ホワイト ペーパー
2000 年 4 月発行
最新情報については、 https://office.microsoft.com/ja-jp/visio/default.aspx を参照してください。
はじめに
ビジュアル ワークスタイル
仕事におけるビジュアル コミュニケーション
組織内の理解とコミュニケーションを改善するパワフルなツール
ビジネス ソリューション向けの成熟したプラットフォーム
所有コストの削減
結論
適応できるか衰退してしまうか - これが今日のビジネスの掟です。企業は新たな状況への適応を迫られています。いち早く変化に気付いて対応し、新たに生まれたビジネス チャンスを即座に見きわめて、捕らえることのできる態勢を整える必要があります。
この目的を達成するために、成功を収めている企業では社内のあらゆるレベルで情報を共有しています。そのためには、各業務に特有の概念、プロセス、システムを把握できるようにする手段が必要です。このような手段が特に必要とされるのは、システムが複雑すぎて、言葉という文化に依存する一次元の媒体では説明できない場合です。たとえば、ネットワークは言葉より図を使った方が明快に説明できます。
このホワイト ペーパーでは、ビジュアル ワークスタイルと呼ばれる新たな社内コミュニケーション モデルについて説明します。図面およびダイアグラム作成ツールの世界標準である Microsoft Visio 2000 を導入することで、社内の理解を深め、コミュニケーションを改善する方法を示します。また、Visio 2000 のテクノロジーが効果的なビジュアル コミュニケーション ツールに必要な 4 つの条件をいかに満たしているかについても説明します。Visio 2000 には次のような特長があります。
スピーディ
グローバリゼーション、合併・買収、リモート オフィスやモバイル端末での業務、情報の氾濫などに伴い、世界中の企業が増大するコミュニケーション上の課題に直面しています。こうした市場の変化や企業の課題に即応するためのツールが必要とされています。ここで紹介するビジュアル ワークスタイルは、人間に固有の能力を自然な形で発展させたコミュニケーション方法であり、適切な技術を使えば、コミュニケーション がさらに強化されます。
利用しやすい
競争が激しい今日の世界経済において、賢明な企業は、従業員に業務の概念、プロセス、システムを十分に理解させ、より有効かつ正確に業務を遂行できる能力を身に付けさせることが、競争優位を達成する鍵であることを知っています。しかし、社内全体の理解とコミュニケーションを改善するためには、汎用性を備えた技術が必要です。
プログラム可能
企業は競争優位と経費削減の方法を追求しており、できるだけ既存の技術を利用して業務形態に合致したアプリケーションを速やかに作成できるプラットフォームを必要としています。Visio 2000 は、カスタマイズされた多様なソリューションの基盤となる成熟した開発プラットフォームです。
費用対効果が高い
企業においては、情報インフラストラクチャの構築や保守、パーソナル コンピュータをはじめとする業務ツールの従業員への配布などの、時間的／金銭的な投資が増大しています。賢明な企業は、展開したツールの TCO (総所有コスト) を削減するために、既存のインフラストラクチャが利用でき、しかも既存のツールと互換性のある技術を求めています。
最近の産業界の動きに押されて、企業では市場の変化への即応を迫られ、グローバルな対応を実現するシステムの導入が絶対条件となっています。変化をいち早く察知して対応することが求められており、新たなビジネス チャンスを見逃さずに捕らえるための手段が必要となっています。ビジュアル ワークスタイルは、変化を続ける状況の中で情報を入手し、共有するための手段であり、人間にとって自然で根源的かつ直観的であることがを特徴です。
ここでは、企業におけるコミュニケーションとその習得方法をめぐる主要な課題について説明し、それらの課題をビジュアル ワークスタイルによっていかにビジネス チャンスへと転換できるかを探ります。
変わりつつあるワークスタイル
経営の効率化に重点が置かれるようになったことから、垂直的な階層型の管理構造が平坦化し、業務の遂行に必要な情報やリソースを自力で集めようとする自発的な人材の必要性が高まっています。さらに、職場の構造も変化してきました。チームで行う業務の割合が 10 年前に比べて 30% 以上増えています。その一方で、通信機器を使って会議に参加する人の増加率も 25% に達しています (1998 年の 3M Online 調査)。
情報過多
