設計記錄中心網站 (Office SharePoint Server)

  • 發行項

本文內容：

  • 關於記錄中心網站

  • 規劃保留記錄的文件庫

  • 規劃中繼資料

  • 規劃記錄路由表格

網站設計人員與記錄管理員可規劃並實作「記錄中心」網站，以管理 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的記錄。此網站以「記錄中心」網站範本為基礎，包含可用以實作檔案計劃以及於保留記錄時管理記錄的功能。

設計「記錄中心」網站的四個步驟：

  1. 根據您的檔案計劃，規劃儲存記錄所需之文件庫。

  2. 規劃每個記錄類型的中繼資料並定義文件庫中的欄，以包含並顯示中繼資料。

  3. 針對每種記錄類型，規劃定義保留期間及稽核規格的原則，有助於符合貴企業的法規責任。

  4. 根據您對即將成為記錄之主動式內容的分析，規劃記錄路由表格，其會將每種記錄類型對應到「記錄中心」網站的適當文件庫。當記錄傳送至「記錄中心」網站時，您可用程式設計方式或透過使用者介面，使用此表格決定如何分類檔案計劃內的文件。

關於記錄中心網站

Office SharePoint Server 2007「記錄中心」網站範本設計的目的，旨在實作記錄的管理及保留。

結合了標準的 Office SharePoint Server 2007 功能及特定的記錄管理功能，「記錄中心」網站提供下列功能：

  • 記錄路由 當文件傳送到「記錄中心」網站時，無論是使用諸如 [傳送至記錄中心] 命令等預設方法或使用可程式化的介面，記錄都會根據其類型路由到正確的文件庫。內送記錄類型及其相關文件庫之間的關聯性，於記錄路由表格中進行管理，如本文＜規劃記錄路由表格＞一節所述。

    當記錄傳送到「記錄中心」網站時，其他資訊也會隨著記錄本身一併傳送。此一其他資訊包括記錄的稽核歷程記錄 (儲存在 XML 檔案中) 以及所有中繼資料 (儲存在 XML 檔案及「記錄中心」網站的中繼資料欄中)。

  • 原則強制   Office SharePoint Server 2007 包括下列有利記錄管理的原則功能：

    • 稽核   記錄對文件執行過的事件及作業。在記錄管理環境中，此有助於記錄在「記錄中心」網站中檢視及存取資訊的人員。

    • 到期日   指定記錄應保留的時間長短，並提供於保留期間結束時所要採取的動作，如初始化處理核准工作流程。在記錄管理環境中，保留期間一般是從記錄儲存在「記錄中心」網站時開始起算。

    • 條碼   為每筆記錄提供唯一的條碼圖形及數值。條碼值會與記錄的電子版本一併儲存，並編製索引。條碼的值與記錄的電子版本會一起儲存及索引。當文件庫的記錄有紙本版本時，條碼可讓紙本版本及其對應複本的關聯性。請參閱主題規劃實體記錄保留，以取得實體記錄保留規劃的討論內容。

  • 可程式化介面   是綜合性的記錄管理解決方案，讓組織內所有記錄來源的記錄流入記錄管理系統。「記錄中心」網站的可程式化介面提供的方法，可將檔案、其相關中繼資料及其稽核歷程記錄傳送到「記錄中心」網站，作為商務程序的一部分。使用此方法，所有文件管理系統皆可設定為將檔案傳送到「記錄中心」網站。您也可以新增擴充內送記錄分類的模組，例如，根據中繼資料值分類記錄。

    除了擴充介面將記錄移至「記錄中心」網站，還可以擴充「記錄中心」網站的其他方面。例如，您可以設計符合貴企業獨特需求的其他原則功能。

  • 保留   Office SharePoint Server 2007「記錄中心」網站可讓您擱置記錄的到期原則。它包含的「保留」**功能，可讓記錄管理員建立具名的 "holds"，保護指定的記錄免於到期銷毀。例如，在內部稽核或訴訟事件中，保留相關記錄可確保取得您可能需要提供的記錄，直到稽核或訴訟完成為止。

規劃保留記錄的文件庫

規劃保留記錄文件庫最簡單的方法，同時也是本規劃指南建議的方法，就是為檔案計劃中的每種記錄類型建立一個文件庫 (請參閱＜發展檔案計劃 (Office SharePoint Server)＞)。例如，以下範例檔案計劃中的每筆記錄，都可能儲存在不同的文件庫中：

