione visualizzati e classificati dagli utenti, è possibile utilizzare una web part per visualizzare in una pagina Web i video che hanno ricevuto le valutazioni migliori.

Gli autori e i responsabili delle risorse lavorano direttamente nella raccolta risorse per caricare, classificare e gestire le risorse. Gli utenti delle risorse possono sfogliare la raccolta in altre applicazioni per trovare le risorse da inserire nei progetti. Gli utenti possono sfogliare qualsiasi raccolta risorse dalle applicazioni di Microsoft Office e inserire una risorsa nell'applicazione aperta, ad esempio Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.

È possibile visualizzare le risorse per gli utenti in SharePoint Server 2010 in quattro modi:

  • Consentire agli utenti di sfogliare la raccolta risorse.

  • Inserire una web part in una pagina Web in un sito del team.

  • Utilizzare il controllo campo video in una pagina di pubblicazione in un sito di pubblicazione.

  • Utilizzare la web part Query contenuto.

I metodi specifici utilizzati per visualizzare la risorsa per gli utenti della raccolta risorse dipendono dalla tipologia degli utenti, dalle modalità di utilizzo delle risorse della raccolta e dai metodi di visualizzazione delle risorse più appropriati in base allo scenario di utilizzo della raccolta risorse.

Oltre alle caratteristiche offerte dalla raccolta risorse, è possibile sfruttare le caratteristiche di SharePoint Server, come flussi di lavoro, routing, regole e criteri. Queste caratteristiche semplificano la gestione delle risorse inserite nella raccolta risorse, la verifica dello stato delle risorse, l'automatizzazione della pubblicazione delle risorse in seguito all'approvazione e l'impostazione della scadenza per le risorse.

Scenari per l'utilizzo della raccolta risorse

È possibile aggiungere la raccolta risorse a qualsiasi sito o raccolta siti di SharePoint Server 2010 e utilizzarla per offrire risorse digitali agli utenti in numerosi scenari. Nella tabella seguente vengono descritti gli scenari possibili di utilizzo di una raccolta risorse digitali.

Scenario Descrizione

Raccolta di personalizzazioni

La raccolta risorse viene utilizzata per archiviare risorse aziendali personalizzate, come logo, immagini e altre risorse digitali e vengono utilizzati criteri e flussi di lavoro da moderati a rigidi per la gestione del contenuto. I team creativi possono inviare risorse digitali alla raccolta risorse, dove vengono riviste e pubblicate. Gli amministratori dei contenuti gestiscono e modificano le risorse digitali per garantire che vengano contrassegnate e organizzate nel modo appropriato. Gli Information Worker e i partner di reti Extranet che dispongono di accesso ai logo aziendali ufficiali autorizzati possono utilizzare la raccolta per trovare il contenuto desiderato.

Portale di reparto

La raccolta risorse viene utilizzata come archivio di immagini e file multimediali elaborati per un singolo sito portale. In questo scenario, qualsiasi collaboratore o designer può caricare nella raccolta logo o immagini che altri utenti possono visualizzare e utilizzare. Il contenuto viene in genere gestito in base alle necessità dei collaboratori e vengono utilizzati un flusso di lavoro o criteri minimi per l'aggiunta e la gestione nella raccolta. La raccolta del portale di reparto potrebbe ad esempio disporre di più collaboratori ma solo di pochi responsabili approvazione. Gli autori e i designer Web del sito possono utilizzare il contenuto della raccolta visualizzandolo, scaricandolo e inserendolo nei propri prodotti di lavoro, come documenti o presentazioni.

Sito del team

Analogo al portale di reparto, ma con dimensioni minori. La raccolta risorse viene utilizzata come archivio di immagini e contenuti multimediali elaborati per un singolo sito del team. In questo scenario, tutti i membri del team possono caricare risorse nella raccolta, che possono essere visualizzate e utilizzate da altri membri del team. Il contenuto viene gestito in base alle necessità dei collaboratori e vengono utilizzati un flusso di lavoro o criteri estremamente ridotti per l'aggiunta e la gestione nella raccolta. I membri del team possono utilizzare il contenuto della raccolta visualizzandolo, scaricandolo e inserendolo nei propri prodotti di lavoro, come documenti o presentazioni.

Archivio aziendale

La raccolta risorse viene utilizzata esclusivamente come archivio per catalogare immagini, video, documenti e altre risorse con valore cronologico per un'organizzazione. Gli utenti possono inviare elementi correnti e passati, che vengono raccolti, digitalizzati, organizzati e contrassegnati da curatori che gestiscono la raccolta in modo che altri utenti possano sfogliare, cercare e visualizzare il contenuto archiviato.

Sito di condivisione dei contenuti multimediali di reparto

La raccolta risorse viene utilizzata per archiviare file audio e video,. In questo scenario chiunque può contribuire alla raccolta e gli elementi della raccolta non vengono praticamente gestiti. È possibile specificare classificazioni per la raccolta, che vengono combinate con attività di social tagging per delineare la struttura e la presentazione delle risorse nella raccolta.

See Also

Concepts

Pianificare le raccolte risorse digitali (SharePoint Server 2010)