Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server)

  • Artigo

Atualizado em: 2009-02-26

Neste artigo:

  • Sobre o site da Central de Registros

  • Planejando bibliotecas de documentos para a retenção de registros

  • Planejando metadados

  • Planejando a tabela de roteamento de registros

Para gerenciar registros no Microsoft Office SharePoint Server 2007, designers de site e gerentes de registro planejam e implementam um site da Central de Registros. Esse site, baseado no modelo de site da Central de Registros, contém recursos que podem ser usados na implementação do seu plano de arquivos e no gerenciamento dos registros enquanto eles estiverem sendo mantidos.

Crie o site da Central de Registros em quatro etapas:

  1. Com base no seu plano de arquivos, planeje as bibliotecas de documentos de que você precisa para armazenar seus registros.

  2. Planeje metadados para cada tipo de registro e defina colunas nas bibliotecas de documentos para conter e exibir os metadados.

  3. Para cada tipo de registro, planeje políticas para definir períodos de retenção e especificações de auditoria para ajudá-lo a cumprir as obrigações normativas da sua corporação.

  4. Com base em sua análise de ativo de conteúdo que se transformará em registros, planeje a tabela de roteamento de registros, que mapeia cada tipo de registro para a biblioteca apropriada do site da Central de Registros. Quando um registro é enviado para o site da Central de Registros, programaticamente ou por meio da interface do usuário, essa tabela é usada para determinar a forma de classificação do documento no plano de arquivos.

Sobre o site da Central de Registros

O modelo do site da Central de Registros do Office SharePoint Server 2007 foi projetado para implementar o gerenciamento e a retenção de registros.

Ao combinar recursos padrão do Office SharePoint Server 2007 a recursos especializados de gerenciamento de registros, o site da Central de Registros oferece o seguinte:

  • Roteamento de registros Quando um documento é enviado para o site da Central de Registros, por meio de um método padrão, como o comando Enviar para a Central de Registros, ou usando a interface programável, o registro é roteado para a biblioteca de documentos correta com base em seu tipo. A correlação entre tipos de registro de entrada e suas bibliotecas de documentos relacionadas é gerenciada na tabela de roteamento de registros, conforme descrito posteriormente neste artigo, na seção Planejando a tabela de roteamento de registros.

    Quando um registro é enviado para o site da Central de Registros, outras informações são enviadas junto com ele. Essas informações incluem o histórico de auditoria do registro, que é armazenado em um arquivo XML, e todos os seus metadados, armazenados tanto em um arquivo XML como nas colunas de metadados do site da Central de Registros.

  • Imposição de política   O Office SharePoint Server 2007 inclui os recursos de política a seguir, muito úteis para o gerenciamento de registros:

    • Auditoria   Registra eventos e operações executados em documentos. No contexto do gerenciamento de registros, isso é útil para registrar quem está exibindo e acessando informações no site da Central de Registros.

    • Expiração especifica quanto tempo o registro deve ser mantido e oferece uma ação a ser tomada no término do período de retenção, como o início de um fluxo de trabalho de aprovação de disposição. No contexto do gerenciamento de registros, o período de retenção geralmente começa quando o registro é armazenado no site da Central de Registros.

    • Códigos de barras   Fornece a cada registro um gráfico e um valor numérico de código de barras exclusivos. O valor do código de barras é armazenado e indexado junto com a versão eletrônica do registro. No contexto do gerenciamento de registros, os códigos de barras são úteis para manter e rastrear registros físicos. Quando os registros de uma biblioteca possuem versões impressas, os códigos de barras oferecem uma forma de correlacionar as versões impressas e suas contrapartes eletrônicas. Consulte o tópico Planejar a retenção física de registros para obter uma discussão sobre o planejamento de retenção de registros físicos.

  • Interface programável   Uma solução abrangente de gerenciamento de registros permite que registros fluam de qualquer origem da organização para o sistema de gerenciamento de registros. A interface programável do site da Central de Registros oferece um método de envio de arquivos, de seus metadados associados e de seu histórico de auditoria para o site da Central de Registros como parte de um processo empresarial. Ao usar esse método, qualquer sistema de gerenciamento de documentos pode ser configurado para enviar arquivos para o site da Central de Registros. Você também pode adicionar módulos que estendam a classificação de registros de entrada — por exemplo, para classificar registros baseados em seus valores de metadados.

