文件庫規劃 (SharePoint Server 2010)

適用版本： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

本文說明如何規劃文件庫，以及如何將文件庫整合到 Microsoft SharePoint Server 2010 文件管理解決方案中。

文件庫是 SharePoint Server 上可以與其他網站使用者共用的檔案集合。大多數的文件管理功能會透過文件庫提供。在文件管理規劃的過程中，應該決定最符合您組織需求的文件庫類型。

規劃文件庫

本文內容：

• 決定文件庫類型

• 規劃內容流程

• 從 Office 用戶端應用程式升級文件庫

• 工作表

決定文件庫類型

識別最符合您組織需求的文件庫時，也可以決定您需要多個網站或網站集合。例如，如果您正在製作要發佈給外部客戶的內容，則可能需要一個用來製作和檢閱內容的網站 (和文件庫)，以及另一個用來發佈內容的網站 (可能位在不同 SharePoint Server 2010 安裝中)。

當您規劃多個網站上的文件庫時，可能也需要透過手動程序、工作流程或自訂解決方案來規劃網站之間的內容流程。

下表列出文件庫的一般用途：

下列範例說明如何使用您已在＜識別使用者及分析文件的使用狀況＞完成的分析，協助您規劃企業的文件庫組織。在這個範例中，Contoso Ltd. 提供用戶端根據市調的內容。內容主要是由顧問在遠端作業而建立。這會透過一個循環來完成，其中：

1. 合作夥伴會評估參與構思及要求以擬訂提案。

2. 建立合約之後，專案經理會組成顧問小組，並建立參與專屬的工作網站，以在其中記錄市調結果及完成專案。

3. 專案完成時，會將可交付的文件發佈至客戶可以存取的安全網際網路網站。

4. 小組會根據專案來撰寫最佳作法文件和案例研究。

5. 知識經理會收集、組織和封存最佳作法和其他文件。

6. 可交付項目、合約和其他文件都會保留為公司記錄。

7. 使用知識經理所維護的內容，合作夥伴可評估商機並建立新的提案。

下表說明這個案例的文件使用分析：

這份文件使用分析提出下列建議：

• 專案負責人需要小組網站中的文件庫，以儲存參與構思、參與要求和提案草稿。

• 律師需要入口網站或集中式文件管理網站中的文件庫，以儲存合約範本和使用中合約。

• 專案負責人和參與者需要小組網站中的文件庫，以製作研究結果、可交付項目和案例研究。

• 客戶需要網際網路網站中的文件庫，以檢視最終可交付項目。

• 所有企業成員都需要存取文件中心網站，以檢視最佳作法和案例研究文件。

• 公司記錄經理和律師需要存取企業記錄存放庫，以維護公司記錄。

下圖說明這些文件庫的發佈方式。這些網站架設在三個網站集合中：網際網路網站集合 (供客戶存取)、外部網路網站集合 (供小組成員遠端製作) 和內部網路網站集合 (進行記錄管理網站的安全維護)。

規劃內容流程

文件管理解決方案中的內容通常是動態的，可以視需要在不同網站之間移動以符合文件使用者的需求。因此，當您規劃文件庫時，也請規劃不同文件庫或網站之間的內容流程。SharePoint Server 包括下列手動或動態移動內容的方式：

• 您可以建立自訂工作流程，以在不同網站或文件庫之間複製或移動內容。工作流程會透過商務程序來引導文件，並在參與者的角色於文件生命週期中作用時，指派工作給參與者。工作流程可以設計成在不同網站或文件庫之間移動文件。如需規劃工作流程的詳細資訊，請參閱＜規劃內容類型與工作流程 (SharePoint Server 2010)＞。

• 作者可以將文件複製到擁有製作權限之任何網站的文件庫中。來源與目的地文件之間的關係會受到維護，因此可視需要重新整理該複本。

• 您可以根據排程，在不同網站之間手動或自動分段及發佈網頁和整個網站。

• 您可以使用 SharePoint Server 使用者介面、工作流程，或是根據 Microsoft SharePoint Foundation 物件模型的自訂解決方案，將內容傳送至記錄管理網站。

• 作者可以使用 Web 資料夾或網路位置，在不同文件庫或網站之間手動複製或移動內容。

回到範例，下圖說明如何套用上述某些內容流程技術。請注意，製作入口網站已新增分段網際網路網站。

• 作者可以使用發佈功能，將網頁發佈至網際網路網站。

• 作者可以使用 [複製] 命令，將文件複製到文件中心網站。

• 作者可以使用自訂工作流程，將文件複製到網際網路網站上的文件庫。

• 作者可以使用 [傳送至記錄存放庫] 命令，將合約傳送至企業記錄存放庫。

從 Office 用戶端應用程式升級文件庫

您可以自訂 Microsoft Office Professional 2010 的 [開啟舊檔] 對話方塊與 [儲存檔案] 對話方塊，鼓勵組織成員使用文件庫作為儲存位置。將網站新增至 [開啟舊檔] 對話方塊與 [儲存檔案] 對話方塊旁邊的 [我的位置] 列，這樣只要按一下滑鼠就可以存取使用者應該儲存其文件的位置。如此可讓小組成員使用 Office Professional 2010 用戶端應用程式的 [儲存檔案] 與文件庫互動，而不需要直接前往伺服器來上傳其文件。

若要使用 [開啟舊檔] 對話方塊與 [儲存檔案] 對話方塊中的網站來進行升級，可以透過 Web 服務發佈網站。此服務會根據特定使用者的角色或所屬網站，針對使用者提供網站清單。Office Professional 2010 用戶端應用程式可以透過使用者的「我的 SharePoint 網站」，自動探索這個 Web 服務。其他伺服器產品也可以實作這個 Web 服務，並將服務的位置提供給 Office 用戶端應用程式。設定完成之後，Office Professional 2010 會在 [我的位置] 列中新增一個項目，並在其中填入 Web 服務所定義的位置。

或者，管理員也可以設定登錄機碼，將特定網站新增至 Office 之 [開啟舊檔] 對話方塊與 [儲存檔案] 對話方塊的 [我的位置] 列中。登錄機碼是使用群組原則以及 Office 2010 資源套件 中提供的 Microsoft Active Directory 目錄服務範本所部署。

您可以使用 Office 的 [儲存檔案] 對話方塊，來限制組織成員可以儲存內容的位置。例如，您可以限制將檔案儲存至桌面的功能，並強制使用者將內容儲存在文件庫中。在 Office Professional 2010 中，您可以控制允許使用者瀏覽以儲存其文件的位置，進而引導使用者將文件儲存在核准的位置。請注意，這並不保證使用者不會將檔案儲存至個人的本機電腦或其他未核准的位置。有許多方式可以將檔案放入電腦，而有心人可以解決大部分的限制。不過，透過 Office 的 [儲存檔案] 對話方塊來限制這些位置的存取，可以大幅減少使用這些未核准位置的小組成員數目。

若要限制可以在 Office 的 [儲存檔案] 對話方塊中使用的位置，請使用群組原則設定適當的登錄機碼來啟用此設定，以及定義核准的本機、網路或伺服器位置。啟用此設定時，任何不是以此方式定義的位置 (包含 [桌面] 和 [網路上的芳鄰] 資料夾的標準連結) 都會從 [我的位置] 列中移除。

核准位置清單可以限制為一或多個 Office 應用程式。例如，管理員可以限制 Microsoft Access 中的儲存位置，而允許其他 Office 應用程式可以在任何位置儲存。

工作表

下列工作表可用於記錄本文所討論的資訊：

• 文件庫工作表(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x404)(可能為英文網頁)