Lync Server 2010: Usando o Lync com o Microsoft Office
Os recursos de presença e coautoria incorporados ao Microsoft Lync simplificam o processo de colaboração.
William Van Winkle
No ambiente corporativo atual, o trabalho é realizado em grupos. Mesmo se apenas um vendedor estiver preparando uma apresentação do PowerPoint, cada elemento do conteúdo é proveniente de uma fonte ou um criador diferente. Existe texto da área de relações com a imprensa, imagens da área de marketing e planilhas da contabilidade. Embora esse vendedor esteja inserindo os toques finais em sua apresentação, ele pode ter perguntas para outros membros da equipe. Você deve acompanhar e gerenciar cada alteração e revisão.
Nos não tão bons e velhos tempos, era mais difícil acompanhar os colaboradores de um documento. Com o Office 2010, entretanto, é possível ir até as telas Arquivo | Info de qualquer arquivo do Word, Excel ou PowerPoint e marcar a opção “Pessoas Relacionadas”. Isso listará os autores e editores conhecidos do documento.
O botão Enviar Agora enviará imediatamente a cada colaborador a versão atual do documento por meio de mensagem instantânea do Lync. Você também pode optar por mostrar o documento a eles via compartilhamento de aplicativos com o botão Compartilhar Agora.
O uso do Microsoft Lync Server juntamente com aplicativos do Microsoft Office pode ajudá-lo a criar conteúdos mais úteis em menos tempo, além de compartilhar esse conteúdo posteriormente com membros da equipe de maneira mais eficiente. Nas táticas de colaboração tradicionais, os membros da equipe contribuem com diferentes partes ou seções. E, geralmente, uma pessoa combina todo o conteúdo. Ao usar o Lync Server e o Office 2010, os coautores podem ver todas as pessoas que estão com o documento aberto e trabalhar nele de maneira conjunta e em tempo real.
O poder da presença
Com o Lync Server, você pode verificar a disponibilidade online de colaboradores antigos e atuais por meio de botões de “presença” codificados por cores exibidos com seus nomes (veja a Figura 1). Esses botões indicam se um colega está disponível, ocupado, ausente, entre outros.
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Figura 1 Verificar quem editou as passagens e se eles estão disponíveis para responder perguntas economiza um valioso tempo
Por exemplo, vamos considerar que Bob e Doug estão editando um documento no Word 2010. Bob está em Duluth, em Minnesota, e Doug está em Dublin, na Irlanda. Nenhum deles quer arcar com as tarifas de uma chamada internacional tradicional nem lidar com a confusão dos fusos horários. As ferramentas de coautoria do Word 2010 mostram a Bob quando Doug está editando seu documento aberto. Elas também exibem o status de presença de Doug e mostram o parágrafo que ele bloqueou no momento para edição.
Esse tipo de contato de colaboração é mais eficiente e pode agilizar a produção. Se Doug tiver bloqueado um parágrafo há 15 minutos e Bob realmente precisar fazer alterações nessa seção, Bob poderá ver se Doug está preso em uma chamada e usar o Lync para enviar uma mensagem instantânea a Doug solicitando que ele libere o parágrafo. Alguns segundos depois, Bob poderá continuar sua tarefa. Sem a integração do Lync com o Word 2010, esses segundos poderiam facilmente se tornar minutos ou até mesmo atrasos maiores.
Lync para Outlook, Exchange e SharePoint
Você não precisa mais sair de uma reunião importante na primeira oportunidade para verificar a caixa postal. Com o Lync, você obtém uma transcrição automática da caixa postal.
As mensagens de voz passam por um mecanismo de conversão de fala em texto, no qual a Microsoft tem trabalhado há anos (veja a Figura 2). Em seguida, um email é exibido mostrando o remetente, todas as informações de contato disponíveis desse remetente, a empresa e a função do remetente e a presença do Lync do remetente.