IT プロフェッショナルは過剰な情報 (大半はテキスト) に攻め立てられており、知識の交換や拡充にはほとんど時間を割けない状況にあります。「受け取った大量の情報を処理しできないことが多い、または非常に多い。」と答えた管理者は半数に達し、重要な決定が遅れ、情報過多によって意思決定の能力が損なわれていると感じている管理者は全体の 43% を占めています (David Lewis 博士による 1998 年の調査1)。
インターネットの拡大
インターネットの利用者は、世界中で 1 億 6 千万人を超えています (リサーチ会社の IDC 社による 1998 年 7 月の調査)。インターネットやイントラネットは、チーム メンバーや顧客とのコミュニケーションを促進し、ビジネス関係を構築するための有効な手段となります。しかし、そこには大量の情報があり、分類、優先順位付け、理解をしなければなりません。
情報の参照と共有
ビジュアル ワークスタイルを導入すると、IT プロフェッショナルは直面しているビジネス上の課題に斬新で創造的な方法で取り組むことができます。また、言語情報の処理を担う左脳と図形情報の処理を担う右脳の両方を使うことで、理解力や記憶力が増すと言われています。発展を遂げつつある脳の科学理論は別としても、空間的な能力と言語的な能力を駆使するツールを使えば、人間がより効果的に情報を把握、共有できることは間違いありません。
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問題の解決に当たるときには、多くの場合、図表を使って考えます。データを集め、図式化することによって、設備管理設計、ネットワーク アーキテクチャ、製品開発ライフ サイクルなどの複雑な問題の解決方法を見いだすことができます。
インパクトを与える
IT プロフェッショナルは、同僚や顧客にメッセージを伝えたり過剰な情報を処理するうえで視覚的な効果が役に立つことに気付きつつあります。ある調査結果から、プレゼンテーションで視覚的な効果を使うと、使わない場合に比べて 43% 以上も説得力が高まることがわかっています (ミネソタ大学と 3M が 1998 年に実施した共同調査)。コミュニケーションに視覚的な効果を取り入れると、情報がイメージと強く結びつくことによって、多くの言葉を並べるより 250% も記憶力が増すと言われています (William K. Horton 著「Illustrating Computer Documentation: The Art of Presenting Information Graphically on Paper and Online 」1991 年)。
変化への対応
グローバリゼーションや企業合併が進められ、業務改革も依然として続いていると見られる現状では、組織や業務手順の変更を正しく伝えることが混乱や非効率の発生を抑えることにつながります。
問題の解決に当たるときには、多くの場合、図表を使って考えます。データを集め、図式化することによって、設備管理設計、ネットワーク アーキテクチャ、製品開発ライフ サイクルなどの複雑な問題の解決方法を見いだすことができます。組織図やビジネス モデル図により、IT プロフェッショナルは組織の変革がもたらす影響を見きわめ、それに伴う自分自身の役割や責任の変化を見極めることができます。
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担当者は誰か - 組織の命令系統を確認する場合は、 文字を使うより直観的で言語に依存しない図表を使った方が、すばやく確認で き、効果的です。
範囲の拡大
グローバリゼーションによって、離れた場所どうしだけでなく異なる文化間の有効なコミュニケーションが必要となります。こうしたグローバル コミュニケーションは必然的に発生するものであり、これまでより迅速に内容を理解することが求められます。図表は異文化コミュニケーションを飛躍的に改善し、新入社員やリモート オフィスの従業員がストレスを感じることなく仕事を覚えるのにも役立ちます。
Microsoft Visio 2000 はビジュアル ワークスタイルを構築、運用するうえで中心的なフレームワークとなります。Visio 2000 はオープン アーキテクチャであるため、企業の成長に伴うシステムの展開および保守に関連する高度な要求にも対応できます。ここで紹介する 3 つのパートからなるシナリオでは、移行過程にある企業において、効率と生産性を向上させるうえで Visio 2000 のビジュアル コミュニケーション ツールがどのような働きをするのかを明らかにします。
Adventure Works 社と Fabrikam 社は、アウトドア用品販売のマーケット リーダーとなるべく、合併することで合意しました。合併の条件には全従業員の残留が盛り込まれました。しかし、両社で多くの役割と責任が重なっているため、従業員たちは作業の重複を心配し、プロジェクトの遂行に二の足を踏んでいます。
