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Fonctionnalités de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 permet aux équipes de rester connectées et productives grâce à un accès facile aux personnes, documents et aux informations dont elles ont besoin pour prendre des décisions et remplir leur mission.

Les groupes peuvent collaborer efficacement et configurer des sites et des espaces de travail rapidement. Les sites SharePoint s'adaptent à toutes les tailles d'organisation, de la petite équipe à une entreprise mondiale.

Les sites SharePoint se positionnent comme un niveau de stockage des fichiers, de leur enregistrement au partage des informations. Ces sites permettent aux utilisateurs de travailler en commun sur des documents, des tâches, des contacts, des événements, etc. Ils permettent aux équipes et aux gestionnaires de sites de gérer facilement le contenu et l'activité du site.
La conception de l'environnement permet un déploiement, une administration et un développement d'applications simples et flexibles.

La version 3 de WSS, qui s'intègre nativement à Windows Server 2003 et 2008, comporte un certain nombre d'avancées, par rapport à la version 2. Découvrez toutes les fonctionnalités de WSS ci dessous.

 

Collaborez efficacement

Des améliorations clés apportées à Windows SharePoint Services vous permettent d'utiliser des documents et des tâches plus efficacement et de partager des informations avec d'autres utilisateurs.

  • Envoyez un courrier électronique à un site SharePoint  Vous pouvez utiliser le courrier électronique pour ajouter des contenus à votre site, tels que des discussions, des événements au calendrier et des documents. Tout comme vous envoyez des messages électroniques à votre équipe pour échanger des informations sur des tâches et des projets, vous pouvez envoyer des messages à des listes et des bibliothèques du site SharePoint. Par défaut, si votre administrateur a activé la réception de courrier électronique sur votre site, vous pouvez ajouter des contenus dans les listes et bibliothèques suivantes : forums de discussion, annonces, calendriers, bibliothèques de documents, bibliothèques d'images et listes de publication de blog. Vous pouvez également archiver les messages envoyés à un site ou une liste de groupe SharePoint pour que les membres de votre équipe puissent facilement suivre une conversation sur un site sans avoir à rechercher les messages dans leur boîte de réception.
 

Des documents, des discussions et d'autres types de contenu sont envoyés par courrier électronique.

Le contenu est ajouté aux listes et aux bibliothèques

  • Consultez une liste SharePoint sur un appareil mobile   Vous pouvez afficher une liste sur un appareil mobile, ce qui vous permet de suivre les projets et les tâches d'une équipe lors de vos déplacements. Les listes sont affichées sur les téléphones (ou tout autre appareil de communication qui prend en charge les normes internationales) avec du texte dans un format simplifié et un lien pour parcourir le contenu de chaque élément d'une vue. Vous pouvez recevoir des alertes dès que les listes sont mises à jour
  • Échangez des idées via les blogs   Les personnes de votre organisation peuvent partager des idées et des informations sur des produits, des technologies et des processus en publiant ces informations sur un blog.

Le blog, également appelé weblog, se compose de publications courtes et fréquentes. Les publications sont affichées dans l'ordre, en commençant par la publication la plus récente. Quelques clics suffisent pour créer un blog, y contribuer, s'abonner aux mises à jour ou le personnaliser. Les auteurs interagissent avec les lecteurs par le biais de commentaires.

Vous pouvez utiliser des blogs pour créer notamment :

  • un journal dans lequel la direction peut communiquer ses idées et la planification stratégique de l'entreprise ;
  • une communauté dans une optique relationnelle ;
  • un site d'informations dans lequel des équipes peuvent échanger des conseils et des informations.

 

  • Recherchez facilement des idées en équipe grâce aux sites wiki   Vous pouvez utiliser un site wiki pour chercher des idées en équipe, collaborer à une conception participative, gérer des bases de connaissances ou recueillir régulièrement des informations dans un format permettant la recherche d'informations et facile à créer. Depuis leur navigateur, les membres de votre équipe peuvent créer et annoter des pages reliées entre elles par les liens — aucun traitement de texte et aucune connaissance technique spécifique ne sont nécessaires. Les sites wiki assurent le suivi des modifications à mesure que les utilisateurs ajoutent et modifient les contenus. Un site wiki peut également aider votre équipe à créer un plan que vous pouvez ensuite développer dans un programme de traitement de texte.
  • Disposez d'outils de sondage plus efficaces   Les enquêtes offrent un meilleur contrôle sur la disposition. Une fonction de réponse partielle permet aux sondés d'enregistrer des réponses incomplètes s'ils ne souhaitent pas finaliser immédiatement leurs réponses ou s'ils sont interrompus.

