ドキュメント管理のロードマップ

この記事の内容 :

• はじめに

• コンテンツ タイプを作成する

• ドキュメント ライブラリを作成する

• コンテンツ タイプをドキュメント ライブラリに関連付ける

• コンテンツをドキュメント ライブラリに追加する

• コンテンツのアクセス許可を管理する

Microsoft Office SharePoint Server 2007 のドキュメント管理機能を使用すると、ドキュメントを作成してレビューおよび使用する方法から、ドキュメントを保存する場所、ドキュメントを最終的に破棄または維持する方法に至るまで、組織におけるドキュメントのライフ サイクルを管理できます。適切に設計されたドキュメント管理システムには、次の利点があります。

• コンテンツが論理的な方法で整理される。

• コンテンツの作成とプレゼンテーションを企業全体で標準化することが容易になる。

• ユーザーが簡単に情報を検索し共有できる。

• コンテンツ管理が容易になる。

このロードマップでは、Office SharePoint Server 2007 をベースとするサイトのドキュメント管理機能を実装する際に参考となる、Web ページの記事、ホワイト ペーパー、トレーニング、ブログ エントリ、ツールへのリンクを紹介しています。

このページでは、サイトのドキュメント管理機能の実装順序に合わせてリソースを紹介しています。実装順序は次のとおりです。

1. コンテンツ タイプを作成します。

2. ドキュメント ライブラリを作成します。

3. コンテンツ タイプをドキュメント ライブラリに関連付けます。

4. コンテンツを追加します。

このページで紹介するリソースに加え、次のロードマップを使用すると、ドキュメント管理ソリューションに役立つその他の機能について確認できます。

• ワークフローのロードマップ

  ワークフローでは、Office SharePoint Server 2007 のドキュメントにビジネス プロセスを実装します。ワークフローを設計し実装する際は、このロードマップを参考にしてください。

• サイトおよびサブサイトのロードマップ

  情報アーキテクチャは、一連のサイトおよびサブサイトにわたるドキュメント ライブラリのセットとして実装されます。サイト構造を実装する際は、このページのリソースを参考にしてください。

• レコード管理のロードマップ

  このロードマップ ページでは、Office SharePoint Server 2007 のレコード管理機能を実装する際に参考となる、Web ページの記事、ホワイト ペーパー、トレーニング、ブログ エントリ、ツールへのリンクを紹介しています。

はじめに

SharePoint サイトにドキュメント管理機能を実装する前に、次の概要トピックを確認してください。これらのトピックでは、Office SharePoint Server 2007 のドキュメント管理機能について、および、サイト アーキテクト、デザイナ、作成者、開発者に提供されるカスタマイズのオプションについて説明しています。

• ドキュメント管理を計画する

• コンテンツ タイプの概要

• 情報管理ポリシー入門

• Microsoft Records Management Team Blog: Records Management Feature: Information Management Policies (Part I) (英語)

• Microsoft Office SharePoint Server 2007 で利用できるライブラリ テンプレート

• ホワイト ペーパー : Office SharePoint Server の情報アーキテクチャ

• バージョン管理の概要

• Microsoft Office SharePoint Server 2007 で利用できるリスト テンプレート

• Information Rights Management を計画する

• ドキュメント コンバータの概要 (開発者向け)

• ドキュメント情報パネルの概要 (開発者向け)

• 情報管理ポリシーの紹介 (開発者向け)

• Windows SharePoint Services における Information Rights Management の概要 (開発者向け)

• コンテンツ タイプについて (開発者向け)

コンテンツ タイプを作成する

コンテンツ タイプを使用すると、ドキュメントやリスト アイテムの種類に応じて、そのメタデータと動作を再利用可能な方法で一元管理できます。一連のコンテンツ タイプが注意深く設計されていると、企業全体でドキュメントの一貫性を高めることができるほか、ドキュメントにビジネス ルールを適用できます。たとえば、ドキュメントの種類に応じたパブリケーションの承認方法や、ドキュメントのアクションの監査方法を指定できます。

効果的なコンテンツ タイプを作成するには、次の手順を実行します。

1. いくつかのコンテンツ タイプにわたって使用する一連のメタデータを定義します。一意のメタデータ プロパティごとに、[サイト内の列ギャラリー] に列を定義します。列定義を一元管理することで、サイト全体でメタデータの一貫性を保つことができます。

2. 実装するコンテンツ タイプの階層構造を決定します。

3. 各コンテンツ タイプに列を追加します。

4. 各コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加します。グローバルなポリシー セットを定義するか、ポリシーを直接コンテンツ タイプに追加することができます。

5. コンテンツ タイプにワークフローを関連付けます。

6. コンテンツ タイプがドキュメントの場合は、ドキュメントの種類ごとに既定のテンプレートを追加します。

コンテンツ タイプを作成する方法については、次のリソースを参照してください。

• サイト コンテンツ タイプを作成する

• ホワイト ペーパー : エンタープライズ メタデータをコンテンツ タイプで管理する

• サイトとリストのコンテンツ タイプ (開発者向け)

• コンテンツ タイプの範囲 (開発者向け)

• 別のコンテンツ タイプに基づいたコンテンツ タイプの作成 (開発者向け)

• コンテンツ タイプの変更管理 (開発者向け)

• コンテンツ タイプのアクセス制御 (開発者向け)

列を定義する

サイト コレクションの最上位サイトの [サイト内の列ギャラリー] に、サイト コレクション全体で使用する列を定義します。列を定義する方法については、次のリソースを参照してください。

