Implementando e administrando a arquitetura da informação

Atualizado em: 2009-02-26

Ao planejar e administrar a arquitetura da informação da empresa, você ajuda a assegurar que sua solução baseada no Microsoft Office SharePoint Server 2007 atenderá às necessidades da organização. Uma arquitetura da informação eficaz permite que os usuários da solução localizem e armazenem informações e melhora a qualidade delas. Este artigo:

• Apresenta o conceito de arquitetura da informação

• Aponta recursos disponíveis que ajudam os arquitetos de informações da organização a planejar e implementar a arquitetura da informação no Office SharePoint Server 2007

• Recomenda como administrar a arquitetura da informação do Office SharePoint Server

• Apresenta um estudo de caso que ilustra os benefícios da arquitetura da informação eficaz na promoção da colaboração em toda a empresa

Neste artigo:

• O que é arquitetura da informação?

• Recursos para o planejamento da arquitetura da informação

• Administração de arquitetura da informação

• Estudo de caso: administrando a arquitetura da informação para eliminar caos de conteúdo

O que é arquitetura da informação?

A arquitetura da informação do Office SharePoint Server é a organização de informações de uma empresa — seus documentos, listas, sites e páginas da Web — para maximizar a capacidade de uso e gerenciamento das informações. Os fatores que contribuem para a implementação bem-sucedida da arquitetura da informação incluem:

• Como é fácil encontrar as informações

• Como as informações são armazenadas e recuperadas

• Como os usuários navegam até as informações

• Redundância e sobreposição de informações

• Metadados disponíveis para cada tipo de informação

• Modelos usados para criar informações

• Qualidade da administração da arquitetura da informação

Os objetivos e a implementação da arquitetura da informação variam dependendo do tipo de solução que você está criando. Por exemplo:

• Se estiver criando a arquitetura da informação de um site de portal da intranet da empresa, você poderá focar na forma como os metadados serão usados para caracterizar o conteúdo do site, na organização do conteúdo nos sites e em bibliotecas de documentos, na disponibilidade do conteúdo em sites de portal e nos modelos a serem usados para criar conteúdo.

• Ao criar a arquitetura da informação de um site com presença na Internet, você poderá focar na forma como o site é organizado em uma hierarquia de subsites e páginas da Web, na forma como essa hierarquia é exposta nos recursos de navegação do site e na facilidade da pesquisa de conteúdo no site.

As decisões sobre arquitetura da informação também podem afetar o fluxo de informações. Por exemplo, em um site de portal da intranet, as informações podem ser definidas inicialmente em sites indisponíveis para a maioria dos membros da organização. Para tornar essas informações úteis e acionáveis para toda a organização, o projeto de arquitetura da informação pode incluir métodos e diretrizes para promover informações em locais disponíveis a todos os usuários.

Dependendo do tamanho da organização, você deve levar em conta incluir um arquiteto de informações na sua equipe, que será responsável por criar e implementar sua solução com base no Office SharePoint Server. Os arquitetos de informações têm experiência na estruturação de informações em grandes ambientes da Web, como sites de portais de intranet.

Recursos para o planejamento da arquitetura da informação

A tabela abaixo apresenta os recursos disponíveis para ajudar arquitetos de informações a planejar a arquitetura da informação da solução Office SharePoint Server:

Recursos de arquitetura da informação

Administração de arquitetura da informação

A arquitetura da informação de uma empresa deve ser administrada. Quando você administra a arquitetura da informação, assegura as seguintes condições:

• As informações da organização são administráveis pela equipe de TI da organização especificando-se como essa arquitetura será implementada e mantida.

• A arquitetura da informação atende aos requisitos de regulamentação, às necessidades de privacidade e às metas de segurança da empresa.

• A arquitetura da informação atende às metas de negócios da empresa. Lembre-se de que uma arquitetura da informação mal projetada e administrada pode reduzir a eficácia da empresa, ao passo que uma arquitetura bem planejada e administrada pode multiplicar essa eficácia.

A administração da arquitetura da informação exige a participação de todos os grupos que fazem parte de seu sucesso. Como o objetivo final da arquitetura da informação é atender às necessidades dos negócios, é essencial que os representantes das unidades de negócios da empresa tenham um papel fundamental no grupo de administração. Se possível, inclua um arquiteto de informações profissional na equipe de planejamento e faça-o participar do grupo de administração. Além desses principais interessados, devem ser incluídos representantes das organizações de TI e jurídicas. Dependendo do tipo de empresa, você pode optar por incluir outros participantes. Um dos mais importantes é o executivo patrocinador do grupo de administração. Embora essa pessoa possa não participar de todas as sessões do grupo, a inclusão dessa função é essencial para que seja mantida a responsabilidade do grupo em relação à sua missão. Além disso, o executivo patrocinador ajuda a assegurar o uso de benchmarks que ajudam a marcar o progresso do esforço contínuo da administração da arquitetura da informação.

