Planejar termos e conjuntos de termos (SharePoint Server 2010)

Artigo
03/07/2017

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Metadados gerenciados é um conjunto hierárquico de termos gerenciados centralmente que você pode definir e depois usar como atributos para os itens no Microsoft SharePoint Server 2010. Antes de ler este artigo, você precisa entender os conceitos descritos no artigo Visão geral dos metadados gerenciados.

Os metadados gerenciados e a maneira como eles são estruturados pode afetar muitas partes de sua solução do SharePoint Server, entre elas:

Valores válidos para colunas e a maneira como os usuários inserem esses valores.
As palavras-chave corporativas que os usuários podem aplicar a itens do SharePoint Server 2010.
A maneira como os resultados de pesquisa podem ser refinados.
Como os documentos são circulados.
Os fluxos de trabalho que são aplicados aos itens do SharePoint Server.
As maneiras como os usuários podem classificar e filtrar os itens do SharePoint Server.
Se você está usando marcação social, as marcas que os usuários poderão aplicar a itens que não são do SharePoint Server.

Neste artigo:

Planejar: agora ou mais tarde
Sobre o planejamento de metadados gerenciados
Identificar conjuntos de termos
Identificar proprietários de conjuntos de termos
Determinar grupos de conjuntos de termos
Definir conjuntos de termos
Planilhas de planejamento de metadados gerenciados

Planejar: agora ou mais tarde

O SharePoint Server 2010 permite a utilização de metadados gerenciados mesmo que você não defina primeiro todos os termos e conjuntos de termos. Você pode começar sem nenhum conjunto de termos e simplesmente deixar que os usuários adicionem palavras-chave corporativas aos itens. À medida que o conjunto de palavras-chave corporativas aumenta, convém organizá-las de alguma forma para facilitar a localização e a eliminação de ambiguidades nas palavras-chave. Nesse ponto, você pode criar conjuntos de termos e mover algumas palavras-chave para eles. Também é recomendável limpar os termos no novo conjunto de termos, excluindo palavras com erros ortográficos ou indicando que algumas palavras são sinônimos de outras.

Mesmo que você escolha a abordagem menos formal de começar com palavras-chave corporativas e criar conjuntos de termos mais tarde, é preciso entender como planejar e organizar metadados gerenciados.

Sobre o planejamento de metadados gerenciados

Planejar e organizar metadados gerenciados envolvem as etapas a seguir:

Identificar conjuntos de termos.
Identificar o proprietário de cada conjunto de termos.
Determinar os grupos de conjuntos de termos.
Definir conjuntos de termos.

Geralmente as primeiras três tarefas são executadas por um grupo, um arquiteto de soluções ou um taxonomista. A quarta tarefa, definir conjuntos de termos, pode ser distribuída entre os proprietários dos conjuntos de termos.

A seção Planilhas de planejamento de metadados gerenciados contém links que você pode usar para baixar planilhas onde é possível registrar seus termos e conjuntos.

Observação

Se reorganizar várias colunas em uma planilha detalhada de planejamento de termos de conjuntos, você também pode usar a planilha para importar um conjunto de termos para o SharePoint Server 2010.

Este artigo fornece informações sobre como determinar os metadados gerenciados que sua organização usará. Ele não aborda a maneira de dividir os metadados entre repositórios de termos nem o local em que você deve implantar os serviços que hospedam os repositórios de termos. Para obter informações sobre como planejar seus serviços de metadados gerenciados, como o planejamento do local para armazenar palavras-chave corporativas, consulte Planejar o compartilhamento de tipos de conteúdo e terminologia.

Identificar conjuntos de termos

Enquanto projeta sua solução, você vai descobrir os atributos (metadados) que deveriam ser associados a determinados termos no SharePoint Server. Você também pode implementar algumas políticas de governança da organização usando os metadados. Esta seção fornece diretrizes para identificar metadados e explica quais metadados devem ser gerenciados. Cada item de metadados gerenciados será representado por um conjunto de termos.

Primeiro examine sua solução para saber que informações podem ser representadas por metadados. A tabela a seguir fornece sugestões onde é mais provável encontrar metadados.

