規劃內容類型與工作流程 (SharePoint Server 2010)

適用版本： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

本文說明內容類型及工作流程，並提供如何將其整合到 Microsoft SharePoint Server 2010 文件管理解決方案的規劃指導。

本文內容：

• 規劃內容類型

• 規劃工作流程

• 工作表

規劃內容類型

本節內容：

• 何謂內容類型？

• 與 2010 Office 版次整合屬性

• 欄範本

• 資料夾內容類型

• 規劃文件內容類型

• 規劃清單內容類型

• 規劃文件轉換

何謂內容類型？

「內容類型」可定義清單項目、文件或資料夾的屬性。每個內容類型都可以指定：

• 要與其類型之項目建立關聯的屬性。

• 要與其類型之項目建立關聯的中繼資料。

• 可從其類型之項目啟動的工作流程。

• 要與該類型項目建立關聯的資訊管理原則。

• 文件範本 (適用於文件內容類型)。

• 可使用的文件轉換 (適用於文件內容類型)。

• 自訂功能。

您可以將內容類型與清單或文件庫建立關聯。當您這麼做時，就會指定清單或文件庫可包含該內容類型的項目，以及該清單或文件庫中的 [新增] 命令可讓使用者建立該類型的新項目。

文件庫和清單可以包含多個內容類型。例如，文件庫可以同時包含與專案相關的文件和圖形。當清單或文件庫包含多個內容類型時，適用下列資訊：

• 根據預設，當使用者建立新項目時，該清單或文件庫的 [新增] 命令可讓使用者從所有可用的內容類型之間進行選擇。內容類型擁有者可設定 [新增] 命令，僅顯示特定內容類型。

• 所有與欄相關聯的可用內容類型都會顯示。

您可以在網站的內容類型庫中定義自訂內容類型。自訂內容類型必須直接或間接衍生自核心內容類型，例如文件或項目。在網站中定義自訂內容類型之後，就可以在該網站及其下所有網站中使用。若要讓內容類型在網站集合內的可用範圍最廣，請將其定義在最上層網站的內容類型庫中。您也可以在 Managed Metadata Service 執行個體中所定義的內容類型中樞內，建立自訂的內容類型。在內容類型中樞內建立內容類型時，屬於與 Managed Metadata Service 執行個體相關之 Web 應用程式的其他網站集合都可使用此內容類型。

例如，若貴組織使用特定的合約範本，您可以在網站集合最上層網站的內容類型庫中，建立一個內容類型來定義該合約的中繼資料、合約的範本、檢閱和完成合約所需的工作流程、用來強制稽核與合約相關動作的原則、保留合約的保留期，以及要插入合約列印版本的標籤。然後，與合約內容類型相關聯之網站集合中的任何文件庫，都會包含上述所有功能，並且可以讓作者依據範本來建立新的合約。

在以 SharePoint Server 2010 為基礎的網站中，每個預設清單項目或文件庫項目 (例如合約、工作或文件) 在網站的內容類型庫中，都有相對應的核心內容類型。當您規劃內容類型時，您可以用這些核心內容類型定義作為起點，依據需求，以現有的內容類型作為新內容類型的基礎，或是修改核心類型。

內容類型採用階層式組織架構，這種階層可以讓其中一種內容類型繼承其他內容類型的特性。此繼承可讓組織內的文件類別共用特性，也可讓小組針對特定網站或清單自訂這些特性。

例如，企業中所有可交付客戶的文件，可能都需要一組中繼資料，例如帳號、專案編號及專案經理。藉由建立最上層「客戶交付項目」內容類型，讓所有其他可交付客戶的文件類型都繼承此內容類型，即可確保像帳號和專案編號這類必要資訊，會與組織內所有可交付客戶的不同文件相關聯。請注意，若內容類型擁有者將另一個必要的欄新增至最上層「客戶交付項目」內容類型，則內容擁有者可以將變更傳播至從其繼承的所有內容類型，如此即會將新欄新增至所有可交付客戶的文件。

與 2010 Office 版次的屬性整合

在 Microsoft Office 系統 中，當使用者從 SharePoint Server 2010 文件管理伺服器編輯文件時，[文件資訊面板] 會顯示在文件頂端。[文件資訊面板] 會顯示可編輯的表單，內含文件在伺服器上的屬性。

