Abilitare i suggerimenti documenti

Data di pubblicazione: febbraio 2017

Si applica a: Dynamics 365 (online), Dynamics CRM Online

L'abilitazione dei Suggerimenti documenti consente agli utenti di dispositivi mobili e Web browser Microsoft Dynamics 365 di venire a conoscenza dei documenti importanti relativi a ciò su cui stanno lavorando in Dynamics 365, ad esempio una consistente opportunità di vendita. In qualità di amministratore puoi definire i campi rilevanti. Un motore di suggerimenti che utilizza l'analisi testo di Microsoft Azure impiega la corrispondenza per parole chiave per associare i record correlati e trovare documenti simili. Crea le regole di similarità in Dynamics 365 per fornire la tua logica di similarità.Dynamics 365 visualizza un elenco di documenti suggeriti all'utente quando l'utente lavora con il record corrente.

Suggerimenti documenti cerca altre entità simili per determinare le similarità disponibili nei documenti presenti in un sito di Microsoft SharePoint, OneDrive o in una posizione esterna. I documenti suggeriti possono essere in molti formati, ad esempio Word, Excel, Microsoft PowerPoint, OneNote, PDF (Adobe Reader) e file di testo. Una volta trovati i documenti simili, Suggerimenti documenti li presenta e ti offre la possibilità di aprire il documento o creare una copia.

Requisiti

Per utilizzare Suggerimenti documenti con Dynamics 365 sono richiesti i seguenti requisiti.

• Dynamics 365 (online)

• Per suggerire i documenti presenti in SharePoint:

  • Accedi a SharePoint Online, Microsoft SharePoint 2013 o SharePoint 2016.

  • La gestione dei documenti deve essere impostata in Dynamics 365. Vedi Configurare l'integrazione di SharePoint con Microsoft Dynamics CRM

• La funzionalità di ricerca per pertinenza deve essere abilitata.Ulteriori informazioni:Configura la ricerca di pertinenza per l'organizzazione

• Suggerimenti documenti funziona con il Web browser, Microsoft Dynamics 365 per tablet e Dynamics 365 per smartphone.

• Per utilizzare l'analisi del testo Azure con Suggerimenti documenti:

  • Una sottoscrizione Azure è necessaria per utilizzare il servizio di analisi del testo Azure.

  • L'amministratore di sistema deve abilitare la connessione di analisi del testo in Dynamics 365.Ulteriori informazioni:Impostare la connessione di analisi del testo

• L'amministratore di sistema deve definire una regola di similarità per ogni tipo di entità da includere in Suggerimenti documenti.Ulteriori informazioni:Creare regole di suggerimento per record simili

Funzionamento

Le entità che possono utilizzare Suggerimenti documenti sono contatto, opportunità, lead, account, caso ed entità personalizzate.

Puoi utilizzare la corrispondenza di schema predefinita inclusa in modo nativo con la funzionalità Suggerimenti documenti, ma è consigliabile utilizzare il servizio di analisi del testo Azure per una corrispondenza più avanzata di parola chiave.

Suggerimenti documenti esegue ricerche solo nei percorsi e nei documenti a cui l'utente ha accesso.

I percorsi in cui i documenti vengono trovati, vengono sottoposti alla ricerca nell'ordine seguente:

1. Sito di SharePoint predefinito.

2. Altri siti di SharePoint.

3. OneDrive

4. Gruppi di Office 365 (quando la soluzione è installata).

5. URL esterno (se configurato).

Attualmente, Suggerimenti documenti non esegue ricerche negli allegati aggiunti alle note nei record Microsoft Dynamics 365.

Aggiunta di un URL esterno per eseguire la ricerca in un altro sito

I siti esterni, ad esempio una raccolta documenti SharePoint locale, possono essere inclusi in Suggerimenti documenti aggiungendo un URL esterno del sito in cui vuoi eseguire la ricerca.

Dopo aver aggiunto l'URL esterno alla funzionalità Suggerimenti documenti abilitata, ecco qual è l'esperienza degli utenti.