A precisão da conversão de fala em texto é em geral de 80 a 95 por cento. Não é perfeita, mas é boa o suficiente para transmitir a mensagem do remetente, a urgência e a maneira como você deve responder. É possível fazer tudo isso sem sair de sua cadeira ou sem fazer nenhum barulho durante a reunião.
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Figura 2 Os recursos de caixa postal de áudio do Lync Server 2010 permitem que você ouça as mensagens quando não estiver mais ocupado
O elemento “como responder” dos comentários do Lync é essencial. A maioria dos profissionais possui muita informação e experiência, mas não tem tempo. Por isso, ferramentas que podem ajudá-lo a compartilhar dados imediatamente podem ajudar ou atrapalhar na produtividade e competitividade de uma empresa. É por isso que os elementos integrados de contato e presença exibidos pelo Lync por meio do Outlook são tão importantes. Eles fornecem praticamente acesso instantâneo à pessoa certa, no momento certo.
As informações de presença mostradas no Outlook são provenientes dos cartões de visita do Lync (veja a Figura 3). Os cartões de visita contêm números do contato, endereços, status de presença, localização da pessoa, cargo e disponibilidade com base no calendário do Exchange. A guia Organização é outro aspecto dos cartões de visitas. Essa exibição mostra membros da equipe ou gerentes juntamente com seu status de presença e disponibilidade (veja a Figura 4).
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Figura 3 Cada contato do Lync possui um cartão de visita que é carregado com os metadados individuais e da organização
Existe uma integração direta extensiva entre o Office 2010 e o SharePoint Server e, por isso, é difícil falar de um sem mencionar o outro. As equipes comerciais criam regularmente sites do SharePoint nos quais eles podem armazenar documentos, cronogramas e outros recursos.
Os membros da equipe também são exibidos nos sites de suas respectivas equipes. Ao usar os recursos de presença do Lync, as informações de presença de cada pessoa são automaticamente exibidas. Por meio do SharePoint e do Lync, os membros da equipe podem simplesmente arrastar e soltar uns aos outros em sessões de mensagens instantâneas ad hoc, chamadas de voz com base na Internet, conversas com vídeo, quadros de comunicação e compartilhamento de tela.
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Figura 4 O Lync exibe o status de “presença” em vários aplicativos, mostrando se os usuários estão disponíveis ou ausentes
“Aproveitar o Lync com o Office e o SharePoint é obter os detalhes certos, de forma que os projetos progridem mais suavemente”, afirma Douglas Splinter, antigo CTO da Convergent. A empresa de Splinter utilizou as comunicações unificadas (UC) da Microsoft em suas operações diárias e criou aplicativos para serem executados sobre seu sistema de UC.
“Nós costumávamos levar de cinco a sete dias para liberar uma proposta. Era um infinito pingue-pongue.”, diz ele. “Nós percebemos que esse tempo foi reduzido para dois ou três dias. Isso é um impacto enorme para uma empresa de consultoria. Os representantes de vendas estão recebendo esses documentos em aproximadamente um terço do tempo que costumava levar. A diferença no nosso lado de práticas de armazenamento é ainda maior, pois existia muita dificuldade na coordenação dos engenheiros corretos. Agora, o que costumava levar uma semana e meia demora alguns dias.”
O Lync Server revela uma verdade simples sobre o trabalho no século XXI: Ninguém existe no vazio. Nós somos interdependentes. Quanto mais aproveitarmos nossas conexões pessoais, mais efetivos e eficientes poderemos nos tornar. O Lync Server permite que funcionários empresariais modernos façam um enorme avanço na maneira como aproveitam as ferramentas de produtividade como o Office.
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William Van Winkleé o antigo editor gerente da Reseller Advocate Magazine*. Ele é escritor freelancer na área de tecnologia desde 1997 e contribuiu para a* PC Magazine, CPU, Smart Computing, Processor, Tom’s Hardware* e muitas outras. Ele gosta de escrever no** blog** sobre o impacto da tecnologia na vida cotidiana. Ele mora em Hillsboro, nas proximidades de Portland, Oregon.*