SharePoint Server 2010 可讓您輕鬆自訂內容類型的屬性表單。設定內容類型時，您可以啟動 Microsoft InfoPath 2010，它會根據內容類型的屬性來產生預設屬性表單。預設表單中包含的控制項、版面配置及結構描述，與在沒有定義自訂表單的情況下，InfoPath 2010 將會使用的相同。然後您就可以像使用其他 InfoPath 2010 InfoPath 表單一樣地自訂和部署這個表單。例如，您可以將公司標誌、字型及佈景主題呈現新增至表單；將表單連接至自訂資料來源；新增條件式邏輯；以及依據使用者角色來設計其可使用的表單功能。

若搭配 [文件資訊面板] 中的編輯屬性，使用 Microsoft Word 2010 的作者可以將伺服器上定義的屬性插入其文件中。例如，若文件屬性包含專案經理名稱，就可以將這個名稱插入標題頁面、頁尾或文件中使用該名稱的任何其他地方。若指派新的專案經理來處理某個專案，可以在文件管理伺服器上更新 [專案經理] 屬性；更新的專案經理名稱會反映在已插入文件中的這個屬性的每個執行個體。

搭配使用中繼資料與內容類型

中繼資料 (或欄) 是有關用於分類內容之文件的資訊。中繼資料會以欄的方式與內容類型建立關聯。中繼資料會與作者、主旨、對象、語言等建立關聯，以提供文件的內容相關資訊。不像屬性，中繼資料會儲存為欄，且可透過 SharePoint 搜尋引擎編製索引及進行搜尋。

在網站集合層級新增的中繼資料可與內容類型建立關聯。搭配使用中繼資料與內容類型可讓所有後續內容類型繼承從網站集合層級之上層內容類型衍生的一部分或所有中繼資料。接著可將其他中繼資料新增至較低的層級，例如文件。

欄範本

與內容類型相關聯之中繼資料的每個項目都是一欄，也就是清單中用來儲存資訊的位置。清單或文件庫通常都會顯示成資訊欄圖形。然而，依據與清單相關聯的檢視，這些欄會以其他表單出現，例如行事曆顯示中的日期。在與清單或文件庫相關聯的表單中，欄會顯示成欄位。

您可定義將欄用於多個內容類型。若要執行這項操作，請將其建立在欄範本庫中。網站集合中的每個網站都有欄範本庫。就像內容類型一樣，定義在網站的欄範本庫中的欄可用於該網站及其下所有網站。

資料夾內容類型

資料夾內容類型會在清單或文件庫中，定義與資料夾相關聯的中繼資料。當您將資料夾內容類型套用至清單或文件庫時，該清單或文件庫中的 [新增] 命令就會包含該資料夾內容類型，讓使用者可以建立該類型的資料夾。

您可以在清單或文件庫中，定義只能用在特定內容類型之資料夾中的檢視。當您想要讓資料夾包含特定類型的文件，而且想要讓該資料夾中的檢視只顯示與該資料夾所包含之文件類型相關的欄時，此定義將非常有用。

使用 SharePoint Server 2010 物件模型可以針對資料夾內容類型自訂 [新增] 命令，如此一來，當使用者建立該類型的新資料夾時，就會依據儲存在伺服器上的範本，在資料夾中預先填入多個檔案和文件。例如，當您實作的複合文件類型需要將多個檔案加入單一應交付客戶的文件時，上述方法將非常有用。

「文件組」是 SharePoint Server 2010 的新功能，可讓您使用 Microsoft Office 2010 管理跨多份文件的工作產品。文件組可以是用於管理單一交付項目的特殊資料夾類型，或在多個位置中包含多份文件的「工作產品」。使用 SharePoint Server 2010 隨附的可延伸範本，即可建立文件組。您也可以自訂「文件組」範本，以代表與組織相關的工作產品。文件組也包括版本控制，可讓您擷取整個文件組在不同生命週期時間點的狀態。

規劃文件內容類型

使用分析文件使用狀況工作表 (您之前使用＜識別使用者及分析文件的使用狀況＞一文填入的工作表)，規劃解決方案的文件內容類型。使用內容類型工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x404)，記錄有關每項新內容類型的決定。

每個文件內容類型應該都會直接繼承核心文件內容類型的設定，或是繼承自該文件內容類型之內容類型的設定。這樣可以確保文件類型的基本欄 (例如 [標題] 和 [建立者]) 存在，而且您可以將範本與內容類型建立關聯。