両社の人事チームが集まり、それぞれのデータベースを結合することにしました。完成したデータベースの情報を利用すれば、全従業員の電話番号と電子メール アドレスが記載されたマスター組織図を自動的に作成し、合併による新会社のイントラネットに公開できます。これによって、従業員は合併相手のどの従業員と仕事をするのかがわかります。また、経営陣は融合された両社のスキルをどのように活用したらよいか検討を始めることができます。
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2 社の人事チームがそれぞれのデータベースを結合し、マスター組織図を作成します。
経営陣は、2 社のオフィスを統合することに決めました。Adventure Works 社はオフィスが郊外にあり、同じビルにオフィスをもう 1 つ借りることは簡単です。これによって、Fabrikam 社の従業員は市内のオフィスから移転しなければなりません。施設管理者は、新しいオフィスで使う設備の選択と配置を Fabrikam 社の従業員に任せることにしました。また、施設管理者は Microsoft Visio 2000 を使ってオフィスの設備や備品の図形 (シェイプ) のステンシルを作成しました。Visio 2000 で新しいオフィスの図面を作成し、そこに各従業員の位置を書き込んで、イントラネットに公開しました。この図面でマスター図面へのリンクをクリックすると、各従業員のデスクトップにある Visio 2000 で図面が開きます。設備や備品の選択が完了したら、施設管理者は完成した図面のレポート機能を実行し、図面上の図形 (シェイプ) に対応するデータを基にして、必要な設備や備品が記載されたマスター発注書を生成できます。
オフィスの設備や備品の図形 ( シェイプ ) のカスタム ステンシルを使うと、シェイプをドラッグ アンド ドロップするだけで、画面上でオフィス内の配置を決めることができ、変更した図面をネットワーク上に保存できます。
オフィスの統合とチームの結成が無事完了しました。市場を入念に分析した結果、新会社の顧客の多くがインターネットを利用していることが明らかになりました。経営陣は、既存の販売チャネルを補足するものとして e コマースのための Web サイトを構築することを決定しました。インターネット チームは、プロセスを簡素化し、エラーを最小限に抑えることを目標として、オンライン受注プロセスのプランを図で示すことにしました。
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既存の注文管理図はオンライン受注プロセスの概略を表しているので、インターネッ ト チームが受注プロセスについて理解して、考えを明確化するうえで役に立ちます。この図により信用度チェックを必要としない顧客を除外しなければならなことが判明しました。
既存の注文管理図では、インターネットを利用している顧客の多くが前にこの会社から商品を購入していることを考慮に入れていません。このような顧客については、注文処理に時間がかかってしまう信用度のオンライン チェックは不要です。注文プロセスを図式化することにより、どのステップが変更可能で、サイトをどのように構築すれば最も効率がよいかを把握することができました。変更を加えた注文プロセスのフロー チャートを使って、Web サイトの開発者と機器のサプライヤーに新しいプロセスを知らせました。さらに、新しい販売構造を示すプロセス フロー チャートも作成します。
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新しいプロセスフロー チャートを作成すると、情報を視覚化することにより、問題の解決、組織内コミュニケーションの質的向上、今後の参考のための重要なプロセスの文書化に役立つことがわかります。
最近の調査によると、フォーチュン 500 にランクインした企業の意思決定者たちは、最も懸念する事項の 1 つとして、速やかに結果を出さなければならないことにプレッシャーを感じると話しています。概念、プロセス、システムなどに関して共通理解へ到達する最速の方法は、理解の対象を図面やダイアグラムによって視覚的に表現することです。ビジュアル ワークスタイルを導入している IT プロフェッショナルは、このことを認識しています。ビジュアル ワークスタイルで使用するツールは、この画期的なコミュニケーション方法をサポートしなければなりません。Microsoft Visio 2000 プラットフォームは、組織内で明確な理解を確立する究極のツールです。