記錄 描述 媒體 記錄類別 保留 配置 連絡人

401K 計劃

員工福利計劃的描述。

網頁

員工福利計劃

x 年

無

Reshma Patel

保險計劃

員工保險計劃的描述。

電子文件

員工福利計劃

x 年

無

Reshma Patel

新聞稿

產品與服務的新聞稿。

電子文件

公共關係資訊

x 年

封存

Molly Dempsey

報紙文章

產品與服務的相關新聞。

列印

公共關係資訊

x 年

封存

Molly Dempsey
工作表動作

請列出各種記錄類型並將其指派給文件庫，以利規劃保留記錄的文件庫。若要記錄文件庫的相關資訊，例如要套用的原則及要新增的中繼資料欄等，請使用每個文件庫的保留記錄工作表的文件庫 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x404) 。

規劃中繼資料

規劃保留記錄的文件庫後，下一步即是決定要為每個文件庫定義的中繼資料。有兩種類別的中繼資料需要考慮：

  • 記錄中繼資料

  • 其他中繼資料

規劃記錄中繼資料

記錄中繼資料是當記錄傳送到「記錄中心」網站時，隨記錄一起送出的中繼資料。決定記錄類型的最佳中繼資料為何，取決於記錄類型，同時也需要記錄管理員及動態伺服器內容管理員互相討論。一旦決定後，即會為記錄類型產生並儲存足夠的中繼資料，您可為該記錄類型設定目的地文件庫，一併保留中繼資料及記錄。當記錄傳送到目的地文件庫時：

  • 與其相關之各中繼資料欄的名稱及值，會與記錄一併儲存在隱藏的 _properties 資料夾之 XML 檔案中 (建立在目的地文件庫中)。

  • 中繼資料值會複製到目的地文件庫的相符欄中。

請就記錄類型的中繼資料欄，在目的地文件庫中定義與內送欄名稱及類型皆相符的欄。若要指定該欄必須與記錄一併送出，且必須有與其相關的資料值，請在 Office SharePoint Server 2007 使用者介面中設定欄，以要求資料 (選取 [此欄需要包含資訊] 選項即可執行此作業)。例如，若來源記錄包含「單行文字」類型的「部門」欄，請在目的地文件庫中定義具有此名稱及類型的欄。

注意

如因保留之故送出記錄，但卻缺少必要的中繼資料 (因未提供值或缺少整欄)，則會出現提示告知送出者缺少中繼資料。如不提供中繼資料，即不會接受保留該記錄。如係以程式設計方式傳送文件 (而非從使用者介面傳送)，檔案即會置於暫時保留區中，將資訊傳回必須以程式設計方式處理的呼叫程式，要求先提供缺少的資訊欄，再將記錄新增至目的地文件庫。

工作表動作

在保留記錄工作表的文件庫 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x404) 中，記下要與記錄一併儲存之各記錄中繼資料欄的名稱及類型，並指定該欄是否應為必要。

規劃其他中繼資料

您可能想要新增其他資訊欄，與保留記錄相關的中繼資料欄一起顯示在記錄管理文件庫中。例如，可能想要新增「記錄管理員」欄顯示貴團隊負責管理文件庫所儲存記錄的人員姓名。請注意，因為欄會與記錄一併送出，若將這些其他欄指定為必要，則除非提供中繼資料，否則會提示送出者缺少中繼資料，記錄也不被接受。若不希望提示送出者提供其他中繼資料值，請勿將欄設定為要求資料。

注意

您可定義欄供多個文件庫使用。若要執行這項操作，您可在與「記錄中心」網站相關的「欄範本」庫中建立欄。

工作表動作

在保留記錄工作表的文件庫 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x404) 中，記下要與記錄一併儲存之各其他中繼資料欄的名稱及類型，並指定該欄是否應為必要。

規劃原則

「資訊管理原則」**是一組內容類型的規則。原則的每個規則都是「原則功能」。例如，資訊管理原則功能可以指定內容類型應保留的時間長短，或內容中應受稽核的動作。資訊管理原則可以讓您控制允許存取組織資訊的使用者、這些使用者可以對組織資訊執行的作業，以及組織資訊的保留期限。記錄管理系統中的原則應由記錄管理員設定，以反映企業的法規責任。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包括下列有助於管理「記錄中心」網站記錄的原則功能：