規劃文件內容類型的第一階段，是要檢閱分析文件使用狀況工作表中列出的每個文件類型，以決定現有的內容類型是否適用該類型的文件。如果核心內容類型 (例如文件) 足夠，請在分析文件使用狀況工作表的 [內容類型] 欄中輸入內容類型名稱。

檢閱文件類型清單以決定哪些可以使用核心內容類型之後，再使用下列步驟來規劃新的文件內容類型。針對您規劃的每個內容類型，填寫個別的內容類型工作表。

1. 從分析文件目的工作表輸入文件類型。

2. 輸入要定義新內容類型的網站 URL。請記住，內容類型可用於定義這些內容類型的網站及其下所有網站。

3. 決定上層內容類型   請在 [內容] 類型工作表的 [上層內容類型] 欄位中輸入上層內容類型。這將會成為核心內容類型或是您已規劃的自訂內容類型。

4. 決定欄   在 [內容] 類型工作表的 [規劃欄] 表格中，執行下列動作：

   1. 輸入繼承自上層內容類型的每一欄。在 [新增？] 欄的每個項目中，輸入 [否]。

   2. 針對其他的每一欄，輸入預先定義欄的名稱，或是您要建立之欄的名稱。欄的名稱是很重要的，因為它可以傳達該欄的目的。因此，即使網站集合欄組件庫中已定義您所需類型的欄，您可能還是會決定使用更貼切應用程式的名稱定義相似欄。除了其他欄的名稱，另請輸入該欄的類型並指示是否為新增欄。

5. 決定範本   在工作表的 [規劃範本] 中，輸入與這個內容類型相關聯之範本的名稱，以及它的類型 (例如 .Docx) 和範本目的的簡短描述。若範本不是繼承自上層內容類型，請在 [新增？] 欄位中，輸入 [否]。

6. 決定工作流程   工作流程會將商務邏輯附加到文件及清單項目。您可以將任何可用的工作流程與內容類型建立關聯；然後就可以在該內容類型的任何文件上初始化工作流程。在檢閱工作流程並判斷可用的工作流程之後，請在 [內容] 類型工作表的 [規劃工作流程] 表格中，輸入要與內容類型建立關聯的每個工作流程。若工作流程不是繼承自上層內容類型，請在 [新增？] 欄中輸入該資訊。

7. 決定原則   原則是內容類型的一組規則，由原則功能組成，其提供每個規則的詳細資料，例如，是否可以列印該內容類型的項目，或是項目上的哪些動作應要進行稽核。您可以將原則套用至任何自訂內容類型。請注意，您不能將原則套用至核心內容類型。如需原則規劃的詳細資訊，請參閱＜資訊管理原則規劃 (SharePoint Server 2010)＞。檢閱原則並判斷哪些原則功能和原則範本可以使用之後，請在 [內容] 類型工作表的 [規劃原則] 區段中，執行下列動作：

   1. 若上層內容類型有原則設定，則會完整的套用在新內容類型中。如此可以確保設定原則之後，即會將原則強制套用在所有相關的內容類型中。若目前的內容類型繼承其上層類型的原則設定，請在 [內容] 類型工作表的 [規劃原則] 區段中，針對問題「原則定義在上層內容類型中嗎？」回答 [是]。

   2. 若目前的內容類型是繼承以上層內容類型為基礎的原則，請在 [規劃原則] 區段的 [記錄原則名稱] 欄位中，輸入原則範本的名稱。同樣地，若目前的內容類型沒有繼承原則，而您想要套用原則範本，請在 [規劃原則] 區段的 [記錄原則名稱] 欄位中，輸入原則範本的名稱。

   3. 若目前的內容類型是繼承上層內容類型的一或多個個別原則功能，請在工作表 [規劃原則] 區段的 [功能] 表格中，輸入每一個原則功能。相反地，若目前的內容類型沒有繼承原則，而您想要將原則功能與目前的內容類型建立關聯，請在 [功能] 表格中，輸入那些原則功能。請注意，您不能將個別原則功能和依名稱的原則同時與內容類型建立關聯。

8. 決定文件轉換SharePoint Server 2010 可支援將文件轉換元件安裝在伺服器上，以轉換文件格式。如需文件轉換概觀，請參閱本文稍後的＜規劃文件轉換＞。

   您可以將一或多個文件轉換程式與一個內容類型建立關聯。例如，若內容類型與類型為 .docx 的範本相關聯，您可以將 SharePoint Server 2010 內含的 [從 Word 文件轉換到網頁] 轉換程式與內容類型建立關聯。這樣可以讓作者在 Microsoft Office Word 2007 中撰寫該內容類型的文件，然後將其轉換成網頁來發佈。