A melhora forma de administrar um grupo de administração da arquitetura da informação é com base em cultura e metodologias de sua empresa. No entanto, veja abaixo algumas diretrizes gerais:

• Faça reuniões regularmente e forneça tempo, principalmente nas primeiras sessões, para que todos os assuntos sejam analisados.

• Dê exemplos de boas práticas de arquitetura da informação nas suas deliberações, como o uso de um site de colaboração bem planejado para registrar suas deliberações e manter seus artefatos.

• Comunique-se com a organização inteira (e reúna requisitos de toda a organização) usando site e pesquisas online.

• Mantenha um conjunto de eventos importantes e um calendário compartilhado.

• Considere executar um piloto de práticas de arquitetura da informação em algumas divisões da organização e usar essa experiência para melhorar gradativamente as práticas de arquitetura da informação na empresa.

Estudo de caso: administrando a arquitetura da informação para eliminar caos de conteúdo

A Fabrikam, Inc. é uma fabricante e exportadora mundial de peças automotivas, incluindo bombas de combustível e água, amortecedores, pastilhas de freio e várias peças de motor. A empresa tem 13.000 funcionários no mundo inteiro e mais de cinquenta fábricas em diferentes divisões geográficas. A organização de TI da Fabrikam administra a implantação, as operações e o suporte de tecnologias de informações como email, gerenciamento de arquivos e tecnologia da Internet, bem como o desenvolvimento de soluções de tecnologia de informações, como o site corporativo.

O conteúdo da Fabrikam sempre ficou armazenado em diretórios de arquivos compartilhados que eram distribuídos entre servidores de arquivos locais nas várias localidades da empresa. Isso contribuía para uma situação de conteúdo caótica. A duplicação maciça de conteúdos importantes dificultava a identificação da versão "oficial" de um arquivo. A taxonomia de metadados de conteúdo era muito limitada, baseada no que o sistema de arquivos poderia aceitar. Como as divisões da corporação criavam modelos exclusivos e personalizados para documentos comuns, como ordens de serviço, propostas de vendas ou documentos de recursos humanos, era difícil comparar documentos entre divisões.

Com as inadequações da arquitetura da informação baseada em compartilhamentos de arquivos ficando cada vez mais evidentes, os gerentes da Fabrikam exigiram a adoção de novas tecnologias baseadas em portal. Essa decisão foi tomada para atingir vários objetivos:

• Modernizar a arquitetura da informação atual

• Mover conteúdo de compartilhamentos de arquivos para bibliotecas em sites de portal

• Oferecer acesso central a conteúdo e aplicativos, como envios de relatórios de despesas

• Oferecer uma home page para comunicações centrais com funcionários da Fabrikam

A próxima etapa da evolução na arquitetura da informação da Fabrikam já começou.

O diagrama abaixo ilustra a arquitetura inicial do portal da Fabrikam. Um portal corporativo no topo da arquitetura fornecia um local central do qual eram transmitidas informações corporativas gerais. No nível seguinte, alguns sites forneciam recursos compartilhados para a organização, como recursos humanos, serviços jurídicos e serviços financeiros.

Abaixo do nível de recursos compartilhados da arquitetura da Fabrikam, ficavam os portais divisionais para as várias filiais regionais da empresa. Inicialmente, América do Norte, Europa e Ásia Oriental participaram do piloto. Gradualmente, outros portais divisionais foram adicionados: Austrália, África e América do Sul. Cada portal divisional continha repositórios para suas diretivas, projetos de produtos, pesquisa e desenvolvimento e dados de clientes.

O resultado da alteração de uma colaboração baseada em compartilhamentos de arquivos para uma colaboração baseada em portais não agradou aos patrocinadores da realização do portal nem a força de trabalho da Fabrikam. O "conteúdo caótico" não foi solucionado. Ele apenas foi movido de compartilhamentos de arquivos para sites de portais.

