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Planejar conversão de documentos do Office 2010

 

Aplica-se a: Office 2010

Tópico modificado em: 2011-08-05

Como sua empresa funciona de acordo com o conteúdo que cria, edita e consome todos os dias, você deve entender o efeito potencial de uma migração do O Microsoft Office 2010 em relação a esse conteúdo. Uma questão importante a ser considerada é se você deve converter alguns ou todos os arquivos binários do Office para o formato Open XML. Em muitos casos, uma organização pode limitar um projeto de conversão aos arquivos mais importantes para a empresa e usar o modo de compatibilidade para os demais arquivos. Por outro lado, organizações que adotam processos de gerenciamento de documentos e políticas de retenção, auditoria e classificação provavelmente têm necessidades comerciais que exigem uma conversão em grande escala. Organizações que usam o 2007 Office system e que já padronizaram o uso do formato de arquivo Open XML não precisam converter nem corrigir os arquivos Open XML existentes para uso com o Office 2010.

Neste artigo:

  • Visão geral da conversão de arquivos no Office 2010

  • A conversão é apropriada para sua organização?

  • O OMPM é a ferramenta adequada para sua organização?

  • Diretrizes de planejamento e conversão para OMPM

Visão geral da conversão de arquivos no Office 2010

Ao planejar uma migração para o Office 2010, você deve considerar a possibilidade de converter para o formato Open XML alguns dos arquivos binários do Office de sua organização ou todos eles, como arquivos .doc, .ppt e .xls. O formato Open XML, introduzido no sistema Office 2007, é um formato baseado em XML que oferece benefícios como menor tamanho de arquivo e maior segurança das informações, em comparação com arquivos binários. A padronização do uso do Office 2010 e do formato Open XML ajuda a eliminar problemas de compatibilidade que podem ocorrer quando os usuários trabalham com diferentes formatos de arquivo e diferentes versões do Office. No entanto, a maioria dos arquivos em formato binário é aberta da maneira esperada no Office 2010 quando os usuários utilizam o modo de compatibilidade. Portanto, nem todos os arquivos devem ser convertidos. Se o modo de compatibilidade atender às suas necessidades comerciais para a maioria dos arquivos, você poderá reduzir o tempo e o esforço necessários para a conversão, concentrando-se nos arquivos mais importantes para a empresa e naqueles identificados como tendo problemas de compatibilidade em potencial.

Após avaliar a possibilidade de realizar uma conversão de arquivos completa ou usar o modo de compatibilidade, muitas empresas determinam que a utilização dos recursos de compatibilidade do Office 2010 é suficiente para suas necessidades e ignoram completamente o processo de conversão em massa. À medida que a migração avança, os usuários do Office 2010 nessas organizações têm a opção de salvar novos arquivos no formato Open XML e converter arquivos binários enquanto os editam. Os usuários que ainda não migraram para o Office 2010 podem editar os arquivos Open XML usando o Pacote de Compatibilidade. Com esse método de "conversão dinâmica", os arquivos mais usados terminam sendo convertidos para Open XML pelos usuários, e os arquivos mais antigos e não utilizados permanecem em formato binário.

No entanto, manter arquivos binários e arquivos Open XML não é a melhor solução para todas as organizações. Para algumas empresas, é altamente recomendável considerar a conversão, sobretudo se estão migrando para o Office 2010 especificamente devido aos novos recursos. Isso se aplica particularmente às organizações que apresentam as seguintes características:

  • Usam produtos de gerenciamento de documentos e compreendem a localização e os tipos de arquivos que são gerenciados por esses produtos.

  • Gerenciam documentos usando políticas de retenção, conformidade, IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) ou auditoria.

  • Dependem de documentos críticos para os negócios, cujo gerenciamento seria melhorado se o departamento de TI convertesse os arquivos de forma proativa.

  • Usaram o menor tamanho dos arquivos Open XML (em comparação com os arquivos binários), como justificativa comercial para a migração para o Office 2010.

