Planeación del tipo de contenido (Office SharePoint Server)

En este artículo:

• ¿Qué son los tipos de contenido?

• Integración de propiedades con la versión Office 2007

• Plantillas de columna

• Tipos de contenido de carpeta

• Planeación de tipos de contenido de documentos

• Planeación de tipos de contenido de listas

• Planeación de conversiones de documentos

• Después de planificar tipos de contenido: pasos siguientes

• Hojas de trabajo

En este tema se describen los tipos de contenido y las características relacionadas, y se proporcionan directrices para planear los tipos de contenido de una solución basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007.

¿Qué son los tipos de contenido?

Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, documento o carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar:

• Las propiedades que se van a asociar a los elementos de su tipo

• Los flujos de trabajo que se pueden iniciar desde los elementos de su tipo

• Las directivas de administración de información que se van a asociar a los elementos de su tipo

• Plantillas de documento (para tipos de contenido de documento)

• Las conversiones de documentos que estarán disponibles (para tipos de contenido de documento).

• Características personalizadas

Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Si lo hace, especifica que la lista o biblioteca puede contener elementos de ese tipo de contenido y que el comando Nuevo de esa lista o biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo.

Las bibliotecas de documentos y las listas pueden tener varios tipos de contenido. Por ejemplo, una biblioteca puede contener tanto los documentos como los gráficos relacionados con un proyecto. Cuando una lista o biblioteca tiene varios tipos de contenido:

• El comando Nuevo de esa lista o biblioteca permite a los usuarios crear nuevos elementos de todos los tipos de contenido asociados.

• Se muestran las columnas relacionadas con todos los tipos de contenido disponibles.

Los tipos de contenido personalizados se definen en la galería de tipos de contenido de un sitio. Un tipo de contenido personalizado debe derivarse, directa o indirectamente, de un tipo de contenido básico, como Documento o Elemento. Una vez definido en un sitio, el tipo de contenido personalizado estará disponible en ese sitio y en todos los subsitios de nivel inferior. Para que un tipo de contenido esté disponible de una forma más general, defínalo en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios.

Por ejemplo, si la organización usa una plantilla de contrato concreta, en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios se puede crear un tipo de contenido que defina los metadatos de ese contrato, la plantilla del contrato, los flujos de trabajo necesarios para revisar y completar el contrato, las directivas que exigen la auditoría de las acciones relacionadas con el contrato, el período de retención del contrato y las etiquetas que se insertarán en las versiones impresas del contrato. Después, cualquier biblioteca de documentos de la colección de sitios a la que se asocie el tipo de contenido Contrato incluirá todas estas características y permitirá a los autores crear contratos basados en la plantilla.

En los sitios basados en Office SharePoint Server 2007, cada elemento de lista o elemento de biblioteca predeterminado (por ejemplo, Contrato, Tarea o Documento) tiene un tipo de contenido básico correspondiente en la galería de tipos de contenido del sitio. Al planear los tipos de contenido, puede usar estas definiciones de tipos de contenido básicos como punto de partida, basando los nuevos tipos de contenido en los existentes o modificando los tipos básicos.

Los tipos de contenido se organizan en una jerarquía que permite que un tipo de contenido herede sus características de otro tipo de contenido. Esto permite que las clases de los documentos compartan características en una organización, a la vez que permite que los equipos personalicen estas características para sitios o listas concretos.

Por ejemplo, todos los documentos de objetivos del cliente de una empresa pueden requerir un conjunto de metadatos, como son el número de cuenta, el número de proyecto y el jefe del proyecto. Al crear un tipo de contenido de nivel superior Objetivos del cliente del que hereden todos los demás tipos de documentos de objetivos del cliente, se garantiza que la información necesaria, como los números de cuenta y de proyecto, estarán asociados a todas las variantes de los documentos de objetivos del cliente de la organización. Tenga en cuenta que, si se agrega otra columna obligatoria al tipo de contenido Objetivos del cliente de nivel superior, el propietario del tipo de contenido puede propagar los cambios a todos los tipos de contenido que hereden de él, lo que agregará la nueva columna a todos los documentos de objetivos del cliente.

Integración de propiedades con la versión Office 2007

En 2007 Microsoft Office system, cuando un usuario edita un documento desde un servidor de administración de documentos de Office SharePoint Server 2007, aparece un Panel de información del documento en la parte superior. El Panel de información del documento muestra un formulario editable que refleja las propiedades del documento en el servidor.

