規劃實體記錄保留
本文內容：
使用 Office SharePoint Server 管理實體記錄
規劃實體記錄保留
工作表
本文說明使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 來規劃保留實體記錄相關的工作。如同數位項目一樣 (例如電子文件及電子郵件訊息)，實體項目可為一項記錄且需要管理。將 Office SharePoint Server 2007 與實體記錄儲存及擷取系統一起使用，您可實作包含電子及實體記錄的記錄管理方案。
使用 Office SharePoint Server 2007 所管理的實體記錄可包含任何非數位項目，例如列印文件、DVD 光碟、錄影帶、其他媒體，甚至於硬體 (例如產品原型)。您可管理個別實體項目或一組項目，例如一箱相關的文件。
注意
設計良好的記錄管理系統可以在法律層面協助保護組織、協助組織證明守法義務，及藉由提升處理未記錄的過時電子和實體項目，增加組織效能。決定貴組織中哪些電子或實體項目歸類為記錄是公司記錄管理員、法務人員及律師的責任。審慎分類貴組織的所有企業內容可協助您確保記錄適當保留一段時間。
使用 Office SharePoint Server 管理實體記錄
本節說明 Office SharePoint Server 2007 的功能，這些功能可規劃記錄管理方案，以便支援實體記錄保留及處理。
實體記錄與記錄中心網站
Office SharePoint Server 2007「記錄中心」是網站範本，這類範本設計上旨在實作記錄的管理及保留。其包含記錄管理功能 (例如原則強制、記錄保留及記錄路由)，並具有完整的可程式化介面。如需「記錄中心」網站的整個總覽，請參閱＜設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)＞。
「記錄中心」網站的設計旨在於管理電子和實體記錄。此可促進將兩種類型的記錄視為相同檔案計劃處理，將相同類型的中繼資料套用至電子和實體記錄，並在適當時使這些記錄具有相同原則的關聯性。您可在相同的「記錄中心」網站管理電子和實體記錄，或者可將一個「記錄中心」網站用於電子記錄，將另一個「記錄中心」網站用於實體記錄。
規劃「記錄中心」網站的實體記錄管理時，須注意下列特別的考量：
使用清單 (而非使用文件庫) 追蹤實體記錄。如需詳細資訊，請參閱＜清單與實體記錄＞。
因為實體項目的實際儲存是個別發生，所以使用者無法利用使用者介面 (或無法依據可程式化介面使用自訂)「傳送」實體項目到「記錄中心」網站。因此，記錄管理員能夠藉由建立新項目到作為管理記錄的清單、及建立相關的功能 (請參閱下一個項目) 使用 Office SharePoint Server 2007 清單管理實體記錄，將實體記錄新增到網站。通常，以程式設計的方式將新的清單項目新增到清單，例如使用自訂工作流程。
注意
不需要新增實體記錄到「記錄中心」網站的「記錄路由」表格中，這是由於電子記錄會傳送到適當的文件庫中，但不會路由傳送實體記錄。
- 建議您新增其他功能 (例如自訂工作流程) 至清單，以提供實體記錄專屬的處理程序，例如追蹤庫存、管理儲存、所有權移轉及實體記錄處理。
清單與實體記錄
相對於電子記錄 (例如儲存及管理 Office SharePoint Server 2007 文件庫中的文件)，實體記錄是根據項目類型而儲存在適當的實體場所。若要追蹤實體記錄的位置、擁有者、狀態及其他資訊，以及全程指引這類資訊，請使用 Office SharePoint Server 2007 清單，而非使用「記錄中心」網站中的文件庫。將代表實體記錄的項目新增到清單後，您可使用文件庫為數位記錄所提供的相同記錄管理功能進行管理：
中繼資料 將 Office SharePoint Server 2007 的中繼資料實作為能夠在清單或文件庫中顯示的資料欄。記錄管理員使用中繼資料來記錄關於記錄的資訊，例如其描述、媒體類型、記錄類別、每個項目的處理、條碼值及記錄擁有者。使用「記錄中心」網站的「網站欄組件庫」可定義對電子和實體記錄都有用的中繼資料欄。不論資訊的媒體，這有助您維持關於記錄的相同資訊，且有益於使用清單與文件庫項目的屬性來搜尋及擷取電子和實體項目。如需網站欄與中繼資訊的詳細資訊，請參閱＜規劃內容類型 (Office SharePoint Server)＞。
工作流程 您可建立工作流程與清單的關聯。然後使用工作流程，追蹤清單中所代表的實體項目。例如，在清單中新增項目時，可啟動自訂的工作流程，指定工作以確保該項目的實體儲存正確。例如，將其他工作流程新增至清單，以擷取實體項目。如需建立自訂工作流程的詳細資訊，請參閱 Office SharePoint Server 2007 軟體開發套件 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x404)。
