Planejar bibliotecas de documentos (Windows SharePoint Services)

Atualizado em: 2006-12-01

Neste artigo:

• Planejar bibliotecas

• Planejar controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs

• Planejar o Gerenciamento de Direitos de Informação

Planejar bibliotecas

As bibliotecas de documentos são conjuntos de arquivos no Windows SharePoint Services 3.0 que você compartilha com outros usuários do site. A maioria dos recursos de gerenciamento de documentos do Windows SharePoint Services 3.0 são fornecidos por meio das bibliotecas de documentos. Como parte do planejamento do gerenciamento de documentos, você deve determinar as bibliotecas de documentos que melhor se adaptam às necessidades da sua organização.

Windows SharePoint Services 3.0 inclui os seguintes tipos de bibliotecas de documentos:

• Biblioteca de documentos Use uma biblioteca de documentos para armazenamento de documentos de finalidade geral, colaboração de documentos e facilidade de compartilhamento de conteúdo.

• Biblioteca de imagens Use a biblioteca de imagens para compartilhar, gerenciar e reutilizar imagens digitais.

Use bibliotecas de documentos para armazenar o conteúdo no qual seu grupo de trabalho esteja colaborando e para criar bases de dados de conhecimento compartilhado. Por exemplo, um grupo de trabalho que projete produtos poe usar uma biblioteca de documentos para armazenar trabalhos em andamento, como propostas, especificações e informações de suporte de projeto. Usando metadados, exibidos como colunas de informações, o status de cada documento do projeto pode ser mantido e tornado público, juntamente com o autor de cada documento, nome do projeto etc. Documentos completos podem ser armazenados separadamente em uma biblioteca de documentos da base de dados de conhecimento que possa ser pesquisada e que seja usada como fonte de informações ao pesquisar novos projetos.

No Windows SharePoint Services 3.0, as bibliotecas de documentos podem conter vários tipos de documentos. Para implementar isso, associe um ou mais tipos de conteúdo à biblioteca de documentos. Quando vários tipos de conteúdo são associados a uma biblioteca, o comando Novo dessa biblioteca permitirá que os usuários criem novos documentos de qualquer tipo de conteúdo associado à biblioteca, e metadados de todos os tipos de conteúdo da biblioteca são mostrados nas exibições da biblioteca de documentos. Para obter mais informações sobre planejamento de tipos de conteúdo, consulte Planejar tipos de conteúdo (Windows SharePoint Services).

Outros recursos da biblioteca de documentos que dão suporte à colaboração são:

• Modelos Você pode criar um modelo e associá-lo a umam biblioteca de documentos para padronizar os documentos criados na biblioteca.

• Fluxos de trabalho Usando um fluxo de trabalho personalizado (consulte Planejar fluxos de trabalho (Windows SharePoint Services)), os processos comerciais podem ser executados nos documentos. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode enviar um documento para revisão.

• Check-in e check-out Você pode exigir que os usuários façam o check-in e o check-out de documentos de uma biblioteca de documentos, antes de editá-los.

• Controle de versão Você tem três opções de controle de versão.

Usando Planejar planilha de bibliotecas, liste cada biblioteca de documentos a ser criada e o site no qual a biblioteca será criada. Por exemplo, usando o exemplo de projeto de produto acima descrito, você criaria duas entradas: "biblioteca de documentos de projetos ativos" e "biblioteca de documentos de projetos arquivados". Liste, para cada biblioteca, todos os tipos de conteúdo que quer armazenar nessa biblioteca, como "especificações de produtos" e "documentos de projeto de produtos".

Planejar o controle de versão, a aprovação de conteúdo e os check-outs

Planejar o controle de versões

Controle de versão é o método pelo qual são numeradas e salvas as iterações sucessivas de um documento.

Windows SharePoint Services 3.0 tem três opções de controle de versão:

• Nenhum Especifica que não seja salva nenhuma versão anterior dos documentos. Quando não há nenhum controle de versão em uso, as versões anteriores de documentos não podem ser recuperadas e o histórico de documentos também é perdido, pois os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são salvos. Use essa opção nas bibliotecas de documentos que tenham conteúdo irrelevante ou que nunca será alterado.

• Somente versões principais Especifica que sejam retidas versões numeradas de documentos, usando um esquema simples de controle de versão (1, 2, 3 etc.). Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, especifique quantas versões anteriores devem ser mantidas, em uma contagem regressiva a partir da versão atual. No principal controle de versão, cada vez que uma nova versão de um documento é salva, todos os usuários com permissão para a biblioteca de documentos poderão exibir o conteúdo. Use essa opção quando não quiser diferenciar as versões de rascunho de documentos das versões publicadas. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos usada por um grupo de trabalho de uma organização, o controle de versão principal é uma boa escolha se todos da equipe precisarem exibir todas as iterações de cada documento.

