Планирование eDiscovery (SharePoint Server 2010)

  • Статья

 

Применимо к: SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

Электронное обнаружение или eDiscovery — это процесс обнаружения и создания электронной информации для поддержки таких событий, как судебные иски, аудит или расследования. Если для управления электронной информацией используется Microsoft SharePoint Server 2010, при планировании решения SharePoint Server следует рассмотреть возможность применения eDiscovery. В число факторов, которые необходимо оценить, входят аудит, политики истечения срока и поиск. Решения по этим аспектам должны быть приняты заранее — до возникновения необходимости использования eDiscovery.

Содержание

  • Поддержка eDiscovery в SharePoint Server 2010

  • Аудит

  • Истечение срока

  • Поиск

Поддержка eDiscovery в SharePoint Server 2010

Процесс eDiscovery в SharePoint Server состоит из двух частей: нахождение нужных документов и ограничение действий пользователей с документами после их определения.

Удержание — это набор документов, который может быть создан как часть запроса eDiscovery. В SharePoint Server компонент "Удержания и eDiscovery" включается и выключается на уровне отдельного сайта. По умолчанию этот компонент включен на сайте центра записей, а на сайтах других типов он по умолчанию выключен. С помощью компонента "Удержания и eDiscovery" можно создавать удержания и управлять ими, добавлять элементы в удержание и использовать операции поиска для обнаружения контента и его копирования в другое расположение, блокировать контент на месте для предотвращения изменения или удаления.

При выполнении поиска eDiscovery можно осуществить одно из двух действий. Можно скопировать все извлеченные документы в организатор контента, который перенаправляет документы в подходящее место в зависимости от их метаданных. Также документы можно оставить там, где они были, но заблокировать. Блокировка документов исключает их изменение или удаление пользователями.

Для поддержки eDiscovery в SharePoint Server следует включить компонент "Удержания и eDiscovery" в каждом семействе сайтов, где могут существовать важные сведения. После этого служба поиска настраивается на обход сайтов, для которых включен процесс eDiscovery.

При возникновении обстоятельств, требующих создания соответствующих документов, можно запустить процесс eDiscovery. Для формирования необходимых документов ответственный за ведение записей, юрист или другой сотрудник может выполнить следующие действия.

  1. Создать удержание для хранения соответствующих документов.

  2. Начать поиск соответствующих документов с помощью eDiscovery.

    Время запуска поиска eDiscovery контролируется задачей таймера поиска и обработки. По умолчанию поиск запускается ежедневно в 22:30. Результаты поиска добавляются в удержание автоматически.

  3. Просмотреть находящиеся в удержании элементы и создать дополнительные операции поиска eDiscovery.

  4. Вручную найти документы и добавить их в удержание.

  5. Выполнить отчеты применительно к удержанию.

    Время запуска отчетов об удержаниях контролируется задачей таймера "Обработка удержаний и отчеты об удержаниях". По умолчанию отчеты выполняются ежедневно в 23:30.

  6. Просмотреть документы в удержании и удалить ненужные документы.

  7. Определить конкретные документы в удержании, для которых требуется дополнительная информация, и просмотреть для них журнал аудита.

  8. Предоставить все документы, связанные с удержанием.

Аудит

При отправке документа в организатор контента журнал версий документа стирается. Чтобы сохранить журнал с данными о пользователях, изменивших документ, и датах внесения каждого изменения, потребуется журнал аудита. На всех семействах веб-сайтов с библиотеками активных документов рекомендуется включить политику аудита. Дополнительные сведения о политике аудита см. в статье Что такое управление (SharePoint Server 2010).

Истечение срока

Можно выполнить поиск любой хранящейся в организации информации. Кроме того, электронные документы занимают пространство на диске. Для автоматического удаления ненужных документов рекомендуется внедрить политику истечения срока. Дополнительные сведения о политике истечения срока см. в статье Что такое управление (SharePoint Server 2010).

Поиск

В случае предъявления судебного иска организация должна быстро предоставить соответствующие документы, в противном случае ей придется заплатить штраф. Перед первым использованием eDiscovery убедитесь в правильной настройке возможностей поиска. В частности проверьте, что поиск настроен на обход всех сайтов, с которых может потребоваться получение информации.

Обычно поисковые механизмы оптимизированы на возвращение только небольшой части релевантных результатов. Целью поиска eDiscovery является всех результатов, соответствующих запросу, а не части самых важных. В SharePoint Server 2010 возможности поиска были усовершенствованы для более эффективного удовлетворения потребностей eDiscovery.

Для защиты от распространенных вредоносных атак операции поиска в SharePoint Server 2010, выполняющиеся дольше указанного времени, останавливаются. Если поиск eDiscovery требуется проводить в течение более длительного периода, рассмотрите следующие варианты:

  • Выполнение поиска с более узкими условиями. Например, при поиске документов, связанных с возможным партнерством с компанией Contoso, Ltd., можно не просто выполнять поиск по слову "Contoso", а искать содержащие слово "Contoso" документы, которые были созданы в определенный период времени.

  • Выполнение нескольких операций поиска с более узкими условиями. Например, предположим, что нужно найти документы, связанные с приемом на работу нового генерального директора из Fabrikam, Inc. Вместо одной операции поиска "Fabrikam (генеральный директор, "Алексей Орехов", найм)" выполните три отдельных операции — "генеральный директор Fabrikam", "Fabrikam "Алексей Орехов"" и "Fabrikam найм".