表單 您可整合使用 InfoPath Forms Services 及 Office SharePoint Server 2007 使表單與清單有關聯，並使用這些來實作有關實體記錄管理的命令。例如，您可使用瀏覽器式表單提供實體記錄庫存的存取權，或促進實體記錄相關的服務需求。如需規劃表單的詳細資訊，請參閱＜規劃 InfoPath Forms Services＞。
資訊管理原則 「資訊管理原則」是內容類型的一組規則。資訊管理原則中的每個規則即是一項「原則功能」。原則和原則功能可套用至清單項目，並使用在實體記錄管理的內容中：
到期 到期原則功能有助於以一致可追蹤及管理的方式處理項目。您可將清單項目設定在特定日期或計算時間量內的到期。使工作流程與清單的到期原則關聯，因此在某一項目到期時，工作流程會指定工作，確保該項目的損毀或其他處理。如需到期原則功能的詳細資訊，請參閱＜規劃資訊管理原則＞。
條碼 條碼原則功能允許您建立實體項目的唯一識別碼值、及將該值的條碼圖像附加到項目，以便追蹤該實體項目。根據預設，Office SharePoint Server 2007 條碼符合通用 Code 39 標準 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)，您可使用原則的物件模型插入其他條碼提供者。在條碼值與代表實體記錄的清單項目關聯之後，確保能夠由清單項目找到實體項目，反之亦然。如需條碼原則功能的詳細資訊，請參閱＜規劃資訊管理原則＞。
標籤 標籤原則功能會根據一組清單或文件庫的中繼資料，指定 Office SharePoint Server 2007 能夠產生的標籤。您可自訂標籤的格式，並將標籤插入電子文件或進行列印。在實體記錄管理中，附加列印的標籤到實體項目有助於識別實體記錄，並與相關的清單項目建立關聯性。如需標籤原則功能的詳細資訊，請參閱＜規劃資訊管理原則＞。
稽核 稽核原則功能記錄文件或清單項目上執行的事件與作業，例如變更、檢視或刪除項目。稽核的動作是可延伸。在記錄管理的內容中，稽核為重要操作，有助於確保與項目相關的活動能有完整記錄。如需稽核原則功能的詳細資訊，請參閱＜規劃資訊管理原則＞。
內容類型 內容類型是定義可用於清單項目、文件或資料夾 (包含中繼資料、工作流程及資訊管理原則) 的資訊及功能。內容類型可按階層組織，以致一組內容類型可具有獨特功能的通用功能 (例如共用的中繼資料)。
內容類型對於記錄管理是很有用，因為可以簡單可重複使用的方式，針對特定類型的記錄進行功能群組。您可建立共用通用資訊 (例如分類記錄的中繼資料) 的電子和實體記錄的內容類型，但依其媒體仍保有獨特功能。例如，您可定義一般「文件記錄」內容類型，然後建立電子和實體文件內容類型，使這類內容的中繼資料能夠繼承自一般內容類型。然後您可將獨特的功能 (例如條碼原則功能或實體記錄工作流程) 新增到與電子文件內容類型無關的實體文件內容類型中。如需內容類型的詳細資訊，請參閱＜規劃內容類型 (Office SharePoint Server)＞。
資料夾 您可定義自訂資料夾內容類型。在實體記錄管理中，您可使用資料夾來代表實體儲存位置，例如倉庫中的箱子或架子。資料夾的清單項目然後代表在實體儲存位置的項目。例如，若一組列印文件儲存在箱子中，您可將每個文件的記錄儲存在代表該箱的資料夾中 (包含可識別該箱子的條碼值、實體位置及其他自訂資訊的中繼資料)。如需資料夾及內容類型的詳細資訊，請參閱＜規劃內容類型 (Office SharePoint Server)＞。
附件 您可附加電子項目 (例如掃描圖像) 到清單項目。這對實體記錄管理內容是很有用，可協助識別實體記錄及使其與清單項目建立關聯性。
規劃實體記錄保留
| 工作表動作 |
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您可配合本文使用規劃實體記錄工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81626&clcid=0x404)，以協助您根據 Office SharePoint Server 2007 規劃實體記錄管理。 針對檔案規劃中的每一個實體記錄類型，請使用單獨的工作表。
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工作表
規劃實體記錄工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81626&clcid=0x404)
下載本書
本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：
請參閱 Office SharePoint Server 2007 的可下載內容上提供的完整叢書清單。