En Office SharePoint Server 2007 es fácil personalizar el formulario de propiedades de un tipo de contenido. Cuando se configura un tipo de contenido, se puede iniciar Microsoft Office InfoPath 2007, que genera un formulario de propiedades predeterminado basado en las propiedades del tipo de contenido. Este formulario predeterminado incluye los mismos controles, diseño y esquema que usaría 2007 Office System si no se hubiese definido ningún formulario personalizado. Después, puede personalizar e implementar el formulario como lo haría con cualquier otro formulario de Office InfoPath 2007. Por ejemplo, puede agregar el logotipo de la compañía, fuentes y una combinación de colores a un formulario, conectarlo a un origen de datos personalizado, agregar lógica condicional y diseñar características de formulario que estén disponibles para los usuarios según sus funciones.

Además de editar las propiedades del Panel de información del documento, los autores que usen Microsoft Office Word 2007 pueden insertar las propiedades definidas en el servidor en sus documentos. Por ejemplo, si las propiedades del documento incluyen un nombre de abogado, este nombre se puede insertar en la página de título, en el pie de página o en cualquier lugar del documento donde se use el nombre. Si se asigna un nuevo abogado a un caso concreto, la propiedad Nombre de abogado se puede actualizar en el servidor de administración de documentos, tras lo cual el nombre de abogado actualizado se reflejará en cada instancia de esta propiedad que se haya insertado en un documento.

Plantillas de columna

Cada elemento de metadatos relacionado con un tipo de contenido es una columna, que es una ubicación en una lista para almacenar información. Las listas o las bibliotecas de Office SharePoint Server 2007 se muestran, por lo general, de forma gráfica como columnas de información. Sin embargo, según la vista asociada con la lista, las columnas pueden aparecer de otra forma, como días de un calendario. En formularios relacionados con una lista o una biblioteca, las columnas se muestran como campos.

Se pueden definir columnas para usarlas en varios tipos de contenido. Para ello, deben crearse en una galería de plantillas de columnas. Hay una galería de plantillas de columnas en cada sitio de una colección de sitios. Como sucede con los tipos de contenido, las columnas definidas en la galería de plantillas de columnas de un sitio estarán disponibles en ese sitio y todos sus subsitios.

Tipos de contenido de carpeta

Los tipos de contenido de carpeta definen los metadatos asociados con una carpeta de una lista o una biblioteca. Cuando se aplica un tipo de contenido de carpeta a una lista o a una biblioteca, el comando Nuevo de la lista o la biblioteca incluirá el tipo de contenido de carpeta y el usuario podrá crear carpetas de ese tipo.

Puede definir vistas en una lista o biblioteca para que estén disponibles sólo en las carpetas de un tipo de contenido determinado. Esto es útil si desea que una carpeta contenga un tipo de documento determinado y que las vistas de esa carpeta sólo muestren las columnas relevantes para el tipo de documento incluido en ella.

Mediante el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 se puede personalizar el comando Nuevo para un tipo de contenido de carpeta de manera que, cuando un usuario crea una carpeta de ese tipo, ésta se rellena previamente con varios archivos y documentos basados en plantillas almacenadas en el servidor. Esto es útil, por ejemplo, para implementar un tipo de documento compuesto que requiere varios archivos que contribuyen a un único documento entregable.

Planeación de tipos de contenido de documentos

Planee los tipos de contenido de documento de una solución con la ayuda de la hoja de trabajo de análisis de uso de documentos, que rellenó en el tema Análisis del uso de documentos. Use la hoja de trabajo de tipos de contenido para registrar las decisiones tomadas con respecto a cada nuevo tipo de contenido.

Cada tipo de contenido de documento debe heredar su configuración directamente del tipo de contenido básico Documento o de un tipo de contenido que sea descendiente del mismo. De esta forma se garantizará que las columnas básicas de los tipos de documento, como Título y Creado por, estarán presentes y que se podrá asociar una plantilla al tipo de contenido.

El primer paso de la planeación de los tipos de contenido de documento es revisar cada uno de los tipos de documento enumerados en la hoja de trabajo de análisis de uso de documentos para determinar si hay un tipo de contenido existente que esté disponible para los documentos de ese tipo. Si es suficiente un tipo de contenido básico (como Documento), escriba el nombre del tipo de contenido en la columna Tipo de contenido de la hoja de trabajo de análisis de uso de documentos.

