关键任务:供应商发票 [AX 2012]

已更新:March 18, 2015

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

采购订单的供应商发票是附加到采购订单上的发票。它包含了一个标头和一个或多个物料或服务行。供应商发票将完成采购订单、产品收据和供应商发票周期。还可以输入与采购订单没有关联的供应商发票。

注意注意

(FRA) 若要创建或查看与供应商发票相关的凭单和任务凭单,请参阅 (FRA) Key tasks: Mandats de paiement and bordereaux de mandat (Public sector)

您可以在“供应商发票”窗体中保存发票。如果您在输入数据时被打断,或者必须在过帐前验证与发票有关的信息,则可能必须保存发票信息。您还可以在“供应商发票”窗体让发票处于暂停状态。

注意注意

您不能过帐处于暂停状态的发票。

  1. 单击 应付帐款 >常用 >供应商发票 >未结供应商发票

  2. 在“操作窗格”,依次单击“发票”、“ 供应商发票”。将打开“供应商发票”窗体。

  3. 输入或选择某一发票帐户。这是发送发票的供应商的供应商帐户。

  4. 输入发票编号。

  5. “操作窗格”上,单击 检索采购订单。为一个或多个采购订单或采购订单行选中“包括”复选框,然后单击“确定”。

  6. 在窗体顶部的“默认行数量”字段中,选择要更新的数量类型。

    • 当前接收量 – 用于部分装运。“数量”字段中的默认值来自采购订单上的“当前接收量”数量字段。

    • 订购数量 – 用于完整装运。“数量”字段中的默认值来自采购订单上的“已订购”数量字段。

    • 登记数量 – 如“物料模型组”窗体中指定,物料需要登记时使用。“数量”字段中的默认值是已登记的实际更新数量。

    • 产品收据数量 – 在已为订单接收了产品收据时使用。“数量”字段中的默认值来自可用产品收据的总数量。

    • 已注册数量和服务 –已将贮存的物料或尚未贮存的物料数量登记到达到日记帐中。此选项还包括服务(无论是否登记)。

  7. 在“”网格中,按需选择发票行并进行更改。例如,如果您订购了 10 件物料,但发票为 5 件物料,则可以将“数量”字段中的值更改为“5”。

  8. 查看“行明细”FastTab 上的信息,然后按需进行更改。

  9. 为发票上的其余发票行,重复执行步骤 7 和步骤 8。

  10. 如果您的法人使用发票匹配,则在“供应商发票标题”FastTab 上,查看“匹配差异”字段。感叹号标记指示一种或多种类型的发票匹配存在匹配差异。复选标记指示所有发票匹配差异在允许容差范围内。

  11. 若要保存发票但不过帐,请关闭窗体。发票状态将从“新建”更改为“挂起”。您可以查看“待定供应商发票”列表页上的发票。

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还可以创建与任何采购订单都没有关联的供应商发票。这些供应商发票可以包含针对采购订单行的混合发票行和不针对采购订单行的发票行。您还可以将不针对采购订单的发票行添加到与采购订单关联的供应商发票。

  1. 单击 应付帐款 >常用 >供应商发票 >未结供应商发票

  2. 在“操作窗格”,依次单击“发票”、“ 供应商发票”。将打开“供应商发票”窗体。

  3. 输入或选择某一发票帐户。这是发送发票的供应商的帐户。

  4. 输入发票编号。

  5. 在“”网格中,单击“添加行”,然后输入有关行的信息。如果您输入物料编号,不针对采购订单的行的产品类型必须为“物料”或“服务”,并且不得贮存。有关详细信息,请参阅供应商发票 (窗体)

  6. 若要查看或指定有关行的附加信息,请单击“行明细”FastTab,然后输入信息。

  7. 可选:对于其他行重复步骤 5 和 6。

  8. 可选:若要查看或指定发票抬头的其他信息,请在“操作窗格”上单击“抬头视图”。

  9. 可选:若要过帐发票,请在“操作窗格”上,单击“过帐”,然后在显示的窗体中单击“过帐”。

  10. 若要保存发票但不过帐,请关闭窗体。您可以查看“待定供应商发票”列表页上的发票。

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可以在“供应商发票”窗体中过帐供应商发票。

  1. 单击 应付帐款 >常用 >供应商发票 >待定供应商发票

  2. 选择某一发票。在“操作窗格”上,单击“编辑”。或者,您可以双击发票打开“供应商发票”窗体。

  3. 在“”网格和“行明细”FastTab 上,验证发票信息是否匹配来自供应商的发票。若要进行更正,请输入新的金额或数量。

  4. 在“操作窗格”上,单击“合计”,然后验证信息是否正确。关闭“合计”窗体。

  5. 根据需要验证窗体和相关窗体中的其他信息。

  6. 如果发票置于暂停状态,并且纠正了发票的所有问题,请清除“暂停”复选框。您不能过帐处于暂停状态的发票。

  7. 在“操作窗格”上,单击“过帐”,然后在显示的窗体中单击“过帐”。

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您的组织可以使用工作流来管理供应商发票的审核流程。如果需要,黄色的信息栏将显示在“供应商发票”窗体或“待定供应商发票”列表页的顶部。可能需要对发票抬头、发票行或两者进行工作流审核。工作流控件适用于抬头或行,具体取决于单击该控件前焦点的位置。

