新的郵件原則及符合性功能

Exchange 2007
 

適用版本: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

上次修改主題的時間: 2006-11-13

組織需要一個應用程式特有的方法,才能處理日益增多的法律、管理及內部原則和符合性需求。系統管理員必須篩選、處理及儲存組織中使用者之間流通的電子郵件、進出網際網路的電子郵件,或協力組織之間流通的電子郵件。Microsoft Exchange Server 2007 提供一組廣泛的電子郵件原則及符合性功能,解決這個保護及控制資訊流程的漸增需求。

您可以使用 Exchange 2007 的原則及符合性功能,將規則套用至傳輸中的郵件,以及對儲存的資料實施保留需求。傳輸型原則是設定在已安裝 Hub Transport server role 的電腦及已安裝 Edge Transport server role 的電腦上。傳輸代理程式的集合可讓您設定當郵件進出傳輸元件時所套用的規則及設定。您可以建立原則及規則設定,來處理要套用至組織的規定,而且您也可以輕易地變更這些設定以符合組織的需求。日誌代理程式會對傳輸中的郵件起作用,以強制保留符合指定條件的郵件。通訊記錄管理 (MRM) 原則會套用至使用者收件匣中受管理的資料夾,以自動進行並簡化郵件保留管理。儲存功能的組態可根據組織原則提供有效的保留及處置系統,來協助組織更容易遵守這些法律、管理及內部需求。

使用本主題中描述的功能來支援組織的需求,以遵守法律、管理及內部原則。傳輸規則及日誌記錄會在郵件分類之後觸發,並使用郵件相關資訊、寄件者識別碼及收件者識別碼,來判斷要套用的原則。在 Exchange 組織內執行的功能是由 Exchange Organization Administrator 設定。組態資訊會儲存在 Active Directory 目錄服務中。將資料儲存在 Active Directory 時,可讓每一個內部 Exchange 伺服器角色都可以使用原則設定。這可讓您設定原則一次,然後整個組織將一致且持續地套用此原則。

  • 地址修正   您可以在 Edge Transport server role 上設定地址修正代理程式,啟用輸入及輸出郵件的簡易郵件傳送通訊協定 (SMTP) 位址修改。當具有數個網域的組織想要對來自 Exchange 2007 組織的外部郵件收件者呈現一致的電子郵件地址外觀時,地址修正功能特別實用。如需相關資訊,請參閱規劃地址修正
  • 邊際傳輸規則   您可以在 Edge Transport server role 上設定 Edge 規則代理程式,以建立可控制收發自網際網路之郵件流程的規則。邊際傳輸規則可藉由將動作套用至符合指定條件的郵件,來協助保護公司網路資源及資料。這些規則是針對每個伺服器而設定。邊際傳輸規則條件是以資料為基礎,例如郵件主旨、本文、標頭或寄件者地址中的特定字或文字模式、垃圾郵件信賴等級 (SCL) 或附件類型。動作判定在指定條件成立時,郵件處理的方式。可能的動作包括隔離郵件、捨棄或拒絕郵件、附加其他收件者,或記錄事件。選用的例外狀況會將特定的郵件排除,不套用動作。
    Edge 規則代理程式會處理傳送至網際網路或接收自網際網路的郵件。若要將規則套用至在相同組織中使用者之間傳送的郵件,您必須設定傳輸規則代理程式。如需相關資訊,請參閱傳輸規則的概觀
  • Hub Transport 規則   您可以在 Hub Transport server role 上設定 Transport 規則代理程式,以建立會套用至收發自組織中使用者之郵件的規則。Hub Transport 規則可協助控制受到管理符合性及公司原則需求影響的通訊。這些規則會儲存在 Active Directory 目錄服務中,而且所有 Hub Transport server 皆可加以使用或套用。Hub Transport 規則支援延伸的條件組,可讓您根據通訊群組、內部或外部收件者、郵件分類及郵件重要性來控制郵件流程。動作判定在指定條件成立時,郵件處理的方式。可能的動作包括套用郵件分類、附加免責聲明文字、將郵件重新導向至某個位址、移除郵件標頭,或記錄事件。選用的例外狀況會將特定的郵件排除,不套用動作。
    藉由使用 Hub Transport 規則,您可以建立管理道德管束,限制可能有利益衝突存在的內部部門間的通訊,而且也可以保護公司及客戶的隱私權免受侵犯。如需相關資訊,請參閱傳輸規則的概觀
  • 免責聲明您也可以設定傳輸規則,將免責聲明文字新增至郵件內文的開頭或結尾。Exchange Organization Administrator 可自訂免責聲明,以符合您組織的需求。這些免責聲明包含的文字可能提及意外洩漏郵件內容、專利或機密資訊。如需相關資訊,請參閱免責聲明概觀
  • 日誌記錄您可以在 Hub Transport server 上設定日誌規則。傳輸型日誌記錄比 Exchange Server 2003 的儲存型組態可以提供給您更多的彈性,並且減少重複的日誌報告。通訊是根據郵件的發佈範圍來產生日誌記錄,而觸發日誌記錄動作的條件則是藉由指定個別使用者或寄件者或收件者的通訊群組清單成員資格作為準則來進行調整。日誌報告可以傳遞至 Exchange 信箱或任何有效的 SMTP 位址。此彈性可讓您記載至封存服務或託管的服務。如需相關資訊,請參閱日誌概觀
  • 通訊記錄管理   系統管理員可以使用 Exchange 2007 中的 MRM 功能,協助使用者及組織保留他們基於商業或法律理由而需要的郵件,以及刪除他們不需要的郵件。作法是設定受管理的資料夾,這些資料夾是套用保留原則的收件匣資料夾。
    保留原則可以套用至系統管理員所建立的資料夾,以及套用至預設信箱資料夾,例如 [收件匣] 或 [寄件備份] 資料夾。系統管理員或使用者會將這些受管理的資料夾放在使用者的 [收件匣] 中。然後,使用者會根據組織原則,排序郵件並放入受管理的資料夾中。這些資料夾可以部署至每個使用者的使用者信箱。
    Exchange 也有 Web 服務可讓客戶或協力廠商建置一個提供「自助式」介面的網頁,使用者可在此介面中選取自己受管理的資料夾。放在這些受管理的資料夾中的郵件會根據保留原則定期進行處理。當某封郵件達到保留限制時,即可加以保留、刪除、加上標幟要使用者留意,或加以記錄。如需相關資訊,請參閱管理通訊記錄管理

如需您可以如何設定 Exchange 2007,以符合集中管理電子郵件通訊及資訊週期之組織需求的相關資訊,請參閱下列主題:

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