Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Foundation 2010)

Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010

Tópico modificado em: 2011-05-21

Este artigo descreve como planejar o uso de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out no Microsoft SharePoint Foundation 2010 para controlar versões de documentos durante todo o seu ciclo de vida.

Neste artigo:

• Sobre controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs

• Planejar o controle de versão

• Planejar a aprovação de conteúdo

• Planejar check-out e check-in

Sobre controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs

O SharePoint Foundation 2010 inclui os seguintes recursos que podem ajudá-lo a controlar documentos em uma biblioteca de documentos:

• O controle de versão é o método pelo qual iterações sucessivas de um documento são numeradas e salvas.

• A aprovação de conteúdo é o método pelo qual os membros do site com permissões de aprovador controlam a publicação do conteúdo.

• Check-out e Check-in são os métodos através dos quais os quais os usuários podem controlar melhor quando uma nova versão de um documento é criada e também comentar sobre alterações que foram feitas ao ser feito o check-in de um documento.

A configuração dos recursos de controle de conteúdo abordados neste artigo é feita em bibliotecas de documentos. Para compartilhar essas configurações entre as bibliotecas de sua solução, você pode criar modelos de biblioteca de documentos que incluam as configurações de controle de conteúdo; é uma maneira de garantir que as novas bibliotecas reflitam suas decisões de controle de conteúdo.

Planejar o controle de versão

O controle de versão padrão de uma biblioteca de documentos depende do modelo do conjunto de sites. No entanto, você pode configurar o controle de versão de uma biblioteca de documentos de acordo com seus requisitos particulares. Cada biblioteca de documentos pode ter um controle de versão diferente que seja mais adequado ao tipo de documento na biblioteca. O SharePoint Foundation 2010 tem três opções de controle de versão:

• Sem controle de versão Especifica que nenhuma versão anterior dos documentos será salva. Quando não há controle de versão em uso, as versões anteriores dos documentos não podem ser recuperadas, e o histórico do documento também não é mantido, pois os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são salvos. Use essa opção em bibliotecas de documentos com conteúdo não importante ou que nunca será alterado.

• Criar versões principais   Especifica que versões numeradas dos documentos serão mantidas usando um esquema simples de controle de versão (como 1, 2, 3). Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, você pode especificar quantas versões anteriores deseja manter, fazendo contagem regressiva a partir da versão atual.

  No controle de versão principal, sempre que uma nova versão de um documento é salva, todos os usuários que têm permissão de acesso à biblioteca de documentos podem exibir o conteúdo. Use essa opção quando não desejar diferenciar as versões de rascunho de documentos das versões publicadas. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos usada por um grupo de trabalho de uma organização, o controle de versão principal será uma boa opção se todos da equipe precisarem ver todas as iterações de cada documento.

• Criar versões principais e secundárias (rascunho)   Especifica que versões numeradas dos documentos são mantidas com o uso de um esquema de controle de versões principais e secundárias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). As versões que terminam com .0 são as principais, e as que terminam com outras extensões são as secundárias. As versões principais e secundárias dos documentos são salvas juntamente com as versões atuais. Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, você pode especificar quantas versões principais anteriores deseja manter, fazendo contagem regressiva a partir da versão atual. Também pode especificar quantas versões principais mantidas devem incluir suas respectivas versões secundárias. Por exemplo, se você especificar que as versões secundárias devem ser mantidas por duas versões principais, e a versão principal atual for a 4.0, todas as versões secundárias a partir de 3.1 serão mantidas.

  No controle de versões principais e secundárias, qualquer usuário com permissões de leitura pode exibir as versões principais dos documentos. Você pode especificar os usuários que também podem exibir as versões secundárias. De maneira geral, conceda aos usuários que podem editar itens permissão para exibir as versões secundárias e trabalhar nelas, e restrinja os usuários com permissões de leitura à exibição apenas das versões principais.

  Use o controle de versões principais e secundárias para diferenciar o conteúdo publicado que pode ser visto por um público-alvo do conteúdo de rascunho que não está pronto para publicação. Por exemplo, em um site de recursos humanos que descreve os benefícios da organização, use o controle de versões principais e secundárias para restringir o acesso dos funcionários às descrições dos benefícios enquanto elas estiverem sendo revisadas.

Planejar a aprovação de conteúdo

Use a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar o processo de disponibilizar o conteúdo para um público. Por exemplo, uma empresa que publica conteúdo como um de seus produtos ou serviços pode precisar de revisão jurídica e aprovação antes de publicar o conteúdo. A publicação de conteúdo também pode ser agendada dependendo do estado do documento.

