문서 라이브러리 계획

업데이트 날짜: 2009년 5월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09

이 문서의 내용

• 문서 라이브러리 계획

• 콘텐츠 흐름 계획

• Office 클라이언트 프로그램에서 문서 라이브러리 수준 올리기

문서 라이브러리는 다른 사이트 사용자와 공유하는 Microsoft Office SharePoint Server 2007의 파일 모음입니다. 대부분의 Microsoft Office SharePoint Server 2007 문서 관리 기능은 문서 라이브러리를 통해 제공됩니다. 문서 관리 계획의 일부분으로 조직의 요구 사항에 가장 적합한 문서 라이브러리를 결정해야 합니다.

조직의 요구 사항에 가장 적합한 문서 라이브러리를 확인할 때 여러 사이트가 필요한지, 사이트 모음이 필요한지도 결정할 수 있습니다. 예를 들어 외부 고객용으로 게시할 콘텐츠를 작성하는 경우에는 한 사이트 및 라이브러리에서 콘텐츠를 작성 및 검토하고, 별도의 사이트(별도로 Office SharePoint Server 2007 설치)에서 콘텐츠를 게시할 수 있습니다.

여러 사이트에 대해 문서 라이브러리를 계획할 때는 사이트 간의 콘텐츠 흐름 방식(수동 프로세스, 워크플로, 사용자 지정 솔루션)도 계획해야 할 수 있습니다.

문서 라이브러리 계획

다음 표에는 일반적으로 Office SharePoint Server 2007에서 문서 라이브러리를 사용하는 방식이 나와 있습니다.

다음 예제에서는 기업의 문서 라이브러리 구성을 계획할 수 있도록 문서 사용 분석에서 완료한 분석을 사용하는 방법을 보여 줍니다. 이 예제에서 Contoso Ltd.는 시장 조사 결과를 기반으로 하여 고객에게 콘텐츠를 제공합니다. 콘텐츠는 보통 원격으로 작업을 수행하는 컨설턴트가 작성합니다. 이 작업은 다음과 같은 주기로 수행됩니다.

1. 파트너가 계약 관련 사항을 평가하고 제안서를 요청합니다.

2. 계약을 체결한 후 프로젝트 관리자가 컨설턴트 팀을 조직하여 계약 관련 작업 사이트를 만듭니다. 이 사이트를 통해 조사 결과를 기록하고 프로젝트를 완료합니다.

3. 프로젝트가 완료되면 결과 문서를 고객이 액세스할 수 있는 보안 인터넷 사이트에 게시합니다.

4. 팀에서 프로젝트를 토대로 하여 최상의 방법 문서 및 사례 연구를 작성합니다.

5. 정보 관리자가 최상의 방법 및 기타 문서를 수집, 구성 및 보관합니다.

6. 결과 문서, 계약 및 기타 레코드가 회사 레코드로 보관됩니다.

7. 정보 관리자가 유지 관리하는 콘텐츠를 사용하여 파트너가 기회를 평가하고 새로운 제안서를 작성합니다.

다음 표에는 이 시나리오의 문서 사용 현황 분석이 나와 있습니다.

이러한 문서 사용 현황 분석을 통해 다음과 같은 결론을 내릴 수 있습니다.

• 프로젝트 책임자는 팀 사이트의 라이브러리를 사용하여 계약 관련 사항, 계약 요청 및 제안서 초안을 저장합니다.

• 변호사는 포털 영역의 라이브러리를 사용하여 계약서 서식 파일 및 진행 중인 계약서를 저장합니다.

• 프로젝트 책임자 및 담당자는 팀 사이트의 라이브러리를 사용하여 조사 결과, 결과 문서 및 사례 연구를 작성합니다.

• 고객은 인터넷 사이트의 라이브러리를 사용하여 최종 결과 문서를 확인합니다.

• 기업의 모든 구성원은 문서 센터 사이트에 액세스하여 최상의 방법 및 사례 연구 문서를 확인합니다.

• 회사 레코드 관리자 및 고문 변호사는 기업 레코드 저장소에 액세스하여 회사 레코드를 유지 관리합니다.

다음 그림에는 이러한 라이브러리를 배포하는 방법이 나와 있습니다. 사이트는 고객 액세스를 위한 인터넷 사이트 모음, 팀 구성원의 원격 작성을 위한 익스트라넷 사이트 모음, 그리고 레코드 관리 사이트를 안전하게 유지 관리하기 위한 인트라넷 사이트 모음 등 세 사이트 모음에서 호스팅됩니다.

콘텐츠 흐름 계획

Office SharePoint Server 2007을 기반으로 하는 문서 관리 솔루션의 콘텐츠는 보통 동적이므로 문서 사용자의 요구 사항을 충족하기 위해 필요한 대로 사이트 간을 이동합니다. 따라서 문서 라이브러리를 계획할 때는 라이브러리 또는 사이트 간의 콘텐츠 흐름도 계획하십시오. Office SharePoint Server 2007에서는 다음과 같은 방법을 통해 수동으로 또는 동적으로 콘텐츠를 이동할 수 있습니다.

• 사이트나 라이브러리 간에 콘텐츠를 복사하거나 이동하는 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다. 워크플로는 문서에 대한 비즈니스 프로세스를 안내하며, 문서 수명 주기에서 참가자의 역할이 활성화되면 참가자에게 작업을 할당합니다. 사이트나 라이브러리 간에 문서를 이동하도록 워크플로를 디자인할 수 있습니다. 워크플로를 계획하는 방법에 대한 자세한 내용은 문서 관리를 위한 워크플로 계획을 참조하십시오.