在 [內容] 類型工作表的 [規劃文件轉換] 區段中，記錄要與內容類型建立關聯的每個文件轉換程式，指出轉換程式是不是新的 (且需要安裝)，並新增選用性附註。

規劃清單內容類型

清單內容類型的元素包括與內容類型相關聯的中繼資料欄，以及可以在該清單內容類型之項目上執行的工作流程。使用清單內容類型定義您的解決方案專屬之清單項目類型。例如，在客服中心解決方案中，支援專業人員會研究及解決客戶的技術問題，清單內容類型可以用以將各支援事件的資料標準化，並可利用工作流程來追蹤事件。

規劃文件轉換

SharePoint Server 2010 可支援將文件轉換元件安裝在伺服器上，以轉換文件格式。您可以從使用者介面或以程式設計方式來執行轉換，例如從自訂工作流程來執行。來源文件與其轉換後文件之間的關係會繼續保留。SharePoint Server 2010 中含有轉換程式，可以從 Microsoft Office Word 2007 文件或 Microsoft Office InfoPath 2007 表單來建立網頁。

SharePoint Server 2010 除了在伺服器上提供基礎結構來安裝及執行文件轉換程式，還包含負載平衡器服務，您可加以設定，以最佳化伺服器資源的使用效率。規劃文件轉換的其中一部分，是要調整您的伺服器陣列，以在文件轉換時，達到最佳負載平衡。

若要讓使用者能夠使用轉換程式，必須將轉換程式安裝在伺服器陣列上，然後由伺服器管理員啟用。為伺服器啟用轉換程式之後，即可對該伺服器上的來源文件執行轉換程式。

請使用下列步驟來設定文件轉換程式：

1. 在您於＜識別使用者及分析文件的使用狀況＞執行的文件使用狀況分析中，識別要進行轉換的候選文件，亦即，以某種格式來撰寫，但應以另一種格式來發佈或封存的文件。

2. 針對文件所需的每個轉換作業，在您的伺服器上找出可用於實作轉換作業的轉換程式。

3. 若有需要，可以在伺服器陣列中的應用程式 (中間層) 伺服器上安裝轉換程式。

4. 在網頁伺服器或應用程式 (中間層) 伺服器上設定啟動器及負載平衡器服務。

5. 識別轉換作業在文件生命週期中的發生點。

6. 識別要用來實作轉換作業的方式 - 手動或是使用自訂解決方案啟動轉換作業。

規劃工作流程

「工作流程」會在 SharePoint Server 2010 的文件、網頁、表單和清單項目上實作商業程序，並可與文件庫、清單或內容類型建立關聯。

在文件管理中，使用工作流程可在不同人員之間傳閱文件，使每位人員都可以完成各自的文件管理工作 (例如檢閱文件、核准其發佈或管理其處理)。此外，使用自訂工作流程則可在不同網站或文件庫之間移動文件。例如，您可以設計工作流程，在排定要封存文件時，將文件從某個網站複製到另一個網站。

SharePoint Server 2010 包含解決下列文件管理需求的工作流程：

• 收集意見反應   傳送文件以供檢閱。

• 核准   傳送文件以供核准，通常是發佈文件的必要條件。

• 處理   管理文件到期和處理。

• 收集簽章   傳閱文件以取得簽章。

• 翻譯   管理一或多種語言的文件翻譯。

• 東亞文件核准   使用戳記簽名及群組導向共識程序傳閱文件以供核准。

建立工作流程與內容類型的關聯，以在使用特定內容類型時提供特定工作流程。例如，採購單內容類型可能需要先經過經理核准，才可完成交易。若要確保核准工作流程在啟動採購單時一律可用，請建立「採購單」內容類型，並建立核准工作流程與此內容類型的關聯。然後，將「採購單」內容類型新增至任何要在其中儲存採購單的文件庫。

若要規劃文件管理解決方案的工作流程，請分析您規劃要實作的每個文件內容類型，並識別執行該內容類型時需要提供的商業程序。然後，識別需要為該內容提供的工作流程。

以下是分析合約內容類型之工作流程的範例表格：

工作表

下列工作表可用於記錄本文中討論的資訊：

• 內容類型工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x404)

• 分析文件使用狀況工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x404)