Como as principais funções da Fabrikam, como a compra de materiais, as relações com clientes, o projeto e a especificação de peças e até mesmo alguns processos de recursos humanos, ocorriam no nível divisional, cada divisão desenvolveu seu conteúdo local para dar suporte a essas funções. As declarações de diretiva, desenhos de peças e especificações, documentos pessoais, documentos referentes a relações com clientes e conteúdos similares eram criados e gerenciados localmente. Os modelos e esquemas de metadados desses documentos divergiam entre os portais divisionais. À medida que os metadados ficavam mais específicos para cada divisão, ficava mais difícil pesquisar conteúdo de uma divisão para outra. Quando um documento era encontrado em alguma divisão, frequentemente era copiado para o portal de outra divisão para ficar mais acessível. Esse processo dificultava ainda mais a localização da versão "oficial" de um documento, já que as cópias proliferavam. Além disso, alguns documentos de portais divisionais eram protegidos de tal forma que os funcionários de outras divisões não conseguiam exibi-los. Embora isso fosse apropriado durante a criação do documento, não havia instruções sobre quando e como um documento poderia ser disponibilizado para a empresa inteira.

Para solucionar o descontentamento crescente com o portal, foi formada uma equipe estratégica, composta por gerentes de várias divisões da Fabrikam e por membros importantes da equipe de TI e arquitetos de portal. A equipe tinha as seguintes tarefas:

• Avaliar o estado atual da implantação do portal do Office SharePoint Server.

• Recomendar alterações necessárias para o portal.

• Determinar como avaliar as melhorias ao longo do tempo.

A equipe que desenvolveu a estratégia do portal concluiu que a organização "divisional" da taxonomia do portal atual era a raiz do problema. Cada divisão estava duplicando processos e armazenando conteúdo sem aproveitar a experiência e as práticas recomendadas de outras divisões. Isso gerava uma colaboração fraca, um desperdício de recursos e um caos nos conteúdos. A solução foi adotar uma postura de organização mais "operacional" para o portal da empresa. Os recursos compartilhados, como tecnologia da informação e finanças, foram expostos na taxonomia de portal acima de todas as divisões (e ficaram visíveis para todas). A equipe que desenvolveu a estratégia do portal concluiu que outras disciplinas operacionais, como relações com clientes, relações com fornecedores, configuração da fábrica e pesquisa e projeto, deveriam ser movidas de silos divisionais para o mesmo nível dos recursos compartilhados na hierarquia do site. Metadados, em vez da localização do conteúdo, associariam as informações às diversas divisões.

A ilustração abaixo mostra a arquitetura reformulada do portal da Fabrikam:

A reorganização do portal da Fabrikam produziu o benefício adicional de forçar a colaboração entre partes da empresa que tinham responsabilidades semelhantes, mas não estavam acostumadas a trabalhar juntas em padrões e processos. Por exemplo: o armazenamento de arquivos de projeto em um repositório central forçou as várias divisões a padronizar uma ferramenta de desenho de peças automotivas. Essa mudança permitiu uma economia de custos e reduziu o tempo de treinamento. Além disso, práticas recomendadas de projeto foram disponibilizadas para engenheiros da empresa inteira, que passaram a usá-las como base para novos projetos.

Veja um resumo dos benefícios da reforma da arquitetura do portal:

• Oferece acesso central às informações.

• Reduz a duplicação de conteúdo.

• Torna evidente a versão oficial de cada item de conteúdo.

• Padroniza metadados.

• Padroniza modelos.

• Incentiva a colaboração e o compartilhamento de práticas recomendadas.

A reforma e reimplementação do portal foi apenas o início. A equipe que desenvolveu a estratégia do portal recebeu patrocínio executivo para transformar-se em um grupo de administração do portal. Como resultado, o grupo passou a representar as necessidades dos usuários do portal com o desenvolvimento de diretivas e padrões. Isso ajudou a garantir a responsabilidade de toda a organização e permitiu a criação de um fórum para a avaliação e a evolução do portal — tanto para melhorar seus recursos como para ajudar a maximizar o retorno do investimento da empresa na tecnologia do Office SharePoint Server. O grupo de administração supervisiona os seguintes elementos:

• Padrões de metadados

• Padrões de modelos

• Diretrizes para disponibilização de informações para a empresa inteira

• Conformidade com normas corporativas e governamentais

• Padrões de treinamento

• Identificação de padrões de conteúdo

A Fabrikam passou a perceber um ótimo retorno do investimento no portal. Um ano depois do projeto, a equipe de estratégia fez um inventário do conteúdo e descobriu que, entre 500.000 documentos, apenas 230 eram cópias. Eles identificaram uma economia de milhões de dólares devido à centralização de esforços. E uma pesquisa com os funcionários mostrou um grande aumento na satisfação com o portal. A colaboração foi saudável para a Fabrikam.

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:

• Planejamento e arquitetura para o Office SharePoint Server 2007, parte 1

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.

Consulte também

Conceitos

O que é governança?

Outros recursos

Configurador entre sites do SharePoint (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=108592&clcid=0x416) (em inglês)