承認ワークフロー : シナリオ (SharePoint Server 2010)

[アーティクル]
11/30/2016

適用先: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

トピックの最終更新日: 2016-11-30

ほとんどの組織において社員が行う最も一般的なワークフローの例は、さまざまな種類の承認です。社員のグループは、何らかのドキュメントを承認または却下する必要があります。場合によっては、決定理由を説明するコメントを追加する必要もあります。ここでは、SharePoint Designer 2010 または Visual Studio 2010 のワークフローデザイナーで作成した後、SharePoint Server 2010 を使用してホストする、承認タイプのワークフローの概要を説明します。この例の説明に移る前に、それぞれの人物の役割を明確にしましょう。

ワークフローの作成者 ワークフローテンプレートを作成する開発者またはインフォメーションワーカーです。
SharePoint Server 2010 管理者 ワークフローテンプレートをインストールし、このテンプレートをドキュメントライブラリまたはリストに関連付けるユーザーです。
ワークフローの開始者 ワークフローを開始するユーザーです。ワークフローの開始により、特定のワークフローの関連付けからワークフローインスタンスが作成されます。
ワークフローの参加者 ワークフローインスタンスとの対話によって、そのインスタンスがサポートするビジネスプロセスを遂行するユーザーです。

次の説明のように、これらの役割を持つ各ユーザーはワークフローの作成、インストール、インスタンス化、および使用においてそれぞれの責任を果たします。

ワークフローの作成

SharePoint Server 2010 で、ワークフローを作成するには、次の 2 つのオプションがあります。開発者は Visual Studio 2010 とワークフローデザイナーを使用し、インフォメーションワーカーは SharePoint Designer 2010 で提供されるルールに基づいたアプローチを使用します。どちらの場合も、ワークフローテンプレートを作成し、SharePoint Server 2010 を実行するサーバーに展開する必要があります。このシナリオでは、テンプレートが既に作成されていることを前提とします。

ワークフローを関連付ける

ワークフローを使用するには、SharePoint Server 2010 を実行するサーバーにワークフローテンプレートをインストールし、ワークフローと特定のドキュメントライブラリ、リスト、コンテンツタイプ、または (サイトワークフローの場合は) サイトを関連付けておく必要があります。その後は、ライブラリまたはリスト内の任意のドキュメントやアイテムから、ワークフローを開始できます。コンテンツタイプからワークフローを明示的に開始することはできませんが、コンテンツタイプと関連付けられたワークフローは、そのコンテンツタイプの添付されているドキュメントまたはリストから開始できます。ワークフローはアイテムでもドキュメントでも同じように動作するため、通常はワークフローテンプレートをリスト、ライブラリ、またはコンテンツタイプに添付できます。また、特定のリストまたはライブラリのみと関連付けることができるテンプレートを作成することもできます。

SharePoint Designer 2010 を使用してワークフローを展開すると、インストールと関連付けは自動的に実行されます。一方、Visual Studio を使用してワークフローを展開する場合は、サーバー管理者が明示的にワークフローテンプレートをインストールする必要があります。さらに、テンプレートをライブラリ、リスト、コンテンツタイプ、またはサイトと関連付ける必要があります。また、この関連付けを作成するユーザーは、関連付けに一意の名前を付けて、ユーザーが参照できるようにします。ワークフローの作成者は、必要に応じて、関連付けを作成するユーザーがワークフローの動作に対するオプションを設定できるようにすることができます。これには、プロセスに必ず参加できるユーザーの既定のリストなどがあります。1 つのテンプレートを複数のライブラリ、リスト、コンテンツタイプと関連付け、それぞれの関連付けを必要に応じてカスタマイズできます。関連付けを作成し、任意の使用可能なオプションを設定した後、ワークフローの開始者は、次のセクションで説明するように、この関連付けからワークフローインスタンスを作成できます。

ワークフローとサイトの関連付け

サイトワークフローは、サイト自体に関連付けられます。ワークフローを実行するのに、アイテムを開始する必要はありません。

サイトワークフローは、リストアイテムコンテキストがないプロセスで使用できます。たとえば、サイトへのアクセス許可を要求するワークフロー、新しいサイトを要求して準備するワークフロー、または SharePoint サイトの外部に保存されているコンテキストを使用するワークフローを、ワークフローを開始するための対応する SharePoint リストアイテムを作成することなく作成できます。

サイトワークフローは、サイトの設定によってサイトと関連付けられ、そのサイトで開始できるようになります。SharePoint Designer 2010 では、サイトワークフローをサイトに直接展開することもできます。

サイトワークフローは、この記事の前半で説明したリストアイテムと同じ方法で動作しますが、ドキュメント、ライブラリ内のアイテム、またはリスト内のアイテムから開始できない点が異なります。