Vous pouvez créer des questions conditionnelles qui sont basées sur les réponses fournies aux questions précédentes de l'enquête. Par exemple, si vous souhaitez connaître l'avis des participants à un congrès professionnel, vous pouvez d'abord leur demander à quels ateliers ils ont participé et n'afficher ensuite que des questions à propos de ceux-ci. Vous pouvez ajouter des sauts de page à une enquête pour en améliorer la structure et insérer d'autres questions. Le nombre de questions que vous pouvez insérer n'est pas limité. Toutefois, des limites peuvent vous être imposées par votre base de donnés et vos ressources en bande passante.

  • Effectuez le suivi visuel de vos tâches grâce à un diagramme de Gantt Vous pouvez créer une liste Tâches du projet qui contient un affichage de Gantt par défaut ou ajouter un affichage de Gantt sur d'autres types de listes. Le diagramme de Gantt offre une vue d'ensemble des tâches d'un projet et vous permet d'en suivre les dates et la progression.
  • Recevez des mises à jour sur les listes et les bibliothèques à l'aide de flux RSS   Les flux RSS vous permettent de suivre leurs projets et informations en recevant des mises à jour régulières sur les listes et les bibliothèques qui vous intéressent. Vous pouvez utiliser des flux RSS pour recevoir des mises à jour provenant de ressources variées, telles que des sites d'informations et des blogs, à un emplacement consolidé, tel qu'un lecteur RSS ou un agrégateur de flux.
  • Gérer les documents et les listes hors connexion   Vous pouvez maintenant emporter votre travail en déplacement, lorsque vous travaillez avec des programmes qui sont compatibles avec Windows SharePoint Services 3.0. Vous pouvez extraire des fichiers, tels que Microsoft Office Word 2007, et travailler sur ces fichiers hors connexion. Avec des programmes de base de données qui sont compatibles avec Windows SharePoint Services 3.0, tels que Microsoft Office Access 2007, vous pouvez mettre à jour, gérer et analyser des données de listes.

Avec les programmes de messagerie compatibles avec Windows SharePoint Services 3.0 tels que Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez travailler, en mode hors connexion, sur des fichiers d'une bibliothèque ou sur des éléments dans les types de listes suivants : calendriers, contacts, tâches et discussions. Lorsque vous vous reconnectez, vous pouvez mettre à jour vos fichiers sur le serveur. Les éléments de liste sont mis à jour automatiquement.


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Une expérience utilisateur optimisée

Les sites sont plus conviviaux, grâce à une interface utilisateur améliorée qu'il est très facile de personnaliser. Des fonctionnalités spéciales comme une navigation améliorée et des sites plus accessibles vous permettent d'utiliser plus facilement le contenu de votre site.

  • Personnalisez rapidement vos sites   Des thèmes vous permettent de donner rapidement un aspect professionnel à vos sites. Vous pouvez personnaliser et réorganiser des éléments de navigation, tels que ceux de la section Lancement rapide.
  • Affichez vos fichiers dans un dossier ou une arborescence   Vous pouvez utiliser vos fichiers dans une arborescence qui est similaire à l'Explorateur Windows.
  • Naviguez plus facilement parmi les sites   Des améliorations apportées aux éléments de navigation vous permettent de déterminer à quel emplacement vous vous trouvez dans un site Web par rapport à d'autres sites ou au site lui-même. Vous pouvez désormais vous déplacer plus facilement dans un site, vers un site parent ou entre des sites. Le texte des éléments de navigation permet aux utilisateurs de circuler facilement au sein d'un site et de comprendre comment la page ou le sous-site courant s'intègre dans le reste de la structure du site.