O rascunho de um documento aguardando aprovação do conteúdo fica no estado Pendente. Quando um aprovador examina o documento e aprova o conteúdo, ele é disponibilizado para exibição pelos usuários do site com permissões de leitura. O proprietário de uma biblioteca de documentos pode habilitar a aprovação de conteúdo de uma biblioteca de documentos e, opcionalmente, pode associar um fluxo de trabalho à biblioteca para executar o processo de aprovação.

A maneira como os documentos são enviados para aprovação varia de acordo com as configurações de controle de versão na biblioteca de documentos:

• Sem controle de versão Se não houver controle de versão em uso e as alterações feitas em um documento forem salvas, ele será colocado no estado Pendente. O SharePoint Foundation 2010 mantém a versão anterior do documento para que os usuários com permissões de leitura ainda consigam exibi-la. Após a aprovação das alterações pendentes, a nova versão do documento é disponibilizada para exibição pelos usuários com permissões de leitura, e a versão anterior é descartada.

  Se não houver controle de versão em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no estado Pendente e não poderá ser exibido pelos usuários que têm permissão de leitura até que seja aprovado.

• Criar versões principais   Se o controle de versão principal estiver em uso e as alterações em um documento forem salvas, o estado do documento se tornará Pendente e a versão principal anterior dele será disponibilizada para exibição pelos usuários que têm permissão de leitura. Após a aprovação das alterações no documento, uma nova versão principal dele será criada e disponibilizada para os usuários do site que têm permissões de leitura, e a versão principal anterior será salva na lista do histórico do documento.

  Se o controle de versão principal estiver em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no estado Pendente e não poderá ser exibido pelos usuários que têm permissão de leitura até que seja aprovado como versão 1.

• Criar versões principais e secundárias (rascunho)   Se o controle de versões principais e secundárias estiver em uso e as alterações em um documento forem salvas, o autor terá a opção de salvar uma nova versão secundária do documento como rascunho ou de criar uma nova versão principal, o que alterará o estado do documento para Pendente. Após a aprovação das alterações no documento, uma nova versão principal dele será criada e disponibilizada para os usuários do site que têm permissões de leitura. No controle de versões principais e secundárias, as versões principais e secundárias dos documentos são mantidas na lista do histórico do documento.

  Se o controle de versões principais e secundárias estiver em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele poderá ser adicionado à biblioteca no estado Rascunho como versão 0.1 ou o autor poderá imediatamente solicitar aprovação e, nesse caso, o estado do documento será Pendente.

Planejar check-out e check-in

Você pode exigir que os usuários façam check-out de uma biblioteca de documentos antes da edição dos documentos. Essa sempre é uma ação recomendável. Os benefícios da exigência de check-out e check-in são:

• Melhor controle sobre como as versões de documentos são criadas. Quando se faz check-out de um documento, o autor pode salvar o documento sem fazer check-in. Outros usuários da biblioteca de documentos não poderão ver essas alterações e não será criada uma nova versão. Uma nova versão (visível para outros usuários) é criada apenas quando um autor faz check-in de um documento. Isso dá ao autor mais flexibilidade e controle.

• Melhor captura de metadados. Quando se faz check-in de um documento, o autor pode redigir comentários que descrevem as alterações no documento. Isso promove a criação de um registro histórico permanente das alterações feitas no documento.

Se a sua solução requer que os usuários façam check-in e check-out dos documentos ao editá-los, os programas clientes do O Microsoft Office 2010 incluem recursos que oferecem suporte a essas ações. Os usuários podem fazer check-out dos documentos, desfazer os check-outs e fazer o check-in deles nos programas clientes do Office 2010.

Quando é feito check-out de um um documento, ele é salvo na pasta Meus Documentos do usuário, em uma subpasta chamada "Rascunhos do SharePoint". Essa pasta é exibida nos aplicativos clientes do Office 2010 Quando é feito check-out do documento, o usuário só pode salvar as edições nessa pasta local. Quando o usuário estiver pronto para fazer o check-in do documento, ele será salvo novamente no servidor original.

Nos aplicativos clientes do Office 2010, os usuários também podem optar por deixar no servidor os documentos dos quais foi feito check-out, alterando as opções de edição de conteúdo.

See Also

Concepts

Planejamento de biblioteca de documentos (SharePoint Foundation 2010)