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Selezione della soluzione appropriata per le cartelle pubbliche

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Ultima modifica dell'argomento: 2006-07-25

Prima di distribuire le cartelle pubbliche di Microsoft® Exchange 2000 Server o di Microsoft Exchange Server 2003, è necessario verificare che la funzionalità resa disponibile dalle cartelle pubbliche soddisfi le esigenze aziendali.

In questo articolo vengono descritte la funzionalità e le caratteristiche rese disponibili dalle cartelle pubbliche e vengono confrontate con soluzione di archiviazione dei dati resa disponibile dai prodotti e dalle tecnologie Microsoft Windows® SharePoint®.

Fattori da considerare sulle cartelle pubbliche di Exchange Server

Le cartelle pubbliche di Exchange Server sono archivi di informazioni condivise tra più utenti. Le cartelle pubbliche dovrebbero essere utilizzate quando l'azienda richiede la replica di dati su più server. L'accesso alle cartelle pubbliche è integrato con il regolare accesso alla cassetta postale tramite i seguenti protocolli:

  • Microsoft Office Outlook ®2003 (client MAPI)
  • Client compatibili con Internet Message Access Protocol (IMAP) come Outlook Express
  • Microsoft Office Outlook Web Access (client Web)

L'accesso al contenuto di cartelle pubbliche non in linea è disponibile mediante la cartella pubblica Preferiti di Outlook.

Nota

Prima di utilizzare la cartella pubblica Preferiti di Outlook, considerare i seguenti due problemi. In primo luogo, la cartella pubblica Preferiti consente agli utenti di aggiungere cartelle pubbliche utilizzate di frequente in una posizione centrale di Outlook. Quando gli utenti aggiungono una cartella pubblica alla propria cartella pubblica Preferiti, è possibile configurare il contenuto di quella cartella pubblica in modo da venire periodicamente sincronizzato per l'accesso non in linea. Questo tipo di sincronizzazione aumenta il carico di rete. Il secondo problema da considerare consiste in un errore comune che gli utenti commettono quando rimuovono elementi da una cartella pubblica alla propria cartella Preferiti. Gli utenti eliminano frequentemente nella propria cartella Preferiti i messaggi e gli inserimenti letti in una cartella pubblica, come quando eliminano gli elementi di posta elettronica dalle proprie altre cartelle di Outlook. Quando Outlook viene sincronizzato con la cartella pubblica di Exchange Server, anche i messaggi della cartella pubblica vengono eliminati. In genere, gli utenti non prevedono o non anticipano questo comportamento.

Le cartelle pubbliche vengono utilizzate in genere per i seguenti scopi:

  • È possibile utilizzare le cartelle pubbliche per la comunicazione condivisa, ad esempio, discussioni attraverso gli inserimenti di messaggi, messaggi di posta elettronica condivisi, contatti, calendari di gruppo, archiviazione di inserimenti di elenchi di distribuzione e supporto per il protocollo NNTP.
  • È possibile utilizzare le cartelle pubbliche per la gestione di contenuto condiviso. Analogamente alle condivisioni di file, è possibile utilizzare le cartelle pubbliche per archiviare contenuto, ad esempio documentazione. Le cartelle pubbliche sono inoltre utili per la condivisione di contenuto se non si necessita di controllo delle versioni e di predisposizione.

Se è necessaria l'archiviazione di informazioni non in linea o l'archiviazione replicata di informazioni, le cartelle pubbliche rappresentano un archivio ideale.

Tuttavia, le cartelle pubbliche non sono state progettate per le seguenti funzioni:

  • Le cartelle pubbliche non sono state progettate per l'archiviazione di dati. Gli utenti che dispongono di limiti di cassetta postale utilizzano talvolta le cartelle pubbliche al posto dei file di cartelle personali (pst) per archiviare i dati. Questa procedura non è consigliabile perché aumenta l'archiviazione sui server di cartelle pubbliche e stravolge l'obiettivo di limiti di cassetta.
  • Le cartelle pubbliche non sono state progettate per la collaborazione e per la condivisione di documenti. Le cartelle pubbliche non consentono il controllo delle versioni o altre funzionalità di gestione dei documenti come il controllo di check-in e check-out e le notifiche automatiche di modifiche di contenuto.

