规划列表 (Windows SharePoint Services)

  • 项目

列表 是您与网站成员共享的信息的集合。例如，可以为事件创建注册工作表、跟踪项目状态信息或共享小组日历上即将到来的假期。

本文内容：

  • 包括的列表

  • 关于使用列表

  • 规划自定义列表

  • 工作表

包括的列表

Windows SharePoint Services 3.0 默认情况下包括以下类型的列表：

  • 通知 使用通知列表可以共享新闻和状态并提供提醒。通知支持增强型格式，包括图像、超链接和格式化文本。

  • 日历 对工作组的所有事件或对特定情况（如公司假期）可以使用日历。日历为工作组事件（包括会议、社会活动和全天事件）提供一种直观的形式，就像台历或挂历一样。还可以跟踪与特定时间间隔无关的工作组里程碑，如截止时间或产品发布日期。如果使用与 Windows SharePoint Services 3.0 兼容的电子邮件或日历程序，则可以从日历程序中查看和更新 Microsoft® SharePoint® 工作组日历。还可以将事件从个人日历复制到工作组日历上，反之亦然。例如，可以将 SharePoint 网站上的日历与 Microsoft Office Outlook® 2007 日历中的日期进行比较，并根据后者更新前者，具体方法是在 Office Outlook 2007 中并排或以互相重叠的方式查看这两个日历。此外，对此类型列表还可以实现电子邮件集成，从而将会议请求发送到工作组网站日历，以便向工作组日历自动添加工作组会议。

  • 联系人 使用联系人列表可以存储与之一起工作的人员和组的信息。如果使用与 Windows SharePoint Services 3.0 兼容的电子邮件或联系人管理程序，则可以在其他程序中查看和更新来自 SharePoint 网站的联系人。例如，可以从 Office Outlook 2007 中更新组织的所有供应商的列表。联系人列表并不真正管理网站的成员，但可用于存储和共享组织的联系人，如外部供应商的列表。

  • 自定义 虽然可以自定义任何列表，但也可以从自定义列表开始，然后通过只添加所需的列来自定义该列表。如果具有与 Windows SharePoint Services 3.0 或 Windows SharePoint Services 2.0 以及 Microsoft Internet Explorer 兼容的电子表格程序，则也可以创建基于电子表格的列表。例如，可以从用 Microsoft Office Excel® 2007 创建的一个电子表格导入列表，以存储和管理与供应商签订的合同。

  • 讨论板 使用讨论板可以提供一个集中的地点来记录和存储工作组的讨论内容。讨论板的格式与 Internet 新闻组类似。如果管理员已使网站上的列表可以接收电子邮件，则讨论板可以存储来自最常见电子邮件程序的电子邮件讨论。例如，可以为组织的新产品发布创建讨论板。如果使用与 Windows SharePoint Services 3.0 兼容的电子邮件程序，则可以在使用其他程序时查看和更新讨论板。

  • 问题跟踪 使用问题跟踪列表可以存储有关特定问题（如支持问题）的信息并跟踪其进度。可以分配问题，将问题分类，并使这些问题相互关联。例如，可以创建问题跟踪列表来管理客户服务问题和解决方案。还可以在每次编辑问题时对问题做出注释，并在不改变问题原有相关注释的情况下创建注释的历史记录。例如，客户服务代表可以记录解决问题所采用的每个步骤以及结果。

  • 链接 可以使用链接列表作为指向 Web、公司的 Intranet 以及其他资源的链接的一个集中位置。例如，可能创建指向到客户网站的链接的列表。

  • 项目任务 若要存储与任务列表类似的信息（请参见下方），同时提供具有进度条的可视视图或甘特图，请使用项目任务列表。在完成任务的过程中可以跟踪状态和完成的百分比。如果使用与 Windows SharePoint Services 3.0 兼容的电子邮件或任务管理程序，则可以在其他程序中查看和更新来自 SharePoint 网站的项目任务。例如，可以在 SharePoint 网站上创建任务列表，以标识和分配创建培训手册要做的工作；然后可以从 Office Outlook 2007 中跟踪组织的进度。

  • 调查 若要收集和汇总反馈，如员工满意度调查表或测验，请使用调查。可以通过多种不同方式设计问题和答案，并可查看反馈的概况。可以添加分页符来控制调查的外观，并可以指定分支逻辑来控制根据用户的回答显示哪些问题。如果已安装了与 Windows SharePoint Services 3.0 或 Windows SharePoint Services 2.0 兼容的电子表格或数据库程序，则可以导出结果进行进一步分析。

  • 任务 使用任务列表可以跟踪有关项目以及组中其他待办事项的信息。可以向人员分配任务，并在完成任务的过程中跟踪状态和完成的百分比。如果使用与 Windows SharePoint Services 3.0 兼容的电子邮件或任务管理程序，则可以在其他程序中查看和更新来自 SharePoint 网站的任务。例如，可以为组织的预算过程创建任务列表，然后在 Office Outlook 2007 中随其他 Outlook 任务查看和更新该列表。

在 Windows SharePoint Services 3.0 中，列表充分利用了内容类型和列模板的新功能。列表所依赖的基础体系结构与文档库相同，因此列表包括诸如版本控制、签入和签出、审批以及工作流程，外加对附加文件的信息权限管理 (IRM) 等功能。最终完成列表的规划之前，请查看有关内容类型和文档库的信息。有关详细信息，请参阅规划内容类型 (Windows SharePoint Services) 和规划文档库 (Windows SharePoint Services)。