    Além de estender a interface para mover registros para o site da Central de Registros, você pode estender outros aspectos desse site. Por exemplo, você pode criar recursos adicionais de política que atendam aos requisitos exclusivos da sua empresa.

  • Isenção   O site da Central de Registros do Office SharePoint Server 2007 oferece uma forma de suspender a política de expiração de um registro. Inclui um recurso de isenção que permite aos gerentes de registros criar "isenções" nomeadas que protegem registros especificados da expiração e da destruição. Por exemplo, no caso de uma auditoria interna ou de um litígio, colocar os registros relevantes em isenção garantirá que os registros, que talvez você tenha de produzir, estejam disponíveis até que a auditoria ou litígio seja concluído.

Planejando bibliotecas de documentos para a retenção de registros

A abordagem mais fácil para o planejamento de bibliotecas de documentos para a retenção de registros — e a abordagem recomendada neste guia de planejamento — é criar uma biblioteca de documentos para cada tipo de registro de seu plano de arquivos (consulte Desenvolver o plano de arquivos (Office SharePoint Server)). Por exemplo, cada registro do plano de arquivos de exemplo a seguir poderia ser armazenado em uma biblioteca separada:

Registros Descrição Mídia Categoria do registro Retenção Disposição Contato

Plano de saúde

Descrição do plano de benefícios dos funcionários.

Páginas da Web

Planos de Benefícios dos Funcionários

X anos

Nenhuma

Diogo Andrade

Plano de seguro

Descrição do plano de seguro do funcionário.

Documentos eletrônicos

Planos de Benefícios dos Funcionários

X anos

Nenhuma

Diogo Andrade

Informações à imprensa

Informações sobre produtos e serviços.

Documentos eletrônicos

Informações de Relações Públicas

X anos

Arquivo morto

Paula Bento

Artigos de jornal

Notícias sobre produtos e serviços.

Imprimir

Informações de Relações Públicas

X anos

Arquivo morto

Paula Bento
Ação de planilha

Para ajudá-lo a planejar bibliotecas de documentos para a retenção de registros, liste cada tipo de registro e atribua-o a uma biblioteca de documentos. Para registrar informações sobre a biblioteca, como que políticas aplicar e que colunas de metadados adicionar a elas, use a planilha de bibliotecas de documentos para retenção de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x416) para cada biblioteca.

Planejando metadados

Após o planejamento de bibliotecas de documentos para a retenção de registros, a próxima etapa será determinar que metadados serão definidos para cada biblioteca. Existem duas categorias de metadados a serem consideradas:

  • Metadados de registros

  • Metadados adicionais

Planejando metadados de registros

Metadados de registros são os metadados enviados junto com um registro para o site da Central de Registros. A determinação dos metadados ideais para um tipo de registro dependerá do tipo desse registro e isso poderá exigir discussões entre gerentes de registros e os gerentes do conteúdo dos servidores ativos. Depois de determinar que os metadados adequados estão sendo gerados e armazenados para um tipo de registro, você poderá configurar a biblioteca de documentos de destino para que esse tipo de registro retenha os metadados junto com o registro. Quando um registro é enviado para a biblioteca de documentos de destino:

  • Os nomes e os valores de cada coluna de metadados associados a ele são salvos junto com o registro em um arquivo XML, em uma pasta de propriedades oculta, criada na biblioteca de destino.

  • Os valores de metadados são copiados para as colunas correspondentes na biblioteca de destino.

Para cada coluna de metadados para um tipo de registro, defina uma coluna na biblioteca de documentos de destino que corresponda ao nome e ao tipo da coluna de entrada. Para especificar que a coluna deverá ser enviada junto com o registro e que deverá conter um valor de dados associado a ele, configure a coluna na interface do usuário do Office SharePoint Server 2007 para exigir os dados (faça isso selecionando a opção Exigir que esta coluna contenha informações). Por exemplo, se os registros de origem incluírem uma coluna "Departamento" do tipo "Linha de Texto Única", defina uma coluna com esse nome e tipo na biblioteca de documentos de destino.

