Exchange Serverの保持タグと保持ポリシー

メッセージング レコード管理 (MRM) は、組織による電子メール ライフサイクルの管理と電子メールおよびその他の通信に関連した法的リスクの軽減に役立ちます。 MRM を使用すると、企業ポリシー、政府規制、または法的要件への準拠に必要なメッセージを保持し、法的価値またはビジネス上の価値を持たなくなったコンテンツを削除することがより簡単になります。

Exchange Serverの MRM は、保持タグと保持ポリシーを使用して実現されます。 これらの各保持機能の詳細を説明する前に、MRM 戦略全体で機能を使用する方法を理解しましょう。

• 保持ポリシー タグ (RPTs) を [受信トレイ] や [削除済みアイテム] などの既定フォルダーに割り当てます。

• 既定ポリシー タグ (DPT) をメールボックスに適用して、タグがないすべてのアイテムの保持を管理します。

• ユーザーに個人タグをカスタムフォルダーおよび個別アイテムに割り当てることを許可します。

• MRM 機能をユーザーの受信トレイの管理およびファイリング慣行から切り離します。 ユーザーは、保持要件に基づいて管理フォルダー内のメッセージをファイリングする必要がありません。 個々のメッセージには、それらが置かれたフォルダーに適用される保持タグではなく別の保持タグを設定できます。

次の図に、この方式の実装に必要になる作業を示します。

ご覧のとおり、保持タグはフォルダーと、電子メール メッセージやボイス メールなどの個別アイテムに保存期間の設定を適用するために使用されます。 これらの設定は、メールボックス内にメッセージを残す期間と、指定されたメッセージ保存期限に達したときに行われる操作を指定します。 メッセージが保持期間に達すると、メッセージはユーザーのインプレース アーカイブに移動されるか、削除されます。

保持タグを使用すると、ユーザーがメールボックス フォルダーと個別アイテムに保持用のタグを付けることができます。 ユーザーは、メッセージ保持要件に基づいて管理者によって準備された管理フォルダー内のアイテムをファイリングする必要がなくなりました。

保持タグは、それらを適用できるユーザーや、適用できるメールボックス中の場所に基づいて次の 3 つの種類に分類されます。

Outlook ユーザーや Web 上の Outlook ユーザーは、保持ポリシーの一部として個人タグを使用できます。 Outlook および Web 上の Outlook では、次に示すように、 [アーカイブへ移動] アクションを持つ個人タグは、 [アーカイブ ポリシー] として表示され、 [削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを持つ個人タグは [アイテム保持ポリシー] として表示されます。

ユーザーは、作成するフォルダーや個別のアイテムに個人タグを適用できます。 個人タグが適用されているメッセージは常に、その個人タグの設定に基づいて処理されます。 ユーザーはメッセージに個人タグを適用して、DPT または RPT で指定した設定がユーザーのメールボックスに適用されて行われるよりも、早くまたは遅く移動または削除されるようにできます。 また、保存期間の設定を無効化した保持タグを作成することも可能です。 これにより、ユーザーはアイテムにタグ付けをすることで、アイテムがアーカイブに移動されたり、有効期限が切れたりしないようにします。

ユーザーは Exchange 管理センター (EAC) を使用して、アイテム保持ポリシーにリンクしていない追加の個人タグを選択します。 すると、選択されたタグが Outlook および Web 上の Outlook で利用できるようになります。 ユーザーが EAC から追加のタグを選択できるようにするには、MyRetentionPolicies Role をユーザーの役割の割り当てポリシーに追加する必要があります。 ユーザーの役割割り当てポリシーの詳細については、「 Understanding Management Role Assignment Policies」を参照してください。 ユーザーが追加の個人タグを選択できるようにすると、Exchange 組織のすべての個人タグをユーザーが利用できるようになります。

保持タグを有効にする場合、タグの保存期限を指定する必要があります。 この保存期限とは、メッセージがユーザーのメールボックスに到着した後に保持される日数を指します。

電子メール メッセージなどの定期的でないアイテムの保存期限は、終了日が設定されているアイテムや、会議やタスクなどの定期的なアイテムとは異なった方法で計算されます。 さまざまな種類のアイテムに対して保持期間を計算する方法については、「Exchange Serverでの保持期間の計算方法」を参照してください。

保存期間の設定を無効化した保持タグを作成したり、保持タグの作成後にタグを無効化することも可能です。 無効化されたタグが適用されているメッセージは処理されないため、保持アクションは行われません。 そのため、ユーザーは無効化された個人タグを [移動しない] タグまたは [削除しない] タグとして使用すれば、普通ならメッセージに適用されるはずの DPT や RPT を無効にできます。

保持タグを作成または構成する場合、アイテムが保存期限に達したときに行う保持アクションを次のいずれかから選択できます。

保持タグを作成する方法の詳細については、「Exchange Serverでアイテム保持ポリシーを作成する」を参照してください。

メールボックスに 1 つ以上のアイテム保持タグを適用するには、アイテム保持ポリシーに追加してから、メールボックスにポリシーを適用する必要があります。 メールボックスには複数のアイテム保持ポリシーを設定することはできません。 アイテム保持タグは、いつでもアイテム保持ポリシーにリンクまたはリンク解除でき、ポリシーが適用されているすべてのメールボックスに対して変更が自動的に有効になります。

アイテム保持ポリシーは、次の保持タグを持つことができます。

アイテム保持ポリシーには、アーカイブ タグ (個人用アーカイブ メールボックスにアイテムを移動するタグ) および削除タグ (アイテムを削除するタグ) の両方を含めることができます。 また、メールボックス アイテムには両方のタイプのタグを適用させることもできます。 アーカイブ メールボックスには、別のアイテム保持ポリシーはありません。 プライマリ メールボックスとアーカイブ メールボックスには同じアイテム保持ポリシーが適用されます。

アイテム保持ポリシーの作成を計画する場合は、アイテム保持ポリシーにアーカイブ タグと削除タグの両方を含めるかどうかを検討する必要があります。 前述したように、アイテム保持ポリシーには、 [アーカイブへ移動] アクションを使用する DPT を 1 つ、 [削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションのいずれかを使用する DPT を 1 つ含めることができます。 [アーカイブへ移動] アクションを持つ DPT の保存期間は、削除アクションを持つ DPT の保存期間より短く指定する必要があります。 たとえば、 [アーカイブへ移動] アクションを持つ DPT を使用して 2 年後にアーカイブ メールボックスにアイテムを移動し、削除アクションを持つ DPT を使用して 7 年後にメールボックスからアイテムを削除できます。 プライマリとアーカイブ両方のメールボックスのアイテムは、7 年後に削除されます。

Exchange セットアップでは、 既定の MRM ポリシーのアイテム保持ポリシーが作成されます。 新しいユーザーのアーカイブを作成し、アイテム保持ポリシーを指定しない場合、このポリシーが自動的に適用されます。

規定の MRM ポリシーに含まれているタグを変更すること (保存の有効期限や保持アクションを変更するなど)、タグを無効にすること、またはポリシーを変更すること (そのタグを追加または削除する) ことができます。 更新されたポリシーは、 次にマネージド フォルダー アシスタント (MFA) によって処理されるときにメールボックスに適用されます。

ポリシーにリンクされた保持タグの一覧などの詳細については、「Default Retention Policy」を参照してください。

管理フォルダー アシスタントは、メールボックス サーバー上で実行されるメールボックス アシスタントであり、アイテム保持ポリシーが適用されたメールボックスを処理します。

管理フォルダー アシスタントは、メールボックス内のアイテムを検査し、保持するかどうかを確認することで、アイテム保持ポリシーを適用します。 それから、適切な保持タグで保持するアイテムをスタンプして、それらの保存期限が過ぎたアイテムに対して指定の保持アクションを実行します。

管理フォルダー アシスタントは調整ベースのアシスタントです。 調整ベースのアシスタントは常に実行中であるため、スケジュールする必要はありません。 消費可能なシステム リソースは調整されます。 一定の期間 (ワーク サイクル) 内にメールボックス サーバーのすべてのメールボックスを処理するように管理フォルダー アシスタントを構成できます。 さらに、指定した間隔 (ワーク サイクル チェックポイント) で管理フォルダー アシスタントは処理対象となるメールボックスの一覧を更新します。 更新中に、管理フォルダー アシスタントは新しく作成されたメールボックスや移動されたメールボックスをキューに追加します。 また、失敗のため正常に処理されなかった既存のメールボックスを再度順位付けし、同じワーク サイクル中に処理できるようにキュー内のより高い優先順位に移動します。

指定したメールボックスを処理するようにアシスタントを手動で開始するには、Start-ManagedFolderAssistant コマンドレットも使用できます。 詳細については、「Exchange Serverでマネージド フォルダー アシスタントを構成して実行する」を参照してください。

フォルダー間で移動したメールボックス アイテムは、移動先のフォルダーに適用されるタグを継承します。 タグが割り当てられていないフォルダーにアイテムが移動した場合、既定のポリシー タグ (DPT) が適用されます。 アイテムにタグが明示的に割り当てられている場合、そのタグがフォルダーレベル タグまたは既定タグよりも常に優先されます。

ユーザーがアーカイブにあるフォルダーに個人タグを適用する際、プライマリ メールボックスに名前が同じでタグが異なるフォルダーが存在する場合、アーカイブ内のそのフォルダーのタグが、プライマリ メールボックスのタグに合わせて 変更されます。 設計により、アーカイブにあるフォルダーのアイテムが、ユーザーのプライマリ メールボックスにある同じフォルダーと有効期限の動作が異なることに関して混乱が起きないようになっています。 たとえば、ユーザーはプライマリ メールボックスに Project Contoso という名前のフォルダーがあり、 削除 - 3 年 タグがあり、Project Contoso フォルダーもアーカイブ メールボックスに存在します。 ユーザーが Delete - 1 年 の個人用タグを適用して、1 年後にフォルダー内のアイテムを削除する場合。 メールボックスがもう一度処理されると、フォルダーは「削除 - 3 年間」のタグに戻ります。

メールボックスに適用される保持ポリシーから保持タグが削除されると、タグをユーザーが使用できなくなり、メールボックス内のアイテムに適用できなくなります。

そのタグでスタンプされた既存のアイテムは、引き続いて、それらの設定に基づき管理フォルダー アシスタントによって処理され、タグ内で指定された保持アクションがそれらのメッセージに適用されます。

ただし、タグを削除する場合、Active Directory に保存されたタグ定義が削除されます。 このようにすると、管理フォルダー アシスタントはメールボックス内のすべてのアイテムを処理し、削除されたタグが適用されているアイテムを再スタンプします。 メールボックスおよびメッセージの数に応じて、この処理は、削除されたタグを含むアイテム保持ポリシーのメールボックスで構成されるすべてのメールボックスに対して、著しくリソースを消費する場合があります。

保持タグを無効にすると、管理フォルダー アシスタントはタグが適用されたアイテムを無視します。 保存期間の設定が無効化された保持タグがあるアイテムは、指定されている保存期限用のアクションによって移動または削除されなくなります。 これらのアイテムはタグ付けされたアイテムとまだ見なされるため、DPT がそれらに適用されません。 たとえば、保持タグ設定のトラブルシューティングを行う場合、一時的に保持タグを無効にして、管理フォルダー アシスタントにそのタグ付きメッセージの処理を停止させることができます。

ユーザーが一時的に仕事から離れ、電子メールにアクセスできない場合、ユーザーが仕事に戻るか電子メールにアクセスする前に、新しいメッセージに保存期間の設定を適用できます。 アイテム保持ポリシーに応じて、メッセージの削除またはユーザーの個人アーカイブへの移動を行います。 メールボックスの保存機能を有効にすることによって、指定の期間にアイテム保持ポリシーでメールボックスを処理することを一時的に停止できます。 メールボックスの保存機能を有効にすると、保存機能の開始および終了スケジュールなど、保存機能についてメールボックス ユーザー (またはメールボックスへのアクセスが許可された別のユーザー) に知らせる保持コメントも指定できます。 保持コメントは、サポートされた Outlook クライアントで表示されます。 保存機能コメントは、ユーザーの優先言語でローカライズすることもできます。

長期間仕事を離れている間に、ユーザーは電子メールを大量にためることがあります。 電子メールの量と不在期間によっては、これらのユーザーがメッセージを分類するのに数週間かかる場合があります。 そのような場合、保存機能からユーザーを削除する前にユーザーがメールの遅れを取り戻すために長い時間がかかることを考慮します。

organizationが MRM を実装したことがない場合、ユーザーがその機能に慣れていない場合は、MRM デプロイの初期ウォームアップとトレーニング フェーズ中に保持ホールドを使用することもできます。 アイテム保持ポリシーを作成および展開し、ユーザーがアイテムをタグ付けできるようになる前にアイテムを移動または削除するという危険を犯させないように、ポリシーについての十分な指導をユーザーに対して行ってください。 ウォームアップとトレーニング期間が終了する数日前に、ウォームアップの期限をユーザーに通知する必要があります。 期限が過ぎたら、ユーザーのメールボックスから保存機能を削除し、管理フォルダー アシスタントがメールボックス アイテムを処理し、指定した保持アクションを実行できるようにします。

Exchange ハイブリッドを使用している場合は、次の動作に注意してください。 Microsoft 365 で保持ホールドが構成されている場合、この保留の GUID は、保留が適用されるユーザー オブジェクトの msExchUserHoldPolicies 属性に書き込まれます。 その後、この属性はオンプレミスの Active Directoryに同期されます。 MFA は、削除できる要素のメールボックスを処理するときに、 msExchUserHoldPolicies 属性を検出します。 ただし、構成された保留の詳細は、オンプレミスのorganization Exchange Server内では使用できないため取得できません。 保持する必要がある可能性があるデータの削除を防ぐために、MFA はメールボックス内の DiscoveryHolds フォルダーからこれらのアイテムの削除をスキップします。 時間の経過と同時に、このフォルダーは満杯になり、 Recoverable Items フォルダーがそのクォータに達します。 この動作と構成に関する推奨事項を解決する手順については、 オンプレミス メールボックスの [回復可能なアイテム] フォルダーが完全 なサポート記事になります。