O processo de conversão inclui a identificação e a avaliação dos arquivos a serem convertidos, a conversão em si e a correção da formatação ou outros problemas nos documentos convertidos. A Microsoft fornece o OMPM (Migration Planning Manager) do Office 2010 para ajudá-lo no processo de avaliação e conversão. Você pode usar as ferramentas do OMPM para verificar arquivos do Office 97 até o Office 2003 e detectar problemas de conversão, criar relatórios para ajudar a analisar os dados de verificação, armazenar os dados de verificação e (opcionalmente) converter arquivos binários do Office para os formatos de arquivo Open XML. Este artigo contém diretrizes sobre a avaliação do OMPM e sobre como usá-lo em grandes ambientes. Você pode obter mais informações sobre o OMPM em Visão geral do Office Migration Planning Manager para o Office 2010 e pode baixar o OMPM do Centro de Download da Microsoft (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204300\&clcid=0x416).

A conversão é apropriada para sua organização?

Algumas organizações têm centenas de milhares ou até mesmo milhões de documentos do Office em formato binário. Para que você opte por um projeto de conversão desse porte, devem existir importantes requisitos comerciais para a conversão. Além disso, você deve ter um bom entendimento dos locais e dos formatos em que os arquivos estão armazenados. Se os requisitos comerciais e o escopo do projeto não estiverem claros, primeiro você deverá determinar se o uso do modo de compatibilidade atende às suas necessidades comerciais para alguns dos arquivos de sua organização ou para todos eles. Os seguintes recursos podem ajudá-lo a decidir:

O momento e a duração de seu projeto de migração do Office 2010 também podem afetar o valor comercial obtido com a conversão dos arquivos. Você obtém pouco valor ao converter arquivos binários para Open XML durante uma longa migração se apenas alguns usuários executam o Office 2010. Uma migração longa também pode exigir várias conversões, pois alguns usuários de versões anteriores do Office continuam a criar arquivos em formato binário. Se suas necessidades comerciais requerem a conversão, é recomendável identificar os usuários que compartilham documentos e migrá-los juntos no mesmo período, na medida do possível. Usuários do Office 2003 e de versões anteriores devem usar o Pacote de Compatibilidade para exibir e editar arquivos Open XML. Para examinar os requisitos do sistema e baixar o Pacote de Compatibilidade, visite o Centro de Download da Microsoft (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204348\&clcid=0x416).

O OMPM é a ferramenta adequada para sua organização?

Se optar por converter arquivos binários do Office para o formato Open XML, você deverá decidir qual ferramenta usar para a avaliação e a conversão. A Microsoft fornece o OMPM (Migration Planning Manager) do Office para o Office 2010 para ajudar a avaliar e executar conversões em massa de arquivos binários para o formato Open XML. Soluções de terceiros também estão disponíveis. As seguintes informações sobre o OMPM podem ajudá-lo a decidir se essa é a ferramenta adequada para sua organização.

Componentes do OMPM

O OMPM inclui os seguintes componentes:

  • File Scanner   O OMPM File Scanner (Offscan.exe) é uma ferramenta de linha de comando que verifica os arquivos para detectar se há problemas de conversão em clientes, servidores de arquivos e repositórios de documentos que podem ser acessados através do WebDAV. O OMPM fornece dois tipos de verificação:

    • Uma verificação profunda que você pode executar em documentos do Office para rastrear propriedades de documentos que fornecem indicadores de problemas de conversão em potencial. Essa é a verificação padrão.

    • Uma verificação superficial que identifica rapidamente os documentos do Office no computador de um usuário ou em um sistema de arquivos de rede.

  • Suporte a bancos de dados   O OMPM fornece um conjunto de arquivos em lotes que você pode usar para importar os arquivos de log XML gerados pelo OMPM File Scanner. Os bancos de dados que dão suporte ao OMPM são descritos em Requisitos do computador administrativo.

  • Relatórios   O OMPM fornece uma solução de relatórios baseada no Microsoft Access 2010 que produz diversos relatórios para sua análise e permite definir conjuntos de arquivos para processamento automatizado.

  • Conversão em massa   O OMPM inclui o OFC (Office File Converter), uma ferramenta da linha de comando que executa a conversão em massa de arquivos específicos para os formatos de arquivo do Office 2010.