 

  • Suivez votre travail à l'aide de calendriers améliorés Vous pouvez désormais ajouter et réviser des événements de votre calendrier SharePoint tout en travaillant avec un programme compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, tel que Office Outlook 2007. Vous pouvez même superposer vos calendriers pour résumer et comparer des événements à des dates spécifiques dans le programme de calendrier.

Dans votre calendrier SharePoint, vous pouvez entrer des événements quotidiens et spécifier davantage de types d'événements périodiques. Grâce aux améliorations apportées aux vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, vous pouvez effectuer plus efficacement le suivi des projets des équipes. Enfin, vous pouvez appliquer une vue de calendrier aux listes qui ont des dates de départ et de fin.

Les calendriers offrent plusieurs vues.

Les événements sur une journée entière apparaissent en haut d'un calendrier en fonction de la date ; tous les autres événements apparaissent en fonction de la date et de l'heure.

  • Créez des sites plus accessibles   Des améliorations ont été apportées aux éléments de navigation des sites. Les listes, les bibliothèques et d'autres fonctionnalités sont désormais accessibles à l'aide du clavier. Un mode plus accessible permet aux utilisateurs de technologies d'accessibilité d'interagir plus facilement avec les menus et diverses commandes. Les liens Passer au contenu principal permettent aux utilisateurs du clavier d'éviter les liens de navigation répétitifs et de passer directement au contenu principal d'une page. Les titres sont conçus pour mieux définir la structure d'une page et améliorer la navigation pour les utilisateurs de logiciels de synthèse vocale. Les images qui sont téléchargées vers le site permettent la définition d'un texte de remplacement. Vous pouvez par exemple affecter un texte de remplacement personnalisé à l'image qui apparaît sur la page d'accueil dans le composant Webpart Image du site, ou à une image que vous ajoutez dans une bibliothèque d'images. Pour afficher des sites SharePoint, les options de contraste élevé de Microsoft Windows sont utiles pour les malvoyants.
  • Copiez facilement des documents dans un autre emplacement  Vous pouvez facilement envoyer un document vers une autre bibliothèque de documents, sur le même site ou sur un autre site. Lorsque vous archivez un document du navigateur, vous pouvez spécifier si vous souhaitez que le système vous demande si le document situé dans l'autre emplacement doit également être mis à jour.
  • Utilisez les types de contenu efficacement  Les types de contenu vous permettent d'organiser et de gérer le contenu plus efficacement et avec plus de souplesse. Par exemple, les personnes de votre organisation créent-elles souvent des feuilles de calcul de budget qui contiennent le même ensemble de paramètres ? Ou créent-elles des contrats contenant les mêmes avertissements légaux ? Si c'est le cas, vous pouvez créer des types de contenu pour faciliter la duplication et améliorer la cohérence. Un type de contenu est une collection réutilisable de paramètres qui est appliquée à une catégorie de contenu spécifique. Vous pouvez également spécifier plusieurs types de modèle à utiliser dans la même bibliothèque de documents avec les paramètres que vous spécifiez, tels que des présentations, des feuilles de calcul de budget et des contrats. Les types de contenu peuvent être gérés à travers un site, et un type de contenu peut hériter des paramètres d'un autre type de contenu.
  • Créez des listes plus robustes  Les listes peuvent être désormais plus volumineuses et polyvalentes grâce à l'utilisation de dossiers et à l'indexation. Vous pouvez créer des dossiers dans des listes, affecter des métadonnées aux dossiers et suivre les versions d'éléments de liste. D'autres options sont disponibles pour les champs Liste de choix, qui ont accès aux données depuis d'autres listes. Par exemple, vous pouvez permettre aux utilisateurs de sélectionner plusieurs éléments dans une même liste.


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Centralisez la gestion et le contrôle

Les sites SharePoint permettent de mieux gérer le contenu et les personnes. Que vous apportiez votre contribution à site d'équipe ou que vous soyez propriétaire de sites ou administrateur de serveur, vous disposez de plusieurs manières de travailler plus efficacement.

Contenus

  • Améliorations de la fonction de récupération de document  Lorsque vous supprimez un document, il est d'abord envoyé vers la Corbeille. Vous pouvez alors le supprimer de la Corbeille ou le restaurer sur le site actif. Lorsqu'un élément est supprimé de la Corbeille, il est envoyé vers la Corbeille de la collection de sites, où un administrateur de collections de sites peut le supprimer ou le restaurer.