Fattori da considerare su prodotti e tecnologie SharePoint

Come soluzione di collaborazione e di condivisione di documenti, i prodotti e le tecnologie SharePoint offrono i seguenti vantaggi sulle cartelle pubbliche di Exchange Server:

  • È possibile utilizzare i prodotti e le tecnologie SharePoint per la gestione di documenti. I prodotti e le tecnologie SharePoint forniscono il controllo delle versioni con funzionalità di controllo di check-in e check-out.

  • È possibile utilizzare i prodotti e le tecnologie SharePoint per fornire supporto client basato sul browser per le funzionalità collaborative. Gli utenti dispongono di accesso a queste funzionalità collaborative tramite Office Outlook Web Access.

  • È possibile utilizzare i prodotti e le tecnologie SharePoint per fornire le notifiche automatiche di modifiche di contenuto.

    Nota

    Questa funzionalità richiede un server SMTP.

  • È possibile utilizzare i prodotti e le tecnologie SharePoint per creare i siti per aree di lavoro di riunione da Outlook 2003.

  • È possibile utilizzare i prodotti e le tecnologie SharePoint per per l'integrazione con le applicazioni di Office come Microsoft Office Live Communications Server 2003 per la messaggistica immediata e le informazioni sulle presenze. Presenza è lo stato, ad esempio in linea, non disponibile o occupato, visualizzato dal programma di messaggistica immediata quando si posiziona il puntatore del mouse sull'icona del contatto.

  • È possibile utilizzare i prodotti e le tecnologie SharePoint per l'amministrazione di portali e siti.

  • È possibile utilizzare i prodotti e le tecnologie SharePoint per collegare una libreria di documenti a una cartella pubblica di Exchange 2000 Server o versioni successive a un sito di SharePoint.

  • È possibile abilitare le ricerche tra siti impostando Office SharePoint Portal Server in modo che effettui le ricerche nelle cartelle pubbliche indicizzate e in altri database condivisi.

Tuttavia, tenere presenti le possibili limitazioni dei prodotti e delle tecnologie SharePoint rispetto a Exchange Server.

Ad esempio, SharePoint Portal Server non è abilitato alla posta, sebbene sia possibile sviluppare una soluzione personalizzata per abilitare SharePoint Portal Server alla posta. È possibile abilitare alla posta le cartelle pubbliche di Exchange Server in modo che gli utenti e le applicazioni siano in grado di inoltrare inserimenti utilizzando SMTP o MAPI.

Inoltre, SharePoint Portal Server non supporta la replica. Pertanto, se si utilizza SharePoint Portal Server, in fase di pianificazione dell'utilizzo presente e futuro nell'area geografica considerare attentamente come verranno distribuiti gli archivi di dati.

Infine, non è possibile integrare SharePoint Portal Server con Outlook e consentire quindi agli utenti di gestire i documenti. Gli archivi predefiniti di cartelle pubbliche MAPI di Exchange Server viengono visualizzati automaticamente in Outlook dopo l'installazione. Questa visualizzazione automatica consente agli utenti di effettuare inserimenti tramite l'interfaccia utente di Outlook.

Un ultimo elemento da considerare quando si confrontano i prodotti e le tecnologie SharePoint con Exchange Serve è il percorso di migrazione dalle cartelle pubbliche di Exchange Server a SharePoint Portal Server. Microsoft non ha rilasciato attualmente alcuno strumento che consente la migrazione semplice di dati dalle cartelle pubbliche all'architettura di SharePoint Portal Server.

Per ulteriori informazioni

Per ulteriori informazioni sulle cartelle pubbliche di Exchange Server, vedere le seguenti risorse: