레코드 관리

  • 아티클

업데이트 날짜: 2009년 2월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

 

마지막으로 수정된 항목: 2009-02-20

이 문서의 내용

  • 레코드 관리 시스템의 요소

  • 레코드 관리 계획 개요

레코드 관리 시스템의 요소

레코드는 조직에서 수행한 활동이나 거래에 대한 증빙 자료 역할을 하며 일정 기간 동안 보존해야 하는 문서 또는 전자적이거나 물리적인 기타 엔터티입니다. 조직에서는 레코드 관리를 통해 다음을 수행합니다.

  • 레코드로 간주할 정보 유형 결정

  • 레코드가 될 활성 문서 사용 시 해당 문서의 처리 방법 및 레코드로 선언된 후 문서 수집 방법 결정

  • 법률, 비즈니스 또는 규정 요구 사항에 맞게 각 레코드 유형을 보존할 방식 및 기간 결정

  • 조직에서 비용 효율적인 간편한 방법으로 레코드 관리 규정을 준수할 수 있는 기술 솔루션과 비즈니스 프로세스 연구 및 구현

  • 만료된 레코드 삭제나, 소송 등 외부적 사건과 관련된 레코드 탐색 및 보호와 같은 레코드 관련 작업 수행

조직에서 레코드로 간주할 문서 및 기타 물리적 또는 전자적 항목을 결정하는 작업은 기업 규정 준수 담당자, 레코드 관리자 및 변호사가 담당합니다. 조직의 모든 엔터프라이즈 콘텐츠를 주의 깊게 분류하면 문서를 적절한 기간 동안 보존하는 데 도움이 됩니다. 레코드 관리 시스템을 잘 디자인하면 조직을 법률 문제로부터 보호하고, 조직에서 각종 규정을 준수하도록 지원하며, 레코드가 아닌 만료된 항목을 삭제하여 조직의 효율성을 높일 수 있습니다.

레코드 관리 시스템의 요소

레코드 관리 시스템에는 다음 요소가 포함됩니다.

  • 기업에서 레코드가 될 수 있는 콘텐츠를 설명 및 분류하고, 원본 위치를 제공하고, 콘텐츠를 레코드 관리 응용 프로그램으로 옮길 방법을 설명하는 콘텐츠 분석

  • 기업의 각 레코드 유형에 대해 레코드로 보존할 위치, 적용되는 정책, 보존할 방법, 삭제 방법 및 관리 책임자를 설명하는 파일 계획

  • 규정 준수를 위해 조직의 IT 시스템에서 따라야 하는 규칙 및 기업 팀 구성원의 참여를 유도하는 데 사용되는 방법을 정의하는 규정 준수 요구 사항 문서

  • 공동 작업 서버, 파일 서버 및 전자 메일 시스템 등의 모든 레코드 원본에서 더 이상 활성 상태가 아닌 레코드를 수집하는 방법

  • 활성 상태인 레코드를 감사하는 방법

  • 레코드를 보존하고 레코드의 감사 기록 및 메타데이터를 캡처하는 방법

  • 소송 등의 사건이 발생할 경우에 대비한 레코드 보류(삭제 연기)프로세스

  • 직원이 정의된 정책 및 프로세스에 따라 레코드를 채우고 액세스하고 관리하는지 확인하는 레코드 처리에 대한 모니터링 및 보고 시스템

Microsoft Office SharePoint Server 2007에는 조직에서 통합된 레코드 관리 시스템과 프로세스를 구현하는 데 도움이 되는 기능이 포함되어 있습니다. 정보 근로자가 기업의 레코드 관리 시스템에 쉽게 참여할 수 있도록 Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Word 2007 등의 2007 Microsoft Office 시스템 응용 프로그램에는 레코드 관리 작업을 지원하는 기능도 포함되어 있습니다.

레코드 관리 계획 개요

이 항목에서는 Office SharePoint Server 2007을 기반으로 구현하는 레코드 관리 시스템에서 조직의 레코드 관리 목표를 달성할 수 있도록 돕기 위한 계획 단계를 설명합니다. 대략적인 레코드 관리 계획 프로세스는 다음과 같습니다.

