레코드 수집 방법 계획(Office SharePoint Server)

아티클
06/16/2015

업데이트 날짜: 2009년 2월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09

이 문서의 내용

레코드 센터 사이트로 파일을 이동하는 기술
계획 완료

파일 계획을 개발하고 레코드 센터 사이트를 디자인한 후에는 조직의 활성 전자 문서와 하드 카피 문서를 레코드 센터 사이트로 이동하는 방법을 계획합니다. 이 문서에서는 콘텐츠를 레코드 센터 사이트로 이동하는 데 사용할 수 있는 기술을 검토하고 파일 계획의 항목을 어떻게 레코드로 만들 것인지 계획하는 방법을 제안합니다.

레코드 센터 사이트로 파일을 이동하는 기술

다음 기술을 사용하여 파일을 레코드 센터 사이트로 이동할 수 있습니다.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 기반 웹 사이트에서 직접 콘텐츠 보내기
Microsoft Exchange Server 2007의 관리 전자 메일 폴더 사용
사용자 지정 워크플로와 같이 Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델을 기반으로 하는 사용자 지정 솔루션 사용

레코드 센터 사이트로 콘텐츠 직접 보내기

파일이 Office SharePoint Server 2007 기반 웹 사이트의 문서 라이브러리에 저장되어 있으면 정보 근로자가 레코드 센터로 보내기 명령을 사용하여 레코드 센터 사이트로 해당 사본을 보내 레코드로 선언할 수 있습니다. 사이트 모음 관리자가 레코드 센터 사이트에 대한 연결을 구성하면 사이트 모음의 모든 활성 문서에 대해 이 명령을 사용할 수 있습니다. 레코드 센터로 보내기 명령은 레코드 센터 사이트로 문서의 사본을 보낼 뿐만 아니라 문서의 메타데이터, 해당 감사 기록 및 활성 문서 서버 내 위치도 보냅니다. 레코드 센터 사이트에 메타데이터가 추가로 필요하면 사용자에게 입력하도록 요청합니다. 레코드 센터 사이트로 레코드를 직접 보내는 방법은 규모가 큰 시스템에서는 그다지 실용적이지 못할 수 있으나 콘텐츠를 레코드 센터 사이트로 이동하는 그 밖의 방법을 보완하는 데 사용될 수 있습니다.

참고

레코드 센터로 보내기 명령을 사용하여 레코드를 선언하고 레코드 센터 사이트로 보낼 경우 현재 위치에 활성 문서는 그대로 유지됩니다. 따라서 활성 문서를 계속 사용하거나 가능한 경우 삭제할 수도 있습니다.

Microsoft Exchange Server 2007의 관리 전자 메일 폴더를 사용하여 레코드 센터 사이트로 전자 메일 및 파일 보내기

Exchange Server 2007에는 Office SharePoint Server 2007을 사용하여 구현되는 것과 비슷한 정책 기능이 포함되어 있습니다. Exchange Server 2007에서는 관리자가 Exchange 폴더를 구성하여, 사용자가 전자 메일 메시지를 폴더로 이동하면 전자 메일 메시지가 SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)를 사용하여 레코드 센터 사이트로 복사되도록 할 수 있습니다.

Office SharePoint Server 2007에서 복사된 전자 메일 메시지가 레코드 센터 사이트로 전송되면 레코드 센터 사이트에 보내진 다른 파일처럼 처리됩니다. 즉, 레코드 라우팅 테이블의 일치하는 항목에 따라 적합한 문서 라이브러리로 이동합니다. 레코드 라우팅 테이블에 대한 자세한 내용은 레코드 센터 사이트 디자인(Office SharePoint Server)을 참조하십시오.

위에서 설명한 정책 및 레코드 보존 기능은 Exchange Server 2007에서 도입된 관리 전자 메일 폴더 기능입니다. Exchange 관리자는 관리 전자 메일 폴더를 사용하여 인사 관련 문제, 제품 계획, 연락처 관리와 같은 특정 업무 목적으로 이용할 폴더를 정의할 수 있습니다. 관리자는 이러한 관리 폴더에 정책을 할당하여 콘텐츠의 만료 기간을 설정하거나 Office SharePoint Server 2007의 레코드 센터 사이트 같은 다른 서버에 대한 연결을 구성하거나 Exchange Server 2007에 구성된 사용자 지정 작업을 시작할 수 있습니다. 관리 전자 메일 폴더는 해당 제목 줄을 기준으로 메시지를 폴더로 이동하는 등 규칙에 따라 사용할 수도 있고, 정보 근로자가 전자 메일을 적절한 폴더로 직접 이동하는 등 폴더를 임의로 자유롭게 사용할 수도 있습니다. 관리 전자 메일 폴더 및 기타 Exchange Server 2007 기능을 구현하는 방법에 대한 자세한 내용은 Exchange Server 2007 관리자 가이드를 참조하십시오.