关于使用列表

可以自定义所包括的上述列表并向其添加项目，从已有的列表模板创建其他列表，以及创建仅带有所选的设置和栏的自定义列表。

可以通过多种不同的方式查看列表。例如，可以在一个页面上提供所有任务的视图，在另一个页面上仅提供当天到期的任务的视图。还可以使用文件夹组织列表项。例如，可以仅查看主页上日历中的当前事件，而在另一个页面上创建可视视图（与挂历类似）。

如果在列表中存储大量数据，则文件夹和视图就会非常有帮助。通常，在单个视图中难以显示 1,000 个以上的项，因此可以使用文件夹和视图使列表中的数据更易于查看且加载更迅速。有关使用文件夹和视图管理大型列表的详细信息，请参阅 Windows SharePoint Services 3.0 帮助系统中的“管理包含很多项目的列表和库”主题。

电子表格中是否有要用于 Windows SharePoint Services 3.0 网站上列表中的数据？可以通过导入电子表格来创建新列表，其中包括列和数据。

如果已安装的数据库程序与 Windows SharePoint Services 3.0 兼容（如 Microsoft Office Access 2007），并且如果浏览器支持 ActiveX® 控件，则可以将列表数据与查询、联接和报表等数据库工具相集成。

列表还可以显示在网站页面上的 Web 部件中。Web 部件是网站的构造块，使用 Web 部件可以将项直接从列表添加到 Web 部件页。也可以直接打开列表就使用。例如，默认的“通知”列表显示在新主页上的 Web 部件中，但也可以单击列表的标题，从而在列表所在页上将其打开并使用。有关 Web 部件的详细信息，请参阅 Windows SharePoint Services 3.0 帮助系统的“使用 Web 部件自定义页面”一节。

规划自定义列表

创建自定义列表以存储或共享信息之前，请花几分钟时间草拟出列表的结构，并决定需要哪些信息以及如何最佳地显示该信息。请注意用户将如何增加和使用列表中的数据，并尝试优化列表结构来帮助用户迅速获得所需信息。

请考虑：

  • 哪种字段类型最适合显示信息，以使列表的用户可以更轻松地使用该信息？

    有时会有多种列类型看似适于特定的数据集，但当查看信息时就会显现出不同的优势或弱点。例如，假设为在活动中配备展台人员而要创建注册列表，且要求人员选择时间段。如果要求人员只能选择一个时间段，则可能要使用带单选按钮或下拉列表的“选项”字段。但是，也可能要求人员可以注册多个时间段，且可能需要能够按时间段进行排序，以找出已注册的客户（比如这样就可以发送提醒）。在这种情况下，要改用带复选框的“选项”字段。或者，可以创建多个字段（一个字段对应于一个可用的时间段）并使用“是/否”字段类型，以便于排序，并一眼就可以看出是否在某个时间段安排的人员不足。

    提示

    创建真实的列表之前，可能要在测试列表中试验几种不同的组合。在测试列表上，创建列类型之后可以更改这些类型（例如从复选框更改为“是/否”框）并查看其外观。如果在真实的列表上这样做，则会有丢失数据的风险，因为在更改字段类型的过程中可能会从支持多重选择的字段更改为不支持多重选择的字段。

  • 列表中是否需要大量特定类型的字段？

    某些字段类型（如“是/否”框）的使用次数有限；在 Windows SharePoint Services 2.0 中，大多数字段类型都有限制。但是，在 Windows SharePoint Services 3.0 中，更多的字段类型都可以几乎无限制地使用。有关对列表中字段类型的限制的详细信息，请参阅规划软件边界 (Windows SharePoint Services)。

  • 哪种字段类型将最容易进行数据输入？

    此外，某些字段类型对于数据输入有着不同的优势和弱点，而不同的视图可以帮助您为数据输入做出优化。例如，数据表视图可帮助您快速地输入数据，但请确保选择适当的字段类型与数据表视图配合使用。在数据表视图中选择带复选框的“选项”字段比其他“选项”字段或“是/否”框要花费更长时间。

  • 用户需要数据的何种视图？

    正如数据表视图可以加快数据输入那样，其他视图可以加快数据检索。日历视图能否帮助用户更快地掌握信息？甘特图视图能否帮助管理层更快地浏览项目的状态？对于标准视图，是否出于不同用途需要多个视图（如对经理做的状态汇总或对移动用户的简化视图）？有关视图类型的详细信息，请参阅 Windows SharePoint Services 3.0 帮助系统中的“创建或更改视图”主题。

  • 是否需要在列表之间共享信息或列？

    如果需要从另一个列表中共享信息，那么将需要了解该信息的来源，并创建查阅字段以提取适当的数据。如果需要共享列，请创建列类型。有关详细信息，请参阅规划内容类型 (Windows SharePoint Services)。

工作表

通过使用规划自定义列表工作表（该链接可能指向英文页面）(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=75377&clcid=0x804) ，列出要创建的每个自定义列表以及要在其上该列表的网站。对于每个列表，请指定要使用的列以及对每列中的信息要使用的字段类型（列类型）。