La Corbeille peut stocker des listes, des bibliothèques, des dossiers, des éléments de liste, des documents et des pages de composants WebPart. Un administrateur de collections de sites peut afficher tout le contenu supprimé pour la collection de sites. Il peut également contrôler l'utilisation des Corbeilles, en supprimant les éléments dont l'ancienneté dépasse un certain nombre de jours ou en désactivant entièrement la Corbeille, par exemple.

L'utilisateur final supprime le document d'agenda d'une bibliothèque de documents.

Le document est placé dans la Corbeille du site, où les utilisateurs peuvent le restaurer ou le supprimer.

Le document est placé dans la Corbeille du site, où les utilisateurs peuvent le restaurer ou le supprimer.

  • Option permettant de demander l'extraction d'un document  Les utilisateurs peuvent devoir extraire un fichier d'une bibliothèque avant de le modifier. Ainsi, seul un utilisateur peut modifier un fichier à la fois, ce qui réduit le risque d'écraser accidentellement les modifications apportées.
  • Contrôle amélioré grâce aux pages maîtres  Les concepteurs de sites peuvent contrôler plus facilement les éléments courants d'une page Web, tels que l'en-tête de la société ou le format de navigation, à l'aide d'une page maître. Cette page maître est réutilisée dans tout le site, ce qui permet de personnaliser simultanément tout le site au lieu d'appliquer les modifications à chaque page.
  • Contrôle centralisé des listes avec des colonnes de site  Vous pouvez créer des colonnes de site pour vous garantir que chaque liste basée sur la colonne de site a la même définition. Cette fonctionnalité élimine le travail fastidieux de reproduction de la colonne pour chaque liste et vous permet de gérer les paramètres à un emplacement. Vous pouvez par exemple créer une colonne qui contient les noms des agences régionales de sorte que les utilisateurs puissent choisir facilement le nom de l'agence dans une liste. Si les noms changent ou si de nouveaux noms doivent être ajoutés, vous pouvez mettre à jour les informations à un seul emplacement. Étant donné qu'une colonne de site est cohérente d'une liste à une autre, vous pouvez utiliser une colonne de site pour gérer et analyser des données sur plusieurs listes.
  • Gestion améliorée des versions  Vous pouvez déterminer rapidement qui est l'auteur de modifications apportées à un fichier ou à un élément de liste et restaurer des versions plus anciennes d'un document ou d'un élément de liste. Des informations, parfois appelées métadonnées, qui décrivent le document mais qui ne font pas partie de celui-ci, sont stockées dans chaque version d'un document. Les utilisateurs peuvent facilement définir des affichages pour effectuer le suivi des modifications des métadonnées.

Vous pouvez enregistrer un document sous forme de version principale de documents lorsque celui-ci a été modifié de façon substantielle ou de version secondaire en cas de modifications mineures, telles que des corrections typographiques. Les propriétaires de bibliothèques de documents peuvent spécifier le nombre de versions à conserver.

La version principale actuellement publiée est en surbrillance et le numéro de version est un entier.

Une version est créée lorsque les propriétés ou métadonnées changent.

La première version d'un fichier est toujours version secondaire numéro 0.1.

  • Versions des éléments de liste  Le suivi de version peut être activé sur les listes de sorte que chaque élément de liste possède son propre historique de version. Vous pouvez ainsi déterminer la date et la teneur de modifications qui ont été apportées à des éléments et restaurer des versions plus anciennes de ces éléments. Comme pour les versions de document, vous pouvez spécifier le nombre de versions à conserver.
  • Visibilité et approbation des brouillons   Lorsque des fichiers sont à l'état de brouillon, vous pouvez les masquer de certains groupes d'utilisateurs sur le site. Vous pouvez également spécifier un type d'approbation adéquat pour un document et le gérer à l'aide d'un flux de travail.
  • Gestion des processus par le biais de flux de travail  Vous pouvez réduire le coût et le temps nécessaire pour coordonner les processus d'entreprise communs, tels que l'approbation de projet ou la révision de documents, en gérant et en suivant les tâches humaines impliquées dans ces processus. Par exemple, une organisation peut créer et déployer un flux de travail personnalisé de base pour gérer le processus d'approbation des brouillons de documents dans une bibliothèque de documents.

