什么是记录管理？

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本文内容：

  • 记录管理系统的元素

  • 记录管理规划概述

记录管理系统的元素

记录 是组织中的文档或其他电子实体或物理实体，它充当由组织执行的活动和事务的证据，并且要求保留一段时间。管理记录是一个过程，通过此过程组织可以：

  • 确定应将哪些类型的信息视为记录。

  • 对于将成为记录的活动文档，确定当正在使用它们时应如何处理这些文档，并确定在将文档声明为记录后应如何收集它们。

  • 确定以何种方式保留每种记录类型，以及将每种记录类型保留多长时间，才能满足法律、业务或法规要求。

  • 研究和实现技术解决方案和业务流程，以帮助确保组织以经济有效和非触犯式方式履行其记录管理义务。

  • 执行与记录相关的任务，如处置过期的记录或找到和保护与外部事件（如法律诉讼）相关的记录。

要确定组织中的哪些文档和其他物理或电子项属于记录，这是企业合规部主管、记录管理者和律师的责任。通过认真地对组织中的所有企业内容进行分类，他们可以帮助您确保将文档保留适当的时段。设计优良的记录管理系统可在法律上为组织提供保护，帮助组织证实自己履行了法律法规义务，并通过加快处置不属于记录的过时项以提高组织的效率。

记录管理系统的元素

记录管理系统包含以下元素：

  • 内容分析，描述企业中可能成为记录的内容并对其分类，提供源位置，并说明如何将内容移至记录管理应用程序。

  • 文件计划，对于企业中的每种记录类型，描述应如何将它们作为记录保留，应用于这些记录的策略，如何需要保留它们，应如何处置它们，以及谁负责管理它们。

  • 遵从性要求文档，定义组织的 IT 系统为确保法规遵从性而必须遵守的规则，以及用于确保参与企业团队成员的方法。

  • 用于收集所有记录源中不再处于活动状态的记录的方法，记录源包括协作服务器、文件服务器和电子邮件系统等。

  • 用于审计处于活动状态的记录的方法。

  • 用于捕获记录的元数据和审计历史记录并保留它们的方法。

  • 当发生事件（如诉讼）时保留 记录（暂停处置）的过程。

  • 用于监控和报告记录处理的系统，以确保员工根据确定的策略和流程存档、访问和管理这些记录。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包括可帮助组织实现集成的记录管理系统和流程的功能。为了确保信息工作者能够轻松地参与企业的记录管理系统，2007 Microsoft Office 系统 应用程序（如 Microsoft Office Outlook 2007 和 Microsoft Office Word 2007）也包括支持记录管理实践的功能。

记录管理规划概述

本主题描述的您应采取的规划步骤可帮助确保您基于 Office SharePoint Server 2007 实现的记录管理系统将实现组织的记录管理目标。此处是记录管理规划过程的预览：

  1. 确定记录管理角色   成功的记录管理需要专门的角色，包括：

    • 记录管理者和法规遵从性官员，负责对组织中的记录进行分类和运行记录管理过程。

    • IT 人员，负责实现可有效支持记录管理的系统。

    • 内容管理者，负责确定将组织的信息保留在何处，并让其团队致力于以下记录管理实践。

  2. 分析组织内容   在创建文件计划之前，记录管理员和内容管理员调查组织中的文档用途，以确定哪些文档和其他项可能成为记录。

  3. 制定文件计划   在分析组织的内容和确定保留计划之后，填写文件计划的其余部分。文件计划随组织不同而异，但通常，它们都描述企业确认为记录的项种类，指示存储记录的位置，描述其保留期并提供其他信息，如谁负责管理它们以及它们属于哪种更广泛的记录类别。

  4. 制定保留计划   对于每种记录类型，确定它何时不再有效（有用），在此之后应保留多长时间，以及最终应如何处置它。

  5. 评估和改善文档管理实践   确保在文档库中应用适当的政策。例如，确保内容获得适当的审计，以便随记录一起保留适当的审计。

  6. 设计记录管理应用程序   Office SharePoint Server 2007 包括专门的网站模板，即专为进行记录管理而设计的记录库。基于您的文件计划，设计网站的库、内容类型、策略及其记录序列。记录序列定义应在网站记录中的何处记录该类型。

  7. 规划如何将内容移至记录中心网站   如果您将 Office SharePoint Server 2007 同时用于活动文档管理应用程序和记录管理应用程序，则可以创建自定义工作流，以便在适当的时间将文档移到记录库中。如果您使用 Office SharePoint Server 2007 或外部文档管理系统，则可以规划和开发相应的界面，以便根据记录库的可编程界面将这些系统中的内容移至记录库。

  8. 规划 Microsoft Exchange 集成   Microsoft Exchange Server 2007 以及 Office Outlook 2007 包含的若干功能通过使用专门的文件夹和命令，可促进将电子邮件流集成到记录库中。如果您使用 Exchange Server 2007 作为电子邮件服务器，您可以规划如何对电子邮件分类并将其移至记录库。

  9. 规划法规遵从性报告和文档   为了验证您的组织正在执行其必需的记录管理实践和交流这些实践，您应将记录管理计划和流程记录在案。如果您的企业涉及到与记录有关的诉讼，则您可能需要生成这些记录管理指南、实现计划和有效性度量。

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本主题包含在以下可下载书籍内，以方便您阅读和打印：

有关可下载书籍的完整列表，请参阅 Office SharePoint Server 2007 的可下载书籍。

另请参见

概念

确定记录管理角色 (Office SharePoint Server)
制定文件计划 (Office SharePoint Server)
设计记录中心网站 (Office SharePoint Server)
规划记录的收集方式 (Office SharePoint Server)