詳細については、「ワークフロー関連付けを追加する (SharePoint Server 2010)」を参照してください。

ワークフローを開始する

SharePoint Server 2010 では、3 種類の方法でワークフローのインスタンスを開始できます。いずれの方法も、ワークフローを毎回、最初から実行します (特定の関連付けから作成されたワークフローのインスタンスが特定のドキュメントまたはリストアイテムで既に実行中である場合、同じドキュメントまたはアイテムでそのワークフローの別のインスタンスを開始することはできません)。ワークフローを開始する方法は次のとおりです。

SharePoint Server 2010 ユーザーは、手動でワークフローを開始できます。
ユーザーがドキュメントまたはアイテムを作成すると自動的に実行されるようにワークフローを構成できます。
ユーザーがドキュメントまたはアイテムを変更すると自動的に実行されるようにワークフローを構成できます。

たとえば、Microsoft Word のユーザーが、新しいドキュメントをサイトのドキュメントライブラリにアップロードしたとします。この操作によって、そのライブラリと関連付けられたワークフローのインスタンスが開始されます。

このシナリオでは、3 つのオプションの中の最初のオプションである、ワークフローを手動で開始するオプションを使用して、ドキュメントの承認ワークフローを開始します。ドキュメントライブラリ内のドキュメントからワークフローインスタンスを開始するには、SharePoint Server 2010 ユーザーは次の操作を行います。

ドキュメントをポイントし、ドロップダウンメニューまたはリボンの [ワークフロー] を選択します。
開始するワークフローを選択します。

たとえば、ドキュメントライブラリ内のドキュメントについては、通常、[承認] と [フィードバックの収集] という 2 つのオプションしかありません。管理者がこのドキュメントライブラリに他のワークフローテンプレートを関連付けている場合は、そのワークフローテンプレートの名前も表示されます。

注意

定義済みの [承認] ワークフローと [フィードバックの収集] ワークフローは、SharePoint Server 2010 でのみ使用できます。

ワークフローの開始時 (つまり、ワークフローのインスタンスの作成時) に、ユーザーが関連情報を指定できる画面を表示することもできます。[承認] ワークフローの場合、この情報には、ドキュメントを承認する必要があるユーザーの名前、承認の期日、および通知を受け取るユーザーのリストが含まれます。ユーザーは、これらの情報を指定した後、[開始] をクリックします。ワークフローの実行が開始され、この画面で名前が入力された順に、各参加者にドキュメントの確認を求める要求が送信されます。

必要に応じて、ワークフローの開始時に、そのワークフローを開始したユーザーに電子メールメッセージを送信することもできます。同様に、ワークフローの完了時には、ワークフローの作成者に電子メールで通知することもできます。ワークフローの構成によって、何らかの作業がワークフローで求められていることをワークフローの参加者 (この例ではドキュメントを承認するユーザー) に電子メールで通知することもできます。

ワークフローと対話する

タスクの概念では、人と実行中のワークフローとの間の対話がモデル化されています。タスクとは、ある個人に割り当てられた作業単位です。たとえば、このワークフローの承認リストに含まれる各人物には、ドキュメントの承認を要求するタスクが割り当てられます。SharePoint Server 2010 はサイトごとにタスクリストを持つことができ、実行中のワークフローでは、このリストにタスクを追加して各タスクに割り当てる人物を指定できます (複数指定できます)。そのサイトのユーザーは、Web ブラウザーで各自のタスクリストにアクセスすることによって、自分に割り当てられた作業を確認できます。必要に応じて、ユーザーは自分のワークフロータスクだけを含むカスタムタスクリストを作成できます。

注意

SharePoint Server 2010 を実行している場合、ユーザーは、サイトのタスクリストと自分の Microsoft Outlook タスクリストとの同期を取ることができます。

SharePoint Server 2010 ユーザーの待機中のタスクは単にリスト形式で表示されます。この例では、ユーザーはチームの SharePoint サイトにアクセスし、自分に割り当てられたタスクの一覧を表示するオプションを選択します。タスクを遂行するため、この例のユーザーはタスク名をクリックします。

ワークフローと参加者の間の対話はさまざまな方法で行われるので、ユーザーに対して表示される画面は、ワークフロー自体で定義されます。この例のワークフローでは、ドキュメントを承認または却下するためのオプションと、参加者がコメントを入力できるテキストボックスが表示されます。

ユーザーがタスクを別のユーザーに割り当て直したり、変更を要求したりできるオプションもあります。ここで、ユーザーがコメントを入力してから [承認] をクリックしたとします。その場合、ワークフローは、承認者リストに含まれる次のユーザーのタスクリストにタスクを作成します。すべての参加者が応答すると、ワークフローは終了します。

