Planejar a importação de metadados gerenciados (SharePoint Server 2010)

Artigo
03/07/2017

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Se a sua organização já possui uma taxonomia corporativa ou outros dados hierárquicos que você deseja usar como metadados gerenciados no Microsoft SharePoint Server 2010, pode ser conveniente importar esses dados em vez reinseri-los. Exemplos de dados hierárquicos que podem ser importados incluem uma lista de nomes de produtos, uma lista de centros de custo válidos e a hierarquia de divisões, departamentos e grupos na organização.

Mesmo que a sua organização não tenha dados para importar, é possível considerar a possibilidade de criar sua taxonomia fora da ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos e então importá-la. A ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos fornece uma maneira simples e conveniente de criar conjuntos e gerenciar termos, mas usá-la para criar vários conjuntos de termos pode demorar mais do que a importação dos conjuntos de termos. A ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos é conveniente para o gerenciamento diário de conjuntos de termos após a sua criação.

Neste artigo:

Sobre o planejamento para importação de metadados gerenciados
Localizando dados existentes
Organizando os dados em metadados gerenciados
Limpando os dados
Formatando os dados a serem importados
Importando os metadados gerenciados
Mesclando termos e adicionando rótulos

Antes de ler este artigo, você deve compreender os conceitos descritos no artigo Visão geral dos metadados gerenciados.

Sobre o planejamento para importação de metadados gerenciados

A importação de metadados gerenciados envolve as seguintes tarefas:

Localizar os dados existentes.
Organizar os dados em metadados gerenciados do SharePoint Server.
Limpar os dados existentes.
Formatar os dados existentes em arquivos a serem importados.
Importar os metadados gerenciados.
Mesclar termos e adicionar sinônimos e traduções.

Este artigo abrange a localização de dados existentes e a limpeza desses dados. As outras tarefas (organização, formatação, importação e mesclagem) não são discutidas neste artigo, pois são idênticas quando você cria novos metadados gerenciados ou quando importa dados existentes.

Localizando dados existentes

Independentemente de a sua organização ter ou não uma taxonomia formal, talvez ela possua dados que podem ser usados como metadados gerenciados no SharePoint Server. Sempre que você encontra um conjunto de valores válidos para algo, este pode ser um candidato potencial para metadados gerenciados. É claro que os únicos dados que devem ser considerados para importação como metadados gerenciados são aqueles que são relevantes para os negócios e os cenários que você está implementando.

Procure e colete informações das seguintes fontes:

Listas de referências. Que listas as pessoas consultam quando precisam de informações para seu trabalho diário? Estas podem incluem uma lista de departamentos afixada em um quadro de notícias, uma planilha contendo os números de todos os projetos ativos ou um site interno que contém o catálogo de produtos de uma empresa.
Formulários. Examine os formulários que são usados na organização. Se o formulário possui um campo para o qual apenas determinados valores são válidos, esse campo pode constituir informações a serem representadas com metadados gerenciados. Por exemplo, um formulário de relatório de despesas pode ter um campo para um centro de custos. O campo de centro de custo é provavelmente validado com base em uma lista de centros de custo válidos. Dessa forma, "Centro de custo" pode ser um candidato para um conjunto de termos do SharePoint Server.
Taxonomias. Muitas empresas de grande porte já criaram uma taxonomia corporativa. Certas entidades públicas, como escolas públicas, podem fazer parte de um sistema mais amplo que desenvolveu uma taxonomia. Alguns grupos de setores desenvolveram taxonomias para compartilhar informações. Taxonomias existentes são uma excelente fonte para metadados gerenciados.
Campos de opção existentes do SharePoint Server. Se a sua organização já implementou uma solução do SharePoint Server, examine essa solução do SharePoint Server em busca de colunas de site cujo tipo seja Opção. Quando um usuário insere um valor para uma coluna de site de Opção, esse usuário deve escolher uma opção em uma lista de valores válidos. Essa lista de valores válidos pode ser um conjunto de termos no SharePoint Server 2010.
Hierarquias conhecidas: as pessoas na sua organização provavelmente estão familiarizadas com várias hierarquias comuns, como a estrutura de pastas em um compartilhamento de arquivos ou a estrutura de navegação do seu portal de intranet. Essas hierarquias podem servir de orientação para organizar a hierarquia de metadados gerenciados.