  • Extração de versão   O OMPM inclui a ferramenta VET (Version Extraction Tool), uma ferramenta da linha de comando que extrai várias versões salvas de um documento no formato do Word 97-2003 para arquivos de versão individuais no Office 2010.

Melhorias para o OMPM 2010

O OMPM foi atualizado para o Office 2010 com as seguintes melhorias:

  • Verificação de compatibilidade de macro em massa   Esse recurso incorpora a lógica da ferramenta OCCI (Code Compatibility Inspector) do Office para produzir uma contagem do número potencial de problemas de VBA causada por alterações no modelo de objeto. Uma nova opção no arquivo offscan.ini habilita essa verificação.

  • Verificação de compatibilidade de 64 bits em massa   Esse recurso incorpora a lógica da OCCI para produzir uma contagem do número potencial de problemas de VBA de 64 bits (declaração) devido ao uso do Office de 64 bits. Uma nova opção no arquivo offscan.ini habilita essa verificação.

  • Filtragem de dados para verificações   Esse recurso permite que você exclua da verificação os arquivos que não foram acessados ou modificados por um período de tempo especificado.

  • Suporte ao SQL Server 2008 e ao SQL Server 2008 R2   Para obter requisitos adicionais para o uso do SQL Server 2008 R2, consulte Requisitos do computador administrativo.

Considerações para a escolha do OMPM

Se você estiver considerando o uso do OMPM, consulte as informações a seguir sobre ele para ajudá-lo a decidir se deseja usar essa ferramenta ou se deve investir em ferramentas de conversão de terceiros.

Arquivos que o OMPM verifica

O OMPM pode verificar arquivos criados pelos seguintes aplicativos do Microsoft Office:

  • Access

  • Excel

  • PowerPoint

  • Project

  • Publisher

  • Visio

  • Word

Para obter uma lista completa dos tipos de arquivos que são verificados por esses aplicativos, consulte a seção sobre arquivos verificados pelo OMPM File Scanner em Configurar o Scanner de Arquivos do Office Migration Planning Manager para o Office 2010.

Arquivos que o OMPM não verifica

O OMPM não verifica arquivos .pdf ou arquivos criados pelos seguintes aplicativos do Microsoft Office:

  • Outlook

  • FrontPage

  • OneNote

  • InfoPath

O OMPM não verifica documentos protegidos por senha ou por IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação). Além disso, o OMPM File Scanner não examina objetos inseridos em documentos. No entanto, ele informa que o documento contém objetos inseridos.

Considerações sobre relatórios e correção

Para cada arquivo verificado, o OMPM relata o status Nenhum problema, Verde, Amarelo ou Vermelho. Os documentos sinalizados como Nenhum problema são melhores candidatos para a conversão. Os documentos com o status Verde também são candidatos à conversão, pois contêm apenas pequenos problemas cosméticos de conversão. Os documentos com o status Amarelo ou Vermelho contêm problemas de compatibilidade conhecidos que farão com que informações ou objetos herdados não sejam convertidos ou não sejam convertidos conforme o esperado.

Os resultados da verificação do OMPM indicam se arquivos binários do Office terão problemas se forem convertidos para o formato de arquivo Open XML. Para cada arquivo verificado, o OMPM mostra o tipo de problema e uma breve descrição do problema que poderá ocorrer se o arquivo for convertido. O OMPM não fornecerá informações específicas sobre problemas de compatibilidade em potencial se os arquivos do Office forem mantidos em formato binário (97-2003 ou anterior) e forem acessados por meio do modo de compatibilidade.

O OMPM não faz alterações em arquivos para corrigir problemas de compatibilidade. De fato, o OMPM não verifica se há erros. Em vez disso, ele identifica problemas de compatibilidade conhecidos que podem ocorrer quando um arquivo é convertido para o formato Open XML, com base em recursos de aplicativos que foram significativamente alterados ou removidos.

Ao verificar se um arquivo contém macros, o OMPM verifica o arquivo em relação a todos os programas do Office para determinar quais programas podem ter problemas de compatibilidade com o arquivo. Isso pode causar um número inesperadamente elevado de problemas na coluna Functionality Issue Count da guia Macro Summary. Embora a contagem seja elevada, você ainda pode usar os resultados para identificar os arquivos que terão o maior número de problemas após a conversão. Para obter uma contagem mais precisa de problemas referentes a macros para determinado arquivo, use o Office Code Compatibility Inspector, que está disponível na página de compatibilidade para o Microsoft Office 2010 no TechNet.