사용자 지정 솔루션을 사용하여 레코드 센터 사이트로 파일 보내기

Office SharePoint Server 2007 기반이든지 Exchange Server 2007 기반이든지 관계없이 파일 및 전자 메일 서버에서 레코드 센터 사이트로 파일 및 전자 메일 메시지를 프로그래밍 방식으로 보낼 수 있습니다. 이렇게 하려면 Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델에서 구현된 레코드 관리 방법에 대한 인터페이스가 있는 프로그램을 개발하고 설치한 다음 이러한 프로그램을 문서 또는 전자 메일 관리 프로세스에 통합하십시오.

Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델을 사용하여 레코드 센터 사이트의 레코드 라우팅 테이블에 정의된 레코드 유형 목록을 결정한 다음 해당 콘텐츠, 속성 및 감사 기록을 포함한 파일을 특정 레코드 계열에 제출할 수 있습니다. Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델을 프로그래밍하는 방법에 대한 자세한 내용은 Office SharePoint Server 2007소프트웨어 개발 키트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x412)를 참조하십시오.

Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델을 사용하여 파일을 레코드 센터 사이트에 복사하는 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다. 파일을 레코드 센터 사이트로 보내는 워크플로를 해당 수명 주기에 따라 문서를 처리하는 워크플로의 일부로 문서 관리 시스템에 통합할 수 있습니다. 경비 보고서와 같이 예측할 수 있는 수명 주기를 갖는 문서 유형의 경우 여러 단계를 통해 문서를 전달하고 마지막 단계로 문서의 사본을 레코드 센터 사이트에 보내는 워크플로를 구현할 수 있습니다. 새 문서를 만들 때 워크플로가 트리거될 수 있습니다.

계획 완료

파일 계획 만들기(Office SharePoint Server)과 레코드 센터 사이트로 콘텐츠를 이동하는 방법에 대한 검토가 완료되면, 레코드 센터 사이트에 각 레코드 유형을 어떻게 보낼 것인지 결정하여 계획을 완료합니다. 고려할 요인은 다음과 같습니다.

규정을 따라 적용할 것인지, 자율적으로 처리할 것인지 여부
조직의 정보 근로자가 레코드 관리 프로세스 규정을 확실히 준수해서 처리할 것이라고 확신합니까? 대개의 경우 수작업으로 처리하도록 하지 않는 것이 좋습니다. 그러나 꼭 그렇게 해야 한다면 적절한 교육 및 모니터링 방식을 고안하여 팀원들이 규정을 준수할 수 있도록 하십시오.
콘텐츠를 Office SharePoint Server 2007 문서 관리 서버에 저장하는지 여부
전자 메일을 Exchange Server 2007 전자 메일 서버에 저장합니까? Exchange Server 2007 전자 메일 서버에 전자 메일을 저장하는 경우 관리 전자 메일 폴더와 같은 기본 제공 메커니즘을 사용하여 레코드 센터 사이트에 대한 연결을 구현할 수 있습니다. 다른 전자 메일 서버에 전자 메일을 저장하는 경우에는 Windows SharePoint Services 3.0 개체 모델을 사용하여 레코드 센터 사이트에 파일을 보내는 사용자 지정 방법을 디자인 및 구현할 수 있습니다.
실제 콘텐츠를 보관하고 있습니까? 하드 카피 문서나 CD-ROM 같은 활성 실제 콘텐츠를 관리하고 보존을 위해 레코드 저장소로 보내고 레코드 센터 사이트에서 레코드를 추적하려면 이 항목에서 설명하지 않는 고유한 계획을 세워야 합니다. 예를 들어 하드 카피 문서의 전자 버전이 없을 경우 목록 및 해당 관련 정책과 워크플로를 사용하여 항목을 추적해야 할 수 있습니다. 활성 상태인 경우와 레코드 센터 사이트로 보내진 이후 실제 레코드를 추적하기 위한 전략과 기술에 대한 자세한 내용은 실제 레코드 보존 계획 항목을 참조하십시오.

다음 표에서는 파일 계획의 일부 레코드가 레코드 저장소 사이트로 이동하는 방법을 보여 줍니다.

문서	설명	미디어	원본 위치	레코드로 만드는 방법
복리 후생 계획	직원 복리 후생 계획에 대한 설명	웹 페이지	Office SharePoint Server 2007 문서 라이브러리	만료 정책과 관련된 사용자 지정 워크플로 사용
보험 계획	직원 보험 계획에 대한 설명	인쇄물	Office SharePoint Server 2007의 목록 항목과 관련된 실제 문서	실제 저장소에 보내고 레코드 센터 사이트에서 추적용 목록 항목 만들기(바코드 사용)
급여 지불 작업표	작업 시간, 초과 작업 시간 및 지급된 급여에 대한 요약	전자 문서	Office SharePoint Server 2007 기반이 아닌 급여 레코드 서버	사용자 지정 프로그램 사용
제품 개발 파일	제품 사양 및 관련 문서	전자 문서	Office SharePoint Server 2007 문서 라이브러리	만료 정책과 관련된 사용자 지정 워크플로 사용 및 레코드 센터로 보내기 명령 직접 사용
제품 개발 전자 메일	제품 개발과 관련된 전자 메일 메시지	전자 메일	Exchange Server 2007 관리 폴더	레코드 센터 사이트에 연결된 Exchange 폴더로 메시지 직접 이동

이 문서의 다운로드

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사이트 및 기능 계획, 제1부

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