• サイト列を作成する

• [方法] サイトに列を追加する (開発者向け)

• サイト内の列を更新する (開発者向け)

• コンテンツ タイプの更新 (開発者向け)

• 子コンテンツ タイプを更新する (開発者向け)

• コンテンツ タイプの削除 (開発者向け)

メタデータを追加する

コンテンツ タイプにメタデータを追加できます。これには、[サイト内の列ギャラリー] から列を追加するか、新しい列を直接コンテンツ タイプ定義内に作成します。コンテンツ タイプにメタデータを定義する方法については、次のリソースを参照してください。

• サイト コンテンツ タイプを作成する

• サイト コンテンツ タイプを変更する

• コンテンツ タイプの列をリストに追加する (開発者向け)

• [方法] コンテンツ タイプ内の列を参照する (開発者向け)

• コンテンツ タイプのユーザー設定情報 (開発者向け)

情報管理ポリシーを追加する

情報管理ポリシーとは、コンテンツ タイプに対する一連のルールのことです。ポリシー内の各ルールは、ポリシー機能と呼ばれます。たとえば、情報管理ポリシー機能を使用して、あるタイプのコンテンツを保持する期間を指定したり、ドキュメントの監査を行ったりできます。情報管理ポリシーは、[サイト コレクション ポリシー] ギャラリーで定義してコンテンツ タイプに適用できます。または、情報管理ポリシーを直接コンテンツ タイプ定義内に定義することもできます。

情報管理ポリシーを定義する方法については、次のリソースを参照してください。

• サイト コレクションの情報管理ポリシーを作成する

• 情報管理ポリシーを変更または削除する

• 情報管理ポリシーの機能を構成する

• サイト コレクション間で情報管理ポリシーを共有する

• リスト、ライブラリ、またはリスト コンテンツ タイプの情報管理ポリシーを指定する

• SharePoint Server 2007 Code Sample: Item-Level Auditing (英語) (開発者向け)

• コンテンツ タイプのポリシー (開発者向け)

• ポリシーの範囲指定と更新 (開発者向け)

ワークフローを関連付ける

ワークフローをコンテンツ タイプに関連付けることによって、そのタイプのどのアイテムでも関連付けたワークフローを使用できるようになります。ワークフローをコンテンツ タイプに関連付ける方法については、次のリソースを参照してください。

• サイト コンテンツ タイプを変更する

• サイト コンテンツ タイプのワークフロー設定を変更する

ワークフローを設計し実装する際は、「ワークフローのロードマップ」を参考にしてください。

ドキュメント ライブラリを作成する

ドキュメント ライブラリとは、ユーザーがドキュメントを作成、収集、更新、管理できるサイト内の場所です。ドキュメント ライブラリの設計と実装では、コンテンツ ストレージが管理可能で、サイトのニーズに応じた情報アーキテクチャが実現されるようにします。ドキュメント ライブラリを作成する方法については、次のリソースを参照してください。

• リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する

• ライブラリを作成する

• リスト、ライブラリ、フォルダ、ドキュメント、またはリスト アイテムの権限を管理する

• ライブラリのファイルを整理する

• ライブラリでファイルのチェックアウトを必須にする

• ライブラリでファイルのチェックアウトを必須にする

• Information Rights Management をリストまたはライブラリに適用する

コンテンツ タイプをドキュメント ライブラリに関連付ける

複数のコンテンツ タイプを 1 つのドキュメント ライブラリに関連付けることができます。この場合、そのコンテンツ タイプのアイテムをライブラリが格納できるよう指定し、ライブラリ内の [新規作成] コマンドによって、そのタイプの新規アイテムをユーザーが作成できるよう指定します。コンテンツ タイプをドキュメント ライブラリに関連付ける方法については、次のリソースを参照してください。

• リストやライブラリで複数のコンテンツ タイプのサポートを有効にする

• リストまたはライブラリに既存のコンテンツ タイプを追加する

• リストまたはライブラリのコンテンツ タイプを変更する

コンテンツをドキュメント ライブラリに追加する

コンテンツを 1 つまたは複数のドキュメント ライブラリに追加する方法については、次のリソースを参照してください。

• ライブラリにファイルを追加する

• アップグレード後にコンテンツまたはサイトを移行する (Office SharePoint Server)

• サイト コンテンツを追加する (Office SharePoint Server)

コンテンツのアクセス許可を管理する

サイトのコンテンツへのアクセスを管理する方法については、次のリソースを参照してください。

• サイトおよびサイトのコンテンツへのアクセス制御について

• リスト、ライブラリ、フォルダ、ドキュメント、またはリスト アイテムの権限を管理する

• Windows SharePoint Services における Information Rights Management の概要

このブックのダウンロード

このトピックは、参照および印刷しやすいように、次のダウンロード可能なブックに収録されています。

• Office SharePoint Server 2007 用のサイトを設計して構築する

使用できるすべてのドキュメントの一覧については、「Office SharePoint Server 2007 のダウンロード可能なブック」を参照してください。

関連項目

概念

Information Rights Management を計画する

その他のリソース

[方法] Office SharePoint Server 2007 内からカスタムのドキュメント情報パネルを作成または編集する
Joel Oleson's Blog - SharePoint Land (英語)
Microsoft SharePoint Team Blog (英語)
SharePoint Community Portal (英語)
Microsoft Enterprise Content Management (ECM) Team Blog (英語)