Después de revisar la lista de tipos de documento para determinar cuáles pueden usar tipos de contenido básicos, realice los pasos siguientes para planear los nuevos tipos de contenido de documento. Para cada tipo de contenido que planee, rellene una hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido independiente.

1. Especifique el tipo de documento a partir de la hoja de trabajo de análisis de uso de documentos.

2. Escriba la dirección URL del sitio donde se definirá el nuevo tipo de contenido. Tenga presente que los tipos de contenido están disponibles en el sitio en el que se definen y todos los subsitios del mismo.

3. Determine el tipo de contenido primario   Especifique el tipo de contenido primario en el campo "Tipo de contenido primario" de la hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido. Será un tipo de contenido primario o personalizado que ya haya planificado.

4. Determine las columnas   En la tabla de planeación de columnas de la hoja de cálculo de planeación del tipo de contenido, siga estos pasos:

   1. Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna que indica si se trata de un elemento nuevo, en cada entrada, escriba No.

   2. En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que desee crear. Tenga en cuenta que el nombre de una columna es importante, ya que puede comunicar su finalidad. Por lo tanto, aunque una columna de un tipo que necesita ya se encuentre definida en la galería de columnas de la colección de sitios, puede definir una columna similar con un nombre más significativo para su aplicación. Junto con los nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas o no.

5. Determine la plantilla En la sección de la hoja de trabajo que está destinada a la planeación de la plantilla, escriba el nombre de la plantilla que va a asociar a este tipo de contenido, su tipo (como .Docx) y una breve descripción de su finalidad. Si la plantilla no se hereda del tipo de contenido primario, escriba No en el campo "New?" (¿Nuevo?).

6. Determine los flujos de trabajo Los flujos de trabajo incorporan lógica empresarial a los documentos y elementos de lista de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Puede asociar cualquier flujo de trabajo disponible a un tipo de contenido; después, el flujo de trabajo se puede iniciar en cualquier documento de ese tipo de contenido. Para obtener un análisis completo de la planeación de los flujos de trabajo, vea Planeación de flujos de trabajo para la administración de documentos. Después de revisar los flujos de trabajo y determinar cuáles están disponibles, especifique cada flujo de trabajo que se debe asociar al tipo de contenido en la tabla "Plan Workflows" (planeación de flujos de trabajo) de la hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa información en la columna "New?" (¿Nuevo?).

7. Determine la directiva Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido y se compone de características de directiva que proporcionan los detalles de cada regla, como si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de contenido o qué acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado. Tenga en cuenta que no puede aplicar una directiva a un tipo de contenido básico. Para obtener más información acerca de la planeación de directivas, vea Planeación de directivas de administración de información. Después de revisar las directivas y de determinar qué características de directiva y plantillas de directiva están disponibles, realice lo siguiente en la sección de planeación de la directiva de la hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido:

   1. Si el tipo de contenido primario tiene valores de configuración de directiva, se aplicarán tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto garantiza que, una vez establecidas, las directivas se aplican en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de contenido actual hereda su configuración de directiva del tipo primario, en la sección de planeación de la directiva de la hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido, responda afirmativamente (Sí) a la pregunta "Is the policy defined in the parent content type?" (¿Está definida la directiva en el tipo de contenido primario?).

   2. Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo "Record the Policy Name" (Registrar el nombre de la directiva) de la sección de planeación de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo "Record the Policy Name" de la sección de planeación de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva.

   3. Si el tipo de contenido actual hereda una o varias características de directiva individuales del tipo de contenido primario, especifique cada una de esas características en la tabla "Feature" (Característica) de la sección de planeación de la directiva de la hoja de trabajo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar características de directiva al tipo de contenido actual, especifique esas características en la tabla "Feature". Tenga en cuenta que no puede asociar características de directiva individuales y un nombre de directiva a un tipo de contenido.

8. Determine las conversiones de documentos Office SharePoint Server 2007 permite que se instalen en el servidor componentes de conversión de documentos para transformar el formato. Para obtener una descripción general de las conversiones de documentos, vea Planeación de conversiones de documentos a continuación.