  • 稽核，示範記錄受到妥善的管理。

  • 到期日，控制記錄在「記錄中心」網站的保留期限。

  • 條碼，追蹤實體記錄。

您也可以根據本身的記錄管理需求，取得或開發 Office SharePoint Server 2007 中沒有的自有記錄管理相關原則功能，例如以數位方式簽署記錄或將記錄轉換為固定格式的原則。

規劃記錄管理原則的兩個建議選項：

  • 如果相同的原則會套用到多種記錄類型 (例如，因為它們位於相同的記錄類別)，請分別為每一個記錄類型集建立網站集合原則。建立每個網站集合原則與相關文件庫的關聯性。

    工作表動作

  • 若記錄類型需要唯一的原則設定集，請直接在文件庫中，為該記錄類型建立相關原則功能的關聯性，並正確設定該文件庫的原則功能。

    工作表動作

    在文件庫的保留記錄工作表的文件庫 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x404) 中，記錄有關原則設定的決定：

    • 若要根據儲存在文件庫內容的記錄類別，建立網站集合原則與文件庫的關聯性，請在工作表的 [原則] 區段，記下該記錄類別的原則範本名稱。

    • 若要直接建立唯一原則功能與文件庫的關聯性，請在工作表的 [原則] 區段，一併輸入各原則功能以及該功能的設定附註。

規劃記錄資路由表格

記錄路由表格是「記錄中心」網站中的清單，它列出每一種可能送出至「記錄中心」網站的記錄類型，並指定儲存的文件庫。當您使用 [傳送至記錄中心]**** 命令或可程式化介面，將檔案送出至「記錄中心」網站時，即會使用此清單將內送檔案路由至適當的位置。

記錄路由表格中的每個項目，都是記錄系列清單項目，其指定：

  • 「記錄系列」**的標題及描述。記錄系列的名稱會指出目前記錄系列可送出至「記錄中心」網站的項目類型。若檔案是從以 Office SharePoint Server 2007 或 Windows SharePoint Services 3.0 為基礎的伺服器送出至「記錄中心」網站，則名稱應符合包含現有記錄之文件庫中的內容類型名稱。若檔案係從其他來源送出，則名稱應符合可利用可程式化介面從該檔案來源送出之文件類型。

  • 儲存目前記錄系列記錄的位置 (文件庫)。

  • 稱為「別名」** 的記錄類型清單。這些是此記錄系列可送出至「記錄中心」網站之記錄的其他名稱。例如，若貴組織有多個部門為相同的基礎記錄 (如「合同」及「合約」) 類型使用不同的名稱，您可為每個用於相同記錄類型的名稱定義別名。

    若記錄是從以 Office SharePoint Server 2007 或 Windows SharePoint Services 3.0 為基礎的伺服器送出至「記錄中心」網站，則別名即為內容類型。若記錄是來自其他的檔案來源，別名即應符合可程式化介面中可為該記錄來源指定的類型。

記錄路由表格中應有一個記錄系列指定預設的文件庫。當「記錄中心」網站接獲不符合記錄路由清單別名的檔案時，該檔案即會移至指定的預設位置，在此處可由記錄管理員手動歸檔。「記錄中心」網站範本中以「未分類記錄」文件庫及記錄系列作為初始預設位置；建議您保留此記錄系列作為預設值。

規劃記錄路由表格的好方法是：

  1. 為您在「記錄中心」網站中所建立的每個文件庫，在記錄路由表格中規劃建立項目。

  2. 讓記錄系列與使用該記錄系列保留的主要記錄類型同標題。

  3. 根據您對貴企業使用中文件的分析，取得目前記錄系列可送出之所有內容類型或其他記錄類型的清單；它們應列在您的檔案計劃中，且將會是此記錄系列的別名。以人力資源「記錄中心」網站為例，若決定保留「員工福利計劃」文件庫中所有的退休金計劃、保險計劃及 401k 計劃，您應該將所有這些記錄類型，指定為「員工福利計劃」文件庫之記錄系列項目中的別名。

  4. 決定應為預設值的記錄系列。

工作表動作

使用記錄路由表格工作表 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x404) 記下您規劃在記錄路由表格中建立的每個記錄系列的決定。請注意，「記錄中心」網站中每個文件庫都應有記錄系列。

工作表

使用下列工作表及本文協助您規劃部署：

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：

請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。

另請參閱

概念

設計記錄中心架構