SharePoint 2010: A finalidade da governança

Artigo
08/19/2016

Que institui um programa de governação eficazes e adequados para uma plataforma abrangente como o SharePoint é essencial.

Steve Wright e Corey Erkes

Adaptado de "Governança SharePoint Pro 2010" (Apress, 2012)

Por que estabelecer controle sobre qualquer atividade humana? Porque não basta deixar todos fazer sua própria coisa? Liberdade não é suposta ser uma coisa boa? Para uma resposta, dê uma olhada em qualquer país do mundo onde o governo não e um novo um não tem substituído-lo imediatamente. Não é um retrato bonito.

Naturalmente, não atribuir cotas de armazenamento em sua intranet corporativa não é susceptível de resultar em hordas de colegas de trabalho enlouquecidas lutar até a morte durante o último do toner de copiadora. Mais provavelmente, o sistema só deixará de funcionar ou ser deixado em um estado inutilizável. Desenvolvimento de políticas e normas e atribuir responsabilidades aos departamentos apropriados criam um sistema que pode oferecer suporte a necessidades de negócios sem se tornar um impedimento. Ou talvez os usuários gritar slogans irritados enquanto acenando com tochas de fogo são uma parte normal da sua cultura corporativa?

A consideração mais importante no desenvolvimento da sua estratégia de governança é determinar as necessidades dos utilizadores e adaptar o plano de governança para satisfazer essas necessidades mais eficaz e harmoniosamente quanto possível. Isso requer uma compreensão de processos de negócios, preferências e cultura de trabalho dos usuários.

SharePoint é um produto amplamente variado com muitos recursos que podem ser produtivos, úteis, confusos ou irritante, dependendo das necessidades dos utilizadores do sistema e como esses recursos são aproveitados. Os dois erros mais comuns durante o estabelecimento de governança são implementar demasiado governança ou muito pouco.

Não há nenhuma tal coisa como uma instalação de SharePoint com nenhuma governança. Anarquia não é um padrão; é uma escolha. Mesmo se uma organização tem evitado intencionalmente colocar quaisquer restrições sobre os utilizadores, que é uma escolha de governança. Sites do SharePoint onde os usuários têm absolutamente livre reinado são muito comuns. O resultado é mais frequentemente um site entupido com quantidades maciças de dados, mas muito pouca informação útil. Os usuários não é possível encontrar qualquer coisa, exceto o conteúdo mais recente adicionaram-se. Antigos dados ou Conteúdos contribuídos por outros também podem ser em um disquete na mesa de alguém para tudo de bom que ele vai fazer-lhes. Eventualmente, o site torna-se lento e pouco confiável e cai em desuso.

Muito controle, por outro lado, rouba os usuários a oportunidade de inovar e use sua criatividade para encontrar novas maneiras de fazer negócios. Se você tiver uma cultura corporativa inerentemente colaborativa, desnecessariamente restringindo o acesso aos recursos de colaboração do SharePoint — tais como sites de equipe, espaços de trabalho de documento, wikis e redes sociais — podem fazer com que a colaboração desligar para baixo. Alternadamente, os membros da equipe podem abandonar o portal para colaborar de forma eficaz. Restrições de segurança excessivamente agressivo podem também impedir que usuários encontrar valiosas informações de que precisam para tomar decisões de negócios importantes. Demasiado a governança, como muito pouco, é susceptível de resultar em um sistema que os usuários não optar por usar.

Ninguém quer viver em anarquia total ou um Estado policial. É por isso que uma governança eficaz deve ter uma abordagem de "Goldilocks". Não muito pouco, não muito. Não caos, não a prisão. Você deseja que os usuários ser confortável usando o SharePoint. Deve ser tão natural uma parte do seu dia de trabalho, abrir seu e-mail. Caso contrário, eles vão buscar maneiras mais fáceis para executar suas tarefas fora do portal. Afinal de contas, Cachinhos Dourados não permanecem na cama que era muito difícil ou muito mole, mas em que era apenas para a direita.

SharePoint Services

O primeiro conceito, apresentaremos é de um serviço. Neste contexto, um serviço é um conjunto de recursos que o portal oferece para a Comunidade de usuários finais. No SharePoint, esses serviços poderão incluir subsistemas discretos, como os serviços do Excel ou serviços do PerformancePoint, mas eles também incluem mais serviços gerais tais como site seguro e autenticação de acesso através de SSL. Um serviço é a unidade básica de funcionalidade a considerar ao planear a governação do seu portal.