展開するツールは、使いやすく仕事の妨げにならないものであることが必要です。初心者が簡単に使用でき、パワー ユーザーを満足させるだけの奥深さも合わせ持ったツールでなければなりません。Visio 2000 のユーザー インターフェイスは、初めて使用する人でも簡単に操作できるように設計されており、しかも高度な機能へ階層的にアクセスすることができます。
ステンシルとテンプレートは初心者には格好の機能です。これらを使用すれば、オブジェクトを最初から作成する必要はなく、シェイプをドラッグ & ドロップするだけで作図ができます。さまざまな図面の種類とスマート シェイプｮ と呼ばれるインテリジェントな図形オブジェクトが豊富に揃っているので、実用的な図面を簡単に作成できます。
導入時におけるソフトウェアの購入手順と展開方法を簡略化するだけでなく、エンドユーザーのトレーニング、ファイル交換、ソフトウェアの使い方を容易にするためにも、主要なデスクトップ アプリケーションを統一する必要があります。Visio 2000 のインターフェイスは直感的で、各業界向けのテンプレートや図形 (シェイプ) を大量に備えているので、単純なものから複雑なものまで、どのような図面でも作成できます。数万ものオブジェクトを含んでいるような非常に大きな図面でも、ナビゲーション機能、自動番号付け機能、各種の図形編集ツールなどを利用して、簡単に作成し管理できます。
さらに汎用性を高める特徴として、Visio 2000 では複数の文書タイプを扱えることが挙げられます。Visio 2000 固有のファイル形式である .VSD に加え、CorelDRAW! バージョン 3～7 などの一般的な描画パッケージや Micrografx Designer および ABC Flowcharter の多くのバージョンからファイルをインポートできます。1 つの Visio 2000 ダイアグラムを複数の目的に使用する場合は、BMP、GIF、JPEG、HTML、VML (Vector Markup Language) など、さまざまな形式で保存できます。
Visio 2000 Technical Edition では、DWG 形式や .DGN 形式の CAD (computer-aided drawing) ファイルの読み取りと書き込みも可能で、静的な CAD オブジェクトを動的な スマートシェイプに変換することもできます。
Microsoft Visio 2000 では、変化する顧客ニーズに対応できる、近づきやすく汎用性に富んだソリューションを作成できます。同時に、Visio 2000 は、より高機能で高速の技術へと発展を続ける一方で、機能の堅牢性も維持しています。
Visio 2000 は、パフォーマンスとスケーラビリティの向上により、ユーザーの生産性を高めます。図面やダイアグラムをこれまでのバージョンより短い時間で作成でき、既存のアドオン アプリケーションも高速化しています。さらに、拡張されたスナップおよび整列機能によって、作図作業の速度が飛躍的に向上します。鳥瞰図ウィンドウが新たに導入されており、このウィンドウでパン/ズーム機能を使用することにより、大きな図面をより効率的に扱えます。
企業の間では、コミュニケーションを高速化し、新たなビジネス チャンスを見いだす手段として、インターネットが注目されています。Visio 2000 では、インターネットを活用し、図面をオンラインで共有したり、ハイパーリンクによって図面と関連情報をオンラインで結びつけることができます。
Visio 2000 では、ハイパーリンクを埋め込んだダイアグラムを HTML ファイルとして保存できます。このファイルを Web サーバー上でホストし、ブラウザで表示できます。さらに、図面を VML (vector markup language) 形式でエクスポートすることも可能なので、忠実度の高い図面を Microsoft Internet Explorer で表示、パン、ズームすることができます。
Visio 2000 の スマートシェイプはハイパーリンクをサポートします。すべての図形 (シェイプ) は、別の図面ページ、別のファイル、Web サイトの情報へハイパーリンクを設定することが可能で、Visio 2000 図面のダイナミックな特性が発揮されます。
絶え間なくスピードを速めるビジネスに備えて、各企業がデジタル応答システムの構築と改良を進めています。IT プロフェッショナルはそれぞれの技術に合ったツールを必要としています。Microsoft Visio 2000 は、カスタマイズされた図面/ダイアグラムによるソリューションを作成、展開するための柔軟性に富んだパワフルなプラットフォームを企業のコンピュータに提供します。ビジュアル ソリューションによる業務処理の改善やビジネス パフォーマンスの向上をめざす企業は、このプラットフォームを最大限に活用できます。