Metadados em potencial	Exemplo
Colunas personalizadas associadas a documentos e listas	A confidencialidade de um documento: público, proprietário, confidencial, segredo comercial etc.
Em casos em que o sistema ou um usuário podem realizar ações diferentes com base nas características de um item, provavelmente essas características são os metadados.	Se uma solicitação enviada por um indivíduo em particular for aprovada automaticamente, “enviado por” poderia ser um metadado.
Objetos comuns nos quais os usuários gostariam de classificar ou filtrar itens	Se os usuários tendem a filtrar os itens pela etapa com a qual o item está associado, “etapa” poderia ser um metadado.
Palavras ou frases que os usuários provavelmente usam para "marcar" itens	O assunto de uma imagem, como "logotipo da empresa" ou "ícone XYZ do produto"
As coluna “Opção” ou “Pesquisa” em um site existente do SharePoint Server

Nem todos os metadados são metadados gerenciados, ou seja, um conjunto de termos. A tabela a seguir oferece sugestões de quando os metadados que você identificou são possivelmente metadados gerenciados. Se não está claro se você deve criar um conjunto de termos para um item de metadados, provavelmente é melhor não criar um conjunto de termos. Em vez disso, monitore as palavras-chave que os usuários adicionam a itens e crie um conjunto de termos se as várias palavras-chave criadas provavelmente pertencessem ao conjunto de termos.

Se os metadados em potencial…	…eles podem ser metadados gerenciados?
São algo para o qual um usuário selecionaria um valor válido	Sim
Representam informações que possivelmente seriam usadas várias vezes	Sim
Incluem valores válidos que podem ser organizados hierarquicamente	Sim
Incluem sinônimos ou abreviações que deveriam ser agregadas	Sim
Podem ser aplicados em um idioma, mas poderiam ser exibidos em outros idiomas	Sim
São representados por uma coluna interna (como “data da última modificação”)	Não
Incluem um número infinito de valores válidos	Não
Incluem valores válidos diferentes em cada local em que são usados (como valores diferentes para o atributo “versão”, dependendo de qual site da equipe de produtos que o item aparece)	Não (ou, se forem representados por metadados gerenciados, podem ser planejados e gerenciados no nível do site.)
Incluem apenas “sim” e “não” como valores válidos	Não

Registre os conjuntos de termos na planilha de planejamento de conjuntos de termos e adicione uma descrição resumida de para cada conjunto de termos.

Identificar proprietários de conjuntos de termos

Para cada conjunto de termos, você terá que determinar um proprietário. O proprietário pode então definir os termos no conjunto de termos.

Se o conjunto de termos for destinado a uso na organização inteira ou se os termos do conjunto forem estritamente controlados, isso indica que provavelmente já existe um grupo que gerencia as informações. Esse grupo provavelmente gerenciará o conjunto de termos. Se as informações não forem estritamente controladas, talvez seja necessário nomear uma pessoa para ser proprietária do conjunto de termos e limpar periodicamente os termos.

Registre o proprietário de cada conjunto de termos na planilha de planejamento de conjuntos de termos.

Determinar grupos de conjuntos de termos

Um grupo de conjuntos de termos é um limite de segurança. Apenas um usuário designado como parceiro do grupo pode gerenciar os conjuntos de termos do grupo e criar novos conjuntos de termos. No entanto, geralmente todos os usuários podem ver todos os conjuntos de termos (para obter informações sobre como restringir certos usuários de ver um conjunto de termos, consulte Planejar o compartilhamento de tipos de conteúdo e terminologia).

Organize os conjuntos de termos em grupos, com base nos usuários que poderão gerenciar os conjuntos de termos. Se você identificar uma pessoa como proprietária de 25 conjuntos de termos, talvez esses conjuntos devam pertencer a um único grupo. Se várias pessoas forem proprietárias de um conjunto de termos cada uma, mas todas forem do mesmo departamento, esse talvez seja um bom motivo para colocar os conjuntos de termos em um único grupo. É comum criar grupos com base na estrutura organizacional e deixar que cada organização designe um gerente para o grupo de conjuntos de termos. O gerente do grupo de conjuntos de termos pode adicionar pessoas à função de parceiro, e essas pessoas podem gerenciar seus próprios conjuntos de termos.

Se houver conjuntos de termos que alguns usuários não devam exibir, atribua-os a grupos separados. Por exemplo, caso cinco conjuntos de termos só possam ser exibidos por membros do departamento jurídico, crie um novo grupo de conjuntos de termos e inclua nele apenas esses cinco conjuntos de termos. Em algum momento, você criará instâncias diferentes do serviço de metadados gerenciados para os grupos públicos e privados, conforme descrito no artigo Planejar o compartilhamento de tipos de conteúdo e terminologia.

Definir conjuntos de termos

A esta altura, você identificou um proprietário para cada conjunto de termos. Os proprietários podem seguir o resto desse processo para definir seus conjuntos de termos.