• Web browser. Quando esegui Microsoft Dynamics 365 da un Web browser, dopo aver fatto clic su Suggerimenti documenti, gli utenti possono quindi fare clic su Altri elementi consigliati nella pagina Suggerimenti documenti per visualizzare un'altra pagina in cui possono essere inclusi più suggerimenti documenti trovati nel sito esterno. Nota che all'utente potrebbe essere chiesto di accedere al sito esterno.

• Applicazioni mobili. Per le app Microsoft Dynamics 365 per tablet e Dynamics 365 per smartphone, dopo aver fatto clic su Suggerimenti documenti, gli utenti possono fare clic su Altri elementi consigliati per aprire il sito esterno nel Web browser predefinito dei dispositivi in cui possono essere inclusi più suggerimenti documenti trovati nel sito esterno. Nota che all'utente potrebbe essere chiesto di accedere al sito esterno.

Creare l'URL esterno

L'URL esterno deve essere creato in un formato che è capito dal sito esterno. Ad esempio, per i siti che utilizzano un costrutto simile a https://contoso.com/search?{0}, dove https://contoso.com/search? è la struttura dell'URL di ricerca e {0} è la stringa di parola chiave, Suggerimenti documenti passa le parole chiave in un parametro {0}. Le parole chiave che sono passate all'URL sono derivate dalle regole di record simili che includono i mapping di entità di Corrispondenza testo.Ulteriori informazioni:Creare regole di suggerimento per record simili

I valori disponibili nei campi di testo dei mapping delle regole di similarità vengono utilizzati come parole chiave per creare la query che viene passata al sito esterno, simile all'URL seguente, dove parola chiave costituisce i valori di testo disponibili nei mapping delle regole di similarità e & rappresenta uno spazio utilizzato da Suggerimenti documenti per separare ogni parola chiave.

https://contoso.com/search?keywordA\&keywordB\&keywordC

Per un server di SharePoint locale, puoi aggiungere un URL esterno che fa riferimento a un sito subordinato simile, dove mysharepoint è il nome del sito Web e siti è il nome del sito e subsitename è il nome del sito secondario.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Configurare la connessione di analisi del testo di Azure

Per utilizzare l'analisi del testo Azure con Suggerimenti documenti, una connessione di analisi del testo Azure deve essere configurata.Ulteriori informazioni:Impostare la connessione di analisi del testo

Definire e attivare le regole di similarità

Se non hai già definito le regole di similarità, vedi Creare regole di suggerimento per record simili.

Abilita Suggerimenti documenti

Per abilitare Suggerimenti documenti, esegui le operazioni seguenti:

1. Passa a Impostazioni > Amministrazione.

2. Passa a Impostazioni di sistema > Gestione dei documenti > Gestisci suggerimenti documenti.

3. Nell'area Seleziona entità, seleziona le entità da includere in Suggerimenti documenti e quindi fai clic su Applica.

   Suggerimento

   Se le entità (contatto, opportunità, lead, account o personalizzato) non sono elencate nell'area Seleziona entità, le regole di similarità per l'entità non sono state definite e attivate.Creare regole di suggerimento per record simili

4. Imposta l'URL esterno da includere in Suggerimenti documenti. Per impostazione predefinita, Suggerimenti documenti esegue la ricerca nei servizi Microsoft Office 365 come SharePoint o OneDrive. Se vuoi cercare in un sito esterno oltre ai servizi disponibili Office 365, ad esempio un sito SharePoint locale, immetti l'URL della base del sistema esterno.Microsoft Dynamics 365 aggiunge una stringa di query di ricerca all'URL di base che fornisci.Ulteriori informazioni:Aggiunta di un URL esterno per eseguire la ricerca in un altro sito

Vedere anche

Anteprima pubblica: Integrazione dei Servizi cognitivi Microsoft
Aggiungere le funzionalità di interoperatività a Microsoft Dynamics 365 (online)

© 2017 Microsoft. Tutti i diritti sono riservati. Copyright