Personnes, groupes et alertes

  • Meilleure gestion des personnes et des groupes  La page Personnes et groupes facilite la gestion de personnes sur votre site. Vous pouvez ajouter des personnes à des groupes afin de pouvoir gérer plus efficacement l'accès d'un groupe d'utilisateurs à la fois. Vous pouvez également afficher des informations sur d'autres personnes, sur la base de votre service d'annuaire et gérer les informations qui vous concernent. Par exemple, suivant la manière avec laquelle votre site est configuré, vous pouvez afficher le numéro d'agence d'un collègue ou ajouter une photo de vous à votre profil. Quel que soit l'endroit où vous travaillez actuellement sur un site SharePoint, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour rechercher facilement des informations sur d'autres personnes.
  • Alertes plus significatives  Grâce aux alertes, les utilisateurs reçoivent des informations pertinentes au moment adéquat. Des alertes peuvent être par exemple envoyées dès qu'un document critique est modifié ou que de nouveaux éléments sont ajoutés à une liste. Suivant votre rôle, vous pouvez définir automatiquement des alertes pour d'autres personnes ou d'autres groupes. Vous pouvez, par exemple, avertir les personnes d'une autre équipe lorsqu'un planning dont elles dépendent est modifié.

Sites et autorisations

  • Autorisations plus spécifiques  Vous pouvez gérer les autorisations à l'aide de niveaux d'autorisation, et vous pouvez gérer les utilisateurs par l'intermédiaire de groupes SharePoint. Un niveau d'autorisation consiste en une collection d'autorisations pouvant être appliquées à un utilisateur ou un groupe. Un groupe SharePoint est un ensemble d'utilisateurs qui partagent des autorisations similaires.

Vous pouvez définir des autorisations au niveau de l'élément, du fichier, du dossier, de la liste, de la bibliothèque et du site. Vous pouvez par exemple autoriser les utilisateurs à avoir accès à la plupart des éléments d'une bibliothèque de documents tout en refusant l'accès à un document sensible.

  • Améliorations de la sauvegarde et de la restauration des sites  Les administrateurs ont davantage d'options pour sauvegarder et restaurer des sites en cas de défaillance du système. Les outils d'administration du système peuvent effectuer des sauvegardes de données SQL (Structured Query Language) et sauvegarder la plupart des éléments de site.
  • Fonctionnalités de recherche et de journalisation améliorées  L'indexation des recherches est prise en charge au sein d'une collection de sites et sur plusieurs listes. L'indexation permet d'effectuer plus efficacement des recherches dans plusieurs dossiers et au sein de listes plus volumineuses. Vous pouvez également créer un journal des modifications qui permet d'effectuer des recherches plus efficaces et d'analyser un site. Le journal des modifications est basé sur l'indexation précise des éléments modifiés, ce qui permet d'obtenir les résultats d'une recherche plus rapidement et en limitant les ressources système.
  • Affichage contextuel selon les autorisations de l'utilisateur  Lorsqu'un utilisateur ne dispose pas d'autorisation nécessaire pour modifier des paramètres ou du contenu, les liens, les commandes, les boutons et les instructions associés ne sont pas affichés sur le site. Ainsi, l'utilisateur ne peut pas voir les fonctionnalités et le contenu qu'il n'est pas autorisé à utiliser ou modifier, et est dans l'impossibilité d'essayer d'utiliser ces fonctionnalités qui ne sont pas activées où configurées avec les paramètres corrects.
  • Déploiements et mises à niveau plus souples et plus évolutifs  Les déploiements sur un seul serveur sont beaucoup plus simples et les déploiements à l'échelle des organisations sont plus fiables et configurables. Il existe davantage d'options pour les mises à niveau à partir d'une version précédente. Les tâches sont davantage automatisées et il est possible de mettre à niveau de façon progressive des collections de sites spécifiques, tout en maintenant les sites actuels en place, pour limiter les périodes d'indisponibilité et conserver l'intégrité des données. Par programmation, vous pouvez utiliser les API (application programming interface) de migration de contenus pour exporter et importer des éléments plus petits, tout en préservant la sécurité.
  • Gérez la syndication des informations  Vous pouvez déterminer si votre organisation utilise des flux RSS, et comment, pour recevoir des mises à jour de listes et d'autres informations par le biais d'abonnements.
  • Menu d'accueil  Un site SharePoint affiche un menu d'accueil que les personnes utilisent pour gérer leurs paramètres. Le menu d'accueil peut demander aux utilisateurs d'ouvrir une session et de la fermer complètement une fois qu'ils ont terminé d'utiliser le programme. À partir de ce menu, une personne peut ouvrir une session avec d'autres informations d'identification sur le site.


