Pianificazione di set di documenti (SharePoint Server 2010)

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

In questo articolo vengono descritti i set di documenti e vengono fornite informazioni aggiuntive per l'integrazione dei set di documenti con la soluzione di gestione dei documenti di Microsoft SharePoint Server 2010.

Contenuto dell'articolo:

• Informazioni sui set di documenti

• Gestione dei set di documenti

• Pianificazione di tipi di contenuto Set di documenti

• Fogli di lavoro

Informazioni sui set di documenti

I set di documenti sono una nuova caratteristica di SharePoint Server 2010 che consente a un'organizzazione di gestire un unico risultato finale, o prodotto di lavoro, che può includere più documenti o file. Un set di documenti è un tipo speciale di cartella che combina gli attributi di set di documenti univoci, gli attributi e il comportamento di cartelle e documenti e fornisce un'interfaccia utente, metadati ed elementi del modello a oggetti per la gestione di tutti gli aspetti del prodotto di lavoro.

Per i team e gli utenti di molte organizzazioni, è necessario un set di documenti, o prodotto di lavoro, per gestire in modo ottimale un progetto o un risultato finale. È possibile ad esempio che un team legale debba raccogliere, creare e gestire diversi documenti, foto e file audio correlati a un caso specifico. È inoltre possibile che un team di vendite debba compilare documenti di diverse origini per creare e gestire una richiesta di proposta (RDP) per un potenziale cliente. I set di documenti consentono a questi team e utenti di gestire i documenti come un unico insieme, risultato finale o prodotto di lavoro. I proprietari di set di documenti possono quindi creare una pagina di benvenuto personalizzata in cui visualizzare gli elementi inclusi e informazioni importanti sul prodotto di lavoro.

In SharePoint Server 2010 le organizzazioni che desiderano creare e gestire set di documenti in modo uniforme possono configurare un tipo di contenuto Set di documenti per ogni prodotto di lavoro che viene in genere creato. Un tipo di contenuto Set di documenti può quindi definire tipi di contenuto approvato, attributi, elementi predefiniti, colonne, flussi di lavoro e criteri. È quindi possibile creare a partire dal tipo di contenuto padre ulteriori tipi di contenuto Set di documenti personalizzati, ognuno dei quali eredita proprietà e impostazioni dal tipo di contenuto Set di documenti padre. Dopo l'aggiunta di un tipo di contenuto a una raccolta, gli utenti possono utilizzare il comando Nuovo per creare un set di documenti che erediterà gli attributi del tipo di contenuto Set di documenti. Un tipo di contenuto Set di documenti fornisce impostazioni aggiuntive che consentono di specificare tipi di contenuto accettati, contenuto predefinito, colonne condivise, colonne pagina di benvenuto e una visualizzazione pagina di benvenuto predefinita.

Per ulteriori informazioni sui tipi di contenuto, vedere Pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro (SharePoint Server 2010).

Per ulteriori informazioni su come creare e gestire set di documenti in SharePoint Server 2010, vedere Set di documenti nella Guida di SharePoint Server 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=186368&clcid=0x410).

Gestione dei set di documenti

I set di documenti in SharePoint Server 2010 condividono molti degli stessi attributi e delle stesse proprietà delle cartelle. È opportuno tuttavia tenere conto di alcune considerazioni importanti quando si pianifica una soluzione di set di documenti.

• Non è previsto un limite per il numero di documenti consentiti in un set di documenti. I tempi di caricamento della visualizzazione tuttavia possono essere limitati dal valore di soglia della visualizzazione elenco, che per impostazione predefinita è configurato su 5.000 elementi. Nei set di documenti non è consentito l'utilizzo di cartelle e non è possibile utilizzare lo spostamento basato su metadati. È importante pertanto considerare che è possibile che vengano superati i limiti di soglia della visualizzazione elenco e tenere conto dei problemi di spostamento quando si determina il numero di elementi da includere in un set di documenti. Quando inoltre si utilizza la caratteristica Invia a con un set di documenti, la somma delle dimensioni di tutti i documenti contenuti in un set di documenti non può essere maggiore di 50 MB. Nel caso di una raccolta o di un prodotto di lavoro contenente un numero elevato di elementi, una struttura di cartelle in una raccolta documenti potrebbe rappresentare una soluzione più appropriata.

• Non è previsto un limite per il numero di set di documenti consentiti in una raccolta documenti. Il numero di set di documenti che possono essere visualizzati negli elenchi sarà limitato tuttavia dal valore di soglia della visualizzazione elenco.

• Quando si utilizzano metadati condivisi, qualora in un set di documenti siano inclusi più di 10 elementi gli aggiornamenti dei metadati verranno eseguiti da un processo timer ogni 15 minuti.

• Quando si utilizza la distribuzione di set di documenti, i set di documenti inviati a Content Organizer resteranno nella Raccolta documenti da organizzare e verranno spostati nel percorso appropriato dal processo timer di elaborazione di Content Organizer, che per impostazione predefinita viene eseguito ogni giorno.

Per utilizzare set di documenti in una raccolta siti, è necessario che sia abilitata la caratteristica Set di documenti.

Per abilitare la caratteristica Set di documenti per una raccolta siti

1. Nella sezione Amministrazione raccolta siti della pagina Impostazioni sito fare clic su Caratteristiche raccolta siti.

2. Nella pagina Caratteristiche fare clic su Attiva per Set di documenti.

Dopo aver abilitato la caratteristica Set di documenti, è possibile creare tipi di contenuto Set di documenti.

Pianificazione di tipi di contenuto Set di documenti

È possibile pianificare tipi di contenuto Set di documenti per una soluzione utilizzando il foglio di lavoro Analyze document usage worksheet, che può essere completato utilizzando l'articolo Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti. È quindi possibile utilizzare il foglio di lavoro Content type worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x410) per prendere nota delle decisioni relative a ogni nuovo tipo di contenuto Set di documenti che verrà utilizzato nella soluzione.

