サイトの目標を決定する

この記事の内容 :

• サイトの主な目標を決定する

• サイトの主な環境を決定する

• ワークシート

Windows SharePoint Services 3.0 に基づいてサイトを設計する前に、達成する目標を決定する必要があります。この記事は、SharePoint サイトの主な目標を決定し、サイトを使用する環境について考慮する際に役立ちます。

サイトの主な目標を決定する

SharePoint サイトは柔軟で、さまざまな目標の達成に役立ちます。ただし、便利で効果的なサイトまたはサイト グループにするには、そのサイトの主な目標を絞り込む必要があります。つまり、サイトを設計する前に、そのサイトで達成すべき目標を把握しておく必要があります。以下に例を示します。

• 会報やお知らせを投稿したり、フィードバックを収集したりして、組織内の他のユーザーと通信する場合。

• アイデアを共有してプロジェクトに共同で取り組むための場所をチーム メンバに提供して、チームのグループ作業を促進する場合。

SharePoint サイトでは、これらの目標のどちらも支援できます。複数の目標がある場合は、複数のサイトを作成し、場合によっては相互に関連付けると便利です。ただし、単一のサイトで複数の目標を持つこともできます。単一のサイトのみに制限されている場合は、通信ポイントを必要とするユーザーがそれらをすぐに見つけることができ、情報やアイデアを共有したり、ドキュメントを保存する必要のあるユーザーがどこから作業を開始すればいいかがわかるようにサイトを構成します。

以下の目標を確認してください。これらの目標のどれが、設計する各サイトのニーズに最も近いかを検討してください。

ドキュメントの保存

ドキュメントの保存およびワークフローは、多くのサイトにとって重要な機能です。主に通信またはグループ作業に使用されるサイトにとっても同様です。ただし、組織で専用のドキュメント保存サイトが必要になる場合があります。ドキュメントを保存するための特別なサイトが必要かどうかは、保存するドキュメントの数、ドキュメントを投稿するユーザーの数、ドキュメントに対してどのユーザーが操作を行う必要があるかなど、多数の要因によって決まります。ドキュメントの保存を構成する方法については、計画プロセスの後の手順で説明します。詳細については、「ドキュメント ライブラリを計画する (Windows SharePoint Services)」を参照してください。

ドキュメント保存サイトや他のサイトのドキュメント保存セクションには多くの場合、以下の機能が含まれます。

• ドキュメントのチェックインまたはチェックアウト、ドキュメントに対する変更の追跡、ドキュメントの複数のバージョンの保持などの機能。

• ドキュメントを承認のために回覧する機能、または多数の利用者に発行する前に特定のプロセスを通す機能。

  注意

  Windows SharePoint Services 3.0 にはワークフロー機能が含まれており、カスタム ワークフロー プロセスを作成して、承認のためにドキュメントを回覧するのに使用できます。

• ドキュメントをより効率的に並べ替えおよび管理できるように、ドキュメントにメタデータのタグを設定する機能。

通信

通信サイトは、ユーザーのグループに情報をブロードキャストし、そのグループから情報またはフィードバックを収集するのに役立ちます。通信サイトは、情報、データ、およびドキュメントを他のユーザーに配布するのが主な目標です。たとえば、大規模な組織には、ポリシーやイベントに関する組織全体の情報をブロードキャストするための中心的なサイトがある場合があります (人事サイト、企業イベントサイトなど)。

多くの通信サイトは、情報の収集および共有にも使用されます。たとえば、コミュニティの掲示板は主に通信サイトです。コミュニティのユーザーは、サイトにアクセスしてアイテムを閲覧したり、他のユーザーが閲覧できるようにアイテムを投稿したりします。

多くの場合、通信サイトには以下のためのセクションが含まれます。

• イベントまたはその他の情報の説明、宣伝、またはお知らせ。

• 予定表またはイベント情報の表示。

• ドキュメントまたは社説の閲覧。

• 情報またはドキュメントの投稿またはアップロード。

グループ作業

グループ作業サイトは、チームまたは組織のメンバが共同で作業するのに役立ちます。グループ作業サイトは、情報およびドキュメントの共有、アイデアの創出、他のユーザーのアイデアに対する応答、および目標に向けた進捗状況の追跡が主な目的です。

グループ作業サイトは、チームの種類、サイズ、複雑さ、または目標によって異なります。たとえば、短期間のプロジェクト (近く行われるイベントの準備、新製品発売の計画など) で作業する小規模なチームと、一連の長期的なプロジェクトで作業する大規模なチーム (製造会社の研究部門、出版社の編集スタッフなど) とでは、そのニーズは異なります。イベント (チャリティ イベントなど) の準備を行ったり、組織 (コミュニティ、学校組織など) への参加を呼びかけるために共同で作業する組織のメンバには、それぞれ独自のニーズがあります。

通常、グループ作業サイトには以下のためのセクションが含まれます。

• 情報およびデータの共有。

• ドキュメントの共有。

• 予定表またはイベント情報の共有。

• アイデアの創出、およびプロジェクトに関する意見交換。

• タスクの追加、割り当て、および追跡。

サイトの主な環境を決定する

サイトを効果的に計画するには、サイトを使用する環境を決定します。多くの場合、インターネット サイトの目標および要件は、イントラネット サイトとは異なります。たとえば、製品の販売に使用するインターネット サイトでは、通常、コンテンツを表示できるユーザーは制限しませんが、サイトにコンテンツを追加できるユーザーは厳密に制御します。対照的に、チームのグループ作業用のイントラネット サイトでは、大部分のユーザーがコンテンツを投稿し、サイトを閲覧するだけのユーザーはわずかです。一部の環境では、組織のサイズによって選択が左右される場合があります。また、環境によっては、環境内にユーザーが混在しているために、選択が左右される場合もあります。

以下の表に示すどの環境がサイトに適しているか検討してください。

ワークシート

サイトの目標を決定するには、以下のワークシートを使用します。

• Microsoft® Windows® SharePoint® Services 3 サイトの目標および環境 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73269&clcid=0x411)