Um serviço tem um ciclo de vida que começa com a instalação e configuração do serviço, também conhecido como o serviço de provisionamento. Uma vez que o serviço é provido, deve ser monitorada e avaliada para ver quão bem ele é atender às necessidades do usuário. Quando são necessários melhoramentos, o serviço talvez precise ser reconfigurado ou atualizada para atender aos requisitos novos ou refinados. Em algum momento, você pode decidir remover um serviço porque ele não é mais necessário. Quando um serviço é encerrado, é frequentemente necessário migrar seus dados associados a outro serviço ou sistema.

Que regem o ciclo de vida de um serviço é um processo contínuo que não termina enquanto o serviço estiver em produção. Isso garante que o serviço continua a satisfazer os requisitos da organização de forma sustentável. Este ciclo de monitoramento contínuo e reavaliação será um tema recorrente como você analisar todos os processos utilizados para governar um SharePoint portal.

O primeiro passo para qualquer equipa SharePoint é identificar os serviços a prestar. Esses serviços podem ser divididos em duas categorias gerais: obrigatórios e opcionais.

Serviços obrigatórios

Alguns serviços prestados pelo SharePoint são obrigatórios na medida em que esses serviços sejam disponibilizados pelo menos parcialmente apenas com a implantação do SharePoint. Você não pode desligá-los completamente. Esses serviços fornecem a infra-estrutura sobre a qual o resto do site do SharePoint é construído. Você deve planejar para estes serviços antes de implementar qualquer solução do SharePoint. Alguns dos serviços mais importantes são:

**Autenticação:**Isso permite que o SharePoint identificar usuários do site. Mesmo voltado para o público sites que permitem o acesso "anônimo" devem ser capazes de identificar determinados usuários para oferecer suporte a atualização de conteúdo de site. Por padrão, os usuários do SharePoint são identificados usando um domínio do Active Directory. Os usuários também podem ser autenticados com serviços baseados em declarações que usam outros tipos de credenciais.
**Autorização:**Isso controla o acesso aos recursos do site. SharePoint usa um conjunto interno de permissões, semelhantes ao arquivo Access Control Lists (ACLs), para controlar o acesso a seus recursos.
**Armazenamento de dados:**SharePoint armazena configuração, conteúdo e outros dados críticos em uma série de Microsoft SQL Servidor bancos de dados hospedados em servidores de banco de dados dentro da organização.
**Administração rural:**O site Administração Central do SharePoint é a principal ferramenta para configurar serviços no farm. Também são ferramentas de linha de comando e linguagens de script que podem ser usadas para administração. Os usuários finais dessas ferramentas são geralmente limitados para os profissionais de TI a tarefa de manter o portal.

Você deve instalar, configurar e monitorar cada um desses serviços para manter SharePoint executando bem.

Serviços opcionais

O SharePoint tem um grande número de subsistemas que você pode ligar e desligar, que são os serviços opcionais. Dependendo da edição do SharePoint que você está usando, você terá diferentes serviços opcionais de que para escolher. Estes são alguns exemplos:

Serviços de Foundation do SharePoint 2010
Serviços Corporativos de Conectividade
Modelo de objeto do cliente
Suporte do SharePoint Designer
Segurança soluções em modo seguro
SharePoint 2010 Server Standard Edition
Público-alvo
Pesquisar
Organizador de conteúdo
Conjuntos de documentos
My Sites
SharePoint 2010 Server Enterprise Edition
InfoPath Forms Services
Serviços do Visio
Gráfico Web Parts
Serviços do PerformancePoint
Serviços do Excel
Pesquisa contextual

Você pode disponibilizar serviços adicionais adicionando outros Microsoft ou produtos de terceiros projetados para estender a funcionalidade do SharePoint. Algumas extensões de Microsoft incluem Project Server, SQL Server Reporting Services, Dynamics CRM e Visual Studio Team Foundation Server. Outros produtos de outros fabricantes e extensões fornecem adicional colaboração, gerenciamento de documentos, gerenciamento de dados e relatórios de recursos dentro do SharePoint. O SharePoint também é uma plataforma de desenvolvimento poderoso no qual as organizações podem construir seus próprios aplicativos personalizados.