  1. 레코드 관리 역할 파악   레코드를 성공적으로 관리하려면 다음을 비롯한 전문 역할이 필요합니다.

    • 조직의 레코드를 분류하고 레코드 관리 프로세스를 실행하는 레코드 관리자 및 규정 준수 담당자

    • 레코드 관리를 효율적으로 지원하는 시스템을 구현하는 IT 담당자

    • 조직의 정보를 유지할 위치를 식별하고 해당 팀에서 레코드 관리 지침을 따르도록 유도하는 콘텐츠 관리자

  2. 조직의 콘텐츠 분석   파일 계획을 만들기 전에 레코드 관리자 및 콘텐츠 관리자는 조직의 문서 사용 현황을 조사하여 레코드로 간주할 문서 및 기타 항목을 결정합니다.

  3. 파일 계획 수립   조직의 콘텐츠를 분석하고 보존 일정을 결정한 후 파일 계획의 나머지 부분을 채웁니다. 파일 계획은 조직마다 다르지만 일반적으로 기업에서 레코드로 간주할 항목 유형을 설명하고, 저장 위치를 지정하고, 보존 기간을 설명하고, 관리 책임자 및 레코드가 속하는 광범위한 범주 등의 기타 정보를 제공합니다.

  4. 보존 일정 수립   각 레코드 유형에 따라 레코드가 더 이상 활성 상태(사용 중)가 아닌 시점, 해당 시점 이후 레코드를 보존할 기간 및 최종적으로 삭제할 방법을 결정합니다.

  5. 문서 관리 지침 평가 및 개선   문서 저장소에 적절한 정책이 적용되고 있는지 확인합니다. 예를 들어 콘텐츠가 적절히 감사되고 해당 감사 자료가 레코드와 함께 보존되는지 확인합니다.

  6. 레코드 관리 응용 프로그램 디자인   Office SharePoint Server 2007에는 레코드 관리용으로 디자인된 레코드 저장소라는 전문화된 사이트 서식 파일이 포함되어 있습니다. 파일 계획에 따라 사이트의 라이브러리, 콘텐츠 형식, 정책 및 사이트 레코드에서 해당 유형을 저장할 위치를 정의하는 레코드 계열을 디자인합니다.

  7. 콘텐츠를 레코드 센터 사이트로 이동할 계획 수립   활성 문서 관리 및 레코드 관리 응용 프로그램 모두에 Office SharePoint Server 2007을 사용하는 경우 사용자 지정 워크플로를만들어 적절한 시간에 문서를 레코드 저장소로 이동할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007 또는 외부 문서 관리 시스템을 사용하는 경우에는 레코드 저장소의 프로그래밍 가능한 인터페이스를 기반으로 이러한 시스템에서 레코드 저장소로 콘텐츠를 이동하는 인터페이스를 계획 및 개발할 수 있습니다.

  8. Microsoft Exchange 통합 계획   Microsoft Exchange Server 2007 및 Office Outlook 2007에는 전문화된 폴더 및 명령을 사용하여 전자 메일을 레코드 저장소로 이동하도록 디자인된 기능이 포함되어 있습니다. 전자 메일 서버로 Exchange Server 2007을 사용하는 경우 전자 메일을 분류하고 레코드 저장소로 이동할 방법을 계획할 수 있습니다.

  9. 규정 준수 보고 및 문서화 계획   조직에서 필요한 레코드 관리 지침을 수행하고 있는지 확인하고 이러한 지침을 전파하려면 레코드 관리 계획 및 프로세스를 문서화해야 합니다. 기업에서 레코드 관련 소송이 발생할 경우 이러한 레코드 관리 지침, 구현 계획 및 효율성 지표를 생성해야 할 수 있습니다.

이 문서의 다운로드

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사용 가능한 문서의 전체 목록은 다운로드 가능한 Office SharePoint Server 2007 관련 콘텐츠 (영문)를 참조하십시오.

참고 항목

개념

레코드 관리 역할 파악(Office SharePoint Server)
파일 계획 만들기(Office SharePoint Server)
레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server)
레코드 수집 방법 계획(Office SharePoint Server)