É recomendável executar uma conversão de teste de arquivos de exemplo antes de realizar uma conversão em massa. Um usuário precisará verificar os exemplos um a um e compará-los ao original para determinar se a conversão resultou em problemas. Você também deve planejar correção adicional para corrigir macros e links desfeitos em arquivos convertidos, porque o OMPM não corrige esses problemas como parte da conversão. Se a correção automática for necessária como parte do processo de conversão em massa, é recomendável avaliar soluções de conversão de terceiros.

Diretrizes de planejamento para usar o OMPM em grandes ambientes

Se você é um administrador que planeja usar o OMPM em grandes ambientes, as diretrizes a seguir serão úteis.

Identificar e priorizar os arquivos a serem verificados usando o OMPM

Trabalhe em conjunto com os proprietários de grupos comerciais para determinar quais clientes, servidores e repositórios de documentos devem ser verificados com o uso do OMPM. Os grupos comerciais também devem atribuir prioridade ou importância a cada conjunto de arquivos, de modo que você possa decidir a ordem para verificá-los. Conjuntos de arquivos de baixa prioridade podem ser verificados por último, conforme a disponibilidade de tempo, ou não ser verificados. Você também pode comunicar o processo de verificação aos usuários e pedir que eles identifiquem quais arquivos são críticos para a conversão. Pedindo diretamente aos usuários, você os conscientiza da conversão a ser realizada e reduz o número de arquivos a serem verificados.

Talvez seja mais fácil verificar todos os arquivos e, em seguida, usar os resultados do OMPM para priorizar melhor os arquivos. Um uso comum do OMPM é para avaliar a quantidade, a localização, problemas de conversão de arquivos em potencial do Office e a data da última modificação dos arquivos. A propriedade de data da última modificação dos arquivos do Office pode ser particularmente útil para os tomadores de decisões, pois eles podem verificar que a maioria dos arquivos do Office não é acessada há muito tempo. Portanto, pode não haver uma razão comercial para manter os arquivos. Se esse for o caso, você poderá limpar os compartilhamentos de rede arquivando arquivos desatualizados do Office para liberar espaço em disco significativo.

Preparar os usuários para trabalhar com arquivos convertidos

A Microsoft oferece diversos recursos que ajudam os usuários finais a aprender sobre a nova interface do usuário e os recursos do Office 2010. Use os seguintes recursos para preparar os usuários finais:

Dicas para verificar grandes quantidades de arquivos usando o OMPM

O artigo OMPM (Office Migration Planning Manager) para o Office 2010 fornece um ponto de partida para que você inicie o processo real de verificação de arquivos. Se planeja verificar milhões de arquivos, use as diretrizes a seguir para ajudar a simplificar o processo de verificação.

  • Limpe arquivos antigos antes de verificá-los. Essa é sua oportunidade de limpar os compartilhamentos de arquivos e o acúmulo de documentos.

  • Não verifique arquivos que não tenham sido modificados nos últimos seis a 12 meses.   O OMPM 2010 dá suporte à exclusão de arquivos que não foram acessados ou modificados durante um período de tempo específico. Trabalhe em conjunto com os grupos comerciais para determinar se a verificação dos arquivos antigos é necessária. Se não for, exclua esses arquivos da verificação e da conversão. Depois que a migração para o Office 2010 for concluída, crie um plano de remoção ou backup dos documentos que estão em formatos de arquivo antigos.

  • Concentre-se em arquivos críticos para os negócios, principalmente aquelas pertencentes a grupos que criam documentos complexos. Trabalhe em conjunto com os grupos comerciais para determinar quais documentos são considerados críticos para os negócios ou devem ser convertido por razões jurídicas ou de conformidade. Se for o caso, use a complexidade dos documentos como base para priorizar a verificação dos arquivos. Por exemplo, grupos comerciais específicos, como Finanças, normalmente têm documentos mais complexos que exigem verificação e testes cuidadosos.