  1. 单击 应付帐款 >常用 >供应商发票 >待定供应商发票

  2. 选择某一发票。在“操作窗格”上,单击“编辑”。或者,您可以双击发票打开“供应商发票”窗体。

  3. 进行任何必要的更改,然后单击“提交”。

  4. 读取说明,输入注释,然后单击“提交”。

    注意注意

    若要取消审核流程,请依次单击“操作”、“撤回”。

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您可以输入和保存供应商发票的信息,您还可以将发票行匹配产品收据行。如果需要,还可以匹配行的部分数量。

您可以基于迄今已接收的产品收据行物料创建供应商发票,即使尚未接收特定采购订单的所有物料。例如,如果供应商每个月发送一张支票,该供应商支票涵盖您在该月中发运的所有交货,则可以执行上述操作。每个产品收据都表示该采购订单上物料的部分或全部交货。

在您过帐该发票时,每个物料的“未开票数量”都用来自所选产品收据的已收货数量的总数更新。如果采购订单上所有物料的“未开票数量”和“剩余交货量”均为零,则该采购订单的状态将更改为“已开票”。如果“未开票数量”不为零,则该采购订单的状态将不更改,并且可为其输入其他发票。

此过程假定为该采购订单至少过帐了一个产品收据。供应商发票基于这些产品收据并反映来自这些装箱单的数量。该发票的财务信息基于在您过帐该发票时输入的信息。

  1. 单击 应付帐款 >常用 >供应商发票 >未结供应商发票

  2. 在“操作窗格”,依次单击“发票”、“ 供应商发票”。将打开“供应商发票”窗体。

  3. 在“默认行数量”字段中,选择要更新的数量类型。

  4. 输入或选择某一发票帐户。这是发送发票的供应商的帐户。

  5. 输入发票编号。

  6. 在“操作窗格”上,单击“匹配产品收据”。或者,在“”网格中,依次单击“发票行”、“匹配产品收据”。

  7. 在“将产品收据与发票相匹配”窗体中,为要与发票行物料匹配的产品收据选中“匹配”复选框。或者,您可以单击“选择所有行”或“选择所有产品收据”,以便将所有产品收据都与该发票匹配。

  8. 可选:若要匹配部分数量,请在“要匹配的产品收据数量”字段中输入数量。

  9. 单击“确定”以关闭“将产品收据与发票相匹配”窗体并返回到“供应商发票”窗体。

  10. 若要保存发票但不过帐,请在“供应商发票标题”FastTab 上选中“暂停”复选框。

    可选:若要过帐发票并关闭窗体,请在“操作窗格”上,单击“过帐”,然后在显示的窗体中单击“过帐”。

  11. 关闭该窗体。

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您可以同时处理多张发票以及同时全部过帐。为此,请通过单击“维护供应商发票”菜单项打开“供应商发票”。

  1. 单击 应付帐款 >定期 >维护供应商发票

  2. 在“操作窗格”上,单击“来自采购订单”以基于采购订单创建发票。

  3. 在“采购更新”窗体中,输入或选择一个查询,然后单击“确定”。发票在“供应商发票”窗体中创建和显示。

  4. 可选:您可以按发票帐户、订单或自动合并建议的发票。在“操作窗格”上,请单击“合并发票”,选择合并选项,然后单击“合并”。

  5. 编辑网格中的发票信息。例如,在网格中输入每一行的发票编号。

  6. 可选:若要更改发票的发票行,选择发票,然后单击“操作窗格”上的“编辑”。进行任何更改。在“操作窗格”上的“关闭”组中,单击“发票详细信息”以返回到网格视图。

  7. 如果过帐发票前发票需要更多工作,请选择发票,然后选中“暂停”复选框。

  8. 确定发票正确后,请在“操作窗格”上,单击“过帐”,然后在显示的窗体中单击“过帐”。

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此过程假定已过帐该采购订单的至少一个产品收据,并且假定在发票登记簿中已过帐该采购订单的一张发票。该发票的财务信息来自在该发票登记簿中已过帐的发票。

  1. 单击 应付帐款 >日记帐 >发票 >发票审核日记帐

  2. 创建一个记帐日志,然后单击“”。

  3. 单击查找凭证。在“查找凭证”窗体的“凭证列表”列表中选择某一凭证,然后单击“选择”。

  4. 单击“确定”以关闭“查找凭证”窗体。

  5. 在“概览”选项卡上,输入某一帐户。

  6. 单击“常规”选项卡,并且确认增值税和币种信息正确。

  7. 依次单击“功能”>“采购订单”。

  8. 可选:在“已使用查询”窗体中修改查询,然后单击“确定”。将显示“供应商发票”窗体。

  9. 在“默认行数量”字段中,选择“产品收据数量”。

  10. 在“操作窗格”上,单击“来自产品收据”。

  11. 在“选择产品收据”窗体中,为要纳入此发票的产品收据行选中“包括”复选框。

  12. 单击“OK”。将基于产品收据计算的发票上的发票总金额与已登记发票上的发票总金额进行比较。如果它们相同,则过帐并打印供应商发票。如果不相等,则会显示一条消息。

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如果您在公共部门,可以在创建供应商发票的同时创建一个或多个一次性供应商帐户。有关详细信息,请参阅Create a one-time vendor and invoice (Public sector)Import and create one-time vendors and invoices (Public sector)。只有安装了 并选择了 Public Sector configuration key 后,才可以使用此功能。

如果您计划将常规预算预留与发票一起使用,请参阅 Relieve a general budget reservation (Public sector)。当在供应商发票行选择常规预算预留时,会复制所有的项目详细信息和项目分配。因为预算预留引用,某些项目详细信息是不可编辑的。请注意在供应商发票行明细中,应在选择常规预算预留行之前选择一个采购类别。如果首先选择了预算预留行,将禁用采购类别字段。

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