Share via

レコード管理のロードマップ

  • [アーティクル]

この記事の内容 :

  • はじめに

  • レコード センター サイトを作成する

  • アクティブなドキュメント サイトをレコード センター サイトに接続する

  • アクティブなドキュメント サイトをレコード管理用に構成する

レコードは、組織が実行した活動またはトランザクションの証拠となる組織内のドキュメントあるいはその他の電子的または物理的エンティティで、一定期間保持する必要があります。レコード管理は、組織が次の作業を行う際に従うプロセスです。

  • レコードと見なす情報の種類を決定します。

  • レコードとなるアクティブ ドキュメントが使用中の場合、そのドキュメントをどのように処理するかを決定します。また、レコードであることが宣言された後で、それらをどのように収集するかを決定します。

  • 法律上、ビジネス上、または規制上の要件を満たすために、各レコードの種類を保持する方法および期間を決定します。

  • 技術ソリューションおよびビジネス プロセスを調査および実装して、組織が費用効果の高い非侵害的な方法で、レコード管理の義務を遵守していることを確認します。

  • 有効期限が切れたレコードの破棄、訴訟などの外部イベントに関連したレコードの検索および保護など、レコード関連のタスクを実行します。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 にはレコード管理機能があり、組織が規制や法律上の要件を満たし、企業に蓄えられた知識を管理するために役立ちます。

このロードマップ ページでは、Office SharePoint Server 2007 をベースとするサイトのレコード管理機能を実装する際に参考となる、Web ページの記事、ホワイト ペーパー、トレーニング、ブログ エントリ、ツールへのリンクを紹介しています。このページでは、サイトのレコード管理機能を実装する順序に合わせてリソースを紹介しています。実装順序は次のとおりです。

  1. レコード センター サイトを作成します。

  2. アクティブなドキュメント サイトをレコード センター サイトに接続します。

  3. アクティブなドキュメント サイトをレコード管理用に構成します。

ここで紹介するリソースに加え、次のロードマップ ページを使用して、関連機能について確認できます。

はじめに

Office SharePoint Server 2007 を使用してレコード管理機能を実装する前に、次の概要トピックを確認してください。これらのトピックでは、Office SharePoint Server 2007 のレコード管理機能について、および、サイト アーキテクト、デザイナ、作成者、開発者に提供される構成オプションについて説明しています。

レコード センター サイトを作成する

Office SharePoint Server 2007 のレコードを管理するには、サイト デザイナとレコード管理者がレコード センター サイトの計画、作成、実装を行います。このサイトは、レコード センター サイト テンプレートに基づくもので、ファイル計画を実装したり、保持中のレコードを管理したりするために使用できる機能が含まれています。

レコード センター サイトを実装するには、次の手順を実行します。

  1. レコード センター サイトを作成します。

  2. ファイル計画に基づいて、各種のレコードを保存する個別のドキュメント ライブラリを作成します。

  3. レコードのメタデータを格納し表示する列を、ドキュメント ライブラリに定義します。

  4. 組織の規制上の義務を果たせるように保持期間と監査仕様を定義した情報管理ポリシーを実装し、ドキュメント ライブラリに関連付けます。

  5. 各種のレコードをレコード センター サイトの適切なライブラリにマップするレコード ルーティング テーブルを実装します。

注意

レコード センター サイトを実装する別の方法として、レコードの種類ごとに、情報ポリシーとメタデータの列を含んだコンテンツ タイプを作成するという方法もあります。ただし、ドキュメント ライブラリには単一の種類のレコードを保存するという推奨要件を満たすためには、列と情報管理ポリシーを直接ドキュメント ライブラリに関連付けるほうが簡単です。

レコード センター サイトを作成する

レコード センター サイトを作成するには、次の記事に示されている手順を実行します。

ドキュメント ライブラリを作成する

保持するレコードの種類ごとに、個別のドキュメント ライブラリを作成します。次のリソースは、ドキュメント ライブラリの作成方法について説明しています。

列を定義する

保存先ドキュメント ライブラリに送られたレコードは次のように処理されます。

  • レコードに関連付けられているメタデータの各列の名前と値は、保存先ライブラリに作成される非表示の _properties フォルダ内の XML ファイルにレコードと共に保存されます。

  • メタデータ値は、保存先ライブラリの対応する列にコピーされます。

ある種類のレコードのメタデータの各列について、受信列の名前と種類に一致する列を保存先ドキュメント ライブラリに定義します。列をレコードと共に送信する必要があること、およびデータ値を関連付ける必要があることを指定するには、列がデータを要求するように構成します。次のリソースは、レコード保持のためにドキュメント ライブラリに列を作成する方法について説明しています。

情報管理ポリシーを実装する

情報管理ポリシーとは、コンテンツ タイプに対する一連のビジネス ルールのことです。情報管理ポリシーの概要については、「情報管理ポリシーを計画する」を参照してください。

一意のポリシー機能セットを必要とする一連のレコードの種類ごとに、個別のサイト コレクション情報管理ポリシーを作成します。たとえば、契約書になる各レコードには同じポリシー機能セットが必要になることがあります。各サイト コレクション情報管理ポリシーを、対応するドキュメント ライブライブラリに関連付けてください。次のリソースでは、サイト コレクション情報管理ポリシーを作成してドキュメント ライブラリに関連付ける方法について説明しています。

レコード ルーティング テーブルを実装する

レコード ルーティング テーブルとは、レコード センター サイトに送信される可能性のあるレコードの各種類を表示し、各種類のレコードの保存先ライブラリを指定する、レコード センター サイト内の一覧です。ファイルがレコード センター サイトに送信されると、この一覧が参照されて、受信ファイルとそのメタデータが適切な場所にルーティングされます。次のリソースでは、レコード ルーティング テーブルを構成する方法について説明しています。

アクティブなドキュメント サイトをレコード センター サイトに接続する

Office SharePoint Server 2007 を実行するサーバー ファームは、単一のレコード センター サイトに接続できます。詳細については、次のリソースを参照してください。

アクティブなドキュメント サイトをレコード管理用に構成する

このドキュメントをダウンロードする

このトピックは、簡単に読んだり印刷したりできるように、次のダウンロード可能なドキュメントに収められています。

入手可能なドキュメントの詳細な一覧については、「Downloadable books for Office SharePoint Server 2007」を参照してください。

関連項目

概念

ドキュメント管理のロードマップ
ワークフローのロードマップ

その他のリソース

Streamlining Records Management Using SharePoint Server 2007 Workflow (英語)