  • Verifique as pastas compartilhadas em primeiro lugar.   Os arquivos em pastas compartilhadas são mais centralizados, e os resultados podem ser uma boa amostra, que você pode usar para determinar se verificações adicionais são necessárias. Por exemplo, se os arquivos na pasta compartilhada tiverem mais de um ano, você poderá optar por não os converter.

  • Execute várias instâncias de offscan.exe.   É recomendável executar várias instâncias do verificador (para expansão) usando uma única RunID (conforme definido no arquivo offscan.ini) por verificação. Não é aconselhável configurar uma única instância de offscan.exe para execução em relação a um grande número de arquivos (dezenas de milhares).

  • Verifique de acordo com a estrutura das pastas.   Use a estrutura das pastas como unidade lógica dos arquivos para a verificação. Por exemplo, se uma pasta compartilhada tiver uma pasta de nível superior e subpastas, execute verificações individuais em relação às subpastas, em vez de tentar executar o verificador em relação a toda a pasta compartilhada.

  • Execute offscan.exe em vários clientes.   Para reduzir o número de verificações simultâneas, execute offscan.exe em vários clientes. Essa é uma boa abordagem, pois é provável que nenhum administrador de TI tenha permissões para todos os locais de pastas compartilhadas. Usando essa abordagem, você pode verificar milhões de arquivos do Office durante vários dias.

  • Não realize uma expansão usando servidores para executar o OMPM.   O design de Offscan.exe não dá suporte à expansão, como o uso de hardware mais poderoso.

  • Use o SCCM (System Center Configuration Manager) para verificar clientes.   O guia do usuário do OMPM fornece mais detalhes sobre como usar o SCCM para implantar offscan.exe, executar a verificação e coletar o arquivo xml de log de verificação. Para obter mais informações, consulte Executar o Scanner de Arquivos do Office Migration Planning Manager para o Office 2010.

Dicas para lidar com milhões de resultados de verificação do OMPM

Embora a avaliação inicial do OMPM possa detectar milhões de arquivos, nossos clientes do OMPM informam que, normalmente, apenas 1-2% dos arquivos são sinalizados como tendo problemas de conversão em potencial. A seguir há algumas dicas para tornar os resultados mais fáceis de gerenciar. Você pode obter informações adicionais no tópico Analisar o Office Migration Planning Manager Reports para o Office 2010

  • Verifique se o plano do projeto inclui tempo suficiente para a análise dos resultados do OMPM.   Ao examinar os resultados, entenda que o relatório do OMPM é o "pior cenário" dos problemas em potencial, mas a maioria dos alertas não é suficientemente grave para impedir a conversão.

  • A ferramenta de relatórios baseada no Access só pode exibir bancos de dados com um milhão de registros ou menos.   Se o seu número de arquivos for superior a esse limite, é recomendável usar as seguintes soluções alternativas (mostradas por ordem de preferência):

    • Dividir a verificação em várias verificações menores.

    • Importar os dados de verificação do OMPM para um único banco de dados grande e consultá-lo diretamente, em vez de usar o relatório baseado no Access.

    • Executar uma grande verificação, mas importar subconjuntos dos arquivos em bancos de dados separados.

  • Os relatórios não determinam duplicatas.   Portanto, tente eliminar arquivos duplicados e determinar o arquivo de registro ou o arquivo mestre.

  • Analise arquivos grandes do Excel e arquivos antigos do Access.   Esses arquivos podem usam os recursos mais recentes do Excel e do Serviços do Access? Esses arquivos devem ser migrados para oSQL Server?

  • Dê atenção especial aos arquivos que contêm links (e também aos arquivos filho).  Links para outros documentos podem ser desfeitos depois que os arquivos são convertidos, porque as extensões de nome de arquivo são alteradas como parte do processo de conversão.

  • Se sua organização usa o SharePoint Server, considere o uso de um fornecedor de terceiros para ajudá-lo a migrar seus arquivos críticos de negócios para um site do SharePoint.   O fornecedor também pode ajudá-lo a treinar os usuários para começar a compartilhar documentos em sites do SharePoint, em vez de enviá-los em mensagens de email.