Todos esses serviços têm diferentes opções de configuração e considerações de segurança. Planejamento de provisionamento, monitoramento e treinamento de usuários em torno destes serviços é a primeira etapa crítica. Quando terminar o serviço completo de planejamento, o próximo passo da configuração deve ser bastante simples.

Uma das verdades infelizes a nota sobre SharePoint ou qualquer plataforma complexa, é que muitas vezes é mais difícil de atualizar ou reconfigurar um serviço que é para implantá-lo inicialmente. Este reprovisionamento requer pelo menos tanto planejamento como a instalação original.

Serviço de monitoramento

Um serviço de monitoramento envolve a coleta de dados sobre como o serviço está sendo usado e quão bem ele está cumprindo sua função pretendida. Monitoramento pode assumir várias formas, dependendo do serviço. Você pode usar algo como PerfMon para coletar uma variedade de métricas sobre o uso de cada servidor, como CPU, memória, rede e uso do disco rígido. Você também pode usar os logs de eventos do sistema e arquivos de log do SharePoint para diagnosticar problemas que possam surgir. Finalmente, os recursos internos de controle de utilização de SharePoint podem produzir relatórios detalhando como os diferentes serviços estão sendo usados na produção.

Não se esqueça de coletar dados do recurso mais valioso que você tem — os usuários. Ajuda de turismo bilhetes, denúncias, elogios e qualquer outra forma de feedback que você pode obter são inestimáveis informações planejamento do serviço.

Acompanhamento dos serviços prestados seria inútil sem alguma forma de usar os dados coletados. A equipe de governança precisa avaliar periodicamente os dados coletados para identificar os serviços que não estão encontrando as necessidades da organização por algum motivo. Esses grupos podem incluir serviços não está sendo usados com eficiência devido a problemas técnicos, falta de familiaridade do usuário ou as alterações das necessidades dos usuários. Serviços também podem ser reconfigurados para fornecer melhor funcionalidade. Além disso, você precisa considerar serviços que ainda não foi implantados para possível adição ao catálogo dos serviços prestados.

Serviço de encerramento

A fase final de qualquer serviço de desmantelamento. Nesta fase, foi decidido — por que razão — que o serviço não será oferecido para os usuários. Desactivação de um serviço é muitas vezes difícil porque pode haver um ou dois usuários ou grupos de usuários que deseja continuar usando o serviço.

Nesses casos, a empresa deve tomar a compensação entre continuar a manter o serviço e fazer a transição desses usuários para uma forma alternativa de execução dessas tarefas. Na maioria dos casos, tal implicará mover ou migrar, os dados já presentes no serviço para um novo local — ou, no mínimo, que os dados de arquivamento para que ela possa ser referenciada posteriormente, conforme necessário. Desactivação de um serviço não deve ser visto como um fracasso, mas como uma decisão estratégica para benefício de todos os usuários e a organização como um todo.

Uma vez identificadas as alterações do serviço necessário, planejamento deve começar para provisionamento, reconfiguração ou desactivação de serviços para atender as necessidades da Comunidade de usuário. Isso fecha o loop sobre o ciclo de vida do serviço e permite que o sistema crescer e alterar conforme necessário.

Steve Wright

Steve Wright é gerente sênior em Business Intelligence Management (BIM) para Sogeti e.u.a LLC em Omaha, Neb. Última 20-plus anos, Wright trabalhou no controlo do tráfego aéreo, financeiro, seguros e em uma infinidade de outros tipos de sistemas. Ele tem criado e realizado avaliações técnicas para muitos títulos anteriores que abrange produtos Microsoft, incluindo Windows, SharePoint, SQL Server e BizTalk.

Corey Erkes é consultor gerente Sogeti e.u.a LLC em Omaha, Neb. Erkes trabalhou com uma vasta gama de empresas em diferentes pontos em ciclos de vida de suas implementações de SharePoint. Ele também é um dos membros fundadores do grupo de usuários do SharePoint de Omaha.

Para obter mais informações sobre esse título e outros livros semelhantes, por favor visite apress.com. © 2012 Apress Inc. Todos os direitos reservados. Impresso com permissão da Apress. Copyright 2012. "Pro 2012 Governança SharePoint" por Steve Wright e Corey Erkes.

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