   Puede asociar uno o varios convertidores de documentos a un tipo de contenido. Por ejemplo, si un tipo de contenido está asociado a una plantilla de tipo .docx, puede asociar al tipo de contenido el convertidor De documento de Word a página web que se incluye en Office SharePoint Server 2007. De esta forma, los autores pueden escribir documentos de ese tipo de contenido en Microsoft Office Word 2007 y después convertirlos a páginas web para publicarlos.

En la sección de planeación de conversiones de documentos de la hoja de trabajo de planeación del tipo de contenido, registre cada uno de los convertidores de documentos que desea asociar al tipo de contenido, especifique si el convertidor es nuevo (y debe instalarse) y agregue notas opcionales.

Planeación de tipos de contenido de listas

Los elementos de un tipo de contenido de listas incluyen las columnas de metadatos asociados con el tipo de contenido junto con los flujos de trabajo que se pueden ejecutar en elementos de ese tipo de contenido de lista. Use un tipo de contenido de lista para definir un tipo de elemento de lista único para su solución. Por ejemplo, en una solución para el centro de llamadas de un cliente, en el que trabajan profesionales de soporte técnico para investigar y resolver problemas técnicos de clientes, se podría usar un tipo de contenido de lista para normalizar los datos de cada incidente de soporte y para admitir el seguimiento del incidente mediante un flujo de trabajo.

Planeación de conversiones de documentos

Office SharePoint Server 2007 permite que se instalen en el servidor componentes de conversión de documentos que transformen su formato. Las conversiones se pueden ejecutar desde la interfaz de usuario o mediante programación (por ejemplo, desde un flujo de trabajo personalizado). La relación entre los documentos de origen y sus homólogos transformados se mantiene. Office SharePoint Server 2007 incluye convertidores que crean páginas web a partir de documentos de Microsoft Office Word 2007 y formularios de Microsoft Office InfoPath 2007.

Además de proporcionar la infraestructura de servidor necesaria para instalar y ejecutar convertidores de documentos, Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye un servicio de equilibrio de la carga que se puede configurar para optimizar el uso de los recursos del servidor. Una parte de la planeación de las conversiones de documentos consiste en configurar la granja de servidores para que se equilibre la carga de manera óptima a medida que se transforman los documentos.

Para que esté disponible para los usuarios, un convertidor debe estar instalado en la granja de servidores y un administrador del servidor debe habilitarlo. Una vez que un convertidor está habilitado para un servidor, está disponible para ejecutarse en los documentos de origen de ese servidor.

Para configurar convertidores de documentos, se realizan los pasos siguientes:

1. En el análisis de uso de documentos que se realiza en Análisis del uso de documentos, identifique los documentos candidatos a conversión, es decir, los documentos que están escritos en un formato pero que se deben publicar o archivar en otro.

2. Busque los programas de conversión para cada conversión que se deba implementar en los servidores.

3. Si es necesario, instale los programas de conversión en los servidores de aplicaciones (de nivel intermedio) de la granja de servidores.

4. Configure los servicios del iniciador y del equilibrador de carga, bien en los servidores web o bien en los servidores de aplicaciones (de nivel intermedio).

5. Identifique los puntos del flujo de documentos en los que tendrán lugar las conversiones.

6. Identifique cómo se implementarán las conversiones, ya sea manualmente o mediante soluciones personalizadas que las inicien.

Después de planificar tipos de contenido: pasos siguientes

Después de planificar tipos de contenido de documentos y listas, se sugiere seguir estos pasos:

• Si todavía no lo ha hecho, en la columna de tipo de contenido de la hoja de trabajo de análisis de uso de documentos, registre cada tipo de contenido que haya planeado.

• Ordene las hojas de trabajo de planeación del tipo de contenido según la dirección URL del sitio e identifique las nuevas columnas que se deben definir para cada sitio.

• Identifique nuevas plantillas que se deban diseñar.

• Identifique los nuevos flujos de trabajo que se deben planear e instalar.

• Identifique las nuevas plantillas de directiva que se deben planear y las nuevas características de directiva que se deben planear e instalar.

Hojas de trabajo

Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la información que se ha tratado en este artículo:

• Hoja de trabajo de análisis de uso de documentos (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0xC0A) (en inglés)

• Hoja de trabajo de tipo de contenido (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73288&clcid=0xC0A) (en inglés)

• Planeación de un tipo de contenido (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.