Vorgehensweise bei der Dokumentverwaltung

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Inhalt dieses Artikels:

  • Bevor Sie beginnen

  • Erstellen von Inhaltstypen

  • Erstellen von Dokumentbibliotheken

  • Zuordnen von Inhaltstypen zu Dokumentbibliotheken

  • Hinzufügen von Inhalten zu Dokumentbibliotheken

  • Verwalten von Inhaltsberechtigungen

Die Features zur Dokumentverwaltung von Microsoft Office SharePoint Server 2007 ermöglichen eine Kontrolle des Dokumentlebenszyklus in Ihrer Organisation einschließlich Erstellen, Überprüfen und Verwenden von Dokumenten, Speicherorten von Dokumenten sowie der Entscheidung darüber, ob diese letztendlich verworfen oder beibehalten werden. Ein gut durchdachtes Dokumentverwaltungssystem zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

  • Logische Organisation von Inhalten

  • Einfache Standardisierung der Erstellung und Präsentation von Inhalten im Unternehmen

  • Einfache Suche und Freigabe von Informationen für Benutzer

  • Einfaches Kontrollieren von Inhalten

Diese Vorgehensweise enthält Hyperlinks zu Artikeln, Whitepapers, Schulungen, Blogeinträgen sowie Tools, die Sie bei der Implementierung der Dokumentverwaltungsfeatures für Ihre Website auf Basis von Microsoft Office SharePoint Server 2007 unterstützen.

Die Reihenfolge der Ressourcen auf dieser Seite entspricht der empfohlenen Reihenfolge für die Implementierung der Dokumentverwaltungsfeatures auf Ihrer Website:

  1. Erstellen von Inhaltstypen

  2. Erstellen von Dokumentbibliotheken

  3. Zuordnen von Inhaltstypen zu Dokumentbibliotheken

  4. Hinzufügen von Inhalten

Neben den Ressourcen auf dieser Seite sollten Sie die folgende Vorgehensweise verwenden, um weitere Features für Ihre Dokumentverwaltungslösung kennen zu lernen:

  • Vorgehensweise für Workflows

    Workflows implementieren Geschäftsprozesse für Dokumente in Microsoft Office SharePoint Server 2007. In dieser Vorgehensweise erhalten Sie Hilfe zum Entwerfen und Implementieren von Workflows.

  • Vorgehensweise für Websites und Unterwebsites

    Ihre Informationsarchitektur wird als eine Reihe von Dokumentbibliotheken mit verschiedenen Websites und Unterwebsites implementiert. Die Ressourcen auf dieser Seite unterstützen Sie bei der Implementierung Ihrer Websitestruktur.

  • Vorgehensweise zur Datensatzverwaltung

    Diese Vorgehensweise enthält Hyperlinks zu Artikeln, Whitepapers, Schulungen, Blogeinträgen sowie Tools, die Sie bei der Implementierung der Datensatzverwaltungsfeatures von Microsoft Office SharePoint Server 2007 unterstützen.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie die Dokumentverwaltungsfeatures in der SharePoint-Website implementieren, sollten Sie die folgenden Übersichtsthemen durchlesen. Darin werden die Dokumentverwaltungsfeatures sowie die Anpassungsoptionen von Microsoft Office SharePoint Server 2007 für Architekten, Designer, Ersteller und Entwickler von Websites beschrieben:

Erstellen von Inhaltstypen

Inhaltstypen ermöglichen eine zentrale und einheitliche Verwaltung der Metadaten und Verhaltensweisen eines Dokumenttyps oder Listenelements. Eine sorgfältig entworfene Gruppe von Inhaltstypen fördert die Konsistenz von Dokumenten innerhalb des Unternehmens und ermöglicht das Anwenden von Geschäftsregeln auf Dokumente, beispielsweise durch Angeben des Genehmigungsverfahrens für einen Dokumenttyp hinsichtlich der Veröffentlichung sowie der Überwachung von Aktionen für das Dokument.

So erstellen Sie effektive Inhaltstypen

  1. Definieren Sie die Metadaten, die Sie für die Inhaltstypen verwenden möchten. Für jede eindeutige Metadateneigenschaft sollten Sie eine Spalte im Websitespaltenkatalog erstellen. Das Zentralisieren von Spaltendefinitionen fördert die Metadatenkonsistenz innerhalb Ihrer Website.

  2. Legen Sie die Hierarchie der Inhaltstypen fest, die Sie implementieren möchten.

  3. Fügen Sie jedem Inhaltstyp Spalten hinzu.

  4. Fügen Sie jedem Inhaltstyp Informationsverwaltungsrichtlinien hinzu. Sie können eine Reihe globaler Richtlinien festlegen, oder Sie können Inhaltstypen direkt Richtlinien zuweisen.