近年、インターネットと ERP (Enterprise Resource Planning) システムの登場で、カスタム ソリューションを作成するための期間と労力が削減されています。効率的で堅牢なソリューションを求める企業の間では、開発期間が短縮できる既存の技術やカスタマイズされたビジネス ソリューションが好まれています。
Visio 2000 は、企業の設備や備品の追跡管理、SFA (販売業務の自動化)、自動スケジューリング、データの視覚化などのビジネス統合ソリューションを構築するための開発プラットフォームとして、拡張が容易な基盤を提供します。これらのソリューションは企業に高い価値をもたらし、開発時間も短くてすみます。
主要な機能の 1 つが、カスタム シェイプ、ステンシル、テンプレートの作成です。Visio 2000 では、どのシェイプもスプレッドシートの場合と同じようにパラメータを使った数式で制御されます。これによって、直感的に動作して問題を解決するインテリジェントでデータ対応型のシェイプを作成できます。このプログラミングはスプレッドシートに似た シェイプ シートｮ 環境で行います。
さらに、Visio 2000 には Microsoft Visual Basicｮ for Applications (VBA) 6.0 が組み込まれています。この VBA は Microsoft Office 2000 に付属している VBA と同じバージョンで、単純なマクロから本格的なアプリケーションまで、あらゆるプログラムを作成できる開発環境を提供します。
最後に、Visio 2000 にはシェイプの情報をデータベースとリンクする機能があります。Visio 2000 のシェイプはデータを内包できます。開発者が必要とする情報は、どのような情報でもほとんどシェイプ内に含めることができます。シェイプ内のデータは、ODBC (Open Database Connectivity Standard) を使って ODBC 対応のデータベースにリンクできます。さらに、組み込み VBA を使ってデータを外部データベースにリンクし、Visio 2000 とデータベースとの間のデータの受け渡し方法を完全に制御できる柔軟な機能があります。
企業の間では、ビジネス ソリューションの構築に市販のコンポーネントを求める声が高まっています。Visio 2000 は、成熟した第四世代プログラミング API と、完全な自動化と抽出を可能にする洗練されたオブジェクト モデルを提供します。したがって、Visio 2000 のテクノロジーをカスタム ソリューションに組み込む場合には、VBA だけでなく、Visual Basic、C++、Delphi、Javaなどのオートメーション コントローラも使用できます。
主要な改良点は以下のとおりです。
拡張イベント モデル - イベントの実行をプログラムで制御する機能
空間メソッド - ヒット、シェイプ近接検索、重複テストをプログラム的に実行できる完全な空間検索機能
再構築された UI システム - メニューやツールバーなどのインターフェイス要素に対して、より高度な操作が可能です。
Visio 2000 がホストするユーザー ウィンドウ - Visio 2000 の マルチ ドキュメント インターフェイス (MDI) フレームにカスタム ウィンドウを組み込む機能。この機能によって、アプリケーション固有のウィンドウを Visio 2000 のユーザー インターフェイスに追加し、Visio 2000 アプリケーションで管理できます。
パフォーマンス - パフォーマンスが向上し、シェイプ シート と API が多くの点で機能強化されています。
Visio 2000 ソリューションの構築に使用する API とメソッドはどのソリューションでも共通であり、エンドユーザー開発で使用できます。インターフェイスと機能はすべて市販のアプリケーションで動作確認されています。
企業全体で広く使用できる技術を統一する動きが強まっています。Visio 2000 の技術を活用して組織の効率を向上できる分野には、知識の再利用、技術インフラの管理、ソフトウェアおよびデータベースの開発、施設管理、プロジェクト管理、業務プロセスの改善、エンジニアリング ツール、品質管理システムなどがあります。
Visio 2000 は、縮尺図面をサポートしているため、広範なタイプのダイアグラムに使用できます。Visio 2000 は自動化ができるので、データを基にダイアグラムを瞬時に生成したり、情報を収集してデータベースに保存することができます。この技術によって実現可能なソリューションの幅広さと深さは、Visio 2000 プラットフォームで作成されたサードパーティ ソリューションを見れば明らかですが、Visio 技術を使って開発された Visio 2000 自体に最も顕著に表れています。