• 작성자는 작성 권한이 있는 모든 사이트에서 문서를 라이브러리에 복사할 수 있습니다. 원본 문서와 대상 문서 간의 관계는 그대로 유지되므로 필요할 때 복사본을 새로 고칠 수 있습니다.

• 웹 페이지 및 전체 웹 사이트를 준비한 다음 일정에 따라 수동 또는 자동으로 사이트 간에 게시할 수 있습니다.

• Office SharePoint Server 2007 사용자 인터페이스, 워크플로 또는 Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델을 기반으로 하는 사용자 지정 솔루션을 사용하여 콘텐츠를 레코드 관리 사이트로 보낼 수 있습니다.

• 작성자는 웹 폴더 또는 네트워크 환경을 사용하여 문서 라이브러리의 콘텐츠를 라이브러리나 사이트 간에 수동으로 복사하거나 이동할 수 있습니다.

이제 앞서 설명한 예제를 다시 살펴보겠습니다. 다음 그림에는 이러한 콘텐츠 흐름 기술 중 일부를 적용하는 방법이 나와 있습니다. 준비된 인터넷 사이트가 작성 포털 사이트에 추가된 것을 확인할 수 있습니다.

• 게시 기능을 통해 웹 페이지를 인터넷 사이트로 게시합니다.

• 복사 명령을 통해 문서를 문서 센터 사이트로 복사합니다.

• 사용자 지정 워크플로를 통해 문서를 인터넷 사이트의 문서 라이브러리로 복사합니다.

• 레코드 저장소로 보내기 명령을 통해 계약서를 기업의 레코드 저장소로 보냅니다.

Office 클라이언트 프로그램에서 문서 라이브러리 수준 올리기

2007 Office System열기 및 저장 대화 상자를 사용자 지정하여 조직 구성원이 문서 라이브러리를 저장 위치로 사용하도록 할 수 있습니다. 사이트를 열기 및 저장 대화 상자 옆의 바로 가기 모음에 추가하면 사용자가 한 번의 클릭을 통해 문서를 저장해야 하는 위치에 간편하게 액세스하도록 할 수 있습니다. 그러면 팀 구성원이 직접 서버로 이동하여 문서를 업로드하는 대신 2007 Office System 클라이언트 프로그램 저장 환경의 일부분으로 문서 라이브러리와 상호 작용할 수 있습니다.

열기 및 저장 대화 상자에서 사이트를 사용하여 수준을 올리려면 Microsoft Office SharePoint Server 2007 웹 서비스를 통해 사이트를 게시하면 됩니다. 이 서비스는 특정 사용자의 역할이나 사용자가 소속된 사이트를 기준으로 하여 해당 사용자를 대상으로 하는 사이트 목록을 제공합니다. 2007 Office System 클라이언트 프로그램은 사용자의 내 SharePoint 사이트를 통해 이 웹 서비스를 자동으로 검색할 수 있습니다. 다른 서버 제품도 이 웹 서비스를 구현하고 서비스 위치를 Office 클라이언트에 제공할 수 있습니다. 이와 같이 구성하고 나면 2007 Office System에서 바로 가기 모음에 항목이 추가되며 웹 서비스로 정의되는 위치가 채워집니다.

관리자는 레지스트리 키를 설정하여 Office 열기 및 저장 대화 상자의 질겨 찾기 모음에 특정 사이트를 추가할 수도 있습니다. 레지스트리 키는 그룹 정책과 2007 Office System Resource Kit에서 제공되는 Active Directory 디렉터리 서비스 서식 파일을 통해 배포됩니다.

Office 저장 대화 상자를 사용하면 조직 구성원이 저장할 수 있는 위치를 제한할 수 있습니다. 예를 들어 바탕 화면에는 파일을 저장할 수 없도록 제한하고, 사용자가 콘텐츠를 문서 라이브러리에 저장하도록 지정할 수 있습니다. 2007 Office System에서는 사용자가 문서를 저장하기 위해 찾아볼 수 있는 위치를 제어할 수 있으므로 사용자가 허용되는 위치에 저장하도록 할 수 있습니다. 그러나 이렇게 한다고 해서 사용자가 로컬 컴퓨터 또는 허용되지 않는 위치에 파일을 저장하지 않는 것은 아닙니다. 다양한 방법으로 파일을 컴퓨터에 저장할 수 있으며, 원하는 경우에는 대부분의 제한을 해제할 수도 있기 때문입니다. 그러나 Office 저장 대화 상자를 통해 이러한 위치에 대한 액세스를 제한하면 허용되지 않는 위치를 사용하는 팀 구성원의 수를 크게 줄일 수 있습니다.

Office 저장 대화 상자에서 사용할 수 있는 위치를 제한하려면 그룹 정책을 사용하여 이 설정을 사용하도록 설정하는 적절한 레지스트리 키를 설정하고 허용되는 로컬, 네트워크 또는 서버 위치를 정의합니다. 이 설정을 사용하도록 설정하면 이 방식으로 정의되지 않은 모든 위치(바탕 화면 및 네트워크 환경의 표준 링크 포함)가 즐겨 찾기 모음에서 제거됩니다.

허용되는 위치 목록을 하나 이상의 Office 응용 프로그램으로 제한할 수 있습니다. 예를 들어 관리자가 Microsoft Office Access 2007에서는 저장 위치를 제한하고 다른 Office 응용 프로그램에서는 원하는 위치에 저장하도록 할 수 있습니다.

이 문서의 다운로드

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• 사이트 및 기능 계획, 제1부

사용 가능한 문서의 전체 목록은 다운로드 가능한 Office SharePoint Server 2007 관련 콘텐츠 (영문)를 참조하십시오.

참고 항목

개념

콘텐츠 형식 계획(Office SharePoint Server)