  5. Ordnen Sie den Inhaltstypen Workflows zu.

  6. Fügen Sie jedem Dokumentinhaltstyp eine entsprechende Standardvorlage hinzu.

Weitere Informationen zur Erstellung von Inhaltstypen erhalten Sie in den folgenden Ressourcen:

Definieren von Spalten

Spalten für eine Websitesammlung werden im Websitespaltenkatalog auf der Website der obersten Ebene einer Websitesammlung definiert. Weitere Informationen zur Definition von Spalten erhalten Sie in den folgenden Ressourcen:

Hinzufügen von Metadaten

Sie können einem Inhaltstyp Metadaten hinzufügen, indem Sie Spalten aus dem Websitespaltenkatalog hinzufügen oder neue Spalten direkt in der Inhaltstypdefinition erstellen. Informationen zum Definieren von Metadaten in einem Inhaltstyp erhalten Sie in den folgenden Ressourcen:

Hinzufügen von Informationsverwaltungsrichtlinien

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie ist eine Gruppe von Regeln für einen Inhaltstyp. Jede Regel in einer Richtlinie stellt ein Richtlinienfeature dar. Beispielsweise könnte ein Feature für eine Informationsverwaltungsrichtlinie angeben, wie lange ein Inhaltstyp beibehalten werden soll oder könnte die Dokumentüberwachung ermöglichen. Sie können Informationsverwaltungsrichtlinien im Katalog für Websitesammlungsrichtlinien definieren und diese auf Inhaltstypen anwenden, oder Sie können eine Informationsverwaltungsrichtlinie direkt in einer Inhaltstypdefinition definieren.

Informationen zur Definition von Informationsverwaltungsrichtlinien erhalten Sie in den folgenden Ressourcen:

Zuordnen von Workflows

Durch Zuordnen eines Workflows zu einem Inhaltstyp können Sie sicherstellen, dass der Workflow für alle Elemente dieses Typs verwendet werden kann. Weitere Informationen zum Zuordnen von Workflows und Inhaltstypen erhalten Sie in den folgenden Ressourcen:

Hinweis

Sie können einen Workflow auch direkt einer Dokumentbibliothek zuordnen. Anschließend kann der Workflow für alle Elemente in der Dokumentbibliothek verwendet werden.

Hilfe zum Entwerfen und Implementieren von Workflows erhalten Sie unter Vorgehensweise für Workflows.

Erstellen von Dokumentbibliotheken

Dokumentbibliotheken ermöglichen Benutzern das Erstellen, Sammeln, Aktualisieren und Verwalten von Dokumenten für eine Website. Sie werden zum Verwalten der Speicherung von Inhalten sowie zur Unterstützung der Informationsarchitektur für die Website entworfen und implementiert. Weitere Informationen zum Erstellen von Dokumentbibliotheken finden Sie in den folgenden Ressourcen:

Zuordnen von Inhaltstypen zu Dokumentbibliotheken

Sie können einer Dokumentbibliothek mehrere Inhaltstypen zuordnen. Dabei geben Sie die Bibliothek mit den Elementen des Inhaltstyps an; außerdem wird angegeben, dass Benutzer mit dem Befehl Neu in der Bibliothek neue Elemente dieses Typs erstellen können. Informationen zum Zuordnen von Inhaltstypen und Dokumentbibliotheken erhalten Sie in den folgenden Ressourcen:

Hinzufügen von Inhalt zu Dokumentbibliotheken

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Inhalt zu einer oder mehreren Dokumentbibliotheken finden Sie in den folgenden Ressourcen:

Verwalten von Inhaltsberechtigungen

Weitere Informationen zum Steuern des Zugriffs auf den Inhalt Ihrer Website finden Sie in den folgenden Ressourcen:

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das als Download verfügbare folgende Buch aufgenommen:

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.

Siehe auch

Konzepte

Planen der Verwaltung von Informationsrechten

Weitere Ressourcen

Erstellen oder Bearbeiten eines benutzerdefinierten Informationsbereichs in Office SharePoint Server 2007 (in englischer Sprache)
SharePoint-Blog von Joel Oleson (in englischer Sprache)
Teamblog der SharePoint-Produkte und -Technologien (in englischer Sprache)
Communityportal für SharePoint-Produkte und -Technologien (in englischer Sprache)
Microsoft Enterprise Content Management (ECM)-Teamblog (in englischer Sprache)