Dica

Se um registro for enviado para retenção e se metadados obrigatórios estiverem ausentes (porque nenhum valor foi fornecido ou porque a coluna está totalmente ausente), será solicitado que o emissor forneça os metadados que estejam faltando. Se eles não forem fornecidos, o registro não será aceito para retenção. Se o documento for enviado programaticamente (em vez de por meio da interface do usuário), o arquivo será colocado em uma área de armazenamento temporário e as informações serão enviadas de volta para o programa chamador e deverão ser tratadas programaticamente para fornecerem a coluna de informações ausente antes que o registro seja adicionado à biblioteca de destino.

Ação de planilha

Na planilha de bibliotecas de documentos para retenção de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x416), registre o nome e o tipo de cada coluna de metadados de registros que deseja armazenar junto com o registro e especifique se a coluna será obrigatória.

Planejando metadados adicionais

Junto com as colunas de metadados exibidas associadas aos registros retidos, talvez você queira adicionar outras colunas de informações a serem exibidas em suas bibliotecas de documentos de gerenciamento de registros. Por exemplo, talvez você queira adicionar uma coluna "Gerente de Registros" para exibir o nome da pessoa de sua equipe responsável por gerenciar os registros armazenados na biblioteca de documentos. Observe que, assim como acontece com colunas enviadas junto com os registros, se você especificar que essas colunas adicionais são obrigatórias, o emissor do registro deverá fornecer os metadados ausentes e o registro não será aceito a menos que eles sejam fornecidos. Se você não quiser solicitar que o emissor forneça valores de metadados adicionais, não configure as colunas para que elas exijam dados.

Dica

Você pode definir colunas para usá-las em várias bibliotecas de documentos. Para fazer isso, você as criará na galeria de Modelos de Coluna associada ao site da Central de Registros.

Ação de planilha

Na planilha de bibliotecas de documentos para retenção de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x416), registre o nome e o tipo de cada coluna de metadados adicionais que deseja armazenar junto com o registro e especifique se a coluna será obrigatória.

Planejando políticas

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra de uma política é um "recurso de política". Por exemplo, um recurso da política de gerenciamento de informações pode especificar quanto tempo um tipo de conteúdo deve ser retido ou quais ações executadas no conteúdo devem ser auditadas. As políticas de gerenciamento de informações permitem que você controle quem pode acessar suas informações organizacionais, o que eles podem fazer com elas e quanto tempo poderão retê-las. As políticas de um sistema de gerenciamento de registros devem ser configuradas por gerentes de registros para refletirem as obrigações normativas da empresa.

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes recursos de política, úteis para o gerenciamento de registros no site da Central de Registros:

  • Auditoria, para demonstrar que os registros estão sendo gerenciados corretamente.

  • Expiração, para controlar o tempo que os registros são mantidos no site da Central de Registros.

  • Códigos de barras, para controlar registros físicos.

Dependendo de suas necessidades de gerenciamento de registros, você também poderá adquirir ou desenvolver seus próprios recursos de política relacionados ao gerenciamento de registros que não estejam incluídos no Office SharePoint Server 2007, como as políticas que assinam registros digitalmente ou que os convertem para um formato fixo.

Existem duas opções recomendadas para o planejamento de políticas para o gerenciamento de registros:

  • Se as mesmas políticas se aplicarem a vários tipos de registros — por exemplo, porque estão na mesma categoria de registro — crie uma política de conjunto de sites separada para cada conjunto de tipos de recursos. Associe cada política de conjunto de sites às bibliotecas de documentos relevantes.

    Ação de planilha

  • Se um tipo de registro exigir um conjunto exclusivo de configurações de políticas, associe os recursos de política relevantes diretamente na biblioteca de documentos para esse tipo de registro e configure os recursos de política adequadamente para essa biblioteca.

    Ação de planilha

    Na planilha de bibliotecas de documentos para retenção de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x416) para uma biblioteca, registre suas decisões sobre a configuração de políticas

    • Para associar uma política de conjunto de sites a uma biblioteca de documentos com base na categoria de registros do conteúdo armazenado na biblioteca de documentos, na seção Política da planilha, registre o nome do modelo de política para essa categoria de registro.