Per pianificare tipi di contenuto Set di documenti utilizzando il foglio di lavoro Content type worksheet

1. Immettere Set di documenti nel campo Content Type del foglio di lavoro Content type worksheet.

2. Immettere l'URL del sito in cui sarà definito il nuovo tipo di contenuto Set di documenti. I tipi di contenuto sono disponibili nel sito in cui vengono definiti e in tutti i siti sottostanti.

3. Determinare il tipo di contenuto padre Immettere il tipo di contenuto Set di documenti padre nel campo Parent Content Type del foglio di lavoro Content type worksheet. Sarà necessario indicare un tipo di contenuto Set di documenti di base o un tipo personalizzato già pianificato.

4. Determinare le impostazioni del set di documenti Determinare e quindi specificare le impostazioni del set di documenti seguenti nel foglio di lavoro Content type worksheet:

   1. Determinare i tipi di contenuto consentiti Specificare i tipi di contenuto predefiniti che verranno consentiti in questo tipo di contenuto Set di documenti.

   2. Determinare il contenuto predefinito Se il tipo di contenuto Set di documenti che si sta creando verrà configurato per la creazione automatica di contenuto predefinito quando si crea una nuova istanza di un set di documenti, è possibile aggiungere manualmente file al set di documenti. È possibile aggiungere solo i file dei tipi di contenuto consentiti per il set di documenti.

   3. Determinare le colonne condivise Specificare se i valori delle colonne per il set di documenti devono essere sincronizzati automaticamente in tutti i documenti contenuti nel set.

   4. Determinare le colonne pagina di benvenuto Specificare quali colonne visualizzare nella pagina di benvenuto di ogni set di documenti.

   5. Determinare la visualizzazione pagina di benvenuto Specificare la visualizzazione in cui mostrare il contenuto del set di documenti nella pagina di benvenuto.

5. Determinare le colonne e il relativo ordine Nella tabella Plan Columns del foglio di lavoro Content type worksheet, eseguire le operazioni seguenti:

   1. Immettere ogni colonna ereditata dal tipo di contenuto padre. Nella colonna New? digitare No per ogni voce.

   2. Per ogni colonna aggiuntiva, immettere il nome di una colonna predefinita o di una colonna che verrà creata. Immettere i nomi delle colonne aggiuntive, specificare i relativi tipi e indicare se sono nuove.

6. Nella sezione Plan Template del foglio di lavoro digitare Nessuno.

7. Determinare i flussi di lavoro Se è disponibile un flusso di lavoro pertinente per il tipo di contenuto Set di documenti, è possibile associarlo facoltativamente al tipo di contenuto. Il flusso di lavoro può quindi essere avviato su qualsiasi elemento di elenco di tale tipo di contenuto. Per una descrizione completa della pianificazione dei flussi di lavoro, vedere Pianificare i flussi di lavoro. Dopo aver esaminato i flussi di lavoro e aver determinato quali siano disponibili, immettere ogni flusso di lavoro da associare al tipo di contenuto nella tabella Plan Workflows del foglio di lavoro Content type worksheet. Se il flusso di lavoro non viene ereditato dal tipo di contenuto padre, immettere tali informazioni nella colonna New?

8. Determinare i criteri I criteri sono un insieme di regole per un tipo di contenuto. Le relative caratteristiche forniscono i dettagli di ogni regola, ad esempio se gli elementi del tipo di contenuto possono essere stampati o quali azioni relative all'elemento è necessario controllare. È possibile applicare i criteri a qualsiasi tipo di contenuto personalizzato, ma non ai tipi di contenuto di base. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei criteri, vedere Pianificazione dei criteri di gestione delle informazioni (SharePoint Server 2010). Dopo aver esaminato i criteri e aver determinato quali caratteristiche e modelli di criteri siano disponibili, nella sezione Plan a Policy del foglio di lavoro Content type worksheet eseguire le operazioni seguenti:

   1. Se per il tipo di contenuto padre sono presenti impostazioni dei criteri, queste verranno applicate senza alcuna modifica al nuovo tipo di contenuto. In questo modo si garantisce l'applicazione dei criteri a tutti i tipi di contenuto pertinenti. Se il tipo di contenuto corrente eredita le impostazioni dei criteri dal tipo padre, nella sezione Plan a Policy del foglio di lavoro Content type worksheet rispondere Yes (Sì) alla domanda "Is the policy defined in the parent content type?".

   2. Se il tipo di contenuto corrente eredita i criteri in base al tipo di contenuto padre, nel campo Record the Policy Name della sezione Plan a Policy digitare il nome del modello di criteri. Analogamente, se il tipo di contenuto corrente non eredita i criteri e si desidera applicare un modello di criteri, nel campo Record the Policy Name della sezione Plan a Policy digitare il nome del modello di criteri.

   3. Se il tipo di contenuto corrente eredita una o più caratteristiche dei criteri dal tipo di contenuto padre, immettere ogni caratteristica nella tabella Feature della sezione Plan a Policy del foglio di lavoro. Se invece il tipo di contenuto corrente non eredita i criteri e si desidera associare le caratteristiche dei criteri a tale tipo di contenuto, immettere le caratteristiche nella tabella Feature. Si noti che non è possibile associare criteri e singole caratteristiche dei criteri per nome a un tipo di contenuto.

Fogli di lavoro

Utilizzare i fogli di lavoro seguenti per prendere nota delle informazioni trattate in questo articolo:

• Content type worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x410)

• Analyze document usage worksheet (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x410)

See Also

Concepts

Pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro (SharePoint Server 2010)