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Etendez et développez d'autres programmes et services

Une plateforme extensible et personnalisable vous permet de construire des solutions de traitement des ressources et d'interagir avec d'autres programmes. Les informations ci-après donnent une vue d'ensemble de quelques fonctionnalité clés.

  • Améliorations apportées aux événements  Les événements sont essentiels pour le développement de solutions riches. Les événements permettent aux fournisseurs de solutions de profiter des comportements en ignorant ceux par défaut. Les événements synchrones et asynchrones sont pris en charge pour créer un ensemble de types d'événements puissants dans les listes et les bibliothèques. Par exemple, une solution qui permet de s'assurer qu'un document comporte toujours un texte de copyright dans le pied de page peut être associée à un type de contenu central qui l'applique à toutes les bibliothèques de documents associées à ce type.
  • Améliorations des modèles de sites destinés aux développeurs   La fonction Fonctionnalités se développe sur les définitions de sites et de listes de la version précédente de Windows SharePoint Services et étend la fonctionnalité dans une seule structure. Elle crée des éléments discrets de fonctionnalité qui peuvent être appliqués à un site et être ensuite activés ou désactivés.
  • Fonctionnalités  Vous pouvez utiliser des fonctionnalités pour réduire la complexité impliquée dans la création de simples personnalisations de site. Les fonctionnalités éliminent la nécessité de devoir copier de vastes sections de code pour modifier une simple fonctionnalité, autant qu'elles réduisent les problèmes de suivi et d'incohérence entre les versions qui peuvent se produire entre serveurs Web frontaux. Les fonctionnalités facilitent l'activation ou la désactivation de la fonction au cours d'un déploiement, et les administrateurs peuvent facilement transformer le modèle ou la définition d'un site d'une simple activation ou désactivation d'une fonctionnalité particulière sur l'interface utilisateur. La fonctionnalité Fonctionnalités inclut la vérification et la localisation de fonctionnalités.
  • Types de champs extensibles  Les développeurs peuvent utiliser les types de champs extensibles pour créer des commandes personnalisées. Ces types peuvent être exposés en tant que champs simples dans une liste ou une bibliothèque de documents. Par exemple, il est possible d'utiliser un type de champ extensible pour créer un système d'évaluation qui attribue des étoiles à du contenu selon sa popularité.
  • Prise en charges des requêtes interlistes  Vous pouvez créer des requêtes plus puissantes et plus précises, qui couvrent plusieurs objets, sites et collections de sites. Cela permet aux développeurs de développer des requêtes plus efficaces, similaires à des requêtes SQL.
  • Prise en charge de Microsoft .NET Framework  Grâce au .NET Framework, les développeurs de solutions tierces peuvent créer des solutions puissantes et personnaliser les composants.
  • Gérer la migration de site par programmation  Vous pouvez utiliser des API de migration de contenus pour exporter et importer des éléments plus petits, tout en préservant leur sécurité.
  • Services Web améliorés  De nouvelles méthodes sont proposées pour plusieurs services Web, notamment pour l'intégration des types de contenu, la manipulation des bibliothèques de documents, les recherches, la synchronisation des applications de messagerie, la publication du contenu et le flux de travail.
  • Modèles de sites extensibles   Les concepteurs peuvent utiliser les modèles comme point de départ, puis les modifier dans des programmes de conception d'application ou de site Web compatibles avec Windows SharePoint Services 3.0, tels que Microsoft Visual Studio ou Microsoft Office SharePoint Designer 2007.


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