個々のサイト コンテンツのニーズおよび構成を決定する
この記事の内容 :
公式 : 関係者およびユーザーに対してアンケートを行う
非公式 : 拡大の余地を残して大まかに構成する
サイトの作成は時間のかからないプロセスですが、サイトに含めるコンテンツを決定したり、コンテンツを使いやすく整理したりする方法を決定するには時間がかかります。このタスクを行うにはさまざまな方法がありますが、以下の 2 つの方法をお勧めします。
公式な方法 関係者およびユーザーに対してアンケートを行って、サイト内で表示したい内容を調べます。大規模または戦略的なサイトを作成し、複数の利用者が異なるニーズのためにアクセスする場合は、この公式なプロセスに従います。すべての利用者がサイトにアクセスし、必要な対象を見つけ、適切に投稿し、各自の作業を続けることができるように、注意して計画および確認します。
非公式な方法 まずサイトを大まかに構成してから、ユーザーのニーズおよびフィードバックに基づいて拡大していきます。小規模でよりカジュアルなグループ作業サイトを作成し、大部分のユーザーが類似した方法で同じ一連のタスクで作業する場合は、この非公式な方法に従います。
「サイトの目標を決定する」の記事では、サイトのニーズに最も合った目標を指定しました。これらの目標を使用すると、個々のサイト コンテンツおよび構成を決定する方法を指定するのに役立ちます。
ドキュメント保存サイト 予測される複雑さに応じて、公式な方法と非公式な方法のどちらかを使用します。複数の異なるチームからのドキュメントを保存する大規模なサイトを構築する場合は、公式な方法で構成します。自分のチームのみが使用する作業用ドキュメントを保存するための小規模なスペースの場合は、非公式なプロセスで十分です。
通信サイト より公式な方法を使用して、どのユーザーがどのような情報を求めてサイトにアクセスするか、それらのユーザーをサイト内でどのようにナビゲーションするのかを決定します。
グループ作業サイト 非公式な方法を使用して、必要に応じてサイトを成長および拡大できるようにします。
以下に各方法のプロセスを説明します。
公式 : 関係者およびユーザーに対してアンケートを行う
サイトの公式な計画プロセスを実行する場合は、公式な計画委員会を作成して関係者に入力してもらい、以下の手順を実行する必要があります。
関係者およびユーザーに対してアンケートを行って、利用者のニーズを把握します。各利用者セグメントまたは関係者が表示またはやり取りしたい情報を割り出します。
コンテンツ アンケートを行って、コンテンツのニーズを把握します。現在のコンテンツ、今後計画されるコンテンツ、利用率の低いコンテンツ、見つけにくいコンテンツを確認および記録して、予想される長期的なコンテンツの変化を予測します。
情報のアーキテクチャを設計します。情報を構成するためにどのリストまたはライブラリが必要か、ホーム ページでどのようなニーズを案内するか、およびサイト ユーザーに情報アーキテクチャを公開するためにカスタム ナビゲーションが必要かどうかを指定します。
対象となるユーザーおよび関係者に依頼して、情報アーキテクチャのプロトタイプを確認してもらいます。プロトタイプで必要な情報を見つけられたかどうかを評価します。
コンテンツ アンケートを実行する
サイトの構成を計画する前に、組織内の既存のコンテンツを把握する必要があります。現在のコンテンツに関するアンケートを行うことにより、コンテンツのニーズを把握し、それらのコンテンツのニーズに対処するソリューションを設計および展開することができます。コンテンツ アンケートには、以下のような複数の特定の要素を含める必要があります。
ドキュメントの数。
ドキュメントの場所。
ドキュメントの種類 (ファイルの種類と分類の両方)。
ユーザーおよびビジネスの構成。
コンテンツの承認プロセスおよびワークフロー。
コンテンツ アンケートを使用すると、重要なコンテンツに優先度を付け、そのコンテンツの構成を提案することができます。通常、コンテンツの計画は段階を経て進行します。第 1 段階では、どの事業部やプロジェクトが異なるコンテンツのニーズを抱えているか、コンテンツの各本体で必要なサイトの数はいくつかなど、大規模な構成の決定を行います。次に、各サイトのコンテンツ計画作成チーム (通常は事業部またはプロジェクトに合わせる) が、各自のレベルでコンテンツのニーズに対処するための適切な構成を決定します。これには、新しいコンテンツのニーズが識別されるたびに、大規模な構成の見直しが必要になる場合があります。複数の計画段階を経てから展開し、サイトの稼働後にも変更に対する計画を引き続き行います。
非公式 : 拡大の余地を残して大まかに構成する
非公式なサイトを作成する場合は、以下の手順を含む柔軟なプロセスで作業を開始します。
既存のコンテンツを新しいサイトに統合する場合は、どのようなコンテンツが存在するか、サイトにどれを含めるのかを時間をかけて評価します。
次に、サイトに含める必要があるコンテンツについてアイデアを練り、リストを作成します。たとえば、チーム グループ作業サイトには以下を含めます。
ドキュメント (プロジェクト ドキュメント、計画書、企画書、プレゼンテーション、提案書など、チームが閲覧または投稿する必要のある任意のドキュメント)。
チームのスケジュール (休日のスケジュール、各自の勤務および休暇のスケジュール、プロジェクトのスケジュールなど)。サイト上に共有のイベントを記録して、それらを予定表ビューで表示することができます。
連絡先情報 (チーム メンバ、パートナー、顧客、仕入先、ベンダなど)。社内の連絡先と社外の連絡先用にそれぞれ連絡先リストを作成したり、並べ替えおよびフィルタできるフィールドを使用してそれらを混合したりすることができます。
タスクまたは割り当て (だれが何をしているのかを識別)。
他の Web サイトへのよく使用されるリンク (関連するプロジェクトまたはチームに関するサイトを含む)。
チーム全体に知らせる必要がある重要なお知らせやニュース。
ブログ (グループ作業サイト向けの表の顔として)。
ユーザー シナリオを確認し、自分がユーザーだったらサイト内で何が必要なのかを検討します。
元のリストに不足している要素を追加します。できればそのリストを数名の対象ユーザーに確認してもらいます。
大まかな要素が決まったら、サイトの作成を開始し、チーム メンバにその構成で作業してもらいます。