Para definir um conjunto de termos, responda estas perguntas:

Quais são os termos que constam do conjunto de termos?
Como os termos devem ser organizados?
Quem tem permissão para adicionar termos ao conjunto de termos?

Use a orientação das seções a seguir para definir e organizar os termos, bem como para determinar se o conjunto de termos está aberto ou fechado. Registre os conjuntos de termos e as descrições na planilha detalhada de planejamento de conjuntos de termos.

Identificar os termos

Identifique os termos no conjunto de termos. Se quiser permitir que vários termos representem o mesmo conceito (por exemplo, “XYZ versão 2” e “XYZ v2” podem ser nomes alternativos para o mesmo produto), inclua os dois termos. Identifique um deles como o termo principal e indique que o termo secundário é um sinônimo do primeiro termo.

Organizar os termos

O princípio de organização básico de um conjunto de termos deve ser a facilidade de navegação. Os usuários finais geralmente interagem com um conjunto de termos selecionando um dos termos no conjunto de termos. Portanto, você deve organizar o conjunto de termos para que os usuários localizem o termo correto com facilidade e sem muita rolagem. Isso sugere uma estrutura hierárquica.

Observação

Como você pode especificar uma ordem de classificação personalizada para um conjunto de termos (por exemplo, “Quarta" deve ser apresentada antes de “Quinta”, mesmo que não esteja em ordem alfabética), não é preciso se preocupar com a ordem em que listar os seus termos.

Você pode aninhar termos em até sete níveis de profundidade, no máximo. Como é possível declarar um termo como "não disponível para marcação" (ou seja, um termo que o usuário não pode selecionar), você dispõe de flexibilidade para a organização hierárquica, conforme ilustrado nos exemplos fornecidos nas planilhas.

As sugestões a seguir podem a ajudar você a decidir como estruturar um conjunto de termos.

Em um domínio bem compreendido, provavelmente exista uma organização padrão. Por exemplo, os termos de um conjunto de termos que representam escritórios de vendas podem ser organizados em uma hierarquia geográfica. Os termos de primeiro nível equivaleriam a continentes. Os termos de segundo nível seriam países. O termos de terceiro nível seriam estados de cada país. Os termos de quarto nível seriam as cidades em que estão localizados os escritórios. Como o conjunto de termos representa escritórios de vendas, apenas o quarto nível de termos estaria disponível para marcação.
Já existem métodos amplamente conhecidos para organizar as informações dentro da sua empresa? Por exemplo, a estrutura de pastas em um compartilhamento de arquivos representa a maneira usada pela maioria das pessoas para organizar as informações? A estrutura de navegação do seu portal de intranet é útil para localizar informações? Você pode consultar esses exemplos de como as informações estão organizadas atualmente enquanto organiza seu conjunto de termos.

Observação

Pense bem antes de usar a estrutura interna de sua empresa para organizar um conjunto de termos. Se a sua empresa planeja uma reorganização na semana que vem, você também teria que reorganizar o conjunto de termos? O benefício compensa o trabalho?
Se os termos do conjunto de termos forem simplesmente uma lista sem um método claro de organização, considere organizá-los em ordem alfabética. Inclua as letras do alfabeto como termos de primeiro nível e os termos propriamente ditos como termos de segundo nível. Se o conjunto de termos for muito grande para essa estrutura, você poderá criar um segundo nível de organização alfabética (por exemplo, “AA – AF”, “AG – AI”, “AJ – AR” e “AS – AZ”) e incluir os próprios termos no terceiro nível. Os termos incluídos nos níveis que são usados meramente para a ordem alfabética serão marcados como não disponíveis para marcação.

Identificar quem pode adicionar temos

Qualquer um pode adicionar um novo termo a um conjunto de termos aberto. Apenas as pessoas que foram identificadas como parceiros em um grupo de conjunto de termos podem adicionar termos a um conjunto de termos fechado de um grupo. Por exemplo, provavelmente um conjunto de termos que representa centros de custo seria fechado, enquanto um conjunto que representa parceiros de uma obra de caridade seria aberto.

Registre os detalhes de cada conjunto de termos em uma cópia separada da planilha detalhada do planejamento do conjunto de termos.

Planilhas de planejamento de metadados gerenciados

Baixe uma versão para Excel da planilha de planejamento de conjuntos de termos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0x416).

Baixe uma versão para Excel da planilha detalhada do conjunto de termos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0x416).