  Versões principal e secundária Especifica que versões numeradas de documentos sejam retidas, usando um equema de controle de versão principal e secundária (1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1 etc.). As versões com final .0 são as principais e as cersões com final diferente de zero são secundárias. As versões anteriores, principal e secundária, de documentos são salvos juntamente com versões atuais. Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, especifique quantas versões principais anteriores devem ser mantidas, fazendo a contagem regressiva a partir da versão atual. Também é possível especificar para quantas versões principais devem ser mantidas as secundárias. Por exemplo, se você definir que devem ser mantidas as versões secundárias de duas versões principais e a versãoprincipal atual for a 4.0, todas as versões secundárias começando por 3.1 serão mantidas. No controle de versão principal e secundária, qualquer usuário com permissão de leitura poderá exibir as versões principaisi dos documentos. Você pode determinar quais usuários podem exibir versões secundárias. Geralmente, conceda permissão de exibição e trabalho em versões secundárias a usuários que possam editar itens e restrinja os usuários com permissão de leitura à exibição somente de versões principais. Use o controle de versão principal e secundária quando quiser diferenciar conteúdo publicado, que pode ser exibido pelo público, de conteúdo de rascunho, que ainda não está pronto para publicação. Em um site de recursos humanos que contenha descrições de benefícios organizacionais, por exemplo, use o controle de versão principal e secundária para restringir o acesso dos funcionários às decrições de benefícios, enquanto essas descrições estiverem sendo revisadas.

Na Planilha de bibliotecas de documentos, em cada biblioteca de documentos listada, defina o esquema de controle de versão a ser usado: nenhum, principal ou principal e secundária.

Planejar a aprovação de conteúdo

Aprovação de conteúdo é o método pelo qual os membros do site, com permissão de Aprovador, controlam a publicação de conteúdo. Um rascunho de documento à espera de aprovação de conteúdo fica no estado Pendente. Quando um aprovador revisa o documento e aprova o conteúdo, ele fica disponível para exibição pelos usuários do site com permissão de Leitura. Um proprietário de biblioteca de documentos pode ativar a aprovação de conteúdo da biblioteca e, opcionalmente, associar um fluxo de trabalho a essa biblioteca para executar o processo de aprovação. Use a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar o processo de disponibilizar o conteúdo para um público. Por exemplo, uma empresa que publica conteúdo como um de seus produtos ou serviços pode precisar de revisão jurídica e aprovação antes de publicar o conteúdo.

A maneira como os documentos são enviados para aprovação varia de acordo com as configurações de controle de versões na biblioteca de documentos:

• Nenhum Se não houver nenhum controle de versão em uso e forem salvas alterações em um documento, o estado do documento se torna Pendente. O Windows SharePoint Services 3.0 mantém a versão anterior do documento, de modo que os usuários com permissão de leitura ainda possam exibi-lo. Depois de aprovadas as alterações pendentes, a nova versão do documento é disponibilizada para exibição pelos usuários com permissão de leitura e a versão anterior é descartada. Se não houver nenhum controle de versão em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele é adicionado à biblioteca no estado Pendente e não poderá ser exibido pelos usuários com permissão de leitura até que seja aprovado.

• Somente versões principais Se o controle de versão principal estiver em uso e forem salvas alterações em um documento, o estado do documento se torna Pendente e a versão principal anterior do documento é disponibilizada para exibição pelos usuários com permissão de leitura. Depois de aprovadas as alterações, uma nova versão principal do documento é criada e disponibilizada para os usuários do site com permissão de leitura e a versão anterior é salva na lista de histórico dos documentos. Se o controle de versão principal estiver em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele é adicionado à biblioteca no estado Pendente e não poderá ser exibido pelos usuários com permissão de leitura até que seja aprovado como versão 1.

• Versões principal e secundária Se o controle de versão principal e secundária estiver em uso e forem salvas alterações em um documento, o autor tem a opção de salvar uma nova versão secundária do documento como rascunho ou criar uma nova versão principal, que altera o estado do documento para Pendente. Depois que as alterações ao documento são aprovadas, uma nova versão principal do documento é criada e disponibilizada para usuários do site com permissão de leitura. Nas versões principal e secundária, ambas as versões de documentos são mantidas em uma lista de histórico dos documentos. Se o controle de versão principal e secundária estiver em uso e for carregado um novo documento na biblioteca de documentos, ele pode ser adicionado à biblioteca no estado Rascunho, como versão 0.1, ou o autor pode solicitar imediatamente a aprovação, em cujo caso o estado do documento se torna Pendente.