Organizando os dados em metadados gerenciados

O processo de organizar metadados gerenciados é o mesmo, não importa se você está começando com dados existentes ou criando os dados. Para obter mais informações sobre como organizar metadados gerenciados, consulte Planejar termos e conjuntos de termos (SharePoint Server 2010).

Limpando os dados

Depois de ter identificado os dados existentes e determinado como organizar os metadados gerenciados, você provavelmente precisará revisar e restringir os dados coletados. Porém, em primeiro lugar, exclua quaisquer dados que você determinou que não devem se tornar metadados gerenciados.

Realize as ações a seguir para cada conjunto de termos no seu plano de metadados gerenciados para o qual já existam dados:

Mescle listas. Se você tiver coletado dados de várias fontes e todas elas contribuírem com termos para o conjunto de termos, crie uma única lista dos termos combinados. Por exemplo, você pode ter coletado uma lista de nomes de produtos do departamento de marketing e uma segunda lista de nomes de produtos da divisão de fabricação. Combine essas listas em um único conjunto de termos.
Remova duplicatas. Se uma lista de termos contiver o mesmo termo várias vezes, remova as duplicatas. Teoricamente, a lista de nomes de produtos do departamento de marketing seria idêntica à lista da divisão de fabricação e, portanto, todos os termos estariam duplicados.
Identifique sinônimos. Se organizações diferentes contribuíram com termos para a sua lista, é bem provável que elas tenham usado palavras diferentes para o mesmo conceito. Em alguns casos, talvez seja necessário continuar a permitir palavras (termos) diferentes, mesmo que elas representem o mesmo conceito. Quando isso ocorrer, mantenha todas as expressões do termo na lista. Identifique a expressão mais comum do conceito e adicione uma nota indicando que se trata do termo principal desse conceito. Adicione uma nota a cada uma das outras expressões, indicando que elas devem ser mescladas ao termo principal.
Resolva erros ortográficos e outros problemas. Se a lista contiver várias expressões para o mesmo conceito, e você não tiver que preservar todas elas, escolha uma e remova as demais da lista. Por exemplo, a lista de uma organização pode hifenizar um nome de produto com várias palavras, enquanto outra lista separa essas palavras com espaços. Ou, a lista de uma organização pode soletrar a palavra "versão", enquanto outra organização pode abreviá-la como "ver". Escolha uma expressão e remova as outras.

Formatando os dados a serem importados

Para obter mais informações sobre o formato do arquivo de importação, consulte Managed metadata input file format (SharePoint Server 2010).

Importando os metadados gerenciados

Para obter instruções para importar metadados gerenciados, consulte o Office.com (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207785&clcid=0x416). Consulte o blog de Wictor Wilén (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190541&clcid=0x416) para obter informações sobre uma ferramenta para importar conjuntos de termos desenvolvidos por um membro da comunidade do SharePoint.

Mesclando termos e adicionando rótulos

Ao importar metadados gerenciados, você só pode adicionar termos e conjuntos de termos. É necessário usar a Ferramenta de Gerenciamento de Repositórios de Termos para mesclar termos. Se o seu plano de termos incluir notas indicando que alguns termos devem ser mesclados com outros, mescle esses termos depois de importá-los. Para encontrar instruções sobre como importar metadados gerenciados, mesclar termos e definir sinônimos, consulte o Office.com.

Você não pode representar sinônimos ou traduções de termos usando um arquivo de importação de metadados gerenciados. Para criar sinônimos ou traduções, use a Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos ou escreva um programa personalizado para importar e adicionar os sinônimos ou traduções.