新たに展開した ERP システムに保存されている膨大な量のデータを有効利用できる方法が求められています。Visio 2000 を使用すれば、このような埋もれた大量のデータを視覚化し、価値を引き出すことができます。
たとえば、Visio 2000 では、ERP システムに保存されている命令系統を基に組織図を自動作成できます。また、Visio 2000 ダイアグラムで表された製造システムのデータを取り出し、部品表とコスト見積もりを自動生成することもできます。
ほとんどの企業は、安いコストで高い価値を生み出すことを目標としています。Microsoft Visio 2000 では、現行の標準や策定中の標準を利用しているので、Visio 2000 製品の TCO (総所有コスト) を削減できます。
ほとんどの大規模な組織では、Visio 2000 を IT 部門が展開し、一元管理しています。また、個々の部門がそれぞれ独自の構成とプロファイルで Visio 2000 を使用する場合もあります。しかし、要求が増大する一方の IT 環境にあっても、Visio 2000 は高い柔軟性を持ち、実装も簡単です。
Visio 2000 では Microsoft Windows インストーラを使用しているので、必要なコンポーネントだけを必要なときにインストールできます。
IT 管理者は、Visio 2000 コンポーネントやファイルをクライアント デスクトップとサーバーのどちらに保存するかを決定できます。このような柔軟性によって、より適切なリソース管理が可能となります。
Visio 2000 は端末エミュレーション モデル Windows Terminal Server をサポートするので、Visio 2000 を Windows Terminal Server にインストールし、同時に複数のユーザーが使用できます。このシン クライアント モデルを採用すると、一元管理が可能となり、展開および保守コストの節約につながります。
デスクトップにかかるコストの 20% は、エンドユーザー サポートによるものです (The Gartner Group の「Strategic Analysis Report」1999 年 3 月)。Visio 2000 を利用すると、優れたオンライン ヘルプによって、サポートの負担を軽減できます。さらに、Visio 2000 は Microsoft Office アプリケーションの表示形式に基づいているので、Office に関する知識を生かすことができます。Visio 2000 には HTML ヘルプなどの Office 2000 の技術が取り入れられています。
Visio 2000 は Microsoft ライセンス販売プログラムに基づいて提供されます。そのため、Visio 2000 の技術を簡単かつ低コストで社内全体に導入できます。各種ライセンス オプションの詳細については、Visio 2000 Web サイト (www.microsoft.com/japan/info/license/default.asp) を参照してください。
Microsoft Visio 2000 プラットフォームでは、業務用アプリケーションをエンタープライズ クラスのツールに変身させ、組織の敏速性の向上とコスト削減を実現することができます。Visio 2000 は、コンピュータ所有コストを削減し、アプリケーションをより使いやすいものにし、情報の生成、アクセス、伝達のための効果的なツールを提供します。
Visio 2000 は、幅広い各種エンタープライズ アプリケーションおよびリソースとの統合によって、ビジネス ソリューションの構築には絶好のプラットフォームとなります。このプラットフォームでは、よりよい結果をより迅速に導き出せるため、企業の業績と競争力を高める方法を新たに作成したり、既存の方法を改良することができます。
- 詳細については、 https://office.microsoft.com/ja-jp/visio/default.aspx を参照してください。
この文書に記載されている情報は、発行時における Microsoft Corporation の見解を表したものです。Microsoft は変化する市場の状況に対応する必要があるため、この文書は Microsoft Corporation の約束事項として解釈すべきではなく、Microsoft Corporation はこの文書の発行日以降に公開されるいかなる情報の精度について、一切責任を負いません。
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