規劃 eDiscovery (SharePoint Server 2010)

  • 發行項

 

適用版本： SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

電子搜索又稱 "eDiscovery"，可以尋找及產生電子資源，以支援如訴訟、稽核或調查等事件。若是使用 Microsoft SharePoint Server 2010 管理所有電子資訊，則在規劃 SharePoint Server 解決方案時，可以考慮使用 eDiscovery。您應將稽核、到期原則及搜尋全數納入評估範圍之內。您應於 eDiscovery 使用需求出現之前，完成這幾方面的規劃決策。

本節內容：

  • SharePoint Server 2010 如何支援 eDiscovery

  • 稽核

  • 到期

  • 搜尋

SharePoint Server 2010 如何支援 eDiscovery

SharePoint Server 的 eDiscovery 分為兩個部分：尋找相關文件，以及限制經過識別之使用者可對文件執行的動作。

「保留」是可能產生為 eDiscovery 要求之一部分的文件集。在 SharePoint Server 中，您會在個別網站層級上啟用或停用「保留和 eDiscovery」功能。記錄中心網站預設會啟用此功能，而所有其他類型的網站則預設會停用此功能。「保留和 eDiscovery」功能可讓您建立及管理保留；新增項目至保留；以及使用搜尋功能搜索內容，並將內容複製到其他位置，或鎖定內容，使之無法加以修改或刪除。

當您執行 eDiscovery 搜尋時，可以擇一執行下列兩件事情。一是將擷取的文件複製到內容組合管理，然後再根據文件的中繼資料，將文件路由至正確的位置。二是將這些文件留在原位，但予以鎖定。鎖定文件可以防止使用者修改或刪除文件。

若要在 SharePoint Server 中支援 eDiscovery，可以在相關資訊可能存在的網站集合中啟用「保留和 eDiscovery」功能。然後再設定 Search Service，編目啟用了 eDiscovery 的網站。

當貴組織必須產生相關文件時，可以起始 eDiscovery 程序。記錄管理員、代理人或其他人可以採取下列動作產生所需的文件。

  1. 建立包含相關文件的保留。

  2. 起始相關文件的 eDiscovery 搜尋。

    eDiscovery 搜尋每次執行的時間，由「搜尋與處理」計時器工作控制。預設為每天晚間 10:30。搜尋結果會自動新增至保留。

  3. 檢閱保留中的項目，並建立其他 eDiscovery 搜尋。

  4. 手動尋找文件，並將其新增至保留。

  5. 執行保留內容的報告。

    保留報告每次執行的時間，由「保留處理與報告」計時器工作控制。預設為每天晚間 11:30。

  6. 檢閱保留的文件，並移除不相關的文件。

  7. 在保留內找出需要其更多資訊的特定文件，然後檢閱這些文件的稽核記錄。

  8. 遞送與該保留相關聯的所有文件。

稽核

當文件傳送到內容組合管理時，會刪除該文件的版本歷程記錄。若要保留有關文件變更者及各項變更之發生時間的記錄，必須使用稽核記錄。建議您在所有包含使用中文件庫的網站集合中啟用稽核原則。如需稽核原則的詳細資訊，請參閱＜管理概觀 (SharePoint Server 2010)＞。

到期

組織儲存的任何資訊都是搜索的對象。此外，電子文件會消耗磁碟空間。請考慮實施到期原則，當不再需要時自動刪除文件。如需到期原則的詳細資訊，請參閱＜管理概觀 (SharePoint Server 2010)＞。

搜尋

當組織必須產生訴訟案例的文件時，通常必須十分快速，否則就必須支付罰金。第一次使用 eDiscovery「之前」，請務必正確地設定搜尋功能，特別是必須將搜尋設定成對所有要進行內容搜索的網站執行編目作業。

搜尋引擎一般會進行最佳化，以只傳回少數相關性較高的結果。在 eDiscovery 中，搜尋目標是傳回所有符合查詢的結果，而不只是少數相關性最高的結果。SharePoint Server 2010 中的 [搜尋] 已經過改良，更貼近 eDiscovery 的需求。

為避免遭受常見的惡意攻擊，執行時間超過特定時間的 SharePoint Server 2010 搜尋皆會停止。您的 eDiscovery 搜尋如需長時間執行，請考慮下列選項：

  • 建立範圍更為限制的搜尋。例如，若要搜尋可能與 Contoso, Ltd. 合作關係有關的文件，可以考慮搜尋包含 “Contoso” 一詞，且於特定日期範圍所建立的文件，而不光只是搜尋 “Contoso” 一詞。

  • 執行多次較小範圍的搜尋。例如，假設您要搜尋從 Fabrikam, Inc. 招聘新 CEO 的相關文件，請不要搜尋一次 “Fabrikam (CEO, “Anders Riis”, recruit)”，而分三次搜尋 “Fabrikam CEO”、“Fabrikam “Anders Riis” 與 “Fabrikam recruit”。