레코드에 대한 정보 관리 정책 만들기
업데이트 날짜: 2008년 2월
적용 대상: Office SharePoint Server 2007
마지막으로 수정된 항목: 2008-02-19
정보 관리 정책은 콘텐츠 형식에 대한 규칙 집합입니다. 조직에서는 정보 관리 정책을 사용하여 콘텐츠의 보존 기간이나 사용자가 해당 콘텐츠에 대해 수행할 수 있는 작업과 같은 사항을 제어하고 추적할 수 있습니다. 콘텐츠 형식에 대한 자세한 내용은 레코드의 콘텐츠 형식 만들기를 참조하십시오.
정보 관리 정책은 조직에서 법률 또는 정부 차원의 규제를 따르도록 할 수도 있고 단순히 내부 비즈니스 프로세스를 적용할 수도 있습니다. 예를 들어 조직에서 재무제표를 적절히 제어할 것을 요구하는 정부 규정을 자동으로 준수하도록 하려는 경우, 재무제표 콘텐츠 형식에 대해 다음과 같은 정보 관리 정책을 만들 수 있습니다.
재무 신고와 관련된 모든 문서에 대한 제작 및 승인 프로세스의 특정 작업 감사
재무제표 보존 기간 관리
정보 관리 정책 내의 각 개별 규칙을 정책 기능이라고 합니다. Office SharePoint Server 2007에는 조직에서 해당 사이트의 정보 관리 정책을 정의하는 데 사용할 수 있는 미리 정의된 여러 정책 기능이 포함되어 있습니다. 이러한 정책 기능은 개별적으로 또는 여러 개를 함께 사용할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007에 포함된 정책 기능은 다음과 같습니다.
감사 감사 정책 기능은 조직에서 콘텐츠 관리 시스템이 사용되는 방식을 분석하는 데 유용합니다. 이 기능을 사용하는 경우 문서 및 목록 항목에 대해 수행되는 이벤트와 작업이 기록됩니다. 조직에서는 문서 또는 항목이 편집, 표시, 체크 인, 체크 아웃, 삭제되거나 해당 권한이 변경된 경우와 같은 이벤트를 기록하도록 감사 정책 기능을 구성할 수 있습니다. 모든 감사 정보는 서버의 단일 감사 로그에 저장되며 사이트 모음 관리자는 감사 정보에 대한 보고서를 실행할 수 있습니다. 조직에서는 Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델을 사용하여 감사 로그에 사용자 지정 이벤트를 기록하고 추가할 수도 있습니다.
참고
레코드 센터 사이트로 문서를 전송하는 경우 해당 문서의 감사 기록이 문서와 함께 전송되고 레코드 센터 사이트에 문서와 함께 XML 파일로 저장됩니다.
만료 만료 정책 기능은 조직의 사이트에서 오래된 콘텐츠를 일관되고 검토 가능한 방식으로 삭제하는 데 유용합니다. 조직에서는 이 정책 기능을 통해 오래된 콘텐츠를 보존하는 데 관련된 비용과 위험을 모두 관리할 수 있습니다. 특정 콘텐츠 형식이 특정 날짜 열과 관련된 날짜에 만료되거나 작성 또는 편집과 같은 특정 문서 작업 후 계산된 기간 내에 만료되도록 지정하는 만료 정책을 구성할 수 있습니다.
바코드 바코드 정책 기능을 사용하면 조직의 사이트에서 물리적인 방법으로 인쇄된 문서 또는 목록 항목의 복사본을 추적할 수 있습니다. 바코드 정책 기능은 고유 식별자 값을 만듭니다. 그러면 사용자는 생성하는 항목 또는 Microsoft Office System 문서에 해당 값의 바코드 이미지를 삽입할 수 있고, 문서의 물리적 복사본에 있는 바코드를 사용하여 서버에서 해당 문서의 원래 복사본을 검색할 수도 있습니다. 기본적으로 바코드는 일반적인 코드 39 표준(ANSI/AIM BC1-1995, 코드 39)을 따릅니다. 조직에서는 Office SharePoint Server 2007 개체 모델을 사용하여 다른 바코드 공급자를 설치할 수 있습니다.
참고
문서를 문서 라이브러리에 추가하면 바코드가 생성됩니다. 기존 문서가 포함되어 있는 문서 라이브러리에 이 정책을 추가하는 경우에는 기존 문서에 바코드가 표시되지 않습니다. 이 경우 Office SharePoint Server 2007에서 바코드를 생성하도록 문서 또는 해당 속성을 업데이트해야 합니다.
레이블 레이블 정책 기능을 사용하여 조직의 사이트에서 물리적인 방법으로 인쇄된 문서 또는 목록 항목의 복사본을 추적할 수 있습니다. 레이블 정책 기능은 사이트 소유자나 목록 관리자가 지정하는 문서 속성 및 서식에 따라 텍스트 레이블을 자동으로 생성합니다. 사용자가 Microsoft Office System 문서에 레이블을 삽입하면 해당 레이블은 문서 속성의 정보로 자동으로 업데이트됩니다.
참고
문서를 문서 라이브러리에 추가하면 레이블이 생성됩니다. 기존 문서가 포함되어 있는 문서 라이브러리에 이 정책을 추가하는 경우에는 기존 문서에 레이블이 표시되지 않습니다. Office SharePoint Server 2007에서 레이블을 생성하도록 문서 또는 해당 속성을 업데이트해야 합니다.
레코드 관리자는 파일 계획에 포함된 요구 사항을 동시에 충족하도록 정보 관리 정책을 구성해야 합니다.
레코드의 정보 관리 정책을 구현할 때는 다음 두 가지 방법 중 하나를 사용하는 것이 좋습니다.
각 콘텐츠 형식에 대한 개별 정책을 만듭니다.
특정 문서 라이브러리의 콘텐츠가 특정 라이브러리의 고유 콘텐츠인 경우 레코드 센터 사이트에서 해당 라이브러리에 대한 개별 정책을 만듭니다.
참고
전체 레코드 형식 집합에 적용되는 사이트 모음 정보 관리 정책을 만들어 두 개 이상의 문서 라이브러리에 적용할 수도 있습니다. 그러나 이러한 방법은 하나의 정책을 여러 콘텐츠 형식에 다시 사용할 경우에만 사용하는 것이 좋습니다.
문서 라이브러리 내에서는 전체 문서 라이브러리에 단일 정책을 적용하거나 각 콘텐츠 형식에 개별 정책을 적용할 수 있습니다. 문서 라이브러리는 여러 콘텐츠 형식을 허용하도록 구성합니다.
작업 요구 사항
레코드의 정보 관리 정책을 만들려면 다음 절차를 수행합니다.
참고 항목
개념
레코드 센터 사이트 만들기
레코드 관리를 위해 워크플로 구성
레코드의 콘텐츠 형식 만들기
레코드 보존용 문서 라이브러리 만들기
레코드 센터 사용 권한 관리
레코드 라우팅 목록 구성
파일 계획 만들기(Office SharePoint Server)