SharePoint Server 2010 のワークフローでは、次のようなその他のオプションが用意されています。

ワークフローの開始者は、ワークフローの状態を確認できます。

たとえば、このシナリオでは、ワークフローの開始者が承認プロセスの進捗を確認できます。
ワークフローは実行中に変更できます。

ワークフローの作成者は、許される変更がある場合はそれを決定します。たとえば、承認ワークフローでは、ワークフローの進行中に新規の承認者を追加できます。実際の作業手順を反映するため、実行中のワークフローを変更できる機能は重要です。ビジネスプロセスの変更は、どのようなビジネスでも常に発生することなので、SharePoint Server 2010 のワークフローは、ユーザーが変更に対処できるように設計されています。

プロセスのまとめ

ワークフローテンプレートがサイトにインストールされ、ドキュメントライブラリ、リスト、サイト、またはコンテンツタイプに関連付けられると、サイトユーザーがワークフローのインスタンスを開始できます。

ワークフローの開始者がドキュメントを選択して、ワークフローのインスタンスを開始すると、プロセスが開始されます。
開始者はその関連付けからワークフローインスタンスを作成します。
ユーザーはその新しいインスタンスをカスタマイズして開始します。
ワークフローの実行中のインスタンスは、参加者のタスクリストにタスクを追加します。

このシナリオで使用した承認ワークフローでは、タスクは順に割り当てられます。ただし、複数の参加者にタスクを同時に割り当てることもでき、複数のタスクを並行して実行できます。
ワークフローの参加者は、各自のタスクリストを確認することで、ワークフローにより割り当てられたタスクを知ることができます。
各参加者は、実行中のワークフローのインスタンスと対話して、割り当てられたタスクを遂行します。

この例の対話では、ドキュメントの承認が要求されていますが、対話の内容には、ワークフローの作成者が意図する任意のものを設定できます。

注意が必要なのは、ワークフローの実行対象であるドキュメントそのものがユーザー間で送信されるわけではないことです。ドキュメントはサイト上に置かれたままであり、ワークフローの各参加者にはドキュメントへのリンクが与えられます。実際、ワークフローが自らに関連付けられたドキュメントやアイテムを使用する必要性はまったくありません。もう 1 つ重要なのは、手順 1.、手順 2.、および手順 5. でワークフローの開始者と参加者に表示される内容が SharePoint Server 2010 によって定義されていることです。ただし、手順 6. で使用されるフォームは、ワークフローの作成者が定義します。これにより、作成者は、ユーザーがどのようにワークフローをカスタマイズし、対話するのかを制御できます。

SharePoint Server 2010 には、ヒューマンワークフローアプリケーションを作成するためのプラットフォームに加え、定義済みの案件管理ワークフローが用意されています。この 3 段階の状態管理ワークフローでは、アクティブな案件を参加者に割り当て、それらの案件を管理できます。作成された案件は、"処理中" の状態から、"解決済み" の状態 (その案件を担当するワークフローの参加者によって処理されたことを示します) へ、さらに "終了" 状態 (ワークフローの開始者によって解決が承認され、案件が終了したことを示します) へと移行させることができます。

次のセクションでは、SharePoint Server 2010 で定義済みの承認ワークフローを使用するシナリオについて説明します。

承認ワークフローのシナリオ

ここで説明するワークフローは、SharePoint Server 2010 に用意されている定義済みの承認ワークフローです。このワークフローとユーザーとの間のすべての対話は、Microsoft Office system のアプリケーションに表示される InfoPath Forms Services ワークフローフォームを使用して行われます。

このプロセスの開始時には、ワークフローがドキュメントライブラリまたはリストと関連付けられます。ワークフローの開始者は、実行するワークフローインスタンスを作成します。この操作は、SharePoint Server 2010 から実行することも、Microsoft Word ドキュメントから直接実行することもできます。
ユーザーが [承認] ワークフローの [開始] リンクをクリックすると、承認ワークフローが開始され、InfoPath Forms Services ワークフローフォームが開きます。定義済みの承認ワークフローでは、承認者リストを指定したり、タスクの実行が必要な期間をユーザーごとに設定したりすることによって、開始者がワークフローの動作をカスタマイズできます。
このワークフローで承認者としてリストされているユーザーには、ユーザー名が入力された順に、電子メールメッセージが個別に送信されます。
承認者は、電子メールメッセージの本文にあるドキュメント名のリンクをクリックすることで、ドキュメントを確認できます。

このシナリオでは、ワークフローのタスク完了フォームの内容が InfoPath Forms Services ワークフローフォームとして定義され、Microsoft Outlook に直接表示されます。承認者は、コメントを追加したうえで、ドキュメントを承認または却下できます。