    • Para associar recursos exclusivos de política diretamente à biblioteca de documentos, na seção Política da planilha, insira cada recurso de política junto com as observações de configuração sobre esse recurso.

Planejando a tabela de roteamento de registros

A tabela de roteamento de registros é uma lista do site da Central de Registros que contém todos os tipos de registro que podem ser enviados para o site e especifica a biblioteca na qual eles devem ser armazenados. Quando arquivos são enviados para o site da Central de Registros por meio do comando Enviar para a Central de Registros ou da interface programável, essa lista é usada para rotear o arquivo de entrada para o local adequado.

Cada entrada da tabela de roteamento de registros é um item de lista de séries de registros que especifica:

  • O título e a descrição da série de registros. O nome da série de registros indica um tipo de item que pode ser enviado para o site da Central de Registros para a série de registros atual. Se os arquivos são enviados para o site da Central de Registros de um servidor baseado no Office SharePoint Server 2007 ou no Windows SharePoint Services 3.0, o nome deverá corresponder a um nome de tipo de conteúdo da biblioteca que contém o registro ativo. Se os arquivos forem enviados de outra origem, o nome deverá corresponder ao tipo de documento que pode ser enviado dessa fonte de arquivos usando a interface programável.

  • O local (uma biblioteca de documentos) onde podem ser salvos os registros para a série de registros atual.

  • Uma lista de tipos de registro, chamados aliases. Esses são outros nomes para os registros que podem ser enviados para o site da Central de Registros para esta série de registros. Por exemplo, se a sua organização tiver vários departamentos que usam nomes diferentes para o mesmo tipo de registro subjacente (como "contratos" e "acordos"), você poderia definir aliases para cada nome usado para o mesmo tipo de registro.

    Se os registros forem enviados para o site da Central de Registros de um servidor baseado no Office SharePoint Server 2007 ou no Windows SharePoint Services 3.0, os aliases serão de tipos de conteúdo. Se os registros vierem de outra fonte de arquivo, os aliases deverão corresponder aos tipos que podem ser especificados para essa fonte de registro na interface programável.

Uma série de registros na tabela de roteamento de registros deve especificar a biblioteca de documentos padrão. Quando o site da Central de Registros recebe um arquivo que não corresponde a um alias na lista de roteamento de registros, o arquivo é movido para o local padrão especificado, onde poderá ser arquivado manualmente por um gerente de registros. O modelo do site da Central de Registros inclui uma biblioteca de documentos e série de registros de Registros Não Classificados como o local padrão inicial; é recomendável que você mantenha essa série de registros como o padrão.

Uma boa abordagem para o planejamento da sua tabela de roteamento de registros é:

  1. Para cada biblioteca de documentos que você criou no seu site da Central de Registros, planeje criar uma entrada na tabela de roteamento de registros.

  2. Dê a uma série de registros o mesmo título do tipo de registro principal a ser retido usando a série de registros.

  3. Com base em sua análise de documentos ativos em sua empresa, obtenha uma lista de todos os tipos de conteúdo ou de outros tipos de registro que podem ser enviados para a série de registros atual; eles devem ser listados em seu plano de arquivos e serão os aliases da série de registros. Por exemplo, se, em um site da Central de Registros de recursos humanos, você decidir reter todos os planos de pensão, planos de seguro e planos de saúde em uma biblioteca de documentos Planos de Benefícios dos Funcionários, deverá especificar todos esses tipos de registro como aliases na entrada da série de registros para a biblioteca de documentos Planos de Benefícios dos Funcionários.

  4. Determinar que série de registros deverá ser o padrão.

Ação de planilha

Use a planilha da tabela de roteamento de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x416) para registrar suas decisões sobre cada série de registros que planeja criar na tabela de roteamento de registros. Observe que deve haver uma série de registros para cada biblioteca de documentos em seu site da Central de Registros.

Planilhas

Use as planilhas a seguir com este artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação:

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual que pode ser baixado para facilitar a leitura e a impressão:

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.

Consulte também

Conceitos

Projetar a arquitetura da Central de Registros