Na Planilha de bibliotecas de documentos, determine se deve ou não ser exigida a aprovação do conteúdo de cada biblioteca de documentos listada.

Planejar check-in e check-out

Você pode exigir que os usuários façam o check-in e o check-out dos documentos de uma biblioteca de documentos, antes de editá-los. É sempre recomendável fazer isso. As vantagens dessa exigência são:

• Melhor controle sobre como as versões de documentos são criadas. Quando se faz check-out de um documento, o autor pode salvar o documento sem fazer check-in. Outros usuários da biblioteca de documentos não serão capazes de ver essas alterações e não será criada uma nova versão. Uma nova versão (visível para outros usuários) é criada apenas quando um autor faz check-in de um documento. Isso dá ao autor mais flexibilidade e controle.

• Melhor captura de metadados. Quando se faz check-in de um documento, o autor pode redigir comentários que descrevem as alterações no documento. Isso promove a criação de um registro histórico permanente das alterações feitas no documento.

Na Planilha de bibliotecas de documentos, especifique se deve ou não ser exigido o check-in e check-out de cada biblioteca de documentos listada.

Planejar o Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM)

O Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) permite que os criadores de conteúdo controlem e protejam seus documentos. O conteúdo de documentos gerenciados por direitos são criptografados e fornecidos com uma licença de publicação que impõe restrições aos usuários. Essas restriçoes variam de acordo com o nível da permissão do usuário. As restrições características incluem tornar um documento como somente leitura, impedindo a cópia do texto, não permitindo que os usuários salvem uma cópia do documento ou impedindo que os usuários imprimam o documento. Os aplicativos cliente que leem tipos de arquivo de IRM usam a licença de publicação em um documento gerenciado por IRM para impor as restrições a usuários que acessam o documento.

Windows SharePoint Services 3.0 suporta o uso de Gerenciamento de Direitos de Informação em documentos armazenados em bibliotecas de documentos. Para implementar o Gerenciamento de Direitos de Informação de um tipo de arquivo, um administrador deve instalar um protetor para aquele tipo de arquivo, que é um programa que controla a criptografia e descriptografia de documentos gerenciados por direitos de um tipo de arquivo.

Usando o Gerenciamento de Direitos de Informação no Windows SharePoint Services 3.0, você pode controlar quais ações os usuários podem tomar sobre os documentos quando eles abrirem tais documentos em bibliotecas no Windows SharePoint Services 3.0. Isto é o oposto do IRM aplicado a documentos armazenados em computadores clientes, onde o proprietário de um documento pode escolher quais direitos atribuir a cada usuário do documento. Use o IRM nas bibliotecas de documentos para controlar conteúdo sensível armazenado no servidor. Por exemplo, se você estiver tornando uma biblioteca de documentos disponível para visualização de produtos futuros por outras equipes da sua empresa, use o IRM para evitar que publiquem o conteúdo para públicos externos à empresa.

Quando o IRM é ativado em uma biblioteca de documentos e é baixado do servidor para um aplicativo cliente um documento do tipo que pode ser gerenciado por direitos, o Windows SharePoint Services 3.0 criptografa o documento e adiciona uma licença de publicação. Quando o documento é carregado de volta no servidor, o Windows SharePoint Services 3.0 descriptografa o arquivo e o armazena na biblioteca na forma descriptografada.

As permissões do IRM aplicadas a um documento quando os usuários o baixam de uma biblioteca de documentos se baseiam nas permissões de cada usuário para o conteúdo das definições de segurança do Windows SharePoint Services 3.0. A tabela abaixo descreve como as permissões do Windows SharePoint Services 3.0 são convertidas em permissões do IRM:

Para usar o IRM no Windows SharePoint Services 3.0, você deve instalar o Microsoft Windows Rights Management Services Client, versão 1, em cada servidor Web front-end do seu farm de servidores, e o Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) para Windows Server 2003, service pack 1.0 ou posterior, deve estar disponível na rede. Para instalar o Windows Rights Management Services Client e para obteroutras informações sobre o Microsoft Windows Rights Management Services, visite o Windows Rights Management Services Technology Center (https://www.microsoft.com/windowsserver2003/technologies/rightsmgmt/default.mspx). Para obter uma descrição das etapas necessárias para configurar o Microsoft Windows Rights Management Services para permitir o Windows SharePoint Services 3.0 a criar conteúdo gerenciado por direitos, consulte o "Guia de Implantação do Windows SharePoint Services 3.0".

Para cada biblioteca de documentos listada na Planilha de bibliotecas de documentos, especifique se é preciso ou não exigir Gerenciamento de Direitos de Informação e, se forem necessários protetores de outros tipos de documentos, observe essa informação na coluna Exigir Gerenciamento de Direitos de Informação?.