Планирование физических записей (SharePoint Server 2010)
Применимо к: SharePoint Server 2010
Последнее изменение раздела: 2016-11-30
В SharePoint Server 2010 управление физическими и электронными записями можно осуществлять в одном архиве записей, но делать это нужно разными способами. Электронные записи хранятся непосредственно на сервере Microsoft SharePoint Server. Физические записи следует хранить вне SharePoint Server, например, в коробках на складе. Для управления физическими записями в SharePoint Server создается элемент списка, он связывается с физическим элементом, и управление осуществляется элементами списка.
В этой статье описывается планирование использования SharePoint Server для управления физическими записями. Здесь отсутствуют конкретные процедуры по реализации плана. Перед выполнением указанных действий уже должен быть создан план файла. Дополнительные сведения о создании планов файлов см. в статье Создание плана файлов для управления записями в SharePoint Server 2010.
Содержание
Определение типов записей
Определение свойств каждого типа записи
Организация типов контента
Организация архива записей
Таблица
Определение типов записей
План файлов должен определять виды физических элементов, рассматриваемых в организации в качестве записей. В противном случае обновите план файлов для включения физических записей. Для каждого вида физической записи в плане файлов укажите, каким типом носителя будет эта запись. Например, подписанные юридические соглашения могут быть бумажными записями; инженерные модели могут быть крупноформатными чертежами.
Дополнительные сведения о планах файлов см. в статье Создание плана файлов для управления записями в SharePoint Server 2010.
Определение свойств каждого типа записи
Все записи одного типа должны иметь одинаковые свойства. Далее указаны свойства физических записей, которые следует учесть на этапе планирования.
Атрибуты (которые станут столбцами в SharePoint Server)
Процессы (которые станут рабочими процессами в SharePoint Server)
Политики управления информацией
Формы
Для каждого типа записи определите атрибуты, которые нужно зафиксировать для записей этого типа. Эти атрибуты станут столбцами типа контента SharePoint Server, представляющего данный вид записи. Информация, используемая для категоризации записей, может быть атрибутом. Искомые данные пользователей также могут быть атрибутом. Другие атрибуты физических записей связывают запись в SharePoint Server, представленную элементом списка, с физическим объектом, хранящимся в физическом расположении. Расположение и некий способ определения физического объекта, возможно,являются атрибутами, которые потребуется записать.
Как и к электронным записям, возможно, к физическим записям также потребуется применить конкретные политики. Вероятно, у всех записей существует политика истечения срока и политика аудита. В частности, у физических записей может быть политика, требующая штрих-кода. Изображение штрих-кода, прикрепленное к физическому объекту, может быть связано с элементом списка, который представляет физическую запись. Политика меток может требовать наличие у каждого физического объекта тех же атрибутов, которые связаны с элементом списка, представляющим физический объект. Для каждого типа физической записи укажите, требуются ли политики истечения срока, аудита, штрих-кода и меток. Отметьте и дополнительные политики.
Физическая запись в SharePoint Server (элемент списка) является только заполнителем фактической записи; она не представляет сам физический объект. Поэтому, вероятно, что для поддержки синхронизации физических элементов с действиями, выполняемыми с элементами списка, будут добавлены определенные процессы. Эти процессы соответствуют рабочим процессам SharePoint Server. Определите процессы, которые должны быть связаны с каждым типом записи. Далее перечислены общие процессы для физических записей.
Удаление физической записи по истечении срока действия элемента списка, представляющего запись.
Перемещение физического объекта в хранилище при добавлении в список нового элемента.
Извлечение физического объекта.
Существуют ли формы, которые могут быть связаны записями этого типа? Для каждого определенного процесса может потребоваться форма. Или же форма может использоваться для предоставления доступа к запасам физических записей.
Для записи информации о каждом типа физической записи используйте вкладку Физические записи таблицы в разделе Таблица. Пока не указывайте тип контента для типа записи.
Организация типов контента
Самым простым способом связи типов контента с физическими записями является наличие одного типа контента для каждого типа физической записи. Однако если несколько типов физических записей совместно используют одни и те же столбцы, рабочие процессы, политики управления сведениями и формы, для представления всех сходных типов физических записей можно использовать один тип контента.
Организуйте типы контента. Рассмотрите возможность создания одного типа контента, из которого будут исходить все остальные типы контента для физических записей. Этот родительский тип контента будет производным от типа контента "Элемент". В родительский тип контента добавьте любые свойства (столбцы, политики управления сведениями, рабочие процессы, формы), общие для типов контента для всех физических записей.
Существует два способа организации типов контента после создания родительского типа контента.
Создание плоской структуры, в которой каждый тип контента, представляющий тип физических записей, является дочерним по отношению к родительскому типу контента, созданному ранее.
Создание иерархии, исходящей из родительского типа контента, основанной на сходстве свойств типов содержимого.
На вкладке Типы контента таблицы определите каждый тип контента, представляющий тип физической записи. Для каждого типа контента отметьте его родительский тип контента. В столбце Столбцы введите имя каждого столбца, определенного на уровне типа контента. Не вводите имена столбцов, унаследованных от других типов контента. В столбце Рабочие процессы введите имя каждого рабочего процесса, определенного на уровне типа контента. В столбце Политики управления сведениями введите имя каждой политики управления сведениями, определенной на уровне типа контента. В столбце Формы введите имя каждой формы, определенной на уровне типа контента.
Организация архива записей
Как правило, для физических и электронных записей используются отдельные архивы. Однако можно использовать список или списки элементов, которые представляют физические записи в сочетании с библиотеками документов, которые содержат электронные записи.
Приняв решение о том, в каких архивах записей сохранить физические записи, определите способ организации списков в архиве записей. В списках можно создать папки и использовать папки для формирования более глубокой структуры физических записей. После определения списков следует учесть, что к ним можно применить навигацию по метаданным и рабочие процессы.
Далее перечислены некоторые способы организации списков и папок.
По типу записи
Аналогично организации физических объектов. (Например, папка может представлять коробку, а элементы в ней — предметы в коробке.)
По использованию связанной с бизнесом организационной схемы, например по проекту или по подразделению
По году
Поскольку для перемещения физических записей в архив записей не используется параметр Отправить, использовать организатор контента с физическими записями нельзя. Вместо этого диспетчер записей, создающий физические записи, должен размещать записи в правильных папках в соответствующих списках.
На вкладке Списки и папки рабочего листа введите URL-адрес каждого определенного списка. Для каждого списка в столбце Типы контента определите типы контента, которые будут разрешены в рамках списка. Используйте столбцы Папка уровня 1, Папка уровня 2, Папка уровня 3 и Папка уровня 4 для записи иерархии папок и вложенных папок в списке. Если нужно разместить папки на более низких уровнях, добавьте дополнительные столбцы.
Таблица
Для планирования способа управления физическими записями воспользуйтесь следующей таблицей:
Электронная таблица планирования физических записей (Возможно, на английском языке) https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x419
See Also
Concepts
Создание плана файлов для управления записями в SharePoint Server 2010